Fiche de révision : Gestion du plan annuel de congés

📋 Plan du Cours

1. Définition et objectifs du plan prévisionnel annuel des départs en congés
2. Modalités d’établissement et de validation du plan prévisionnel de congés
3. Durée maximale d’absence et exceptions liées aux congés bonifiés et au compte épargne temps
4. Taux de présence minimum, modulation et gestion des effectifs selon les nécessités de service
5. Types de congés pouvant être inscrits sur le plan prévisionnel et règles d’annulation
6. Règles de priorité pour l’attribution des congés en période de vacances scolaires
7. Gestion des modifications, interversions et congés à l’étranger dans le cadre du plan
8. Protection des repos compensateurs et légaux dans le cadre du plan prévisionnel annuel des congés

📖 1. Définition et objectifs du plan prévisionnel annuel des départs en congés

🔑 Notions clés & Définitions

• Chef de service : Prénoms 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Mois de ……………..
• Continuité du service : Il permet de planifier les moyens permettant d’assurer la continuité du service et aux agents de mieux organiser leur vie personnelle.

📝 Points essentiels

• Le plan prévisionnel de départs en congés est un dispositif obligatoire établi annuellement par le chef de service après consultation des personnels concernés.
• Le plan permet de planifier les moyens pour assurer la continuité du service tout en aidant les agents à organiser leur vie personnelle.

💡 À retenir

Le plan prévisionnel est un outil obligatoire qui concilie organisation du service et besoins personnels des agents.

📖 2. Modalités d’établissement et de validation du plan prévisionnel de congés

🔑 Notions clés & Définitions

• Comité technique compétent : instance chargée de statuer chaque année sur le choix entre un plan en une ou deux périodes, selon la procédure prévue.

• Comité social d’administration (CSA) : instance pouvant également être saisie pour décider du mode de répartition du plan annuel, à partir du 1er janvier 2023.

• Deux périodes : division du plan prévisionnel en deux segments distincts, soit du 15 février au 15 octobre et du 16 octobre au 14 février, ou une seule période du 15 mars de l’année N au 14 mars de l’année N+1.

• Plus tard : expression indiquant que la décision ou l’action doit intervenir dans un délai déterminé, notamment pour la validation ou la communication des plans.

📝 Points essentiels

• Le plan prévisionnel peut couvrir une seule période allant du 15 mars de l’année N au 14 mars de l’année N+1, ou être divisé en deux périodes : du 15 février au 15 octobre de l’année N, puis du 16 octobre au 14 février de l’année N+1.

• Le choix entre un plan en une ou deux périodes est soumis chaque année au comité technique compétent ou au CSA, à partir du 1er janvier 2023.

• Les plans doivent être établis et validés par les chefs de service au plus tard le 15 mars pour une période unique, ou le 15 février et le 15 octobre pour deux périodes.

• Les personnels doivent formuler leurs demandes de congés au moins 15 jours avant la validation du plan.

• Une fois validés, les plans sont communiqués et affichés selon un modèle type accessible aux personnels concernés.

• Il est possible de planifier des congés à cheval sur deux périodes, avec des exceptions pour certains cas spécifiques, notamment lorsque le service d’accueil n’a qu’un seul plan et que la demande concerne un service organisé en deux plans non validés pour la seconde partie.

💡 À retenir

Le plan annuel de congés doit être établi et validé dans des délais précis par les instances compétentes, en tenant compte du mode choisi (une ou deux périodes), afin d’assurer une organisation efficace et transparente pour les personnels.

📖 3. Durée maximale d’absence et exceptions liées aux congés bonifiés et au compte épargne temps

🔑 Notions clés & Définitions

• Congés bonifiés : Type de congé accordé aux agents, permettant une absence prolongée avec la possibilité d’une autorisation spéciale d’absence limitée à une vacation aller et une vacation retour, à accoler aux 31 jours calendaires consécutifs d’absence.

📝 Points essentiels

• Un agent ne peut pas être absent plus de 31 jours calendaires consécutifs.
• Une autorisation spéciale d’absence pour congés bonifiés peut être accordée, limitée à une vacation aller et une vacation retour, à accoler aux 31 jours consécutifs.
• Les agents peuvent accoler à leur congé bonifié des jours supplémentaires issus de congés annuels, RTT, compte épargne temps, congé de solidarité familiale, congé de proche aidant ou don de jour, selon les nécessités de service.
• L’utilisation de jours du compte épargne temps cumulés avec congés annuels ou RTT permet également de dépasser la limite des 31 jours consécutifs.

💡 À retenir

La durée maximale d’absence consécutive est de 31 jours, mais des exceptions existent, notamment via une autorisation spéciale d’absence pour congés bonifiés et l’utilisation de jours issus du compte épargne temps, sous réserve des nécessités de service.

