Fiche de révision : Rédiger un courrier

📋 Plan du Cours

1. Présentation matérielle du courrier
2. Structure et alignement de la lettre
3. Appellation et formule de départ
4. Qualité de la rédaction
5. Conservation et envoi des documents
6. Formules de politesse adaptées
7. Erreurs dans les formules finales

📖 1. Présentation matérielle du courrier

★ À maîtriser

• Une lettre type est généralement présentée sur un papier vierge de format A4 et de qualité correcte, ni trop fin ni trop épais.

Compléments

• La version dactylographiée est adaptée à l’usage administratif et peut remplacer la lettre manuscrite, notamment lorsque l’écriture est difficile à lire.

📖 2. Structure et alignement de la lettre

★ À maîtriser

• La lettre comprend un en-tête avec la date et les éventuelles références, un corps organisé en paragraphes aérés, puis une formule de politesse et une signature.

• L’appel de lettre, tel que « Madame », « Monsieur le Directeur » ou « Madame, Monsieur », est décalé par rapport au bord de la feuille et repris dans la formule de politesse finale.

Compléments

📌 Le début de chaque paragraphe est aligné sur l’appel de lettre et chaque paragraphe doit être suffisamment aéré pour éviter un bloc de texte.

• La signature est alignée avec l’adresse du destinataire, tandis que le rappel des pièces jointes est aligné avec l’adresse de l’expéditeur.

📖 3. Appellation et formule de départ

🔑 Notions clés & Définitions

• Formule d’appellation : La formule adressée au destinataire au début de la lettre, avec un retrait de 2 à 3 cm, après 2 ou 3 lignes sautées depuis l’en-tête, et elle est toujours suivie d’une virgule.

★ À maîtriser

• Le premier paragraphe commence par une formule de départ comme « J’ai bien reçu votre lettre du… », « J’ai l’honneur de solliciter… » ou « J’ai le regret d’attirer votre attention sur… ».

• Selon le destinataire, on peut écrire « Monsieur l’Inspecteur », « Madame », « Monsieur le Maire », « Maître » pour un avocat ou « Docteur » pour un médecin.

Compléments

• La graphie « Madame UNTEL, » est incorrecte dans une lettre française, car elle relève d’un usage anglo-saxon et germanique.

📖 4. Qualité de la rédaction

★ À maîtriser

📌 Une lettre doit respecter les règles de grammaire et d’orthographe, être relue ou vérifiée avec un correcteur, et ne comporter aucune rature ni utilisation d’un effaceur.

Compléments

📌 Il faut éviter de couper les mots en fin de ligne, de terminer une ligne par l’article contracté « l’ » et d’employer des abréviations de type SMS.

📌 Il est recommandé de préférer le pronom « nous » au pronom indéfini « on » et de ne pas commencer la lettre par « Je », sauf dans la formule « J’ai l’honneur ».

• Les erreurs classiques mentionnées concernent notamment l’accord du participe passé avec l’auxiliaire avoir, les expressions idiomatiques et des formes fautives comme « croivent », « malgré que », « croyent » et « voye ».

📖 5. Conservation et envoi des documents

★ À maîtriser

📌 Il faut conserver une copie ou une numérisation de chaque courrier envoyé et ne jamais expédier les justificatifs originaux.

📌 Même en cas de litige, il faut rester courtois et cordial et exposer les faits de manière aussi objective que possible.

Compléments

• La lettre recommandée est conseillée pour les correspondances importantes, car elle permet de disposer d’une trace probante de l’envoi.

📖 6. Formules de politesse adaptées

🔑 Notions clés & Définitions

• Formule de politesse : Une expression de courtoisie placée à la fin d’une correspondance et adaptée à l’objet du courrier ainsi qu’à la relation avec le destinataire.

★ À maîtriser

📌 Les formules cordiales ou amicales conviennent aux remerciements, aux connaissances et aux communications personnelles, tandis que les formules standards conviennent aux courriers administratifs classiques.

• Pour un courrier administratif standard, on peut écrire « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées » ou « Je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses ».

Compléments

• Les formules formelles s’emploient pour les courriers solennels ou destinés à des personnes importantes, comme un avocat ou un médecin, et peuvent exprimer une « très haute considération » ou un « profond respect ».

• Dans un courriel, les formules sont généralement moins formelles et peuvent être « Cordialement », « Bien à vous », « Bonne réception » ou « Bonne continuation ».

• Pour exprimer un regret, s’excuser, remercier, signaler sa disponibilité ou demander une réponse, on peut employer respectivement « Regrettant de ne pas être en mesure de donner suite à votre demande », « Je vous prie de bien vouloir m’excuser », « Je vous remercie de l’attention que vous porterez à ma demande », « Je demeure à votre disposition » et « J’attends impatiemment votre réponse ».

📖 7. Erreurs dans les formules finales

★ À maîtriser

📌 Après « l’expression de » ou « l’assurance de », il faut employer un nom désignant un sentiment, comme « sentiments distingués » ou « parfaite considération », et non « salutations distinguées ».

Compléments

📌 Le verbe « croire » ne doit pas être associé à « l’expression de mes sentiments distingués » ; on peut écrire « croire en mes sincères salutations ».

📊 Tableaux de synthèse

Registres des formules de politesse