Fiche de révision : Conduite d’une réunion

📋 Plan du Cours

1. Rôles et qualités de l’animateur
2. Modes d’animation et attitudes
3. Étapes de conduite d’une réunion
4. Documents et outils de réunion
5. Types de réunions
6. Aménagement et conditions matérielles

📖 1. Rôles et qualités de l’animateur

🔑 Notions clés & Définitions

• Animateur : Personne qui prépare et anime la réunion.

★ À maîtriser

• Pour préparer une réunion, l’animateur choisit les participants, prépare le contenu et prévoit les bonnes conditions matérielles.

• Les trois fonctions de l’animateur sont:

  • La fonction de régulation : distribuer la parole
  • La fonction de production : donner des documents
  • La fonction d’organisation : mettre en place la salle

Compléments

• Les attitudes et qualités attendues de l’animateur sont:
  • Être attentif aux autres
  • Être organisé
  • Être rigoureux
  • Être pédagogue
  • Avoir le sens du contact
  • Être diplomate
  • Être ordonné
  • Être régulateur
  • Avoir l’esprit de synthèse

💡 Astuce mémo

RPO : Régulation, Production, Organisation

📖 2. Modes d’animation et attitudes

🔑 Notions clés & Définitions

• Mode non directif : Permet à l’animateur de faciliter seulement la discussion, avec beaucoup d’échanges entre les participants.

★ À maîtriser

📌 L’animateur choisit le mode d’animation en fonction des objectifs et de la durée prévue pour la réunion.

📌 Le mode directif est mené à 100 % par l’animateur et laisse peu de prises de parole aux participants, tandis que le mode participatif répartit la parole à 50 % entre l’animateur et les participants.

Compléments

• L’animateur doit savoir gérer les attitudes des participants, notamment l’agressivité, les bavardages et la timidité.

💡 Astuce mémo

Directif = animateur dominant ; participatif = parole partagée ; non directif = échanges autonomes

📖 3. Étapes de conduite d’une réunion

★ À maîtriser

• 🔄 Les étapes de la conduite d’une réunion sont:

  1. Préparer la réunion
  2. Animer la réunion
  3. Faire le compte rendu

• 🔄 La préparation de la réunion comprend:

  1. Choisir les participants
  2. Envoyer une convocation
  3. Préparer l’ordre du jour avec la date, le lieu et la durée
  4. Prévoir le matériel nécessaire
  5. Préparer le contenu et les objectifs
  6. Réserver la salle

• 🔄 L’animation de la réunion consiste à:

  1. Accueillir les participants
  2. Rappeler les objectifs
  3. Distribuer la parole
  4. Faire signer la feuille de présence
  5. Conclure
  6. Respecter le temps déterminé

Compléments

• Après la réunion, il faut rédiger un compte rendu et répartir les tâches nécessaires pour résoudre le problème voté pendant la réunion.

💡 Astuce mémo

Préparer → animer → rendre compte

📖 4. Documents et outils de réunion

🔑 Notions clés & Définitions

• Feuille d’émargement : Permet de justifier la présence des participants pendant une réunion et constitue une preuve.
• Compte rendu : Résume les échanges, conserve une trace écrite des informations et des décisions et est important pour les absents.

★ À maîtriser

📌 La convocation informe de la tenue d’une réunion et oblige la personne à venir, tandis que l’invitation n’est pas obligatoire et appelle une réponse.

Compléments

• Le vidéoprojecteur projette des informations visibles par tous et facilite la compréhension, tandis que le paperboard dynamise les échanges et le chevalet porte-nom permet de connaître l’identité des participants.

• Les documents peuvent être transmis par courrier postal, remis en main propre, envoyés par courriel ou déposés dans le casier.

💡 Astuce mémo

Convocation obligatoire, invitation facultative

📖 5. Types de réunions

★ À maîtriser

• Une réunion d’informations transmet un message ou une information aux personnes concernées.

• Une réunion de résolution de problèmes débloque une situation, résout un problème et cherche une solution, notamment à la suite d’une enquête de satisfaction.

• Une réunion de service fait le point en équipe afin d’organiser le travail.

Compléments

• Une réunion de revue suit l’avancement d’un projet, tandis qu’une réunion d’échanges permet d’échanger collectivement sur un sujet particulier.

📖 6. Aménagement et conditions matérielles

★ À maîtriser

• La disposition en U convient aux séminaires ou aux grandes annonces et accueille au maximum 30 personnes, mais elle limite l’interaction entre les participants.

• La disposition en salle de classe convient à une petite réunion ou à un entretien, accueille moins de 40 personnes et encourage la participation puisque les participants se font face.

• La disposition en table ronde, rectangulaire ou carrée convient à 2 à 25 personnes et aux réunions comportant des travaux de groupe.

• Les conditions matérielles favorables comprennent:

  • Une bonne luminosité et des volets si besoin
  • Un outil pour prendre des notes
  • Des sièges confortables en nombre suffisant
  • Un support pour écrire et diffuser un document informatique
  • Une disposition adaptée des tables et des chaises
  • Une salle propre et spacieuse

Compléments

• La disposition en théâtre convient à plus de 40 personnes et permet de voir les autres participants tout en regardant l’animateur ou un écran.

• La disposition en îlots, composée de tables rondes ou carrées, convient à environ 10 à 12 personnes réparties sur plusieurs îlots et s’utilise pour une formation ou une présentation.

📊 Tableaux de synthèse

Types de réunions et objectifs