Fiche de révision : Gestion complète de projets événementiels

📋 Plan du Cours

1. Objectifs du projet événementiel
2. Typologie et méthodologies de projet
3. Étapes du pilotage de projet
4. Parties prenantes et gouvernance
5. Outils de contrôle et rétroplanning
6. Gestion des risques et des crises
7. Plan de communication projet
8. Sécurité et réglementation événementielle
9. Marque, image et expérience client
10. Conclusion et bilan de projet

📖 1. Objectifs du projet événementiel

🔑 Notions clés & Définitions

• Événement outil stratégique : Un événement sert d’outil de développement, en agissant sur plusieurs leviers de l’organisation.
• Vecteur de promotion commerciale : Un événement vise à stimuler la promotion et le développement commercial des produits et services.
• Cohésion managériale : Un événement peut renforcer l’unité et l’alignement au sein du management.
• Politique RSE et développement durable : Un événement peut être un moyen de porter une politique de responsabilité sociétale et de développement durable.

📝 Points essentiels

• Les objectifs liés à l’événement incluent le soutien au développement, la construction d’image (marque) et la diffusion de notoriété.
• Les objectifs de l’événement couvrent aussi la promotion et le développement commercial des produits et services.
• La démarche d’un projet événementiel comprend des actions de vente : définir les prestations, leur niveau de prix, leur commercialisation et les promotions/publicités nécessaires.
• Le projet prévoit une veille commerciale et marketing continue pour identifier les clients à prospecter et ajuster l’offre au marché.

💡 Astuce mémo

INpCoR : Image (marque) → Notoriété → Promotion commerciale → Cohésion managériale → RSE.

📖 2. Typologie et méthodologies de projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Waterfall : Méthodologie de projet séquentielle où chaque tâche doit être terminée avant de commencer la suivante, avec des dépendances entre activités.
• Agile : Principe de gestion de projet fondé sur des cycles itératifs, la collaboration et la valorisation des individus plutôt que des seuls processus.
• Scrum : Approche Agile structurée en sprints courts gérés par une équipe, avec un Scrum Master et des rituels comme les rétrospectives.
• PRINCE2 : Méthodologie conçue pour des environnements contrôlés, inspirée de Waterfall et découpée en étapes pour organiser le pilotage.
• Chaîne critique : Méthode liée au chemin critique qui ajoute davantage de détails, vise l’efficacité, et relie les tâches aux objectifs du projet.

📝 Points essentiels

• Il n’existe pas d’approche universelle : le choix dépend notamment de la taille de l’équipe, du secteur, des objectifs, de la complexité, de la spécialisation des rôles et de l’environnement du projet.
• Waterfall est linéaire : les activités s’enchaînent en ordre séquentiel, et une tâche doit être finie avant de lancer la suivante.
• Scrum utilise des sprints de 1 à 2 semaines et des équipes de 10 personnes maximum, avec des tâches non dépendantes comme en cascade.
• Scrum repose sur l’intervention d’un Scrum Master, chargé notamment des réunions quotidiennes, des démonstrations, des sprints et des rétrospectives.
• PRINCE2 se déroule en 7 étapes et reste particulièrement adaptée aux projets informatiques de grande ampleur impliquant plusieurs parties prenantes.
• La chaîne critique est plus détaillée que le chemin critique, améliore productivité et efficacité, et convient aux équipes de toutes tailles.

📖 3. Étapes du pilotage de projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Charte du projet : Document de cadrage qui fixe le périmètre, les objectifs et les éléments de référence du projet pour guider la suite du pilotage.
• Kick-off : Réunion de démarrage (phase initiative) qui lance le projet en formalisant les repères et les premières décisions de cadrage.
• Rétroplanning : Planning remontant depuis les dates clés pour organiser les échéances, le séquencement et les dépendances du travail.
• Postmortem : Phase de clôture qui capitalise les retours de l’équipe et des parties prenantes afin d’améliorer le prochain projet.

