Fiche de révision : Gestion du départ volontaire avec aides financières

📋 Plan du Cours

1. Mesure départ volontaire & aide financière
2. Procédure demande & soumission
3. Désencodage résident & motif
4. Gestion cartes bancaires & attribution
5. Conditions d’éligibilité & exclusions
6. Communication & suivi résident
7. Calendrier chèques & dates clés
8. Réintégration & recours
9. Conditions d’accès & exclusions

📖 1. Mesure départ volontaire & aide financière

🔑 Notions clés & Définitions

• Départ volontaire avec aide financière : procédure permettant à un résident de quitter le centre en bénéficiant d’un soutien financier, notamment via des chèques repas ou autres aides.
• Chèques : aides financières sous forme de chèques repas ou autres, distribués aux résidents lors de leur départ volontaire.
• Désencodage : procédure administrative pour retirer un résident du système à son départ, en indiquant la date et le motif (ex : « départ volontaire chèques repas »).
• Sharepoint Fedasil : plateforme de gestion où sont enregistrées et suivies les demandes, cartes, et départs des résidents.
• Condition d’éligibilité : séjour ininterrompu d’au moins 1 mois, en procédure en cours, sans exclusion spécifique (pays d’origine, procédure, etc.).
• Fin de l’aide : intervient lors de la notification d’une décision de reprise Dublin, fin du droit à l’aide matérielle, ou obtention d’un titre de séjour de plus de 3 mois.

📝 Points essentiels

• La demande doit être complétée et signée par le résident et la direction, puis enregistrée via Sharepoint, en respectant le calendrier (délai avant départ, distribution des cartes).
• La demande doit être soumise avant 16h le vendredi pour que le résident reçoive sa carte bancaire le jeudi suivant, permettant un départ le vendredi.
• Lors du départ, le résident est désencodé avec le motif « départ volontaire chèques repas » ; le centre ne mentionne plus ses coordonnées dans la liste officielle.
• En cas de départ anticipé, le résident peut demander des jours d’autorisation de sortie, mais doit revenir pour réceptionner la carte bancaire.
• La réintégration dans le réseau d’accueil est possible après départ, sous conditions, via des démarches spécifiques (email ou inscription en ligne).
• La procédure de départ en cours de procédure permet une aide financière limitée (280€/mois/adulte, 120€/mois/enfant) pour les résidents en procédure active, sous conditions strictes.

💡 À retenir

La procédure de départ volontaire avec aide financière est encadrée par des délais précis, des étapes administratives rigoureuses, et permet un soutien financier lors de la sortie du centre, sous réserve de conditions d’éligibilité et de respect du calendrier.

📖 2. Procédure demande & soumission

🔑 Notions clés & Définitions

• Demande de mesure : Formulaire ou procédure officielle pour solliciter une aide financière ou un service spécifique, comme le départ volontaire ou les chèques.
• Soumission : Action d’envoyer la demande complétée et signée via le système Sharepoint ou par email, pour validation et traitement.
• Détails complets : Option de validation finale de la demande, nécessitant l’ajout de toutes les pièces jointes et la vérification des informations.
• Pièces jointes : Documents requis à joindre à la demande (ex : partie 1 du document « Aide au départ volontaire no show juin 2024 »).
• Encodage : Saisie des données du résident dans le système informatique (Sharepoint), incluant informations personnelles, dates, et motifs.
• Désencodage : Processus de désinscription ou de retrait du résident du système suite à son départ ou fin de la mesure.

📝 Points essentiels

• La demande doit être enregistrée dans Sharepoint avant la date limite (vendredi avant 16h) pour garantir la réception de la carte bancaire le jeudi suivant.
• La procédure comporte deux étapes : « enregistrer » pour sauvegarder la demande incomplète, et « soumettre » pour finaliser la demande (impossible à modifier après soumission).
• La demande doit comporter toutes les pièces justificatives, notamment la partie 1 du document « Aide au départ volontaire no show juin 2024 » complétée et signée.
• La gestion des cartes bancaires se fait via Sharepoint, où l’on encode les informations du résident, notamment la date de départ et les coordonnées.
• La date de départ officielle est toujours encodée au vendredi, même si le résident quitte le centre le jeudi.
• La procédure prévoit aussi la possibilité de réintégration après départ, sous conditions, notamment pour les bénéficiaires ayant bénéficié de l’aide financière.
• La communication avec Fedasil par email est essentielle en cas de modification ou de retour sur décision avant le départ.

