Fiche de révision : Introduction aux systèmes d'information

📋 Plan du Cours

1. Définition du SI
2. Fonctions du SI
3. Processus du SI
4. Schématisation processus
5. Présentation PGI

📖 1. Définition du SI

🔑 Notions clés & Définitions

Système d’information (SI) : ensemble d’éléments en interaction ayant une finalité spécifique, comprenant des personnes, des outils ou machines, ainsi que des règles appliquées pour gérer l’information.
Moyens humains : ensemble des personnes qui reçoivent, manipulent, et émettent de l’information au sein du SI.
Moyens matériels et immatériels : outils, machines, ou supports permettant de recevoir, manipuler, et émettre de l’information, sans être confondus avec le système informatique.
Procédures et méthodes : règles suivies et appliquées pour la gestion de l’information dans le SI.

📝 Points essentiels

Le SI est un ensemble d’éléments en interaction avec une finalité spécifique. Il comprend les personnes, les outils ou machines, ainsi que les règles appliquées pour gérer l’information. Le SI ne doit pas être confondu avec le système informatique, qui constitue une composante technique du SI. Les moyens humains manipulent, reçoivent, et émettent l’information au sein du système.

💡 À retenir

Le système d’information est un ensemble global intégrant humains, outils et règles, distinct du simple système informatique, pour assurer la gestion efficace de l’information.

📖 2. Fonctions du SI

🔑 Notions clés & Définitions

Acquisition : Fonction qui consiste à obtenir des informations provenant de sources internes ou externes, telles que des fournisseurs ou des administrations.
Mémorisation : Fonction qui consiste à stocker de façon durable et stable les informations, souvent dans des bases de données informatisées, pour une utilisation ultérieure.
Exploitation : Fonction qui utilise les informations pour prendre des décisions ou produire de nouvelles données, manuellement ou via des programmes informatiques.
Diffusion : Fonction qui assure la transmission des informations entre acteurs internes et externes, facilitant la circulation de l’information.

📝 Points essentiels

L’acquisition consiste à obtenir des informations, qu’elles proviennent de sources externes (fournisseurs, administrations…) ou internes.
La mémorisation stocke durablement les informations, souvent dans des bases de données informatisées, afin d’en permettre une utilisation ultérieure.
L’exploitation utilise les informations pour prendre des décisions ou produire de nouvelles données, soit manuellement, soit par le biais de programmes informatiques.
La diffusion assure la transmission des informations entre acteurs internes et externes, garantissant leur circulation au sein de l’organisation.

💡 À retenir

Les quatre fonctions clés du système d’information — acquisition, mémorisation, exploitation et diffusion — assurent une gestion complète et efficace de l’information dans l’entreprise.

📖 3. Processus du SI

🔑 Notions clés & Définitions

Processus métier : Ensemble d’activités coordonnées qui transforment des entrées en sorties, participant directement à la production de biens ou services.
Processus support : Activités qui fournissent les ressources et outils nécessaires aux processus métier, déclenchés par un besoin provenant d’un processus métier.
Processus de pilotage : Activités assurant le contrôle, la cohérence et le suivi des autres processus, permettant de mesurer la performance de l’organisation.

📝 Points essentiels

Un processus est un ensemble d’activités coordonnées transformant des entrées en sorties. Les processus métier occupent une place centrale dans la production de biens ou services, étant déclenchés par un besoin externe à l’organisation et aboutissant à une réponse concrète. Les processus support jouent un rôle d’accompagnement en fournissant les ressources et outils indispensables aux processus métier, et sont eux-mêmes déclenchés par un besoin émanant de ces derniers. Les processus de pilotage assurent la cohérence globale en contrôlant et en suivant les autres processus, permettant ainsi une gestion efficace de l’organisation. La schématisation d’un processus consiste à représenter les échanges d’informations, les acteurs impliqués et les tâches à réaliser, à travers différents types de schémas, afin d’identifier d’éventuels dysfonctionnements tels que la redondance ou des flux inappropriés.

💡 À retenir

La distinction entre processus métier, support et de pilotage permet de comprendre leur rôle transversal dans le fonctionnement global du système d’information, en assurant la coordination, la cohérence et la performance de l’organisation.

📖 4. Schématisation processus

🔑 Notions clés & Définitions

Diagramme imagé : représentation visuelle simplifiée des échanges d’informations et des tâches dans un processus, permettant une lecture intuitive.
Schéma postes-documents : représentation structurée des intervenants, avec leur rôle dans le traitement des documents ou des informations.
Diagramme évènements-résultats : représentation des déclencheurs d’actions et des résultats attendus, illustrant la dynamique du processus.
Intervenants internes et externes : acteurs participant au processus, distingués par leur localisation dans ou hors de l’organisation, représentés en colonnes.
Symboles normalisés : signes graphiques (flèches, cadres, cercles) uniformisés pour illustrer les échanges et les relations dans le processus.

