Fiche de révision : Gestion complète des événements et projets

📋 Plan du Cours

1. Objectifs du projet événementiel
2. Typologie et segmentation des événements
3. Méthodologies de pilotage de projet
4. Définition et paramétrage du projet
5. Gouvernance et parties prenantes
6. Outils de contrôle et rétroplanning
7. Gestion des risques et des crises
8. Plan de communication projet
9. Normes de sécurité événementielle
10. Marque, image et expérience client

📖 1. Objectifs du projet événementiel

🔑 Notions clés & Définitions

• Événement outil stratégique : L’événement est utilisé comme levier pour soutenir le développement global d’une organisation.
• Vecteur d’image de marque : L’événement sert à renforcer la perception de la marque et à consolider son image auprès des publics.
• Vecteur de notoriété : L’événement vise à accroître la visibilité et la reconnaissance de l’organisation ou de l’offre.
• Vecteur de politique RSE : L’événement peut porter des actions et messages liés à la responsabilité sociétale et au développement durable.

📝 Points essentiels

• L’événement contribue au développement en agissant sur le positionnement, l’offre et les relations avec les publics visés.
• Il sert de vecteur d’image et d’image de marque pour améliorer la perception auprès des participants.
• Il renforce la promotion et le développement commercial des produits et services de l’organisation.
• Il peut aussi soutenir la cohésion managériale en fédérant les équipes via une dynamique interne.
• Il relie l’événement à une politique RSE/développement durable pour donner du sens et crédibiliser l’engagement.

💡 Astuce mémo

In-Po-C-RSE : Image, Notoriété, Promotion commerciale, Cohésion managériale, RSE (5 leviers d’un événement).

📖 2. Typologie et segmentation des événements

🔑 Notions clés & Définitions

• Typologie d’événements : La typologie d’événements regroupe les événements selon leur nature (ex. meeting, incentive, congrès/conférence, exhibition/event, festival, M.I.C.E.).
• Segmentation par public : La segmentation par public classe les événements selon la cible visée, par exemple grand public, public professionnel, ou un mélange BT B et BT C.
• Segmentation par format : La segmentation par format distingue des événements selon leur durée et leur modalité de diffusion, comme présentiel, hybride ou digital.
• M.I.C.E. : M.I.C.E. désigne la catégorie des événements professionnels de type meetings, incentives, conventions et exhibitions, pensée pour l’accueil et la gestion de l’événement.
• Événement one-shot : Un événement one shot est un événement conçu pour être ponctuel, non construit pour être reproduit au même format.

📝 Points essentiels

• La typologie du cours inclut Meetings, Incentive, Conférences/Conventions, Exhibitions/Events, Festivals/Grand public et M.I.C.E.
• La segmentation du cours croise le niveau géographique avec l’audience visée : local, régional, national, international, universel.
• Le cours oppose les formats one shot et reconductibles-duplicables pour distinguer l’événement ponctuel de celui qui se rejoue.
• Le cours classe les durées et modalités en présentiel, hybride et digital dans la segmentation par format.

💡 Astuce mémo

GP vs Pro + Typologie (Meeting/Incentive/Convent°/Exhibition/Festival/MICE) + Format (Présentiel/Hybride/Digital) + Potentiel (One-shot vs Reconductible).

📖 3. Méthodologies de pilotage de projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Waterfall : La méthodologie Waterfall est un processus de projet linéaire où les activités s’enchaînent en ordre séquentiel avec des dépendances strictes entre tâches.
• Agile : La méthodologie Agile est un principe de management itératif fondé sur l’avancement et les données, privilégiant la collaboration et les individus plutôt que les procédures.
• Scrum : Scrum est un cadre de gestion de projet basé sur des sprints courts qui organisent le travail en cycles, souvent associé à l’approche Agile.
• PRINCE2 : PRINCE2 est une méthodologie structurée inspirée de Waterfall qui découpe un projet en étapes et vise particulièrement les environnements contrôlés.
• Chaîne critique : La chaîne critique est une méthode de pilotage qui renforce le niveau de détail du planning en reliant tâches, timing et objectifs pour améliorer l’efficacité.

📝 Points essentiels

• Waterfall fait enchaîner les tâches par dépendances et impose la fin d’une activité avant de démarrer la suivante pour conserver une trajectoire maîtrisée.
• Scrum fonctionne avec des sprints d’1 à 2 semaines gérés par une équipe de 10 personnes maximum, sans dépendance directe entre tâches individuelles.
• Scrum suppose l’intervention d’un Scrum Master qui anime réunions quotidiennes, démonstrations, sprints et rétrospectives.
• Agile privilégie une progression itérative, une collaboration renforcée et un pilotage basé sur les données, en valorisant les individus plutôt que les processus.
• PRINCE2 découpe la gestion en 7 étapes (élaborer, diriger, initialiser, contrôler, gérer la livraison, gérer une limite de séquence, clore) et a été conçue pour des projets informatiques au grand volume.
• La chaîne critique est plus détaillée que le chemin critique, vise productivité et efficacité, et convient aux équipes de toute taille pour mieux traiter les problèmes de performance.

