Fiche de révision : Requêtes et objets Access

📋 Plan du Cours

1. Bases de données et modèle relationnel
2. Tables et création des données
3. Relations entre les tables
4. Requêtes de sélection et critères
5. Requêtes de sélection avancées
6. Calculs et requêtes paramétrées
7. Requêtes d’ajout et de mise à jour
8. Formulaires et macros Access
9. Création et impression des états

📖 1. Bases de données et modèle relationnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Base de données : Un ensemble structuré de données enregistrées sur des mémoires secondaires, créé et tenu à jour pour les besoins d’un ensemble d’utilisateurs.
• SGBD : Un outil qui permet de créer une base de données, d’ajouter, modifier ou supprimer des données, de rechercher des données et de les visualiser ou imprimer de différentes manières.
• Schéma d’une table : L’ensemble de ses champs ou attributs.
• Schéma d’une base de données : L’ensemble des schémas des tables qui la composent.

📝 Points essentiels

• Le modèle relationnel organise les données d’une base de données sous forme de tableaux appelés tables.

📖 2. Tables et création des données

🔑 Notions clés & Définitions

• Table : Une collection de données relatives à un sujet spécifique du monde réel, organisées en colonnes appelées champs ou attributs et en lignes appelées enregistrements.
• Clé primaire : Identifie de façon unique chaque enregistrement d’une table et peut être constituée d’un champ ou d’un groupe de champs.
• Champ : Une caractéristique des éléments que l’on souhaite stocker dans une table.

📝 Points essentiels

• 🔄 La création d’une base de données dans Microsoft Access suit ces étapes :

  1. Lancer le SGBD disponible, Microsoft Access.
  2. Activer le menu « Fichier ».
  3. Choisir la commande « Nouvelle base de donnée ».
  4. Choisir l’option « Base de donnée vide ».
  5. Choisir l’emplacement de la base de données.
  6. Donner un nom à la base de données.
  7. Valider en cliquant sur « Créer ».

• La création d’une table dans Microsoft Access consiste à sélectionner l’objet « Tables », cliquer sur « Nouveau », choisir le « Mode création » et confirmer, créer les champs et fixer leurs propriétés, choisir la clé primaire, enregistrer la table sous un nom et la fermer.

📌 Lors de la création d’un champ, il faut préciser son type, par exemple texte, mémo, numérique ou date, ainsi que les propriétés associées à ce type.

• Dans la table ELEVE, ID_ELEVE est la clé primaire, tandis que dans la table NOTE, la clé primaire est composée de ID_ELEVE et ID_MATIERE.

📖 3. Relations entre les tables

🔑 Notions clés & Définitions

• Relation : Un lien entre deux tables établi à l’aide de deux champs associés, un dans chaque table.

★ À maîtriser

📌 Une relation N:M entre deux tables donne naissance à une troisième table qui reçoit les clés primaires des deux tables liées, appelées clés étrangères dans cette troisième table.

📌 Dans une relation 1:1, un enregistrement d’une table correspond à un seul enregistrement de l’autre table ; dans une relation 1:N, un enregistrement de la première table peut correspondre à plusieurs enregistrements de la deuxième ; dans une relation N:M, plusieurs enregistrements de chaque table peuvent être associés à plusieurs enregistrements de l’autre.

Compléments

• La création d’une relation dans Microsoft Access consiste à ouvrir « Outils » puis « Relations », ajouter les tables, faire glisser la clé primaire de la table A vers la clé étrangère de la table B, vérifier les champs, activer l’intégrité référentielle et la mise à jour en cascade, puis valider.

📖 4. Requêtes de sélection et critères

🔑 Notions clés & Définitions

• Requête : Sert à exploiter les données des tables, notamment pour rechercher des données selon des critères, effectuer des calculs, classer les données ou ajouter, modifier et supprimer des données.
• Requête de sélection : L’outil courant de recherche d’informations dans une base de données ; elle s’applique à une ou plusieurs tables liées, sélectionne des lignes selon des critères, permet de choisir les colonnes à conserver et peut enregistrer le résultat sous forme de table.