📝 Points essentiels

La schématisation sert à représenter visuellement les échanges d’informations et les tâches dans un processus, facilitant la compréhension globale.
Elle permet d’identifier les dysfonctionnements tels que la présence excessive d’acteurs, l’utilisation de documents inadaptés, ou les allers-retours inutiles, notamment en redondance d’informations.
Chaque intervenant est représenté en colonne, avec une distinction claire entre acteurs internes et externes, ces derniers étant placés à droite du schéma.
Les échanges d’informations entre intervenants sont illustrés par des symboles normalisés, notamment des flèches, cadres ou cercles, pour une lecture claire et cohérente.
Trois types de schémas sont utilisés pour couvrir différents niveaux de détail : le diagramme imagé, le schéma postes-documents, et le diagramme évènements-résultats, chacun adapté à une étape ou un aspect spécifique du processus.

💡 À retenir

La schématisation permet de visualiser et d’optimiser les processus en identifiant clairement les acteurs, leurs échanges et les flux d’information, facilitant ainsi la détection et la correction des dysfonctionnements.

📖 5. Présentation PGI

🔑 Notions clés & Définitions

PGI (Progiciel de gestion intégré) : logiciel qui centralise et automatise l’ensemble des fonctions de gestion de l’entreprise, permettant une coordination efficace entre elles.
ERP (Enterprise Resource Planning) : terme anglais désignant un PGI, visant à planifier et gérer toutes les ressources de l’organisation via un logiciel unique.
Modules indépendants : composants du PGI qui peuvent fonctionner séparément tout en étant intégrés, chacun couvrant une fonction spécifique.
Base de données unique : système centralisé où toutes les informations des modules sont stockées, partagée par l’ensemble des fonctions pour assurer cohérence et fluidité.

📝 Points essentiels

Le PGI gère l’ensemble des fonctions de l’entreprise via un logiciel intégré, facilitant la coordination entre les différentes activités. Il couvre notamment la gestion commerciale, la production, la comptabilité, les ressources humaines, et la relation client. Les modules du PGI sont indépendants, mais ils partagent une base de données commune, ce qui permet une cohérence des données et une communication fluide entre les services. En outre, le PGI facilite l’adaptation du système d’information face aux évolutions législatives, organisationnelles et techniques, en permettant une mise à jour ou une modification rapide des processus.

💡 À retenir

Le PGI constitue un outil centralisé et modulaire qui soutient la gestion intégrée de l’entreprise, tout en étant capable de s’adapter aux changements pour accompagner l’évolution du système d’information.

📅 Repères chronologiques

📊 Tableaux de Synthèse

⚠️ Pièges & Confusions Fréquentes

1. Confondre système d’information et système informatique ; le premier inclut humains, règles, outils, le second est une composante technique.
2. Croire que la schématisation est uniquement graphique ; elle sert aussi à détecter dysfonctionnements.
3. Penser que tous les processus sont internes ; il faut distinguer acteurs internes et externes.
4. Confondre modules du PGI avec leur indépendance totale ; ils sont intégrés via une base commune.
5. Négliger la distinction entre processus métier, support et pilotage ; chaque type a un rôle précis.
6. Sous-estimer l’importance de la représentation visuelle dans la schématisation pour l’optimisation.
7. Oublier que le PGI facilite l’adaptation rapide face aux évolutions législatives, organisationnelles ou techniques.

✅ Checklist Examen

• Définir précisément ce qu’est un système d’information (SI).
• Identifier les quatre fonctions principales du SI : acquisition, mémorisation, exploitation, diffusion.
• Expliquer la différence entre processus métier, support et de pilotage.
• Décrire les trois types de schémas utilisés pour représenter un processus.
• Connaître la définition d’un diagramme évènements-résultats.
• Expliquer ce qu’est un PGI (Progiciel de gestion intégré) et ses principaux avantages.
• Identifier les composants d’un PGI : modules indépendants, base de données unique.
• Comprendre la distinction entre moyens humains et moyens matériels/immatériels dans le SI.
• Savoir comment schématiser un processus pour détecter dysfonctionnements.
• Connaître les éléments clés pour présenter un PGI dans une organisation.
• Maîtriser la différence entre système informatique et système d’information.
• Savoir représenter visuellement les échanges d’informations dans un processus.
• Connaître les points essentiels pour assurer une gestion efficace de l’information dans une organisation.