Fiche de révision : Maîtrise des encaissements GM Vet

📋 Plan du Cours

1. Paramétrage des moyens de paiement GM Vet
2. Encaissement sur facture ou visite
3. Spécificités selon le moyen de paiement
4. Suivi et rapprochement comptable des paiements
5. Bonnes pratiques pour encaissements et justificatifs
6. Étapes d’encaissement dans GM Vet
7. Cas pratiques d’encaissements GM Vet

📖 1. Paramétrage des moyens de paiement GM Vet

🔑 Notions clés & Définitions

• Conditions d’encaissement : Rubrique de configuration qui regroupe les règles liées à la façon dont les paiements sont enregistrés dans GM Vet.
• Moyens de paiement : Ensembles de modes de règlement (espèces, chèque, virement, carte, plateformes) utilisés pour saisir correctement un encaissement.
• Code de moyen de paiement : Identifiant éventuel associé à un moyen de paiement pour le retrouver et l’utiliser de manière cohérente dans le logiciel.
• Catégorie comptable : Classement comptable optionnel d’un moyen de paiement afin d’assurer l’affectation correcte en comptabilité.
• Échéance de paiement : Date prévue quand un règlement est différé, permettant de suivre un encaissement non encore encaissé.

📝 Points essentiels

• Avant d’enregistrer un encaissement, vérifiez que tous les modes de règlement utilisés sont bien configurés dans GM Vet.
• Accédez à la configuration via Paramètres ou Organisation / Sites puis Conditions d’encaissement / Moyens de paiement.
• Vérifiez pour chaque moyen : nom, code (si utilisé), catégorie comptable éventuelle, échéance (si paiement différé) et spécificités.
• Dans la version de juin 2025, GM Vet ajoute la possibilité d’enregistrer des modes précis comme ALMA, Floa Bank, Paylib, PayPal.
• Sauvegardez les paramètres pour pouvoir sélectionner le bon mode exact lors de l’encaissement.
• Certains moyens peuvent avoir des spécificités comme le virement contentieux, à refléter dans la configuration.

💡 Astuce mémo

Préparez d’abord la liste : sans “bon moyen” paramétré, l’encaissement ne peut pas être correctement classé.

📖 2. Encaissement sur facture ou visite

🔑 Notions clés & Définitions

• Encaisser : Action dans GM Vet qui enregistre un paiement et le rattache à une facture ou à une visite.
• Facture : Document de facturation auquel GM Vet relie le paiement pour mettre à jour le solde client.
• Visite : Intervention/consultation à laquelle un paiement peut être rattaché quand le règlement est demandé sur place.
• Justificatif PDF : Document généré par GM Vet pour prouver le paiement, notamment via les nouveautés V2025.
• Statut de paiement : État de la facture (payée ou partiellement payée) mis à jour après validation de l’encaissement.

📝 Points essentiels

• Ouvrez la facture concernée ou la visite pour laquelle le paiement est demandé avant de saisir l’encaissement.
• Cliquez sur Encaisser ou Enregistrer paiement (libellé pouvant varier) pour ouvrir l’écran d’encaissement.
• Saisissez le montant encaissé (total ou part réglée) et sélectionnez le moyen de paiement utilisé.
• Renseignez la date d’encaissement et, si applicable, la date d’échéance pour un paiement différé.
• En cas de remise bancaire ou de frais associés, renseignez-les dans l’écran d’encaissement.
• Après validation, GM Vet lie le paiement à la facture/visite et met à jour le solde client, avec génération possible d’un justificatif PDF (nouveautés V2025).

💡 Astuce mémo

Facture/visite → bouton Encaisser → montant + moyen → Valider → statut et solde se mettent à jour.

📖 3. Spécificités selon le moyen de paiement

🔑 Notions clés & Définitions

• Chèque différé : Chèque dont l’encaissement effectif est prévu à une date future, nécessitant un suivi via réserve ou date future.
• Virement reçu : Type de paiement où l’on enregistre un règlement bancaire avec date et éventuellement import de relevé.
• RGC : Moyen de règlement spécifique disponible dans GM Vet pour des règlements particuliers (paiement différé / règlement garanti client).
• Paiement via plateforme externe : Paiement reçu par un service tiers (ex. PayPal, Paylib) qui doit être enregistré avec le moyen correspondant puis rapproché.
• Tiers payant : Schéma où une assurance ou un tiers paie une partie de la facture, nécessitant un enregistrement séparant part client et part assurance.