📝 Points essentiels

• Le pilotage suit une séquence en 4 étapes : définition du projet, paramétrage, planning, puis évaluation avec phase postmortem.
• La définition du projet précise nom, objectifs et périmètre, liste les parties prenantes, fixe la date et les échéances, et aboutit à la charte du projet.
• Le paramétrage organise le chef et le comex, les ressources humaines et financières, les objectifs visibles et les objectifs cachés, ainsi que le choix de l’équipe interne et externe.
• Le planning combine échéances et séquençage, s’appuie sur un rétroplanning et prévoit des outils de contrôle couvrant délais, coûts et qualité avec des KPI intermédiaires.
• L’évaluation mesure objectifs, coûts, qualité, délais et KPI, et s’appuie sur un feedback et des enquêtes de satisfaction avant de lancer un nouveau projet.

💡 Astuce mémo

D-C-P-E : Définir (charte), Paramétrer, Planifier (rétro + contrôles), Évaluer (postmortem).

📖 4. Parties prenantes et gouvernance

🔑 Notions clés & Définitions

• Théorie des parties prenantes : Théorie de la gestion et de l’éthique qui analyse les groupes concernés par une entité (salariés, fournisseurs, communautés, créanciers) par rapport à ses décisions et actions.
• Parties prenantes : Ensemble des personnes et organisations liées au projet, soit directement impliquées dans l’exécution, soit impactées par les choix et les conséquences des objectifs.
• Variables pivot : Catégories clés de parties prenantes utilisées pour repérer les acteurs du projet, de l’initiateur au pouvoir de contrôle final.
• Comité de pilotage COPIL : Instance de gouvernance qui valide les choix stratégiques du projet, dont le périmètre, les objectifs, les dates clés, le budget et les décisions contractuelles.
• Project Manager Officer PMO : Rôle qui assure le pilotage de la dynamique projet via des reportings réguliers, en proposant des ajustements et en évaluant les mesures prises.

📝 Points essentiels

• La gouvernance encadre les règles du jeu et assure le contrôle des valeurs ainsi que des objectifs du projet.
• Le comité stratégique COSTRA, le COPIL, le COTECH et le CORUN structurent la gouvernance avec des niveaux de décisions et de suivi différents.
• Les parties prenantes se répartissent en interne (hiérarchie, utilisateurs, équipe projet, supports, actionnaires, syndicats) et en externe (clients, fournisseurs, organismes publics, communautés, associations, partenaires financiers).
• Le commanditaire et le sponsor portent une responsabilité centrale, tandis que les utilisateurs finaux doivent être pris en compte car ils mobilisent directement les livrables.
• Le PMO produit des reportings réguliers, propose des ajustements en cours de projet et mesure l’impact des actions engagées.
• La mise en place de la gouvernance peut être perçue comme un « sur-pilotage » quand elle s’ajoute à la gestion du projet tout en poursuivant le même but de contrôle.

💡 Astuce mémo

COSTRA décide, COPIL pilote, PMO reporte, COTECH éclaire, CORUN exécute/suit.

📖 5. Outils de contrôle et rétroplanning

🔑 Notions clés & Définitions

• Diagramme de PERT : Représentation orientée dépendances entre tâches qui met en évidence le chemin critique d’un projet.
• Diagramme de Gantt : Outil de visualisation temporelle qui indique pour chaque tâche sa date de début et sa date de fin.
• ERP ou PGI : Système d’information qui centralise et permet de gérer au quotidien les informations et services opérationnels d’une organisation.

📝 Points essentiels

• Un rétroplanning s’élabore à partir de la date de fin, contrairement au planning classique construit à partir de la date de début.
• La mise en place d’un rétroplanning passe par la définition des tâches et des responsables, puis du timing, des contraintes et des dates de début/fin.
• Un diagramme de PERT sert à repérer les dépendances entre tâches et le chemin critique, tandis qu’un diagramme de Gantt sert à suivre le calendrier de chaque tâche.
• La courbe en S visualise l’évolution dans le temps des coûts et des délais, et doit être comparée à des courbes de référence pour contrôler l’avancement.
• La courbe en S peut suivre coûts cumulatifs, allocation des ressources, performances réelles vs prévues et aider à détecter tôt des retards ou dépassements.
• Un ERP (ou PGI) est utilisé pour gérer et suivre les informations opérationnelles au quotidien dans l’entreprise.

