Fiche de Révision : Processus « commande-livraison-facturation » en gestion administrative

1. 📌 L'essentiel

• Le processus « commande-livraison-facturation » couvre toutes les étapes de des opérations fournisseurs.
• La planification desraisons repose sur un planning précis et la confirmation de réception.
• La relance fournisseur intervient en cas de retard ou erreur via téléphone, courriel ou lettre.
• Le contrôle des factures compare la facture aux documents (bon de réception, fiche de contrôle) pour détecter erreurs.
• La documentation principale inclut planning, courriels, factures, bons de réception, fiches de contrôle.
• La régularisation intervient pour corriger ou annuler une erreur détectée lors du contrôle.
• La relation entre commande, livraison, facture et relance est hiérarchique et chronologique.
• La relance téléphonique est prioritaire pour sa rapidité, suivie par courriel puis mise en demeure.
• La validation d’une facture repose sur la conformité avec la commande, la livraison et les documents justificatifs.
• La gestion efficace évite pertes, retards et erreurs financières.

2. 🧩 Structures & Composants clés

• Commande — acte initial, avec numéro et date précise.
• Planning de livraison — suivi, confirmation, régularisation.
• Bon de réception — preuve de livraison, vérification physique.
• Facture — document comptable, doit correspondre à la commande et livraison.
• Fiche de contrôle — vérification détaillée de la facture.
• Relance fournisseur — procédure de rappel (téléphone, courriel, lettre).
• Régularisation — correction ou annulation en cas d’erreur.
• Documents justificatifs — traçabilité et validation.

3. 🔬 Fonctions, Mécanismes & Relations

• La commande initie le processus, avec un numéro unique et une date.
• La livraison doit intervenir avant ouverture du magasin, vérifiée par le bon de réception.
• La facture doit correspondre à la commande et à la livraison, vérifiée via fiche de contrôle.
• En cas de retard ou erreur, la relance est déclenchée selon une procédure progressive.
• La relance téléphonique est prioritaire pour sa rapidité, suivie par courriel, puis mise en demeure.
• La vérification de la facture compare chaque ligne avec le bon de réception.
• La régularisation intervient par correction, annulation ou remboursement.
• La relation structurelle : fournisseur → commande → livraison → facture → relance.
• La circulation de l'information suit un flux descendant (commande → livraison → facture) et ascendant (relance, contrôle).

4. Tableau de synthèse

5. 🗂️ Diagramme Hiérarchique (ASCII)

Commande
 ├─ Planification
 │    ├─ Suivi livraison
 │    └─ Confirmation réception
 ├─ Livraison
 │    └─ Contrôle réception
 └─ Facturation
      └─ Vérification facture

6. ⚠️ Pièges & Confusions fréquentes

• Confondre contrôle de la facture avec vérification de la commande.
• Négliger la traçabilité des relances (toujours documenter).
• Confondre délai de livraison et délai de paiement.
• Oublier la nécessité de la fiche de contrôle pour valider la facture.
• Sous-estimer l’importance de la relance téléphonique.
• Confondre erreur de quantité et erreur de prix.
• Penser que la facture est valide sans vérification.
• Omettre la régularisation en cas d’erreur détectée.

7. ✅ Checklist Examen Final

• Connaître toutes les étapes du processus « commande-livraison-facturation ».
• Savoir identifier et utiliser les documents principaux.
• Maîtriser la procédure de relance (téléphone, courriel, mise en demeure).
• Comprendre le rôle de la fiche de contrôle dans la validation des factures.
• Savoir comment régulariser une erreur de facture.
• Connaître les délais critiques (livraison, paiement, relance).
• Être capable de réaliser un contrôle facture efficace.
• Identifier les erreurs fréquentes et comment les éviter.
• Comprendre la hiérarchie et le flux d’informations.
• Savoir utiliser le tableau de synthèse pour réviser rapidement.
• Maîtriser le diagramme hiérarchique du processus.