📝 Points essentiels

• Espèces et chèque : encaissement immédiat, tandis qu’un chèque différé peut être enregistré via une réserve ou une date future d’encaissement.
• Carte bancaire : enregistrez le paiement en sélectionnant Carte bancaire et renseignez un numéro de transaction ou un fichier de rapprochement si disponible.
• Virement : vous pouvez indiquer Virement reçu, saisir la date et/ou importer un relevé bancaire.
• Paiement différé / RGC : sélectionnez des moyens comme RGC ou virement contentieux pour des règlements spécifiques.
• Modules externes (PayPal, Paylib, etc.) : enregistrez comme reçu avec le moyen correspondant, puis rapprochez avec le compte bancaire.
• Assurances / tiers payant : enregistrez la part payée par le client et la part payée par l’assurance, en utilisant un moyen Assurance X si configuré.

💡 Astuce mémo

Chaque moyen a son “rituel” : immédiat (espèces/chèque), transaction (CB), date/relevé (virement), plateforme (PayPal/Paylib), double part (tiers payant).

📖 4. Suivi et rapprochement comptable des paiements

🔑 Notions clés & Définitions

• Historique des factures et paiements : Module où l’on vérifie que les paiements enregistrés sont bien reliés aux factures concernées.
• Exports CSV : Fichiers de données utilisés pour rapprocher des encaissements (espèces, chèques, virements, terminaux carte) avec les écritures attendues.
• Rapprochement bancaire : Vérification de cohérence entre les encaissements enregistrés et les relevés bancaires (virements, carte bancaire).
• Compte comptable associé : Lien entre un moyen de paiement et un compte en comptabilité pour que la trésorerie soit affectée correctement.
• Paiements en attente : Encaissements non encore effectifs (ex. chèques différés, virements à venir) à surveiller pour éviter des créances oubliées.

📝 Points essentiels

• Après enregistrement, vérifiez dans Facturation / Paiements / Historique des factures et paiements que tous les paiements sont bien reliés.
• Utilisez exports CSV ou rapports pour rapprocher encaissements physiques (espèces, chèque) et encaissements bancaires (virements, relevés terminal carte).
• Si un module comptabilité intégré est utilisé, assurez-vous que chaque moyen de paiement a un compte comptable associé.
• Pour les moyens nécessitant un rapprochement (virement, carte bancaire), planifiez la vérification avec le relevé bancaire.
• En fin de semaine/mois, faites un point sur les paiements en attente ou réservés pour éviter des créances oubliées.
• Le suivi dépend de la cohérence entre paramètres des moyens et sélection lors des encaissements.

💡 Astuce mémo

Rapprocher = prouver la cohérence : logiciel (historique) ↔ banque (relevés) ↔ exports (CSV/rapports).

📖 5. Bonnes pratiques pour encaissements et justificatifs

🔑 Notions clés & Définitions

• Paramétrage préalable : Préparation des moyens de paiement dans GM Vet avant de commencer les encaissements pour éviter les erreurs de sélection.
• Paiement partiel : Encaissement qui ne couvre qu’une partie du montant, laissant un solde restant à régler.
• Relance ou planification du solde : Action de suivi après un paiement partiel pour organiser le règlement du reste dû.
• Reçu client : Document remis au client, souvent généré en PDF, pour tracer l’encaissement.
• Statut en attente ou réservé : Catégorie de suivi des encaissements différés (ex. chèques différés, virements à venir) avant encaissement effectif.

📝 Points essentiels

• Paramétrez les moyens avant utilisation : évitez d’improviser après coup en créant des modes manquants.
• En cas de paiement partiel, précisez la part réglée puis relancez ou planifiez le règlement du solde.
• Archivez le reçu clientèle (PDF généré) ou imprimez-le pour assurer un suivi documentaire.
• Formez l’équipe (ASV, accueil) à sélectionner le bon moyen de paiement et à vérifier cohérence date, montant et moyen.
• En fin de semaine/mois, contrôlez les paiements en attente ou réservés pour ne pas laisser de créances oubliées.
• Les nouveautés GM Vet permettent la génération de justificatifs de paiement à archiver.

💡 Astuce mémo

Qualité = 3 contrôles : bon moyen, bon montant, bonne date, puis archivage du reçu.

📖 6. Étapes d’encaissement dans GM Vet

🔑 Notions clés & Définitions

• Univers Facturation ou Ventes : Zone du menu principal où l’on accède aux recherches de clients, animaux et documents à encaisser.
• Fenêtre d’encaissement : Écran de saisie qui regroupe montant, moyen de paiement, dates et informations de paiement partiel.
• Montant encaissé : Somme saisie correspondant à ce qui est réglé maintenant (total ou part).
• Valider l’opération : Action qui enregistre définitivement le paiement et déclenche la mise à jour du solde et du statut de la facture.
• Statut Payée ou Partiellement payée : Indicateur de l’état de règlement de la facture après encaissement.