📖 4. Taux de présence minimum, modulation et gestion des effectifs selon les nécessités de service

🔑 Notions clés & Définitions

• Taux de présence : Pour assurer le fonctionnement du service, le taux de présence d’effectifs doit être compris entre 50% minimum et 75% maximum, selon les nécessités et spécificités locales.

📝 Points essentiels

• Le taux peut être temporairement rehaussé pour couvrir un événement important, sur décision de la direction centrale concernée.
• Le calcul des effectifs présents est arrondi au nombre entier inférieur si la décimale est inférieure ou égale à 0,5.
• La modulation du taux de présence doit prendre en compte le volume d’effectifs et les charges liées aux missions.

💡 À retenir

Le taux de présence doit être modulé entre 50% et 75% selon les besoins, avec possibilité de rehaussement temporaire par la direction centrale pour assurer la continuité du service.

📖 5. Types de congés pouvant être inscrits sur le plan prévisionnel et règles d’annulation

🔑 Notions clés & Définitions

• Repos de pénibilité spécifique (RPS) : repos accordé en raison d’une pénibilité particulière, pouvant être inscrit sur le plan prévisionnel conformément à l’article 43 de l’APORTT, et restitué en temps compensé.

• Plan prévisionnel de congés : calendrier annuel où sont inscrits à l’avance les congés, RTT, RPS et jours du CET, permettant leur organisation et leur gestion anticipée.

• Plan prévisionnel : document ou dispositif permettant de prévoir et d’organiser les départs en congés et autres absences, en combinant plusieurs types de congés pour couvrir une même période.

📝 Points essentiels

• Les congés annuels, RTT, RPS et jours du CET peuvent être inscrits sur le plan prévisionnel et combinés pour couvrir une même période. Ces différents types de congés peuvent ainsi coexister sur le même calendrier, facilitant la gestion des absences.

• Les congés inscrits sur le plan ne peuvent être annulés ou rappelés que par décision du ministre de l’intérieur. En cas d’annulation, deux situations se distinguent : si l’agent est déjà en congé et rappelé, il bénéficie d’une compensation selon l’article 53 de l’APORTT ; si l’agent est averti avant le début du congé, seul le nombre de jours annulés lui est crédité à nouveau, sans compensation.

• Les repos légaux et compensateurs accolés ou précédant les congés inscrits sur le plan sont protégés du rappel, sauf décision ministérielle. De même, les repos entourant ou précédant directement les congés sont également protégés contre le rappel.

• Si, sur l’année civile, moins de 10 jours de RTT et/ou RPS sont positionnés sur le plan, le reliquat de ces jours, c’est-à-dire la différence entre 10 jours et le nombre effectivement positionné, est protégé et ne peut être rappelé.

💡 À retenir

Les congés, RTT, RPS et jours du CET peuvent être planifiés ensemble sur le même calendrier, avec une protection spécifique contre leur rappel ou annulation, sauf décision ministérielle. La gestion des annulations diffère selon si l’agent est déjà en congé ou non.

📖 6. Règles de priorité pour l’attribution des congés en période de vacances scolaires

🔑 Notions clés & Définitions

• Priorité scolaire : Période spécifique durant laquelle les congés sont attribués en priorité aux agents élevant des enfants d’âge scolaire ou bénéficiant d’un droit de garde, visite ou garde alternée, applicable uniquement pendant les vacances scolaires de toutes zones.
• Règles de priorité : Ensemble des critères et modalités qui régissent l’ordre d’attribution des congés pendant la période de priorité, incluant la limitation à une seule priorité par agent par année civile et la possibilité de report si la priorité n’a pas été satisfaite.
• 3-16 ans) durant la période : Tranche d’âge des enfants d’âge scolaire prise en compte pour déterminer la priorité accordée aux agents élevant ou ayant un droit de garde, visite ou garde alternée pendant la période de vacances scolaires.
• Cette priorité : Classée en première position, comptant dans les 75%.

📝 Points essentiels

• Chaque agent ne peut bénéficier que d’une seule priorité par année civile, reportable à l’année suivante si non satisfaite.
• 75% des départs sont prioritaires pour les fonctionnaires élevant des enfants d’âge scolaire (3-16 ans) ou bénéficiant d’un droit de garde, visite ou garde alternée.
• La priorité aux parents d’enfants handicapés est classée en première position et comptée dans les 75%.
• Les 25% restants sont attribués aux autres fonctionnaires, départagés par ancienneté de grade, puis administrative, puis âge, tout en assurant un encadrement suffisant.
• Lorsque la décimale est égale à 0,5, le calcul de la priorité octroyée aux fonctionnaires ne bénéficiant pas d’un droit de garde, de visite ou d’une garde alternée d’un ou de plusieurs enfants d’âge scolaire (3-16 ans) durant la période sollicitée est arrondi au nombre entier supérieur.
• Une seule priorité est retenue par agent sur l’année civile et, dès lors que la priorité n’a pas été satisfaite en année N, elle est reportée vers l’année N+1 de manière à favoriser l’agent n’ayant pas reçu satisfaction.

