Fiche de révision : Gestion Administrative et Identitovigilance Médicale

📋 Plan du Cours

1. Dossier administratif et identitovigilance
2. Pièces administratives et autorisations
3. Personne de confiance et personne à prévenir
4. Rôle de la secrétaire et traçabilité
5. Carte Vitale et complémentaire santé
6. Fiche de renseignements administratifs

📖 1. Dossier administratif et identitovigilance

🔑 Notions clés & Définitions

• Dossier administratif du patient : Le dossier administratif rassemble les éléments qui valident avec certitude l’identité de l’usager, sa situation vis-à-vis des tiers et sa couverture sociale.
• Identitovigilance : L’identitovigilance regroupe les pratiques visant à sécuriser la bonne identification et la mise à jour continue des données du patient.
• IPP : L’IPP est l’identifiant permanent du patient attribué dès l’admission à l’hôpital, qui suit le patient lors de ses venues.

📝 Points essentiels

• Le dossier administratif est un pilier du dossier global du patient et regroupe des éléments validant de façon certaine l’identité, les tiers et la couverture sociale.
• À l’admission, le patient reçoit un numéro unique appelé IPP dès son admission, puis il conserve cet identifiant lors de ses venues successives.
• L’édition de planche d’étiquettes à l’entrée sert à identifier les dossiers avec les champs Nom, prénom, date de naissance, sexe, date d’entrée, UH et code-barres.

💡 Astuce mémo

IPP = Identité permanente pour suivre le patient dans le temps.

📖 2. Pièces administratives et autorisations

🔑 Notions clés & Définitions

• Pièce d’identité : Une pièce d’identité est un document utilisé pour justifier légalement l’identité du patient (carte d’identité, passeport, carte de séjour, certificat de résidence ou carte suisse selon les cas).
• Carte Vitale / Attestation : La carte Vitale ou l’attestation sert à justifier les droits ouverts auprès de l’Assurance Maladie et à accélérer le traitement des dossiers.
• Complémentaire (Mutuelle) : La complémentaire santé est un contrat destiné à prendre en charge tout ou partie du reste à charge, selon le ticket modérateur, les dépassements et des prestations spécifiques.
• Autorisation d’opérer (Mineur) : L’autorisation d’opérer d’un mineur correspond à l’accord légal requis avec signature des deux titulaires de l’autorité parentale.

📝 Points essentiels

• La pièce d’identité est un pivot incontournable de l’identitovigilance et sert de justification légale de l’identité.
• La carte Vitale ou l’attestation justifie les droits Assurance Maladie, réduit les délais de remboursement et fluidifie le partage sécurisé des données.
• La complémentaire santé couvre le ticket modérateur et les frais non pris en charge par le régime général, dont les dépassements d’honoraires.
• Pour un mineur, l’autorisation d’opérer exige l’accord formel et la signature des deux titulaires de l’autorité parentale, même en cas de séparation des parents.
• Le consentement présumé pour le refus de prélèvement d’organes s’oppose via inscription au registre national automatisé ou un écrit révocable à tout moment.

💡 Astuce mémo

Mineur : double signature ; Organes : registre ou écrit révocable.

📖 3. Personne de confiance et personne à prévenir

🔑 Notions clés & Définitions

• Personne de confiance : La personne de confiance est désignée obligatoirement par écrit et relaye les volontés du patient quand celui-ci ne peut plus s’exprimer.
• Personne à prévenir : La personne à prévenir est un simple contact logistique et administratif à contacter pour les événements courants de la vie hospitalière.

📝 Points essentiels

• La personne de confiance a pour mission exclusive de s’exprimer au nom du patient et de relayer ses volontés en cas d’incapacité.
• La personne de confiance accompagne aussi le patient lors des entretiens avec les praticiens.
• La personne à prévenir est contactée pour des événements comme transfert de service, heure de sortie et gestion des effets personnels.
• La personne à prévenir ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel médical.

💡 Astuce mémo

Confiance = décision médicale relai ; À prévenir = logistique sans décision.

📖 4. Rôle de la secrétaire et traçabilité

🔑 Notions clés & Définitions

• Traçabilité : La traçabilité consiste à consigner rigoureusement toutes les informations administratives, médicales et paramédicales d’un patient.
• DPI : Le DPI (dossier patient informatisé) est le support où les pièces sont indexées après numérisation et nommage selon la nomenclature.

📝 Points essentiels

• La secrétaire contrôle à l’arrivée l’exactitude des données d’identité et de couverture sociale du patient.
• Elle complète et structure les dossiers et recherche activement les justificatifs obligatoires manquants.
• Les pièces sont soit numérisées puis nommées et indexées dans le DPI, soit reportées de façon manuscrite et lisible dans le dossier papier.
• La traçabilité garantit continuité, coordination et sécurité des soins et répond aux obligations de transmission.
• Une erreur ou un oubli de mise à jour (coordonnées erronées) peut compromettre le suivi et rompre le parcours de soins.

💡 Astuce mémo

Traçabilité = continuité + coordination + sécurité.