💡 À retenir

La procédure de demande et soumission repose sur une gestion rigoureuse via Sharepoint, avec validation finale et pièces justificatives obligatoires, pour assurer un traitement efficace et conforme des aides financières et départs volontaires.

📖 3. Désencodage résident & motif

🔑 Notions clés & Définitions

• Désencodage résident : procédure de suppression ou de mise à jour des données d’un résident dans le système (Sharepoint) suite à un départ ou à un changement de situation.
• Motif de désencodage : raison pour laquelle le résident est désencodé, notamment « départ volontaire chèques repas » ou « départ en cours de procédure ».
• Départ volontaire chèques : sortie du résident du centre avec réception d’une aide financière via chèques, encadrée par une procédure précise.
• Date de départ : date officielle du départ du résident, encodée dans le système, généralement le vendredi pour synchroniser avec la distribution des cartes.
• Encodage dans Sharepoint : opération de saisie des données du résident, incluant motif, date de départ, et autres informations administratives.
• Réinscription : possibilité pour un résident désencodé de réintégrer le réseau d’accueil après un départ, sous conditions.

📝 Points essentiels

• Le désencodage intervient principalement lors du départ du résident, avec le motif précis « départ volontaire chèques repas » ou « départ en procédure ».
• La date de départ doit toujours correspondre au vendredi, même si le résident quitte le centre le jeudi, pour assurer la synchronisation avec la distribution des cartes bancaires.
• La procédure inclut la mise à jour des informations dans Sharepoint, notamment le numéro de famille, le nombre d’adultes, noms, date de naissance, et date de départ.
• En cas de départ anticipé, le résident peut demander des jours d’autorisation de sortie, mais doit revenir pour réceptionner sa carte bancaire.
• La réintégration après départ est possible, mais dépend du contexte et des conditions du réseau d’accueil.
• La gestion précise des dates et motifs permet d’assurer la cohérence administrative et le suivi des aides financières.

💡 À retenir

Le désencodage résident avec motif « départ volontaire chèques repas » doit être effectué de façon rigoureuse, en respectant la date du vendredi et en actualisant toutes les données dans Sharepoint pour garantir la conformité administrative et la bonne gestion des aides.

📖 4. Gestion cartes bancaires & attribution

🔑 Notions clés & Définitions

• Carte bancaire Fedasil : Carte prépayée attribuée aux résidents pour faciliter les paiements liés à leur séjour ou départ, distribuée la veille du départ prévu.
• Désencoder : Procédure de désactivation ou de retrait de la carte bancaire d’un résident lors de son départ ou changement de situation.
• Sharepoint Fedasil : Plateforme de gestion où sont enregistrées et suivies les demandes, attribuions et désactivations des cartes bancaires.
• Motif de désencodage : Raison officielle inscrite lors de la désactivation de la carte, par exemple « départ volontaire chèques repas ».
• Date de départ : Date encodée dans le système, correspondant toujours au vendredi, même si le résident quitte le centre le jeudi.
• Attribution de carte : Processus de sélection, de remplissage des informations et de distribution d’une nouvelle carte bancaire à un résident.

📝 Points essentiels

• La demande de carte doit être soumise avant le vendredi 16h pour recevoir la carte le jeudi suivant, permettant ainsi le départ le vendredi.
• Lors de l’attribution, il faut renseigner précisément : numéro famille, noms, date de naissance, numéro de registre national, adresse, et autres informations demandées.
• La gestion des cartes se fait via Sharepoint : filtrer par centre, sélectionner la carte disponible, remplir les informations, et enregistrer.
• La désactivation (désencoder) intervient lors du départ du résident, avec le motif « départ volontaire chèques repas », et la date doit toujours correspondre au vendredi.
• La distribution des cartes est coordonnée avec le calendrier Fedasil, notamment la clôture des demandes, la distribution la veille du départ, et le respect des délais pour recevoir la carte.
• En cas de départ anticipé ou changement de situation, il faut informer Fedasil par email et mettre à jour le système en conséquence.

