Fiche de révision : Test d’entrée secrétaire médicale

📋 Plan du Cours

1. Orthographe et grammaire professionnelles
2. Compréhension et communication écrite
3. Logique et organisation
4. Calculs, durées et pourcentages
5. Bureautique et sécurité des données
6. Vitesse et précision de frappe
7. Accueil et secret professionnel
8. Culture médicale essentielle
9. Attention, mémoire et consignes
10. Priorisation en situation réelle

📖 1. Orthographe et grammaire professionnelles

★ À maîtriser

📌 L’accord du participe passé dépend de la construction grammaticale : « les informations ont été enregistrées », « le médecin a consulté les résultats » et « il faut prévenir le médecin ».

• Les homophones se distinguent selon leur fonction : « a » est le verbe avoir, « à » une préposition, « son » un déterminant possessif, « sont » le verbe être, « s’est » une forme pronominale et « ces » un déterminant démonstratif.

Compléments

• Les principaux pluriels sont:
  • des dossiers médicaux
  • des rendez-vous urgents
  • des examens complémentaires
  • des comptes rendus médicaux
  • des informations confidentielles

📌 Une formulation professionnelle reste polie et claire, par exemple : « Je suis désolée, le médecin ne pourra pas vous recevoir aujourd’hui. Je peux vous proposer un autre rendez-vous. »

📖 2. Compréhension et communication écrite

★ À maîtriser

• Pour traiter un message professionnel, il faut vérifier le jour, l’heure, le motif du changement, le nouvel horaire et le moyen de confirmation demandé.

• Dans l’exemple, Mme Martin déplace son rendez-vous du mercredi à 10 h vers le jeudi à 16 h 15, car elle travaille le mercredi et ne peut pas se libérer avant 16 h ; elle souhaite une confirmation par SMS.

Compléments

📌 Un message professionnel de confirmation doit indiquer clairement le nouveau rendez-vous et demander poliment la confirmation du patient, par exemple : « Votre rendez-vous a été déplacé au jeudi à 15 h. Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer votre disponibilité. »

💡 Astuce mémo

Lire, comprendre, reformuler, confirmer

📖 3. Logique et organisation

★ À maîtriser

• Pour résoudre une suite numérique ou alphabétique, il faut repérer la règle de progression entre les termes puis l’appliquer au terme suivant.

• Avec Mme Durand, M. Martin et Mme Bernard, les contraintes conduisent à placer M. Martin à 9 h, Mme Bernard à 9 h 30 et Mme Durand à 10 h.

📌 Pour organiser des rendez-vous sans chevauchement, la somme des durées doit être inférieure ou égale à la durée d’ouverture disponible.

Compléments

📌 Dans un classement alphabétique, on compare les lettres successivement ; ainsi MARTEAU vient avant MARTIN, MARTIN avant MARTINEZ et MASSON après ces noms.

📖 4. Calculs, durées et pourcentages

📝 Points essentiels

📐 Formule — Pour calculer un pourcentage, on multiplie le montant par le taux ; 70 % de 120 € vaut $120 \times 0{,}70 = 84\ EUR$.

📐 Formule — Pour un acte à 120 € pris en charge à 70 %, le reste à charge est $120 - 84 = 36\ EUR$, soit 30 % du prix total.

📐 Formule — Huit dossiers traités à 12 minutes chacun nécessitent $8 \times 12 = 96$ minutes, soit 1 h 36 ; commencée à 8 h 30, cette tâche se termine à 10 h 06, puis à 10 h 31 avec 25 minutes d’appels.

📌 Dans un calcul, les parenthèses sont prioritaires, puis la multiplication et la division se font avant l’addition et la soustraction, à priorité égale de gauche à droite.

📖 5. Bureautique et sécurité des données

📝 Points essentiels

• Les raccourcis essentiels sont:

  • CTRL + C pour copier
  • CTRL + V pour coller
  • CTRL + X pour couper
  • CTRL + Z pour annuler
  • CTRL + S pour enregistrer
  • CTRL + F pour rechercher

• Dans Excel, la somme de A1 à A10 s’écrit =SOMME(A1:A10), la moyenne de B1 à B10 =MOYENNE(B1:B10), le comptage de C1 à C20 =NB(C1:C20) et le produit de D2 par E2 =D2*E2.

