Fiche de révision : Gestion complète des expéditions et documents

📋 Plan du Cours

1. Procédures d'expédition
2. Ouvrir
3. Gestion Oracle
4. Traitement des documents
5. Combinaison et impression
6. Envoi des documents

📖 1. Procédures d'expédition

🔑 Notions clés & Définitions

• Note de date d'ordonnancement : La date à laquelle l'expédition est planifiée ou confirmée, enregistrée lors de l'ouverture du document d'expédition (DOE).
• Note de date de livraison : La date prévue ou effective à laquelle la marchandise doit ou a été livrée, également enregistrée lors de l'ouverture du DOE.
• FCA (Free Carrier) : Incoterm selon lequel le vendeur livre la marchandise dédouanée au transporteur désigné par l'acheteur, la livraison se fait en un point convenu (voir section 6).
• DAP (Delivered at Place) : Incoterm selon lequel le vendeur livre la marchandise prête à être déchargée à un lieu convenu dans le pays de l'acheteur, sans dédouanement à l'importation (voir section 6).
• Ouvrir DOE (Document d'Ordonnancement Expédition) : Action de lancer la procédure d'expédition en créant et en enregistrant le document d'ordonnancement, qui inclut notamment la date d'ordonnancement et la date de livraison.
• Numéro de colisage TOL 00... : Référence spécifique attribuée à chaque colis ou lot dans le système TOL, permettant de suivre et d'identifier précisément chaque expédition.

📝 Points essentiels

• La procédure commence par l'ouverture du DOE, où sont notées la date d'ordonnancement et la date de livraison, ainsi que le mode d'expédition (FCA ou TRANSPORTEUR).
• La synchronisation avec Oracle Shipping Execution est cruciale : création d'une affectation au numéro de code, export du fichier FPI, puis intégration dans le colisage. La vérification des lignes est essentielle avant de revenir sur Oracle pour créer automatiquement un numéro de livraison et un trajet.
• Le numéro de livraison doit impérativement être noté dans le colisage TOL 00... pour assurer le suivi.
• En cas de DAP, il faut cliquer sur DDE enlèvement envoyé, mettre la date d'ordonnancement sur mail, puis envoyer. En cas FCA, il suffit d'enregistrer le colisage.
• La gestion des documents dans Oracle, notamment les états et documents d'occupation, le traitement des AMC % PACK %, et la création du trajet, doit être réalisée en suivant la procédure unique.
• La combinaison des fichiers BL avec le Master, leur impression, puis leur enregistrement sur le TOL concerné, permet de préparer la documentation pour l'expédition.
• La finalisation implique l'ouverture du DOE (1 ou 2 DOE selon le mode), la publication pour expédition, et l'envoi des documents commerciaux (ASN shipped, DUCC, CI livraison) par mail aux clients.

💡 À retenir

La procédure d'expédition repose sur la synchronisation précise entre le DOE, Oracle, et le colisage, en intégrant les notions de dates d'ordonnancement et de livraison, ainsi que le respect des incoterms FCA ou DAP pour garantir une livraison conforme et traçable.

📖 2. Ouvrir

🔑 Notions clés & Définitions

• DOE (Document d'Ordonnancement Expédition) : document utilisé pour planifier et suivre l'expédition, permettant de préparer la sortie des marchandises. Il peut s'agir d’un DOE pour DAP ou FCA.
• Cliquer sur 'post pour expé' : étape qui valide et envoie le DOE pour traitement, déclenchant la préparation de l'expédition et l'envoi des documents commerciaux.
• Ouvrir 2 DOE (DAP) ou 1 DOE (FCA) : processus d'accès aux documents d'expédition correspondant aux modalités de livraison (DAP ou FCA), nécessaires pour la gestion logistique et commerciale.
• Joindre documents commerciaux (ASN shipped, DUCC, CI livraison) : opération d'ajout des documents essentiels à l'expédition dans le mail destiné au client, pour assurer la conformité et la traçabilité.
• Envoyer mail aux clients docs commerciaux : étape finale consistant à transmettre par email les documents commerciaux liés à l'expédition, notamment ASN, DUCC et CI livraison, pour validation et suivi.