💡 Astuce mémo

Rétroplanning = Fin → Début (on planifie à l’envers).

📖 6. Gestion des risques et des crises

🔑 Notions clés & Définitions

• Risque : Le risque est la combinaison de la probabilité qu’un événement survienne et de ses conséquences pour l’organisation.
• Niveaux de risques : Les niveaux de risques classent la gravité en catégories allant de mineur à critique selon la fréquence et l’impact potentiel.
• Management des risques : Le management des risques regroupe des démarches pour identifier, évaluer et traiter les risques avec des actions coordonnées et chiffrées.
• ISO 31000 : ISO 31000 est une norme-cadre qui fournit des principes, des lignes directrices et un processus de mise en œuvre pour gérer les risques.

📝 Points essentiels

• La gestion des risques vise à identifier ce qui peut mal tourner, prioriser ce qui doit être traité et appliquer des stratégies pour réduire la probabilité et/ou l’impact.
• Les risques stratégiques, juridiques ou de conformité, financiers et opérationnels constituent 4 grandes familles de risques, qui peuvent aussi être internes ou externes.
• Les risques mineurs sont fréquents et peu coûteux, tandis que les risques critiques peuvent entraîner l’arrêt définitif d’activité, avec des exemples extrêmes comme une explosion ou des pertes financières récurrentes.
• Pour arbitrer les actions, on mobilise des options de traitement du risque : accepter et contrôler, transférer, diminuer ou éliminer.
• La réserve budgétaire indique une part « d’impondérable » pour la trésorerie, mentionnée à 5% dans la logique du cours.
• ISO 31000 ne se limite pas à l’analyse : elle couvre aussi la détection d’opportunités en plus des risques, pour sécuriser résultats et réputation sur le long terme.

💡 Astuce mémo

Risque = Probabilité × Conséquences ; ensuite on choisit la réponse : Accepter/Contrôler, Transférer, Diminuer, ou Éliminer.

📖 7. Plan de communication projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Plan de communication projet : Document de gestion de projet qui organise la circulation des informations importantes vers les parties prenantes tout au long du projet.
• Objectif de communication : Finalité écrite qui précise ce que la communication doit produire sur les parties prenantes pendant le projet.
• Matrice Pourquoi Pour qui : Grille de planification reliant l’objectif de com aux destinataires, au type d’information et au moyen de transmission.

📝 Points essentiels

• Le plan de communication précise les destinataires, la nature des informations, ainsi que le moment et la fréquence de réception attendus.
• Les objectifs peuvent viser informer, convaincre, influencer, fédérer, mobiliser, adhérer, motiver et obtenir une appropriation.
• Le plan doit recenser les parties prenantes et le responsable de la communication pour chaque information.
• Les moyens cités incluent communication média, communication presse RP, communication événementielle, lobbying et communication interne.
• Le format peut être choisi comme une plateforme permettant de stocker le plan et de recueillir des retours facilement.
• Le plan est décrit comme évolutif, adapté aux cibles et évalué en cours de projet.

💡 Astuce mémo

Mnémo 5W : Pourquoi Pour qui Comment Quand Qui (et la fréquence) pour organiser le plan.

