Fiche de révision : Gestion des profils LMS et activation

📋 Plan du Cours

1. Recherche et création du profil LMS
2. Vérification des détails du profil
3. Envoi du lien d’activation
4. Création et envoi du mot de passe

📖 1. Recherche et création du profil LMS

🔑 Notions clés & Définitions

• User management : Zone de la plateforme IAS qui sert à rechercher des profils et à ouvrir le profil LMS correspondant.
• Profil LMS : Compte lié au LMS, utilisé comme référence pour créer ou retrouver le compte côté IAS.
• + Add : Action qui permet de créer un nouveau profil lorsque le profil LMS correspondant n’existe pas.
• send activation email : Option qui envoie automatiquement le mail d’activation du mot de passe lors de la création du profil.

📝 Points essentiels

• Dans IAS, allez dans « user management », saisissez l’adresse mail du profil LMS puis validez avec « entrée » pour vérifier l’existence du profil.
• Si le profil LMS existe, ouvrez-le pour afficher les détails ou pour envoyé/créer un mot de passe.
• Si le profil LMS n’existe pas, cliquez « + Add », complétez les informations à partir du profil LMS, puis cliquez « + Add ».
• L’option « send activation email » doit toujours rester activée pour que le mail d’activation soit envoyé directement.

💡 Astuce mémo

Recherche mail → entrée : existe? Sinon + Add + activation email.

📖 2. Vérification des détails du profil

🔑 Notions clés & Définitions

• Nom : Champ d’identité à vérifier entre IAS et le profil LMS avant l’envoi d’un lien d’accès.
• Prénom : Champ d’identité à vérifier entre IAS et le profil LMS avant l’envoi d’un lien d’accès.
• Adresse mail : Identifiant à comparer exactement entre IAS et le profil LMS pour que les liens fonctionnent.
• Login/Identifiant : Identifiant de connexion à faire correspondre exactement entre IAS et le profil LMS.

📝 Points essentiels

• Avant l’envoi d’un lien, vérifiez que NOM, Prénom, Adresse mail et Login/Identifiant correspondent exactement au profil LMS.
• Si les données IAS ne correspondent pas aux données du LMS, les liens de connexion ne fonctionnent pas après la fusion numérique des comptes.
• Même si un lien fonctionne, des programmes peuvent ne pas apparaître si les profils ne sont pas identiques.
• En cas d’écart : rectifier les détails, enregistrer puis renvoyer un lien (fiche n°3).

💡 Astuce mémo

Champs à l’identique : NOM + Prénom + mail + login.

📖 3. Envoi du lien d’activation

🔑 Notions clés & Définitions

• authentication : Zone du profil IAS qui regroupe les paramètres liés à l’authentification.
• password détails : Sous-partie permettant de gérer l’envoi du lien d’activation pour le mot de passe.
• Send Email : Action qui déclenche l’envoi du lien de connexion à l’utilisateur.
• Lien de connexion : Lien reçu par l’utilisateur pour activer le mot de passe après la gestion de la DLP et la création du profil LMS.

📝 Points essentiels

• Pour renvoyer un lien : cliquez sur le profil, puis sur « authentication » et sur « password détails ».
• Cliquez sur « Send Email » pour envoyer le lien de connexion à l’utilisateur.
• Le lien est envoyé après la gestion de la DLP et la création du profil LMS.
• Un lien peut être affecté par la désactivation après envoi (voir section suivante pour la création du mot de passe).

💡 Astuce mémo

Profil → authentication → password détails → Send Email.

📖 4. Création et envoi du mot de passe

🔑 Notions clés & Définitions

• Set initial : Action qui permet de créer un mot de passe initial au lieu d’envoyer un email de lien.
• Save : Action qui enregistre le mot de passe choisi après « Set initial ».
• KNS2026* : Exemple de mot de passe initial mentionné pour l’enregistrement après « Set initial ».
• Référent KNS : Personne à qui un email doit être envoyé avec l’utilisateur et le patron lors de la création du mot de passe.

📝 Points essentiels

• Vous pouvez créer un mot de passe et l’envoyer par mail si l’utilisateur n’arrive pas à se connecter ou pour des équipes STMK, Golden, TAAPOA en difficulté avec les mails d’IAS.
• Pour des DLP en masse, envoyez un mail groupé au chef, avec tous les personnels en copie et le référent KNS.
• Certains liens envoyés par IAS se désactivent au bout de 48h, ce qui peut empêcher les personnes de suivre les étapes.
• Une fois le mot de passe créé : au lieu de « Send Email », cliquez « Set initial », choisissez le mot de passe puis cliquez « Save ».

💡 Astuce mémo

Pas de lien si bloqué : Set initial + Save + mail Référent KNS.

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre les champs à vérifier : NOM, Prénom, Adresse mail et Login/Identifiant doivent correspondre exactement au LMS.
2. Croire qu’un lien qui arrive forcément fonctionne : il peut fonctionner mais les programmes peuvent ne pas apparaître si les profils diffèrent.
3. Envoyer un lien sans corriger les écarts : en cas de mauvaise correspondance IAS/LMS, la connexion ne marche pas.
4. Utiliser « Send Email » alors que vous devez créer directement un mot de passe initial via « Set initial ».
5. Ignorer la désactivation des liens après 48h, ce qui conduit à des demandes répétées de lien ou d’accès.
6. Oublier l’email au référent KNS avec l’utilisateur et le patron quand le mot de passe est créé.

✅ Checklist Examen

1. Naviguer vers « user management », saisir l’adresse mail du profil LMS et valider pour vérifier l’existence du profil.
2. Savoir quoi faire si le profil LMS existe : ouvrir le profil pour afficher les détails ou envoyer/créer un mot de passe.
3. Savoir quoi faire si le profil LMS n’existe pas : utiliser « + Add », renseigner depuis le profil LMS et conserver « send activation email ».
4. Avant envoi d’un lien : contrôler NOM, Prénom, Adresse mail et Login/Identifiant exactement identiques au LMS.
5. Comprendre la conséquence d’une non-correspondance : liens ne fonctionnent pas après fusion numérique IAS/LMS.
6. En cas d’erreur : rectifier, enregistrer puis renvoyer le lien (fiche n°3).
7. Renvoyer un lien d’activation : ouvrir le profil, passer par « authentication » puis « password détails ».
8. Déclencher l’envoi du lien : cliquer « Send Email » et confirmer l’envoi au bon utilisateur.
9. Identifier les cas où créer un mot de passe est préférable : non-connexion ou difficultés STMK/Golden/TAAPOA.
10. Exécuter la création d’un mot de passe : « Set initial », choisir le mot de passe puis « Save ».
11. Connaître la règle d’animation des mails en masse : chef + tous les personnels en copie + référent KNS.
12. Rappeler la contrainte de 48h sur la désactivation des liens envoyés par IAS.