Fiche de Révision : Gestion des Encaissements Clients en PGI

1. 📌 L'essentiel

• Suivi précis des règlements journaliers (espèces, chèques, autres moyens)
• Détermination des dates d’échéance à partir factures et conditions
• Calcul de l’encours client, limite autorisée et disponible
• Rapprochement par lettrage pour identifier anomalies
• Procédure de relance des clients défaillants (table, appels)
• Documents clés : liste règlements, fiche de caisse, bordereau, extraits, relance
• Moyens de paiement : espèces, chèques, autres (carte, virement)
• Importance de la gestion pour limiter impayés et optimiser trésorerie
• Relations principales : échéances, limites d’encours, délais de paiement
• Mécanismes : lettrage, remise en banque, relance téléphonique

2. 🧩 Structures & Composants clés

• Règlements — paiements effectués par client (espèces, chèques, autres)
• Factures — documents de créance, conditions de paiement
• Encours client — montant total dû, limite autorisée, disponible
• Lettrage — rapprochement entre règlements et factures
• Tableau de suivi — état des impayés, relances en cours
• Documents de gestion — fiche de caisse, bordereau, extraits, fiche d’anomalies
• Procédure de relance — appels, relances écrites, suivi

3. 🔬 Fonctions, Mécanismes & Relations

• Vérification quotidienne des règlements pour assurer conformité
• Calcul automatique des échéances via date facture + délai
• Encours client = total factures en attente - règlements partiels
• Rapprochement par lettrage pour détecter anomalies ou erreurs
• La relance est déclenchée si encours dépasse seuil ou délai impayé
• La remise en banque enregistre les règlements dans le PGI
• Relations :
  • Échéances → gestion de la trésorerie
  • Encours → limite autorisée pour éviter dépassements
  • Lettrage → fiabilité des comptes
• Mécanismes :
  • Vérification → contrôle journalier
  • Rapprochement → correction erreurs
  • Relance → réduction des impayés

4. Tableau de synthèse

5. 🗂️ Diagramme Hiérarchique (ASCII)

Gestion des encaissements
 ├─ Suivi des règlements journaliers
 │   └─ Vérification des paiements
 ├─ Détermination des échéances
 │   └─ Calcul à partir des factures
 ├─ Suivi de l’encours client
 │   └─ Calcul et limite autorisée
 ├─ Rapprochement par lettrage
 │   └─ Identification anomalies
 └─ Relance des clients défaillants
     └─ Appels et suivi

6. ⚠️ Pièges & Confusions fréquentes

• Confondre encours client et montant total des règlements
• Négliger la date d’échéance lors du calcul
• Confondre le lettrage avec la simple vérification de paiement
• Oublier la procédure de relance ou la sous-estimer
• Confusion entre documents de caisse et extraits de comptes
• Mal interpréter les seuils d’alerte pour relance
• Ne pas faire de rapprochement systématique pour déceler anomalies
• Confondre limites d’encours et seuils de relance

7. ✅ Checklist Examen Final

• Savoir vérifier la conformité des règlements journaliers
• Calculer le total des paiements du jour
• Déterminer le montant en caisse en fin de journée
• Compléter un bordereau de remise de chèques
• Calculer les échéances à partir des factures
• Expliquer la procédure de relance client
• Calculer l’encours client et la limite autorisée
• Rapprocher comptes par lettrage
• Mettre à jour le tableau de suivi des impayés
• Connaître les documents principaux utilisés (liste, fiche, extraits)
• Maîtriser les mécanismes de remise en banque et relance
• Identifier les erreurs fréquentes lors de la gestion
• Comprendre l’impact de la gestion des encaissements sur la trésorerie
• Savoir utiliser un diagramme hiérarchique pour visualiser le processus