📖 8. Sécurité et réglementation événementielle

🔑 Notions clés & Définitions

• Sécurité événementielle : La sécurité événementielle désigne une situation sans danger, où les personnes et les biens ne sont pas exposés à des risques comme accidents, incidents, agressions ou vols.
• Déclaration en préfecture : La déclaration en préfecture est la démarche administrative obligatoire pour tout événement réunissant du public, afin d’évaluer les risques et de coordonner les secours.
• ERP : Un ERP est un établissement recevant du public, soumis à des exigences strictes de sécurité, d’accessibilité, d’hygiène et d’ouvrabilité avant toute ouverture.
• Plan de sécurité et registre de sécurité : Le plan de sécurité décrit les risques et les mesures prévues, tandis que le registre de sécurité est tenu à jour et présenté lors des contrôles.
• Assurance responsabilité civile : L’assurance responsabilité civile couvre les dommages causés à des tiers pendant l’événement, qu’ils soient corporels, matériels ou immatériels.

📝 Points essentiels

• Tout événement réunissant du public doit être déclaré en préfecture, notamment s’il se déroule sur la voie publique ou accueille plus de 1 500 personnes.
• La déclaration en préfecture est souvent à déposer au moins un mois avant la date prévue et doit fournir un dossier complet incluant par exemple le plan du site et les dispositifs de sécurité.
• Un ERP doit obtenir une autorisation d’ouverture (ou passer par une commission de sécurité) et le non-respect peut mener à la fermeture du site ou à une mise en danger.
• Le plan de sécurité doit couvrir les risques et réponses (incendie, mouvement de foule, accident) et le registre de sécurité est obligatoire et mis à jour en continu.
• Le commissaire de sécurité vérifie la conformité avant ouverture et peut exiger des modifications voire interdire l’événement si des normes ne sont pas respectées.
• L’assurance responsabilité civile est souvent obligatoire et la conformité des installations électriques implique une attestation, car une négligence peut engager des conséquences graves.

📖 9. Marque, image et expérience client

🔑 Notions clés & Définitions

• Marque : La marque regroupe les éléments identitaires et les perceptions qui permettent de reconnaître un événement et d’attribuer une valeur à son offre.
• Image organique : L’image organique correspond aux perceptions accumulées sans démarche marketing ciblée, puis stockées en mémoire du public.
• Image induite : L’image induite provient des informations recherchées par le public, notamment grâce aux communications de l’organisateur.
• Image complexe : L’image complexe est le résultat de l’expérience vécue, qui transforme la perception initiale et crée un souvenir partagé.

📝 Points essentiels

• La marque se construit avec des marqueurs comme le nom, le logo, les slogans et aussi des éléments de délivrance tels que musique et images pendant l’événement.
• La notoriété correspond à l’exposition et au stockage des stimuli reçus, avec un ordre de grandeur de 500 stimuli par jour dans le cours.
• L’image organique, induite et complexe décrivent trois étapes qui évoluent avant, pendant et après la visite.
• L’expérience client modifie l’image en créant des émotions et un souvenir, ce qui peut renforcer l’avantage concurrentiel.
• Les enjeux de qualité liés à l’événement visent aussi l’incitation à l’achat (ou réachat), le bon déroulement de la prestation et la motivation du personnel.

💡 Astuce mémo

O-I-C : Organique (accumule), Induite (influence par recherches), Complexe (l’expérience crée le souvenir).

📖 10. Conclusion et bilan de projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Retour d'expérience : Le retour d'expérience rassemble les observations et retours des participants pour améliorer le prochain projet.
• Clôture de projet : La clôture de projet marque la fin formelle de l’événement, avec validation des résultats et archivage des éléments clés.
• Bilan de projet : Le bilan de projet synthétise ce qui a été atteint, ce qui a dysfonctionné et ce que l’on conserve pour la suite.
• Expérience client : L’expérience client correspond aux émotions et impressions vécues pendant la prestation, qui construisent le souvenir.

📝 Points essentiels

• La logique du projet événementiel repose sur des objectifs stratégiques puis une préparation longue et ordonnée, malgré un temps court et un impact fort le jour J.
• Le processus de conduite se structure en 4 temps : définition du projet, paramétrage, planning avec rétroplanning et contrôles, puis évaluation et retour expérience.
• L’évaluation en fin de projet doit intégrer le retour des parties prenantes et la clôture, afin de préparer un nouveau projet avec ajustements.
• Un bilan efficace couvre l’impact et le souvenir, les expériences et émotions, la chaîne logistique, ainsi que le budget et les normes de sécurité.

