Fiche de révision : Introduction aux fichiers et systèmes d'information

📋 Plan du Cours

1. Notions de base sur les fichiers
2. Implantation et accès aux enregistrements
3. Systèmes d’information et ressources
4. Rôles et types des systèmes d’information
5. Épuration des données
6. Cardinalités et règles de gestion
7. Dépendances fonctionnelles et MCD
8. Relations, clés et passage au MLDR
9. Langage SQL
10. Base de données sous Microsoft Access
11. Formulaires, requêtes et états

📖 1. Notions de base sur les fichiers

🔑 Notions clés & Définitions

• Fichier : Un fichier est un ensemble d’enregistrements associés décrivant une entité de l’entreprise.
• Enregistrement : Un enregistrement est un ensemble d’attributs dont les valeurs décrivent une occurrence précise d’une entité.
• Attribut : Un attribut est une donnée élémentaire qui décrit une propriété d’une entité, comme un nom ou une date.
• Clé primaire : La clé primaire est un attribut qui identifie de façon unique chaque enregistrement d’un fichier pour accélérer la recherche.
• Clé secondaire : Une clé secondaire est un attribut d’un fichier qui sert de clé primaire dans un autre fichier pour faire le lien entre deux fichiers.

📝 Points essentiels

• Un fichier est créé en définissant ses attributs puis en l’implantant sur un support choisi.
• La mise à jour d’un fichier correspond à l’ajout, la modification ou la suppression d’enregistrements.
• En organisation consécutive, les enregistrements sont stockés séquentiellement les uns à la suite des autres.
• En organisation répartie, les enregistrements sont stockés à des emplacements identifiés par des adresses sur un support adressable.
• En accès séquentiel, retrouver un enregistrement exige de lire ceux qui le précèdent depuis le début du fichier.
• En organisation séquentielle indexée, un index associe à chaque enregistrement l’adresse de stockage pour accéder plus rapidement.

💡 Astuce mémo

Clé primaire = identité unique ; clé secondaire = lien entre deux fichiers (comme un “pivot” de référence).

📖 2. Implantation et accès aux enregistrements

🔑 Notions clés & Définitions

• Implantation consécutive : Une organisation en implantation consécutive range les enregistrements séquentiellement les uns à la suite des autres dans un ordre fixé.
• Implantation répartie : Une implantation répartie place les enregistrements à des emplacements quelconques repérés par des adresses sur un support adressable.
• Accès séquentiel : Un accès séquentiel retrouve un enregistrement en lisant tous ceux qui le précèdent à partir du début du fichier.
• Accès direct : Un accès direct permet d’atteindre un enregistrement à partir de son adresse, sans lire les précédents, sur un support adressable.

📝 Points essentiels

• Un fichier est implanté en définissant le mode d’implantation des enregistrements et le mode d’accès aux enregistrements.
• L’organisation séquentielle correspond à implantation consécutive et accès séquentiel, et c’est la seule méthode utilisée sur les bandes magnétiques.
• L’organisation séquentielle indexée associe implantation consécutive avec accès séquentiel à l’index et accès direct au fichier.
• Dans une organisation séquentielle indexée, on cherche d’abord la clé dans l’index, puis on accède directement à l’enregistrement via l’adresse trouvée.
• L’utilisation de l’index dans l’organisation séquentielle indexée réduit le temps de recherche des enregistrements.
• L’organisation directe correspond à implantation répartie et accès direct, via l’adresse d’un enregistrement accessible directement par programme.

💡 Astuce mémo

Consécutif = suite ; Réparti = adresses. Séquentiel = on lit tout avant ; Direct = on vise l’adresse. Index = on cherche d’abord la clé dans le repère.

📖 3. Systèmes d’information et ressources

🔑 Notions clés & Définitions

• Système d’information : Un système d’information regroupe des ressources qui acquièrent, traitent, stockent et diffusent des informations pour aider la prise de décision et la gestion des activités.
• Ressources d’un système d’information : Les ressources d’un SI sont les personnes, le matériel, les logiciels et procédures, ainsi que les données à traiter et à communiquer.
• Fonctions d’un système d’information : Les fonctions d’un SI décrivent les étapes de la donnée: acquisition, traitement, mémorisation (stockage) et diffusion.
• Finalités d’un système d’information : Les finalités d’un SI correspondent à ce qu’il apporte à l’organisation: décision, contrôle des dysfonctionnements et coordination des activités.