💡 À retenir

La hiérarchisation des priorités garantit une attribution équitable des congés durant les vacances scolaires, en favorisant d’abord les agents avec enfants d’âge scolaire ou en situation de handicap, puis les autres selon des critères d’ancienneté et d’âge.

📖 7. Gestion des modifications, interversions et congés à l’étranger dans le cadre du plan

🔑 Notions clés & Définitions

• Interversion de congés : Pratique permettant l’échange de dates de congés planifiés entre agents, sous réserve du maintien de la capacité opérationnelle.
• Congés à l’étranger : Congés pour lesquels l’agent doit consulter la liste actualisée des pays à risques sur le site du ministère des Affaires étrangères et respecter la circulaire PN/CEA/N° 05-4976 du 2 mai 2005.

📝 Points essentiels

• Toute modification de date de congés doit être signalée au plus tôt au supérieur hiérarchique et validée selon la capacité opérationnelle.
• L’interversion de congés entre agents est possible si la capacité opérationnelle est maintenue.
• Les policiers adjoints sont dissociés du taux de présence des agents du corps d’encadrement et d’application.
• Les agents souhaitant partir en congés à l’étranger doivent consulter la liste actualisée des pays à risques et respecter la circulaire PN/CEA/N° 05-4976 du 2 mai 2005.
• La validation des congés sur le plan est conditionnée au crédit disponible sur le compteur du progiciel de gestion du temps de travail.

💡 À retenir

Les agents souhaitant partir en congés à l’étranger doivent consulter la liste actualisée des pays à risques et respecter la circulaire PN/CEA/N° 05-4976 du 2 mai 2005.

📖 8. Protection des repos compensateurs et légaux dans le cadre du plan prévisionnel annuel des congés

🔑 Notions clés & Définitions

• Repos compensateurs (RC) : Temps de repos accordé en compensation d'heures supplémentaires effectuées, protégé dans le cadre du plan prévisionnel annuel des congés selon des règles spécifiques.
• Repos légaux (RL) : Temps de repos obligatoirement accordé par la loi, bénéficiant d'une protection particulière dans la planification des congés.
• Cycle de travail théorique : Organisation planifiée des jours de travail et de repos sur une période donnée, servant de référence pour l'application des protections des repos et congés.
• Régime cyclique : Schéma répétitif d'alternance entre jours de travail et jours de repos, tel que 4/2, 2/2, 3/3 ou 2/2/3, qui détermine l'application des protections des repos compensateurs et légaux.

📝 Points essentiels

• Les premiers repos légaux et repos compensateurs accolés et précédant les congés sur le plan sont protégés du rappel sauf décision ministérielle.
• Seuls les repos compensateurs et légaux achevant une période sont rappelables.
• Les protections des repos compensateurs et légaux s’appliquent en fonction du cycle de travail théorique et du régime cyclique, avec des exemples tels que 4/2, 2/2, 3/3, 2/2/3.
• Les schémas d’application des protections sont détaillés en annexe pour différents régimes cycliques.

💡 À retenir

Les premiers repos légaux et repos compensateurs accolés et précédant les congés sur le plan sont protégés du rappel sauf décision ministérielle.

📊 Tableaux de Synthèse

Comparaison des périodes de planification

⚠️ Pièges & Confusions Fréquentes

1. Confusion entre la durée maximale de 31 jours et les exceptions pour congés bonifiés ou CET
2. Erreur dans la compréhension des modalités de validation par le comité technique ou le CSA
3. Mésinterprétation des règles d’annulation et de rappel des congés
4. Omission des périodes de planification ou des délais pour la formulation des demandes
5. Confusion entre repos légaux, compensateurs et autres types de congés

✅ Checklist Examen

1. Vérifier la date de validation du plan selon le mode choisi
2. Confirmer la période de planification (une ou deux périodes)
3. S’assurer que les agents ont formulé leurs demandes 15 jours avant validation
4. Vérifier la conformité des types de congés inscrits sur le plan
5. Contrôler la protection des repos légaux et compensateurs
6. Vérifier la gestion des modifications et interversions
7. S’assurer du respect des règles de priorité en période scolaire
8. Vérifier la consultation des listes de pays à risques pour les congés à l’étranger