★ À maîtriser

• Les critères de filtre peuvent utiliser les opérateurs de comparaison <, >, <=, >=, = et <> ainsi que les opérateurs logiques ET, OU et NON.

Compléments

• La création d’une requête de sélection dans Microsoft Access consiste à choisir l’objet « Requêtes », cliquer sur « Nouveau », choisir le « Mode création », ajouter les tables souhaitées, sélectionner les champs à afficher, classer ou filtrer, définir les tris, critères ou calculs, puis enregistrer et fermer la requête.

• 🔄 Pour exécuter une requête :

  1. Choisir l’objet « Requêtes » dans la fenêtre « Base de données ».
  2. Double-cliquer sur la requête souhaitée.
  3. Consulter le résultat affiché sous forme de table.

• Les types de requêtes distingués sont :

  • Les requêtes de sélection
  • Les requêtes paramétrées
  • Les requêtes d’ajout
  • Les requêtes de mise à jour

• L’opérateur « Entre » sélectionne les valeurs comprises dans un intervalle, par exemple Entre "A" et "B" ou Entre #01/01/2000# et #01/01/2002#.

• L’opérateur « Dans » ou « IN » sélectionne les valeurs figurant dans une liste, par exemple Dans ("paris" ; "Tunis").

• Le critère « Est NULL » sélectionne les enregistrements dont le champ est vide.

• L’opérateur « Comme » effectue une sélection approximative à l’aide des caractères * et ?, par exemple Comme "rue", Comme "*rue" ou Comme "M ??? ".

• L’opérateur « Pas dans » sélectionne les enregistrements dont la valeur ne figure pas dans la liste indiquée, par exemple Pas dans ("paris").

📖 5. Requêtes de sélection avancées

★ À maîtriser

• Une requête de sélection peut filtrer les commandes selon une date postérieure au 01/01/2011, une période comprise entre janvier et juin 2010, une date située dix jours auparavant ou le mois de janvier.

• Les requêtes portant sur les commandes permettent d’afficher les désignations des articles d’une commande, les clients ayant commandé un article donné, les clients ayant déjà passé des commandes et les articles inclus dans une commande.

Compléments

• Une requête peut filtrer les clients dont le cumul du chiffre d’affaires est inférieur à 1 000 ou supérieur à 20 000.

• Une requête peut sélectionner les clients de Manouba dont le chiffre d’affaires dépasse 2 000.

• Une requête peut sélectionner les clients dont le nom commence par B ou dont le prénom contient le caractère « d ».

📖 6. Calculs et requêtes paramétrées

🔑 Notions clés & Définitions

• Champ calculé : Un champ calculé est une nouvelle colonne définie par un nom et une expression utilisant les opérateurs +, -, /, * et les parenthèses.
• Requête paramétrée : Une requête paramétrée demande à l’utilisateur une valeur dans une fenêtre de dialogue lors de son exécution, au moyen d’une question écrite entre crochets sur la ligne Critère.
• Concaténation : La concaténation crée une donnée à partir des valeurs de deux colonnes au moyen du symbole « & », avec les noms de colonnes écrits entre crochets.

★ À maîtriser

• Pour utiliser les fonctions statistiques d’une requête de sélection, activer Affichage puis Totaux afin d’ajouter la ligne Opération.

Compléments

• Le prix total d’un article en stock se calcule par Prix total : [PU]*[Qte_stock].

• Une requête paramétrée peut demander une ville pour afficher le code, le nom et le prénom du client, ou demander une date pour afficher les commandes correspondantes.

• La ligne Opération permet d’appliquer les fonctions Somme, Moyenne, Minimum, Maximum et Compte.