📝 Points essentiels

• Un SI comporte des personnes (utilisateurs ou spécialistes), du matériel, des logiciels/procédures, et des données.
• Les fonctions d’un SI sont: acquérir des informations, traiter des informations, stocker des informations, et les diffuser via des moyens de télécommunication.
• Le SI aide à la prise de décision en fournissant les informations nécessaires aux décideurs.
• Le SI permet de contrôler l’évolution de l’organisation en détectant dysfonctionnements internes et situations anormales.
• Le SI coordonne l’activité des secteurs de l’entreprise, notamment celle du système opérant.
• Dans l’approche systémique, le SI sert de courroie de transmission entre le système de pilotage (décisions) et le système opérant (réalisation).

💡 Astuce mémo

ATSD : Acquisition → Traitement → Stockage → Diffusion.

📖 4. Rôles et types des systèmes d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Système opérant : Le système opérant exécute les tâches de production qui transforment des flux d’entrée physiques en flux de sortie physiques.
• Système de pilotage : Le système de pilotage coordonne et décide les orientations du système à partir d’événements provenant de l’environnement et des autres systèmes.
• Système transactionnel : Le système transactionnel traite les opérations courantes et enregistre les traces dans des bases de données pour le management.
• Système d’aide à la décision : Le système d’aide à la décision fournit des outils interactifs pour soutenir la prise de décision des gestionnaires.

📝 Points essentiels

• Le système d’information fait communiquer système de pilotage et système opérant avec l’environnement, tout en traitant et en gérant les données résidentes.
• Le système transactionnel mécanise ou automatise les traitements routiniers liés aux activités quotidiennes et conserve une trace des transactions.
• Le système bureautique assiste les activités de bureau et couvre notamment traitement de texte et messagerie électronique.
• Le système de gestion produit des rapports périodiques ou sur demande résumant la situation d’un aspect de l’entreprise.
• Un SI manuel réalise toutes les opérations sans machine, alors qu’un SI mécanisé confie certaines tâches à des machines non automatiques et qu’un SI automatisé confie tout à des machines programmables.
• Par finalité, on distingue systèmes opérationnels (ex. transactionnel, contrôle de processus, bureautique) et systèmes de gestion (rapports et aide à la décision).

💡 Astuce mémo

Décider–Exécuter–Transmettre : pilotage décide, opérant transforme, SI mémorise/traite/diffuse.

📖 5. Épuration des données

🔑 Notions clés & Définitions

• Dictionnaire de données brut : Le dictionnaire de données brut regroupe toutes les données collectées avant tout nettoyage et tri pour la modélisation.
• Données composées : Les données composées sont des rubriques regroupant plusieurs informations sémantiques et devant être séparées en données élémentaires.
• Données synonymes : Les données synonymes sont des rubriques de titres différents qui portent la même signification, donc une seule appellation est conservée.
• Données polysèmes : Les données polysèmes sont des rubriques portant le même intitulé mais des significations différentes, donc elles sont renommées pour lever l’ambiguïté.

📝 Points essentiels

• L’épuration consiste à supprimer dans le dictionnaire de données brut les synonymes, les polysèmes et les données composées pour obtenir un dictionnaire exploitable en modélisation.
• Une donnée composée doit être décomposée en données élémentaires pour stocker et traiter chaque information individuellement.
• En cas de synonymes (même signification), on choisit un seul intitulé pour éviter les doublons de sens.
• En cas de polysémie (même intitulé, sens différent), on crée des rubriques distinctes, par exemple Date facture, Date commande et Date livraison.
• Pour illustrer une polysémie, “Date” devient ambigu si elle correspond à plusieurs documents aux dates différentes.

💡 Astuce mémo

Synonymes = mêmesens (un seul nom) ; Polysèmes = mêmesnom (plusieurs noms). Données composées = couper en morceaux.

📖 6. Cardinalités et règles de gestion

🔑 Notions clés & Définitions

• Cardinalité : La cardinalité est un couple (min,max) indiquant le nombre minimal et maximal de participations d’une occurrence d’une entité à une association.
• Cardinalité minimale : La cardinalité minimale indique si une occurrence d’une entité peut ne pas participer (0), participer au moins une fois (1) ou participer plusieurs fois de manière obligatoire (>1).
• Cardinalité maximale : La cardinalité maximale fixe le plafond de participations d’une occurrence à une association (1 ou n).
• Règle de gestion : Une règle de gestion exprime une contrainte ou un choix de fonctionnement à respecter dans le modèle, définie et validée par les acteurs du projet.