📌 Les informations médicales enregistrées sur un ordinateur personnel ne doivent pas être copiées sans autorisation ; il faut utiliser une solution professionnelle et sécurisée validée par le responsable.

💡 Astuce mémo

Outil professionnel sécurisé ≠ ordinateur personnel

📖 6. Vitesse et précision de frappe

★ À maîtriser

📐 Formule — Le résultat de vitesse de frappe se calcule ainsi : $(\text{nombre de mots tapés} - \text{nombre de fautes}) \div 2$.

Compléments

📌 Le test de précision demande de recopier exactement le texte en trois minutes avec un objectif de zéro faute, notamment pour les noms, les dates et les horaires.

💡 Astuce mémo

Vitesse corrigée ≠ simple vitesse de frappe

📖 7. Accueil et secret professionnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Secret professionnel : Le secret professionnel interdit de communiquer des informations médicales concernant un patient sans autorisation appropriée, même à un membre de sa famille.

📝 Points essentiels

• 🔄 L’accueil vérifie successivement:
  1. l’identité du patient
  2. le rendez-vous et son horaire
  3. le médecin consulté
  4. les informations administratives nécessaires

📌 La secrétaire médicale ne doit pas poser elle-même un diagnostic, prescrire un traitement, minimiser une urgence ou donner un avis médical dépassant ses compétences.

📌 Selon la gravité et les procédures du cabinet, une situation urgente peut être orientée vers le médecin, le SAMU au 15 ou le 112 pour une prise en charge immédiate.

💡 Astuce mémo

Confidentialité respectée → confiance du patient

📖 8. Culture médicale essentielle

🔑 Notions clés & Définitions

• Diagnostic : Identification d’une maladie ou d’un problème de santé.
• Ordonnance : Document contenant notamment une prescription médicale.

📝 Points essentiels

• Les spécialités et leurs domaines sont:

  • cardiologue : cœur et système cardiovasculaire
  • dermatologue : peau
  • gynécologue : santé de la femme et appareil génital féminin
  • ORL : oreilles, nez et gorge
  • ophtalmologue : yeux
  • neurologue : système nerveux
  • pédiatre : enfants
  • gastro-entérologue : appareil digestif

• Les examens médicaux cités sont:

  • IRM
  • radiographie
  • scanner
  • analyse sanguine
  • échographie

📖 9. Attention, mémoire et consignes

★ À maîtriser

📌 Pour appliquer une consigne à plusieurs critères, il faut lire toute la consigne avant de répondre et traiter séparément la présence du mot « dossier » et celle du mot « rendez-vous ».

• La mémoire de travail consiste à retenir plusieurs informations puis à les restituer dans le même ordre ou à les utiliser sans relire le texte.

📌 Pour gérer plusieurs tâches, il faut distinguer les éléments urgents ou importants des tâches pouvant attendre, puis vérifier le temps disponible avant de reporter une tâche non urgente.

Compléments

• Pour classer des rendez-vous, il faut comparer les heures puis les ordonner de la plus ancienne à la plus tardive, par exemple 8 h 30, 9 h 45, 10 h, 11 h 15 et 14 h.

💡 Astuce mémo

Lire, repérer, mémoriser, classer

📖 10. Priorisation en situation réelle

★ À maîtriser

• 🔄 La priorisation suit généralement cet ordre:
  1. évaluer les urgences
  2. accueillir les patients
  3. préparer le dossier imminent
  4. traiter le message urgent
  5. prendre le nouveau rendez-vous

📌 Lorsqu’un document médical reste dans une imprimante, il faut le récupérer rapidement, le conserver dans un endroit sécurisé et appliquer les procédures du cabinet, car une personne non autorisée pourrait le voir.

Compléments

📐 Formule — Si six tâches prennent respectivement 5, 7, 6, 4, 10 et 5 minutes, leur durée totale est $5+7+6+4+10+5=37$ minutes, soit plus que les 30 minutes disponibles.

📌 Le cabinet ouvre à 8 h 30, les consultations commencent à 9 h et la secrétaire arrive à 8 h 15 pour vérifier le planning, consulter les messages et préparer l’accueil.

💡 Astuce mémo

Urgent et important ≠ tâche pouvant attendre

📊 Tableaux de synthèse

Raccourcis bureautiques essentiels

Spécialités médicales