📝 Points essentiels

• La procédure commence par l'ouverture du DOE, qui doit contenir la date d'ordonnancement et la date de livraison, en précisant si l'expédition est FCA ou DAP.
• Après ouverture, il faut cliquer sur 'post pour expé' pour valider l'expédition, ce qui permet de générer automatiquement le document de livraison et le trajet dans Oracle.
• La gestion des DOE peut impliquer l'ouverture de 2 DOE pour DAP ou 1 DOE pour FCA, selon le mode de livraison.
• La jointure des documents commerciaux (ASN shipped, DUCC, CI livraison) dans le mail est indispensable pour la conformité et la communication avec le client.
• L’envoi du mail doit être effectué à l’aide du destinataire "clients docs commerciaux", avec tous les documents nécessaires en pièce jointe.

💡 À retenir

L’ouverture du DOE, la validation via 'post pour expé' et la jointure des documents commerciaux dans le mail sont des étapes clés pour assurer une expédition conforme et bien documentée, facilitant la traçabilité et la communication client.

📖 3. Gestion Oracle

🔑 Notions clés & Définitions

• Ouvrir Oracle Shipping Execution : Accéder à la plateforme Oracle pour gérer l’expédition, notamment via le module "Shipping Execution" permettant de suivre et d’organiser les mouvements de livraison.
• Panneau mouvement d’occupation : Interface dans Oracle permettant de visualiser et gérer l’occupation des ressources ou des espaces liés à l’expédition, facilitant la planification et le suivi.
• Affectation au numéro code : Processus d’attribution d’un numéro spécifique (code) à une opération ou un mouvement dans Oracle, permettant de l’identifier et de le suivre dans le système.
• Exporter fichier FPI : Génération d’un fichier FPI (Fichier de Production d’Information) contenant les données d’expédition, destiné à être exporté depuis Oracle pour traitement ou transmission.
• Créer numéro de livraison automatique : Fonction dans Oracle permettant la génération automatique d’un numéro unique pour chaque livraison, évitant la duplication et facilitant le suivi.
• Créer trajet automatique dans Oracle : Processus d’établissement automatique d’un trajet de livraison dans Oracle, basé sur les données d’expédition, pour optimiser la planification logistique.

📝 Points essentiels

• L’ouverture d’Oracle Shipping Execution est la première étape pour gérer les expéditions, en particulier via le panneau "mouvement d’occupation" qui permet de visualiser et de gérer l’utilisation des ressources liées à l’expédition.
• L’affectation au "Num. code" sert à associer précisément chaque mouvement ou opération à un identifiant unique, facilitant le suivi et la traçabilité dans Oracle.
• L’exportation du fichier FPI est une étape clé pour transmettre les données d’expédition à d’autres systèmes ou pour archivage, en assurant la cohérence des informations.
• La création automatique du numéro de livraison et du trajet dans Oracle permet d’accélérer le processus logistique, réduire les erreurs manuelles et assurer une gestion efficace des expéditions.
• Ces processus doivent être réalisés dans l’ordre : ouverture de Oracle, gestion du panneau mouvement, affectation, exportation, puis création automatique des numéros et trajets, conformément aux procédures décrites.

💡 À retenir

L’ouverture d’Oracle Shipping Execution, la gestion du panneau mouvement d’occupation, et la création automatique de numéros de livraison et de trajets sont des étapes clés pour automatiser et optimiser la gestion logistique dans Oracle.

