Un papier vierge de format A4, de qualité correcte
Explication
Une lettre type est généralement présentée sur un papier vierge au format A4, ni trop fin ni trop épais, afin d’offrir une présentation correcte.
Lorsqu’une présentation administrative claire est recherchée
Explication
La lettre dactylographiée convient à l’usage administratif et peut remplacer la lettre manuscrite, notamment lorsque l’écriture est difficile à lire.
En-tête, corps en paragraphes, formule de politesse et signature
Explication
La lettre comporte d’abord un en-tête, puis un corps organisé en paragraphes, avant la formule de politesse et la signature. La signature se trouve donc à la fin.
En les alignant sur l’appel de lettre et en espaçant suffisamment les paragraphes
Explication
Le début de chaque paragraphe doit être aligné sur l’appel de lettre. Des paragraphes suffisamment aérés facilitent la lecture et évitent l’effet de bloc compact.
L’appellation ouvre la lettre, tandis que la formule de politesse la clôt
Explication
La formule d’appellation est adressée au destinataire au début de la lettre, tandis que la formule de politesse apparaît à la fin. L’appellation est suivie d’une virgule.
Maître
Explication
« Maître » s’emploie pour s’adresser à un avocat. « Docteur » est plutôt destiné à un médecin.
J’ai l’honneur de solliciter…
Explication
Le premier paragraphe commence par une formule de départ, telle que « J’ai l’honneur de solliciter… ». Les autres propositions correspondent à une appellation, une formule de politesse ou une consigne distincte.
La relire et la vérifier avec un correcteur avant l’envoi
Explication
Une lettre doit respecter la grammaire et l’orthographe, être relue ou vérifiée avec un correcteur et ne comporter ni rature ni effaceur.
Nous vous informons de la modification demandée.
Explication
Il est recommandé de privilégier « nous » plutôt que « on » et d’éviter de commencer par « Je », sauf dans la formule « J’ai l’honneur ».
Conserver les originaux et envoyer uniquement leurs copies
Explication
Il faut conserver une copie ou une numérisation de chaque courrier envoyé et ne jamais expédier les justificatifs originaux.
Rester courtois et présenter les faits objectivement
Explication
Même en cas de litige, la correspondance doit rester courtoise et cordiale, tandis que les faits doivent être exposés de manière aussi objective que possible.
À la fin de la lettre, pour exprimer la courtoisie envers le destinataire
Explication
La formule de politesse est une expression de courtoisie placée à la fin de la correspondance. La formule d’appellation, elle, ouvre la lettre.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Explication
Pour un courrier administratif standard, « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées » constitue une formule adaptée.
Cordialement
Explication
Les courriels utilisent généralement des formules moins formelles, comme « Cordialement », « Bien à vous », « Bonne réception » ou « Bonne continuation ».
L’expression de mes sentiments distingués
Explication
Après « l’expression de », il faut employer un nom désignant un sentiment, comme « sentiments distingués ». La formule « l’expression de mes salutations distinguées » est incorrecte dans cet emploi.
Croire en mes sincères salutations
Explication
La formule correcte est « croire en mes sincères salutations ». Le verbe « croire » ne s’associe pas à « l’expression de mes sentiments distingués ».
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Sur quel format de papier une lettre type est-elle généralement présentée ?
Sur un papier vierge de format A4.
Quelle qualité de papier est recommandée pour une lettre type ?
Un papier ni trop fin ni trop épais.
À quel usage la version dactylographiée d'une lettre est-elle adaptée ?
À l’usage administratif.
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