📝 Points essentiels

• Une patte reliant une entité à une association doit porter une cardinalité sous la forme (min,max) conforme aux règles de gestion.
• Min=0 signifie qu’une occurrence peut ne pas participer (exemple : un produit peut ne pas encore être commandé).
• Min=1 signifie que toutes les occurrences participent au moins une fois (exemple : toute commande est passée par un client au moins).
• Max=1 signifie qu’une occurrence ne participe qu’à une seule occurrence de l’association (exemple : une commande est passée par un seul client).
• Max=n signifie que l’occurrence peut participer à plusieurs occurrences (exemple : un client peut avoir passé plusieurs commandes).
• La formulation d’une règle doit respecter la syntaxe (exemple : « leur médecin » impose un seul médecin par malade, donc pas de pluralité).

💡 Astuce mémo

Min=absence possible (0) ou obligation (1 ou >1) ; Max=limite de répétition (1 ou n).

📖 7. Dépendances fonctionnelles et MCD

🔑 Notions clés & Définitions

• Dépendance fonctionnelle : Une dépendance fonctionnelle exprime qu’une valeur de X impose une unique valeur possible de Y dans l’entité concernée.
• Dépendance fonctionnelle élémentaire : Une dépendance fonctionnelle est élémentaire quand Y dépend de X sans qu’un sous-ensemble strict de X suffise déjà à déterminer Y.
• Dépendance fonctionnelle directe : Une dépendance fonctionnelle est directe quand il n’existe pas une propriété Z telle que X détermine Z et que Z détermine Y.
• CIF : Une contrainte d’intégrité fonctionnelle est une règle conceptuelle assurant qu’une association respecte une dépendance fonctionnelle entre entités.
• Fonctionnalité 1,n : La fonctionnalité 1,n décrit qu’une occurrence d’une entité est associée à au plus n occurrences de l’autre, ce qui peut créer des dépendances fonctionnelles via des cardinalités 1,1.

📝 Points essentiels

• Si Y dépend fonctionnellement de X, alors connaître une valeur de X ne permet de déterminer qu’une seule valeur possible de Y, sans que la réciproque soit garantie.
• Une DFE $X\rightarrow Y$ est élémentaire s’il n’existe pas $X'\subset X$ tel que $X'\rightarrow Y$ soit vraie, donc aucune partie de X n’est suffisante.
• Une dépendance $X\rightarrow Y$ est directe s’il n’existe aucun $Z$ avec $X\rightarrow Z$ et $Z\rightarrow Y$, ce qui supprime les transitivités dans le graphe.
• Dans un MCD, chaque propriété d’une entité doit être en dépendance fonctionnelle élémentaire et directe avec l’identifiant de cette entité.
• Dans un MCD, les propriétés d’une association $n\text{-}n$ doivent dépendre fonctionnellement de façon élémentaire et directe de l’ensemble des identifiants des entités associées.
• Entre deux entités, $A\rightarrow B$ existe si toute occurrence de A détermine une seule occurrence de B, ce qui se traduit par une cardinalité (1,1) et se relie à une CIF.

💡 Astuce mémo

Dépendance = une flèche, une seule issue : $X\rightarrow Y$ donne 1 unique valeur de Y pour chaque $X$.

📖 8. Relations, clés et passage au MLDR

🔑 Notions clés & Définitions

• MCD : Un MCD est une représentation conceptuelle des données d’un domaine, construite avec entités, associations, propriétés, identifiants et cardinalités.
• MLDR : Un MLDR est le modèle logique relationnel qui décrit les données sous forme de relations (tables) et de clés pour préparer l’implémentation.
• Clé étrangère : Une clé étrangère est un attribut d’une relation qui référence la clé primaire d’une autre relation.

📝 Points essentiels

• Chaque entité du MCD devient une relation portant le même nom, avec comme attributs les propriétés de l’entité.
• Si une association a pour cardinalités maximales n, n, elle devient une relation dont la clé est la concaténation des identifiants des entités associées, et dont les attributs sont les propriétés de l’association s’il y en a.
• Pour une association binaire où au moins une cardinalité maximale vaut 1, il n’y a pas création de nouvelle relation : l’identifiant migre du côté n vers le côté 1, le côté n devenant maître et l’autre esclave.
• Quand toutes les cardinalités maximales valent 1, on obtient une contrainte d’intégrité temporelle : l’entité maître est celle qui précède l’autre dans le temps.
• La présence d’une cardinalité (1,1) dans une association implique une CIF, notée alors CIF à la place du nom de l’association PASSER.