📖 4. Traitement des documents

🔑 Notions clés & Définitions

• États et documents d'occupation dans Oracle : ensemble des informations et fichiers liés à la gestion des mouvements de transport, comprenant notamment le panneau mouvement d'occupation, l'affectation au numéro de code, et la création automatique de livraisons et trajets (voir Section 3).
• Traitement unique AMC % PACK % : procédure dans Oracle permettant de lancer l'extraction et le traitement des lignes AMC (Air, Maritime, etc.) et PACK (packaging), en utilisant un traitement centralisé pour ces lignes (voir Page 2).
• Lancer traitement commercial invoice : étape dans Oracle où l'on démarre le traitement de la facture commerciale, en lançant et validant cette opération pour générer la CI (Commercial Invoice) (voir Page 2).
• Diagnostic BL (Bill of Lading) : étape d'ouverture et d'analyse du document BL, incluant la vérification XML, la sauvegarde, et la coche "air" si nécessaire, pour assurer la conformité et la traçabilité du document de transport (voir Page 2).
• Voir XML BL : action d'ouvrir et de vérifier le fichier XML associé au BL pour s'assurer de sa conformité et de sa cohérence avec les autres documents (voir Page 2).
• Enregistrer fichier 'ANNULE ORACLE TRAJET LUNA' : sauvegarde du document BL ou autres fichiers dans un fichier spécifique nommé pour signaler l'annulation ou la suppression du trajet dans Oracle, permettant un suivi précis (voir Page 2).

📝 Points essentiels

• La gestion des états et documents d'occupation dans Oracle commence par l'ouverture du panneau "mouvement d'occupation" puis l'affectation au numéro de code, la création automatique de livraison et trajet, et la vérification de ces éléments dans Oracle Shipping Execution (voir Page 2).
• Le traitement AMC % PACK % doit être lancé dans Oracle en sélectionnant les lignes correspondantes, puis en validant avec "OK" pour exécuter le traitement centralisé (voir Page 2).
• Le traitement de la Commercial Invoice (CI) s'effectue en lançant et validant cette étape dans Oracle, en récupérant le numéro de livraison associé (IO) (voir Page 2).
• Le diagnostic du BL consiste à ouvrir le fichier "BL + certificat trajet nouveau - luna", remplir les informations nécessaires, puis vérifier le XML, en enregistrant si besoin le fichier 'ANNULE ORACLE TRAJET LUNA' pour signaler une annulation (voir Page 2).
• La procédure de voir XML BL permet de contrôler la conformité du document électronique, étape essentielle pour la traçabilité et la validation du transport (voir Page 2).
• La combinaison des fichiers BL avec le Master, puis leur impression et enregistrement sur le TOL concerné, constitue une étape clé pour la gestion documentaire (voir Page 3).

💡 À retenir

Le traitement des états et documents d'occupation dans Oracle repose sur une procédure centralisée incluant la gestion automatique des livraisons, le diagnostic précis des BL via XML, et la sauvegarde des fichiers d'annulation pour assurer la conformité et la traçabilité du transport.

📖 5. Combinaison et impression

🔑 Notions clés & Définitions

• Combiner fichiers BL avec Master : Processus consistant à fusionner le fichier Bill of Lading (BL) avec un document maître (Master) pour créer un seul fichier consolidé, facilitant la gestion et l'impression (voir étape 6).
• Impression des documents combinés : Action d'imprimer le fichier consolidé (BL + Master) pour en faire une version papier ou numérique officielle, utilisée pour la documentation ou la transmission (voir étape 6).
• Enregistrer documents combinés sur TOL concerné : Sauvegarde du fichier fusionné sur le système TOL, avec une dénomination spécifique (ex : "DN CC/TOL... CLIENT"), pour assurer leur traçabilité et accessibilité ultérieure (voir étape 6).
• Impression et enregistrement CI (Commercial Invoice) avec numéro de livraison : Processus d'imprimer la facture commerciale en y intégrant le numéro de livraison, puis de l'enregistrer pour la documentation de l'expédition (voir étape 6).

📝 Points essentiels

• La fusion des fichiers BL avec Master doit être effectuée après la préparation et la vérification des documents (étape 6).
• L'impression des documents combinés permet d'obtenir une version consolidée, prête à être envoyée ou archivée.
• L'enregistrement sur TOL doit respecter une nomenclature précise ("DN CC/TOL... CLIENT") pour faciliter leur localisation.
• L'impression et l'enregistrement de la CI avec le numéro de livraison sont indispensables pour la conformité administrative et le suivi de l'expédition.
• La procédure de combinaison et d'impression doit suivre strictement l'ordre pour garantir la cohérence des documents et leur traçabilité.

