📌 L'essentiel
- Organisation et gestion sécurisée des dossiers du personnel, en format papier ou électronique
- Contenu essentiel : données personnelles, contrats, absences, bulletins, formations, médecine du travail, procédures disciplinaires, sorties
- Modes de classement : à plat, débout, suspendu ; alphabétique, numérique, chronologique
- Respect strict du RGPD pour la protection des données, avec responsabilités claires et sanctions possibles jusqu’à 20 millions € ou 4 % du CA mondial
- Mise à jour régulière et sécurisation des accès pour garantir la confidentialité et la légalité
📖 Concepts clés
Dossier du personnel : Regroupe tous les documents liés à un salarié tout au long de sa relation avec l’entreprise. Il doit être conservé en respectant la confidentialité et la législation.
RGPD : Règlement européen encadrant la collecte, le traitement, la conservation et la sécurité des données personnelles. Il impose des obligations strictes aux responsables du traitement.
Confidentialité : Limitation de l’accès aux dossiers pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé ou usage inapproprié.
Acteurs du RGPD :
- Responsable du traitement : personne ou organisation responsable de la gestion des données
- Sous-traitant : intervenant qui traite des données pour le compte du responsable
- DPO : Délégué à la Protection des Données, chargé de veiller à la conformité
- CNIL : autorité de contrôle française en charge du respect du RGPD
Classement : Organisation des documents selon un mode spécifique (chronologique, alphabétique, numérique), adapté pour une consultation efficace et la conformité légale.
Archivage : Conservation prolongée des dossiers après le départ du salarié, selon la législation en vigueur, notamment pour répondre à des obligations légales ou prudentes.
📐 Formules et lois
RGPD :
- Objectifs : renforcer les droits des personnes, responsabiliser les organisations, harmoniser la réglementation dans l’UE
- $$ \text{Données personnelles} \rightarrow \text{Protection renforcée} $$
- Obligation de transparence, de consentement éclairé, droits d’accès, rectification et suppression
Conservation des dossiers :
- Durée d’utilisation durant le contrat + période d’archivage après départ, selon la nature des documents
- $$ \text{Conservation} : \text{Durée de l’emploi} + \text{Période légale d’archivage} $$
Classement chronologique :
- Organisation par date pour facilitation de recherches et consultation
- $$ \text{Documents} \rightarrow \text{Organisés selon le temps} $$
🔍 Méthodes
- Collecter tous les documents : contractuels, personnels, absences, formations, etc.
- Vérifier leur conformité et leur pertinence
- Choisir un mode de classement adapté (à plat, suspendu)
- Organiser selon le mode choisi (alphabétique, numérique, chronologique)
- Mettre à jour régulièrement en intégrant nouvelles données
- Limiter l’accès pour garantir la confidentialité
- Respecter le RGPD tout au long de la gestion
- Archiver après départ selon la législation en vigueur
💡 Exemples
- Un dossier individuel comprenant le contrat, bulletins de paie, attestations de formation
- Classement d’un fichier client par ordre alphabétique tout en protégeant les données sensibles
- Organisation d’un dossier du personnel en mode chronologique du début à la fin de l’emploi, pour une traçabilité claire
⚠️ Pièges
- Ne pas mélanger dossiers personnels et autres types de documents
- Négliger la confidentialité et la sécurité des dossiers
- Omettre la mise à jour régulière des dossiers ou leur conformité légale
- Utiliser un mode de classement inadapté à la sensibilité des données (ex. classement alphabétique pour dossiers sensibles)
- Transférer ou détruire les données sans respecter le RGPD ou les procédures
- Ignorer les obligations légales concernant la durée de conservation après départ du salarié
📊 Synthèse comparative
| Mode de classement | Avantages | Inconvénients |
|---|
| Chronologique | Facile à suivre dans le temps | Peut révéler des informations sensibles par ordre date |
| Alphabétique | Recherche rapide par nom | Moins adaptée pour les grandes collections chronologiques |
| Numérique | Convient pour fichiers informatisés | Nécessite un logiciel ou un système précis |
| Débout ou suspendu | Adapté selon la quantité et la fréquence de consultation | Peut nécessiter un aménagement spécifique |
✅ Checklist examen