📖 7. Requêtes d’ajout et de mise à jour

🔑 Notions clés & Définitions

• Requête d’ajout : Une requête d’ajout ajoute à la fin d’une ou de plusieurs tables un groupe d’enregistrements provenant d’une ou de plusieurs tables.
• Requête de mise à jour : Une requête de mise à jour modifie les données d’une ou de plusieurs tables existantes.

★ À maîtriser

• 🔄 La création suit ces étapes : choisir l’objet « Requêtes », puis « Nouveau » et « Mode création », ajouter les tables sources, choisir « Requête Ajout » dans le menu « Requête », choisir la table destinataire, fixer les champs à ajouter et les critères, enregistrer la requête

Compléments

• Pour créer une requête de mise à jour, choisir Requêtes, Nouveau et Mode création, ajouter les tables concernées, sélectionner Requête Mise à jour, choisir les champs, saisir les modifications dans la clause Mise à jour, définir les critères et enregistrer.

• Une requête d’ajout peut transférer dans la table article les produits de la table article1 dont la quantité en stock est supérieure à 10.

• Une requête de mise à jour peut augmenter de 5 % les prix unitaires de tous les articles, remplacer par « Médenine » l’adresse du client SB007 ou mettre à zéro le cumul du chiffre d’affaires de tous les clients.

💡 Astuce mémo

Ajout = nouveaux enregistrements ; mise à jour = modification des données existantes.

📖 8. Formulaires et macros Access

🔑 Notions clés & Définitions

• Formulaire : Un formulaire permet d’afficher et de modifier le contenu d’une table de façon plus agréable que le mode feuille de données, qui présente les données en lignes et colonnes.

★ À maîtriser

• 🔄 La création suit ces étapes : sélectionner l’objet « Formulaire », choisir « Nouveau », puis « Assistant Formulaire », choisir la table source, ajouter les champs à afficher, définir les options du formulaire, enregistrer et visualiser le formulaire

Compléments

• Pour créer un bouton ouvrant un formulaire, choisir une opération sur formulaire, sélectionner le formulaire cible, définir le texte du bouton puis terminer l’assistant.

• 🔄 La création suit ces étapes : choisir l’objet « Macro », cliquer sur « Nouveau », définir l’action et ses paramètres dans la colonne « Action », enregistrer la macro

• 🔄 L’association suit ces étapes : ouvrir le formulaire en mode Création, sélectionner le bouton et afficher ses propriétés, choisir la macro dans l’onglet « Événement », clause « sur clic », fermer la fenêtre

📌 Le mode Création permet de construire un formulaire manuellement, tandis que l’Assistant Formulaire guide l’utilisateur pas à pas.

• Un menu général peut contenir des boutons de commande qui donnent accès à des formulaires, des requêtes et des états.

📖 9. Création et impression des états

🔑 Notions clés & Définitions

• État : Un état est un objet de base de données qui met en forme les données à imprimer et qui peut être construit sur une table ou sur le résultat d’une requête.

★ À maîtriser

• 🔄 La création suit ces étapes : choisir l’objet « État », cliquer sur « Nouveau », puis « Assistant État », sélectionner la requête source, choisir les champs, le tri, la disposition, l’orientation et le style, visualiser l’aperçu, enregistrer l’état

Compléments

• 🔄 La modification suit ces étapes : ouvrir le mode Création depuis l’aperçu de l’état, modifier, ajouter ou supprimer les objets nécessaires, enregistrer les modifications

• Les cinq zones d’un état sont :

  • l’en-tête d’état
  • l’en-tête de page
  • le détail
  • le pied de page
  • le pied d’état

• L’en-tête d’état s’imprime en haut de la première page seulement.

• L’en-tête de page s’imprime en haut de toutes les pages.

• La zone Détail imprime le contenu des requêtes.

• Le pied de page s’imprime en bas de toutes les pages.

• Le pied d’état s’imprime après le détail de la dernière page.

• Un champ calculé peut être ajouté à un état en mode Création à l’aide d’une zone de texte indépendante.

📊 Tableaux de synthèse

Types de relations

Zones d’un état et impression