💡 À retenir

La combinaison des fichiers BL avec le document Master, suivie de leur impression et enregistrement, constitue une étape clé pour assurer la conformité et la traçabilité des documents d'expédition, notamment pour la CI et le TOL concerné.

📖 6. Envoi des documents

🔑 Notions clés & Définitions

• Noter numéro de livraison et numéro de trajet sur colisage : Consigner ces informations dans le fichier de colisage pour assurer le suivi précis de l'expédition, conformément aux procédures internes.
• Cas DAP (Delivered at Place) : Lors de l'expédition, cliquer sur "DDE enlèvement envoyé", puis mettre la date d'ordonnancement sur mail et l'envoyer pour valider l'envoi.
• Cas FCA (Free Carrier) : Enregistrer simplement le colisage dans le système, puis envoyer les documents commerciaux par mail, en joignant ASN shipped, DUCC, et CI livraison.
• Envoi des documents commerciaux par mail : Transmission électronique des documents nécessaires à la livraison, incluant ASN shipped, DUCC, et CI livraison, destinés aux clients ou partenaires.
• Joindre ASN shipped, DUCC, CI livraison : Inclusion de ces documents dans l’envoi électronique pour valider l’expédition et assurer la conformité documentaire.

📝 Points essentiels

• La procédure diffère selon le cas DAP ou FCA : pour DAP, il faut cliquer sur "DDE enlèvement envoyé", puis indiquer la date d'ordonnancement dans le mail et l’envoyer ; pour FCA, il suffit d’enregistrer le colisage, puis d’envoyer les documents commerciaux par mail.
• La consignation du numéro de livraison et de trajet sur le colisage est cruciale pour le suivi et la traçabilité de l’expédition, conformément aux instructions.
• Lors de l’envoi des documents, il est impératif de joindre ASN shipped, DUCC, et CI livraison pour assurer la complétude et la conformité du dossier.
• La validation de l’expédition passe par la mise à jour des informations dans le système et l’envoi des documents appropriés, conformément aux procédures décrites.

💡 À retenir

La conformité de l’envoi des documents repose sur la bonne notation des numéros et la transmission correcte des pièces justificatives, en adaptant la procédure selon le cas DAP ou FCA.

📊 Tableaux de Synthèse

⚠️ Pièges & Confusions Fréquentes

1. Confondre la date d’ordonnancement avec la date de livraison lors de l’ouverture du DOE.
2. Oublier de noter le numéro de colisage TOL 00... dans le système pour assurer le suivi.
3. Ne pas vérifier la cohérence entre le fichier FPI exporté et le colisage Oracle.
4. Confondre FCA et DAP, notamment dans la procédure d’enregistrement et d’envoi des documents.
5. Omettre de joindre tous les documents commerciaux (ASN, DUCC, CI livraison) dans le mail client.
6. Ne pas utiliser la création automatique du numéro de livraison et du trajet dans Oracle, ce qui peut entraîner des erreurs manuelles.
7. Ignorer la synchronisation entre Oracle et le système TOL, entraînant des incohérences dans le suivi.

✅ Checklist Examen

1. Connaître la définition de PERROUX sur la croissance économique.
2. Savoir ce qu’est une note de date d’ordonnancement et sa fonction dans la procédure d’expédition.
3. Maîtriser la différence entre FCA et DAP selon les incoterms, et leur impact sur la procédure d’expédition.
4. Expliquer la procédure d’ouverture du DOE et ses étapes clés.
5. Savoir comment effectuer la synchronisation entre le DOE, Oracle Shipping Execution, et le colisage TOL 00....
6. Connaître les étapes pour exporter le fichier FPI depuis Oracle et son rôle dans le processus.
7. Savoir comment créer automatiquement un numéro de livraison et un trajet dans Oracle.
8. Identifier les documents commerciaux à joindre lors de l’envoi par mail au client.
9. Comprendre le rôle du panneau mouvement d’occupation dans Oracle.
10. Savoir ce qu’est la procédure AMC % PACK % et son utilité dans le traitement des documents.
11. Être capable d’indiquer les étapes pour finaliser une expédition FCA ou DAP.
12. Vérifier la maîtrise des incoterms FCA et DAP, notamment leur impact sur la documentation et la livraison.