💡 Astuce mémo

Court temps, fort impact : prépare longuement, puis clôture avec RETEX pour lancer le nouveau projet.

📊 Tableaux de synthèse

Image de marque : niveaux

PERT vs Gantt

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre le rétroplanning (Fin → Début) avec le planning classique construit à partir du début du projet.
2. Croire qu’une seule méthodologie convient à tous les projets : le choix dépend taille, complexité, secteur, rôles et objectifs.
3. Penser que Waterfall autorise des tâches indépendantes “comme en cascade” : en Waterfall chaque tâche doit être finie avant la suivante.
4. Mélanger plan de communication et charte : le plan décrit destinataires, nature, moyens, moment/fréquence, tandis que la charte fixe cadrage/périmètre.
5. Réduire la sécurité événementielle à la déclaration préfectorale : il faut aussi plan et registre, conformité ERP, commissaire/SSIAP, etc.
6. Assimiler “risque” à une simple menace : le risque = probabilité × conséquences, puis on choisit une réponse (accepter/transférer/diminuer/éliminer).
7. Oublier que l’image complexe vient de l’expérience client : la communication seule ne suffit pas à créer le souvenir partagé.

✅ Checklist Examen

1. Lister les objectifs d’un événement : outil stratégique (développement, image, notoriété, promotion commerciale, cohésion managériale, RSE/développement durable).
2. Expliquer la démarche événementielle orientée vente : prestations, niveau de prix, commercialisation, promotions/publicités, et veille commerciale continue.
3. Choisir une méthodologie de gestion de projet en argumentant selon taille d’équipe, secteur, complexité, spécialisation des rôles et orientation (flexible/constante).
4. Définir Waterfall (linéaire, dépendances, tâche finie avant suivante) et dire quand il est adapté (notamment projets à grande envergure/parties prenantes).
5. Définir Agile et Scrum : principe itératif, collaboration, cycles/sprints 1 à 2 semaines, équipe jusqu’à 10, Scrum Master et rituels dont rétrospectives.
6. Définir PRINCE2 et ses 7 étapes : projets en environnements contrôlés, utile pour informatique grande ampleur et multi-parties prenantes.
7. Expliquer la différence chemin critique vs chaîne critique : chaîne critique plus détaillée, reliée aux objectifs, améliore productivité/efficacité et convient aux équipes de toutes tailles.
8. Maîtriser les 4 étapes du pilotage événementiel : définition (charte, parties prenantes, date DLC/échéances), paramétrage, planning (rétro + contrôles), évaluation (postmortem/REX).
9. Citer les pièces de gouvernance et leurs rôles : COSTRA/COPIL/COTECH/CORUN et les fonctions COPIL (choix stratégiques) + PMO (reportings, ajustements, mesure d’impact).
10. Qualifier les parties prenantes internes/externes et définir les variables pivot (commanditaire, sponsor, utilisateurs, direction, équipe projet, supports, actionnaires, etc.).
11. Construire un plan de communication “5W” (Pourquoi Pour qui Comment Quand Qui + fréquence) et citer les moyens : com média, presse RP, événementielle, lobbying, communication interne.
12. Décrire la gestion des risques : risque = probabilité × conséquences, familles (stratégiques/juridiques-financiers-opérationnels), niveaux (mineur/modéré/majeur/critique) et options de traitement.
13. Expliquer les exigences de sécurité événementielle : déclaration en préfecture (≥ voie publique / +1500), ERP (autorisation), plan + registre, commissaire/SSIAP, DPS, assurance RC.
14. Rappeler l’articulation ERP/jauge/contrôle d’accès/accessibilité PMR et les éléments de conformité (attestation électrique, extincteurs, issues, signalétique, éclairage sécurité).