💡 Astuce mémo

E→relation, n-n→concat des identifiants, max=1→migration (pas de nouvelle table), 1-1→CIF (et max=1 partout→intégrité temporelle).

📖 9. Langage SQL

🔑 Notions clés & Définitions

• SQL : Le SQL est un langage de requêtes pour les bases de données relationnelles permettant notamment d’interroger et de modifier les données.
• SELECT projection : La projection SQL désigne l’extraction d’un ensemble de colonnes et/ou de calculs à partir d’une ou plusieurs tables avec SELECT.
• Fonctions d’agrégat : Les fonctions d’agrégat regroupent plusieurs valeurs d’un champ (somme, moyenne, min, max, nombre) en une valeur calculée.
• Alias AS : Un alias AS attribue un nom lisible à l’expression ou au champ renvoyé par une requête SQL.

📝 Points essentiels

• SQL a été inventé en 1970 par E. F. Codd (IBM San José) et a été normalisé en 1986 par l’ANSI pour donner SQL/86.
• SQL est un langage triple : LDD pour définir les données, LMD pour manipuler, et LCD/DCL pour contrôler les permissions des utilisateurs.
• Dans le cours, on aborde uniquement le langage de manipulation des données (LMD) via des requêtes d’interrogation.
• La commande SELECT est indissociable de FROM : SELECT choisit les colonnes et FROM indique la ou les tables source.
• L’opérateur * dans SELECT renvoie l’ensemble des champs d’une table sans les lister un par un.
• Les fonctions d’agrégat (SUM, AVG, MAX, MIN, COUNT) ne s’utilisent que dans une clause SELECT ou dans une clause HAVING.

💡 Astuce mémo

SELECT + FROM inséparables : on choisit les colonnes (SELECT) dans l’origine (FROM).

📖 10. Base de données sous Microsoft Access

🔑 Notions clés & Définitions

• Modèle physique des données : Le modèle physique des données décrit comment une base est implémentée sur le SGBDR cible à partir du modèle logique relationnel.
• Clé primaire Access : Une clé primaire identifie sans ambiguïté chaque enregistrement d’une table et doit être associée à un champ (ou à un ensemble de champs).
• Intégrité référentielle : L’intégrité référentielle empêche la table fils de contenir une valeur de clé étrangère absente dans la table père lors des relations.
• Zone de liste déroulante : Une zone de liste déroulante permet de choisir une valeur parmi une liste provenant d’une autre table liée, au lieu de saisir manuellement.
• Assistant formulaire : L’assistant formulaire est un outil Access qui génère un formulaire à partir d’une table et d’une sélection de champs.

📝 Points essentiels

• Dans Access, la base de données vide à créer pour l’exercice doit s’appeler GESCOM et être placée dans C:\TP\DESC2.
• Une table se conçoit avec des champs (colonnes) et des enregistrements (lignes), puis la clé primaire se définit via le bouton « clé primaire » du mode création.
• Pour créer une relation, on ouvre l’outil Relations, on fait correspondre clé primaire et clé étrangère en les reliant par glisser-déposer, puis on active « Appliquer l’intégrité référentielle » avant de créer la relation.
• L’intégrité référentielle interdit la saisie, dans la table fils, d’une valeur de clé étrangère qui n’existe pas encore dans la clé primaire de la table père.
• On peut saisir les données en mode feuille de données ou via des formulaires, et on peut commuter ces modes avec le bouton « Affichage » de l’onglet Accueil.
• Les états sont des présentations synthétiques prêtes à imprimer, créées avec l’Assistant état à partir d’une table ou d’une requête.

📖 11. Formulaires, requêtes et états

🔑 Notions clés & Définitions

• Requête sélection : Une requête de sélection définit des critères pour afficher uniquement les données qui répondent à ces critères dans la base.
• Requête action : Une requête action modifie le contenu d’une table en insérant, modifiant ou supprimant des enregistrements.
• Etat : Un état est une présentation synthétique des données issues d’une table ou d’une requête, dans un format prédéfini prêt à être imprimé.
• Assistant état : L’assistant état est l’outil qui guide la création d’un état à partir d’une table ou d’une requête et le choix des champs.