💡 À retenir

La gestion efficace des cartes bancaires repose sur une procédure rigoureuse d’attribution, de mise à jour dans Sharepoint, et de désactivation lors du départ, en respectant le calendrier Fedasil pour assurer la continuité et la conformité du processus.

📖 5. Conditions d’éligibilité & exclusions

🔑 Notions clés & Définitions

• Mesure départ volontaire avec aide financière : dispositif permettant à un résident de quitter le centre en bénéficiant d’un soutien financier, sous conditions précises.
• Conditions d’éligibilité : critères que doit remplir le résident pour bénéficier de la mesure, notamment un séjour ininterrompu d’au moins 1 mois dans le réseau d’accueil et une procédure en cours auprès de l’OE, du CGRA ou du CCE.
• Exclusions : situations où le résident ne peut pas bénéficier de la mesure, notamment si son pays d’origine est concerné par la procédure Fast-track, ou si la procédure a été négative ou si le résident est sous A26 quater.
• Résidents MENA : mineurs étrangers non accompagnés, sauf accueil en famille avec accord du tuteur.
• Procédure Fast-track : procédure accélérée pour certains pays d’origine, excluant ou conditionnant l’éligibilité selon la durée de la procédure.

📝 Points essentiels

• La mesure est accessible uniquement si le résident a un séjour ininterrompu d’au moins 1 mois dans le réseau d’accueil.
• La demande doit être faite en respectant un calendrier précis, notamment avant le départ prévu, pour bénéficier de l’aide financière.
• Les exclusions concernent principalement certains pays d’origine (pays sûrs ou procédure Fast-track) et les résidents sous A26 quater ou avec arrêt négatif.
• La procédure prévoit une désactivation du résident dans le système à la date officielle de départ, généralement le vendredi, même si le résident quitte avant.
• La mesure concerne toute la famille, et ne peut pas être prise séparément pour un seul membre.

💡 À retenir

Seules les personnes remplissant les conditions de séjour et n’étant pas exclues en raison de leur origine ou de leur statut procédural peuvent bénéficier de la mesure départ volontaire avec aide financière.

📖 6. Communication & suivi résident

🔑 Notions clés & Définitions

• Communication résident-facilitateurs : Échange d’informations entre le résident, le personnel du centre, et les partenaires extérieurs (famille, services sociaux, Fedasil) pour assurer un suivi efficace.
• Suivi résident : Ensemble des actions visant à accompagner le résident dans ses démarches, son intégration, et son départ, en recueillant et transmettant des informations pertinentes.
• Dossier résident : Ensemble des données administratives, sociales et médicales du résident, mis à jour régulièrement pour garantir un suivi personnalisé.
• Mise à jour des contacts : Actualisation des coordonnées (email, téléphone) pour garantir la communication avec le résident ou sa famille.
• Communication en cas de départ : Notification officielle du départ du résident, avec mention du motif, pour assurer la traçabilité et la mise à jour des bases de données.
• Coordination avec Fedasil et partenaires : Partage d’informations pour la gestion des mesures financières, de départ, ou de réintégration, dans le respect de la confidentialité.

📝 Points essentiels

• La communication doit être claire, précise et régulière pour garantir un suivi optimal du résident.
• La mise à jour des coordonnées (email, téléphone) est impérative pour assurer la continuité du contact.
• Lors du départ volontaire ou en cours de procédure, il faut désencoder le résident dans le système avec le motif approprié (ex : « départ volontaire chèques repas »).
• La transmission d’informations doit respecter la confidentialité et les procédures administratives en vigueur.
• La coordination avec Fedasil, notamment via Sharepoint, permet de suivre l’état des demandes, des cartes, et des paiements.
• La communication doit également inclure la transmission des pièces justificatives (documents signés, formulaires complétés).