📖 5. Carte Vitale et complémentaire santé

🔑 Notions clés & Définitions

• Compte Ameli : Le Compte Ameli est l’espace en ligne utilisé pour effectuer certaines démarches liées à la Carte Vitale, notamment la demande simplifiée.
• Déclaration d’incident (perte ou vol) : La déclaration d’incident de perte ou vol permet de bloquer la Carte Vitale via la démarche en ligne dédiée.
• Mutuelle collective : La mutuelle collective est l’offre proposée par l’entreprise aux salariés depuis 2016 avec un panier de soins minimum défini par la loi.
• Panier de soins minimum : Le panier de soins minimum correspond aux garanties minimales imposées pour la mutuelle collective des salariés.

📝 Points essentiels

• Pour une première attribution (à partir de 16 ans ou à l’arrivée), la commande sur Ameli est gratuite et le délai moyen annoncé est de 2 semaines.
• Après une demande en ligne, la photo d’identité et la pièce d’identité scannées sont téléchargeées immédiatement et la Carte Vitale est traitée dans un délai moyen de 2 semaines.
• En cas de démarche papier, le remplissage du formulaire envoyé par la CPAM et le délai moyen annoncés sont d’environ 3 semaines.
• En cas de perte ou vol, la déclaration d’incident via l’onglet Mes démarches bloque la carte et le délai moyen de traitement est d’environ 2 semaines.
• Depuis le 1er janvier 2016, les entreprises doivent proposer une mutuelle collective à leurs salariés avec un panier de soins minimum défini par la loi.

💡 Astuce mémo

2016 = mutuelle collective obligatoire ; en ligne : ~2 semaines ; papier : ~3 semaines.

📖 6. Fiche de renseignements administratifs

🔑 Notions clés & Définitions

• Fiche de renseignements administratifs : La fiche de renseignements administratifs est établie lors du premier contact et constitue le socle opérationnel de l’identitovigilance.
• Nom de naissance : Le nom de naissance est une donnée de l’état civil qui doit être renseignée sur la fiche et mentionnée comme obligatoire.
• NIR à 15 chiffres : Le NIR à 15 chiffres est le numéro de sécurité sociale complet utilisé pour la couverture et le suivi social.

📝 Points essentiels

• La fiche est établie lors du premier contact avec le secrétariat, sous forme manuscrite, saisie informatique ou via un modèle bureautique.
• Elle intègre obligatoirement l’identité complète, dont le nom de naissance (obligatoire), le nom d’usage, les prénoms, la date et le lieu de naissance exacts, et le genre (F/M).
• Elle intègre les coordonnées complètes (adresse avec code postal et commune, téléphone fixe et mobile, adresse électronique).
• Elle intègre la couverture et le suivi social : NIR à 15 chiffres, coordonnées de la mutuelle et désignation du médecin traitant déclaré.

💡 Astuce mémo

Fiche = identité complète + contacts + NIR + médecin traitant déclaré.

📅 Repères chronologiques

📊 Tableaux de synthèse

Délais de démarches pour la Carte Vitale

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre l’IPP, identifiant permanent attribué à l’hôpital, avec un simple numéro de dossier sans caractère permanent.
2. Croire que la personne à prévenir peut prendre des décisions médicales alors qu’elle n’a aucun pouvoir décisionnel médical.
3. Oublier la traçabilité des coordonnées : une mise à jour incorrecte peut rompre le parcours de soins.
4. Renseigner une fiche de renseignements sans le nom de naissance alors qu’il est obligatoire.
5. Penser que la complémentaire santé remplace totalement l’Assurance Maladie : elle couvre surtout tout ou partie du reste à charge.

✅ Checklist Examen

1. Définir le dossier administratif du patient et préciser ce qu’il permet de valider avec certitude.
2. Expliquer ce qu’est l’IPP et à quel moment il est attribué au patient à l’hôpital.
3. Lister les informations des étiquettes d’identification éditées à l’entrée (noms, date de naissance, sexe, date d’entrée, UH, code-barres).
4. Identifier les rôles respectifs de la pièce d’identité, de la Carte Vitale/attestation et de la complémentaire santé dans le dossier.
5. Décrire l’exigence d’autorisation d’opérer pour un mineur (accord formel et signature des deux titulaires de l’autorité parentale).
6. Expliquer le principe du consentement présumé et les modalités pour s’opposer au prélèvement d’organes via registre national ou écrit révocable.
7. Différencier personne de confiance et personne à prévenir (missions et absence de pouvoir décisionnel médical pour la personne à prévenir).
8. Donner les missions systématiques de la secrétaire à chaque prise en charge à l’arrivée (contrôle identité + couverture sociale, compléments de dossier, recherche de justificatifs).
9. Définir la traçabilité et rappeler les conséquences d’une erreur ou d’un oubli de mise à jour.
10. Connaître les démarches pour la Carte Vitale en première attribution (en ligne via Ameli et par voie postale) et associer les délais moyens annoncés.
11. Connaître la procédure en cas de perte ou vol (déclaration via Mes démarches pour bloquer la carte) et le délai moyen annoncé.
12. Savoir ce qui doit figurer sur la fiche de renseignements administratifs lors du premier contact (identité complète, coordonnées, couverture sociale et médecin traitant).