📝 Points essentiels

• Une requête de sélection sert à obtenir des informations en fonction de critères et ne modifie pas le contenu des tables.
• Une requête de sélection peut s’appuyer sur une ou plusieurs tables pour afficher des résultats combinés.
• Les requêtes seront réalisées en mode SQL pour interroger ou mettre à jour la base selon le type de requête demandé.
• Une requête action permet d’insérer, de modifier ou de supprimer des enregistrements dans une table.
• Un état regroupe des données issues d’une table ou d’une requête et les met en forme pour une impression.
• Avec l’Assistant état : Créer → Assistant état → choisir la table ou la requête → sélectionner les champs → suivre les questions → Terminer, puis l’application se fait sur CLIENTS, COMMANDES et certaines requêtes.

💡 Astuce mémo

Requête sélection = voir; requête action = agir; état = imprimer (présentation prête à l’usage).

📅 Repères chronologiques

📊 Tableaux de synthèse

Fichiers : méthodes d’organisation

Systèmes d’information : finalités

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre clé primaire (identifie unique un enregistrement) et clé secondaire (sert de lien et est clé primaire dans un autre fichier).
2. Mélanger implantation et accès : consécutif/réparti concerne où on range ; séquentiel/direct concerne comment on retrouve.
3. Croire que l’organisation séquentielle indexée accède séquentiellement au fichier sans passer par l’index : on cherche d’abord la clé dans l’index.
4. Se tromper de polysémie/synonymie : polysèmes = même intitulé, sens différent ; synonymes = intitulés différents, même signification.
5. Penser qu’une association n-n peut toujours être porteuse de propriétés : seules les associations non hiérarchiques n-n peuvent porter des propriétés.
6. Inverser la règle de DFE : une dépendance est élémentaire si aucun sous-ensemble strict de X ne suffit à déterminer Y, pas juste si X est “petit”.
7. Confondre SQL : SELECT ne suffit pas ; il est indissociable de FROM, et SELECT + agrégats se fait en SELECT ou HAVING, pas ailleurs.

✅ Checklist Examen

1. Définir fichier, enregistrement, attribut, clé primaire et clé secondaire à partir de leurs rôles.
2. Expliquer les opérations sur fichiers : création, consultation, mise à jour, destruction (et nommer fusion/partition/tri).
3. Donner les 2 modes d’implantation (consécutive/répartie) et préciser le support correspondant.
4. Comparer l’accès séquentiel et l’accès direct, puis relier chaque à l’organisation séquentielle / séquentielle indexée / directe.
5. Identifier les composantes et finalités d’un SI : ressources (personnes, matériel, logiciels/procédures, données) et fonctions (acquérir, traiter, mémoriser, diffuser).
6. Décrire les 3 systèmes (pilotage, opérant, SI) et les finalités : aide à la décision, contrôle des dysfonctionnements, coordination.
7. Classer les SI selon les finalités (transactionnel, contrôle de processus industriel, bureautique, gestion, aide à la décision) et rappeler la logique quotidienne/rappports/décision.
8. Expliquer l’épuration du dictionnaire : suppression des synonymes, polysèmes et données composées, avec exemples de Date facture/commande/livraison.
9. Rédiger des cardinalités (min,max) et traduire min=0, min=1, max=1, max=n en règles de gestion ; utiliser la syntaxe correcte des règles (leur… au singulier).
10. Définir dépendance fonctionnelle et DFE (élémentaire) ; définir directe (absence de transitivité) ; relier 1,1 à la CIF.
11. Passer du MCD au MLDR avec les règles : entité->relation, n-n->concat identifiants, migration quand un max=1, et CIF/contrainte d’intégrité temporelle quand max=1 partout.
12. En SQL (manipulation uniquement) : écrire une requête SELECT avec FROM, comprendre * , WHERE (opérateurs), jointure via WHERE, ORDER BY, GROUP BY/HAVING, et agrégats COUNT/SUM/AVG/MIN/MAX.
13. En Access : créer la BD GESCOM, créer les tables et clés primaires, créer les relations avec intégrité référentielle, utiliser feuille de données vs formulaire, créer requêtes sélection/action et états via assistants.