💡 À retenir

Une communication efficace et un suivi rigoureux sont essentiels pour assurer la continuité administrative, le bon accompagnement du résident, et la conformité aux procédures en vigueur.

📖 7. Calendrier chèques & dates clés

🔑 Notions clés & Définitions

• Demande de chèques : procédure pour obtenir une carte bancaire permettant le paiement des chèques repas ou autres aides financières, encadrée par Fedasil et la Croix-Rouge.
• Date de soumission : jour où la demande de chèques est enregistrée dans le système Sharepoint, essentiel pour la réception des cartes.
• Date limite de clôture : vendredi à 16h, moment où toutes les demandes doivent être finalisées pour être prises en compte lors de la clôture hebdomadaire.
• Distribution des cartes : remise des cartes bancaires la veille du départ ou du paiement, selon le calendrier établi par Fedasil.
• Date de départ : jour où le résident quitte le centre, toujours encodé dans Sharepoint au vendredi précédent, même si le départ a lieu un autre jour.
• Cycle de paiement : paiement effectué chaque vendredi, correspondant à la date de départ ou à la réception de la carte bancaire.

📝 Points essentiels

• La demande doit être soumise avant le vendredi 16h pour que la carte soit distribuée le jeudi suivant, permettant au résident de quitter le centre le vendredi ou le lendemain.
• La gestion des demandes se fait via Sharepoint, où chaque demande est vérifiée chaque vendredi pour assurer leur conformité.
• En cas de départ anticipé ou de modification, il faut prévenir Fedasil par email pour ajuster la situation.
• La date de départ encodée dans Sharepoint doit toujours correspondre au vendredi précédent, même si le résident quitte le centre un autre jour.
• La distribution des cartes est systématique la veille du départ ou du paiement, ce qui nécessite une planification rigoureuse.

💡 À retenir

Le calendrier des chèques est structuré pour assurer une distribution efficace des cartes bancaires, en insistant sur la soumission des demandes avant le vendredi 16h et la gestion précise des dates de départ, afin de garantir la continuité de l’aide financière pour les résidents.

📖 8. Réintégration & recours

🔑 Notions clés & Définitions

• Réintégration : Processus permettant à un résident de revenir dans le réseau d’accueil après une sortie volontaire ou une interruption, sous conditions spécifiques.
• Recours : Démarche permettant à un résident ou à une partie concernée de contester une décision administrative ou une mesure, en vue d’obtenir une révision ou une annulation.
• Départ volontaire : Choix du résident de quitter le centre, souvent avec une aide financière ou des chèques, pouvant faire l’objet d’une réintégration ultérieure.
• Motif « départ volontaire chèques repas » : Motif utilisé pour désencoder le résident lors de son départ, permettant de suivre la sortie dans le système.
• DPIU (Décision de Placement en Unité) : Décision administrative liée à la réintégration ou à la sortie d’un résident.
• Recours administratif : Démarche formelle pour contester une décision, souvent auprès de l’autorité décisionnaire ou via un tribunal administratif.

📝 Points essentiels

• La réintégration peut intervenir après un départ volontaire, sous réserve de remplir certaines conditions (ex. situation administrative, délai, etc.).
• La procédure de réintégration implique une demande formelle, souvent via le Sharepoint Fedasil, en complétant un formulaire spécifique et en respectant un calendrier précis.
• Lorsqu’un résident quitte le centre, il doit être désencodé avec le motif « départ volontaire chèques repas » pour assurer le suivi administratif.
• La réintégration n’est pas automatique ; elle nécessite une demande préalable, notamment pour les familles ou les hommes isolés, et dépend de la disponibilité des places.
• En cas de décision négative ou de refus, le résident ou la partie concernée peut engager un recours administratif pour faire réviser la décision.
• Le recours doit être formulé dans un délai précis après notification de la décision contestée, selon la procédure en vigueur.