📝 Points essentiels

• Étape 1 : ouvrez la facture ou l’intervention en passant par Facturation ou Ventes, puis recherchez le client ou l’animal et ouvrez le document en attente.
• Étape 2 : repérez le bouton Encaisser / Enregistrer paiement sur la facture ouverte pour ouvrir la fenêtre d’encaissement.
• Étape 3 : dans la fenêtre, saisissez le montant encaissé, sélectionnez le moyen de paiement et vérifiez/modifiez la date d’encaissement.
• En paiement partiel, indiquez la part réglée pour laisser un reste à payer.
• Étape 4 : cliquez sur Valider ou Enregistrer pour lier le paiement à la facture et mettre à jour le solde client.
• Après validation, imprimez ou envoyez souvent un justificatif, et vérifiez que le statut passe à Payée ou Partiellement payée.

💡 Astuce mémo

5 gestes : Ouvrir → Encaisser → Saisir montant/moyen/date → Valider → Vérifier statut + justificatif.

📖 7. Cas pratiques d’encaissements GM Vet

🔑 Notions clés & Définitions

• Encaissement simple en espèces : Paiement immédiat réalisé en espèces pour solder une facture sans fractionnement.
• Chèque avec numéro : Paiement par chèque où le numéro du chèque peut être ajouté pour tracer l’opération.
• Carte bancaire terminal externe : Encaissement par carte réalisé via un terminal externe, nécessitant la sélection du moyen Carte bancaire.
• Paiement partiel multi-moyens : Règlement fractionné réalisé en plusieurs encaissements successifs avec des moyens différents.
• Avoir : Crédit client utilisé lors d’un encaissement pour réduire le montant à payer.

📝 Points essentiels

• Cas 1 : pour un encaissement simple en espèces, ouvrez la facture, encaissez le montant total et générez un reçu client.
• Cas 2 : pour un paiement par chèque, enregistrez le paiement et ajoutez le numéro du chèque en commentaire, puis vérifiez que la facture passe en Payée.
• Cas 3 : pour une carte bancaire (terminal externe), sélectionnez correctement Carte bancaire, validez l’encaissement et générez un justificatif.
• Cas 4 : pour un paiement partiel espèces + CB, faites deux encaissements successifs, vérifiez le solde restant et assurez-vous que la facture est soldée.
• Cas 5 : pour un acompte, encaissez sur une visite en attente, vérifiez que le montant apparaît comme Acompte reçu, puis préparez la facture finale plus tard.
• Cas 6 : pour un virement différé, enregistrez un paiement non reçu mais à venir, paramétrez une échéance à J+7 et laissez la facture en En attente de règlement.

💡 Astuce mémo

Cas = scénario : identifiez le moyen (espèces/CB/chèque/virement), puis appliquez la logique (total, partiel, acompte, différé, tiers-payant, avoir).

📊 Tableaux de synthèse

Statuts et encaissements selon le type de paiement

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Oublier de paramétrer un moyen de paiement dans GM Vet avant l’encaissement empêche de sélectionner le bon mode et complique le suivi.
2. Confondre paiement partiel et paiement total : si vous saisissez le mauvais montant, le solde client et le statut de la facture seront faux.
3. Ne pas renseigner l’échéance pour un paiement différé (ex. virement à venir) fait perdre le suivi des encaissements en attente.
4. Rapprocher sans exports ou sans relevé bancaire pour les moyens nécessitant rapprochement (virement, carte) laisse des écarts non détectés.
5. Ne pas archiver le justificatif (PDF/reçu) rend la traçabilité plus fragile en cas de contrôle ou de litige.
6. En cas de chèque refusé, ne pas annuler le paiement chèque et réenregistrer avec le bon moyen (espèces) crée un double enregistrement.

✅ Checklist Examen

1. Vérifier que tous les moyens utilisés sont configurés dans Paramètres/Organisation puis Conditions d’encaissement / Moyens de paiement.
2. Contrôler, pour chaque moyen, nom, code éventuel, catégorie comptable éventuelle, échéance éventuelle et spécificités.
3. Ouvrir la facture ou la visite puis cliquer Encaisser / Enregistrer paiement pour accéder à la fenêtre d’encaissement.
4. Saisir le montant encaissé et sélectionner le moyen de paiement exact.
5. Renseigner date d’encaissement et échéance si paiement différé.
6. Gérer correctement les paiements partiels : saisir la part réglée et laisser le reste à payer.
7. Générer et archiver le justificatif/reçu quand c’est proposé (dont PDF via nouveautés V2025).
8. Vérifier dans Historique des factures et paiements que le paiement est bien relié et que le solde client est mis à jour.
9. Réaliser le rapprochement : exports CSV/rapports pour espèces-chèques et relevés pour virement/carte.
10. Contrôler la cohérence comptable : chaque moyen doit avoir un compte comptable associé si comptabilité intégrée.
11. Savoir traiter les cas : espèces total, chèque avec numéro, carte terminal externe, multi-moyens partiel, acompte, virement différé J+7, tiers-payant, chèque refusé, paiement global sur plusieurs factures, avoir déduit.