💡 À retenir

La réintégration et le recours sont des démarches essentielles pour garantir le droit du résident à une seconde chance dans le réseau d’accueil, mais elles nécessitent un respect strict des procédures administratives et des délais pour être efficaces.

📖 9. Conditions d’accès & exclusions

🔑 Notions clés & Définitions

• Conditions d’accès : Critères permettant à un résident de bénéficier d’une mesure spécifique, telles que la durée de séjour ou le statut procédural.
• Exclusions : Situations ou profils de résidents qui ne peuvent pas bénéficier de la mesure, notamment certains pays ou statuts.
• Résidents sous A26 quater : Personnes faisant l’objet d’une procédure spécifique de transfert ou de reprise Dublin, avec des règles particulières.
• MENA (Mineurs Étrangers Non Accompagnés) : Jeunes étrangers sans famille accompagnante, soumis à des conditions particulières pour bénéficier ou non de la mesure.
• Procédure Fast-track : Processus accéléré pour certains pays d’origine, pouvant influencer l’éligibilité à la mesure.
• Décision négative du CCE : Rejet d’une demande d’asile ou de procédure, entraînant une exclusion automatique de la mesure.

📝 Points essentiels

• La mesure d’aide financière ou de chèques est accessible uniquement si le résident a un séjour ininterrompu d’au moins 1 mois dans le réseau d’accueil.
• La procédure concerne tous les membres de la famille, sans possibilité de bénéficier séparément.
• Certaines nationalités ou statuts (ex : originaires de pays sûrs ou sous procédure Fast-track) sont exclus, sauf si la procédure dure plus de 3 mois.
• Les résidents sous A26 quater ou ayant reçu un arrêt négatif du CCE sont exclus.
• La mesure ne s’applique pas aux MENA sauf accueil en famille avec accord du tuteur.
• La désencodage (désactivation) du résident intervient à la date de départ officielle, après réception de la carte bancaire ou de la notification de fin de procédure.
• La demande doit respecter des délais précis, notamment pour la réception de la carte bancaire et la sortie du centre.

💡 À retenir

Seules les personnes en procédure en cours, avec un séjour d’au moins un mois et hors exclusions spécifiques (pays sûrs, procédure Fast-track, etc.), peuvent bénéficier de la mesure d’aide financière ou de chèques, sous réserve du respect des conditions et délais.

📊 Tableaux de Synthèse

⚠️ Pièges & Confusions Fréquentes

1. Confondre la date de départ réelle (jeudi) et la date d’encodage (vendredi).
2. Oublier de joindre toutes les pièces justificatives lors de la demande.
3. Négliger le délai de soumission avant 16h le vendredi.
4. Mal encoder le motif de désencodage ou la date, entraînant des incohérences administratives.
5. Oublier de désactiver la carte bancaire lors du départ ou de la réintégration.
6. Confusion entre la procédure de départ volontaire et d’autres types de départs (fin de procédure, expulsion).
7. Ne pas respecter le calendrier pour la distribution des cartes, entraînant des retards ou refus.

✅ Checklist Examen

1. Définir la procédure de départ volontaire avec aide financière et ses conditions.
2. Expliquer le processus de soumission d’une demande via Sharepoint.
3. Identifier les pièces justificatives obligatoires pour la demande.
4. Décrire la procédure de désencodage d’un résident, y compris le motif et la date.
5. Préciser la gestion et l’attribution des cartes bancaires Fedasil.
6. Indiquer la date limite pour la soumission des demandes (avant 16h le vendredi).
7. Expliquer la synchronisation entre la date de départ réelle (jeudi) et la date d’encodage (vendredi).
8. Définir les conditions pour la réintégration dans le réseau d’accueil après départ.
9. Mentionner les motifs possibles de désencodage et leur importance administrative.
10. Décrire la procédure de désactivation ou de retrait de la carte bancaire lors du départ.
11. Rappeler l’importance de respecter le calendrier pour la distribution des cartes et la mise à jour des données.
12. Conclure avec la gestion des situations de départ anticipé ou en cours de procédure.