💡 Astuce mémo

Waterfall = chute d’eau (séquentiel), Scrum = sprints (1–2 semaines, 10 max), PRINCE2 = 7 étapes, Chaîne critique = plus détaillée que chemin critique.

📖 4. Définition et paramétrage du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Charte du projet : Document de cadrage qui formalise le projet (nom, objectifs, périmètre, parties prenantes, dates, gouvernance) et sert de référence commune.
• Registre des parties prenantes : Tableau de suivi listant les parties prenantes et permettant d’organiser leur prise en compte dans le projet et la communication associée.
• PMO : Fonction d’appui au pilotage (Project Manager Officer) qui contribue au suivi et au reporting du projet et peut proposer des ajustements.
• Modèle projet : Structure de projet réutilisable qui précise l’organisation, les rôles et le cadre de travail pour paramétrer le projet.

📝 Points essentiels

• La définition du projet produit un cadrage comprenant un nom, des objectifs et un périmètre, la liste des parties prenantes, un registre, des dates (dont une date DLC) et la gouvernance via la charte du projet.
• Le paramétrage fixe qui pilote et avec qui (chef et équipe), choisit un modèle projet et décide des ressources humaines et financières nécessaires.
• Le paramétrage impose un choix explicite d’équipe interne ou externe pour constituer les acteurs qui exécuteront le projet.
• L’intégration du PMO implique la mise en place d’un dispositif de reporting régulier et d’analyse pour proposer des ajustements en cours de projet.
• La gouvernance du projet est alimentée par la charte et donc structurée dès le paramétrage (règles du jeu, objectifs et contrôles à organiser).

💡 Astuce mémo

Charte = Nom-Objectifs-Périmètre-Parties-Registre-Dates-Gouvernance.

📖 5. Gouvernance et parties prenantes

🔑 Notions clés & Définitions

• Conseil d’administration Paris 2024 : Instance dirigeante de Paris 2024 chargée de décider et de superviser le projet, avec une composition mêlant mouvement sportif et société civile.
• Comité d’éthique Paris 2024 : Groupe de supervision éthique qui veille au respect des valeurs du projet et à la prévention des conflits d’intérêt.
• Comité des rémunérations Paris 2024 : Comité qui examine et valide la politique salariale en contrôlant ses dimensions juridiques et financières, avec des recommandations ciblées.
• Comité d’audit Paris 2024 : Comité chargé d’analyser la gestion et la soutenabilité budgétaire, puis de formuler des recommandations si nécessaire.
• Comité de pilotage COPIL : Instance de gouvernance qui valide les choix stratégiques du projet, notamment périmètre, objectifs, dates clés et budget.

📝 Points essentiels

• Le conseil d’administration de Paris 2024 est majoritairement composé de membres du mouvement sportif (20) et de membres de la société civile (14).
• Le comité d’éthique supervise la politique éthique, veille au respect des valeurs et met l’accent sur la prévention des conflits d’intérêt.
• Le comité des rémunérations se réunit chaque trimestre pour définir la grille salariale à partir d’analyses indépendantes et de comparaisons avec d’autres grands événements.
• Le comité d’audit se réunit tous les mois et examine comptes et budget annuel avant validation du conseil d’administration, notamment pour la soutenabilité et le suivi comptable.
• Le COPIL décide et valide les choix stratégiques du projet, incluant objectifs, périmètre, dates clés, allocation budgétaire et négociation contractuelle.
• Le président de Paris 2024 est Tony Estanguet et le président d’honneur est Bernard Lapasset.

💡 Astuce mémo

3C de la gouvernance : Éthique, Rémunérations (trimestriel), Audit (mensuel) pour encadrer valeurs, salaires et gestion.

📖 6. Outils de contrôle et rétroplanning

🔑 Notions clés & Définitions

• Rétroplanning : Méthode de planification qui construit la séquence du projet à partir de la date de fin pour remonter vers les dates de début.
• Diagramme de PERT : Représentation des dépendances entre tâches qui aide à identifier le chemin critique d’un projet.
• Diagramme de Gantt : Outil de visualisation temporelle qui indique quand chaque tâche commence et se termine.
• Courbe en S : Graphique de suivi qui montre l’évolution dans le temps des coûts et délais pour contrôler l’avancement d’un projet.
• ERP ou PGI : Système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien les informations et services opérationnels d’une entreprise.

📝 Points essentiels

• Le rétroplanning se construit à partir de la date de fin du projet au lieu de repartir de sa date de début.
• Le diagramme PERT met l’accent sur les dépendances entre tâches et sur l’identification du chemin critique.
• Le diagramme de Gantt représente la planification temporelle en affichant les dates de début et de fin de chaque tâche.
• La courbe en S sert à surveiller l’évolution des coûts et des délais, et on compare plusieurs courbes pour analyser l’avancement.
• Un ERP (ou PGI) centralise la gestion quotidienne des informations et le suivi des services opérationnels.

💡 Astuce mémo

Rétroplanning = “on remonte” depuis la fin pour verrouiller les dates : F → Tâches → Débuts.

📖 7. Gestion des risques et des crises

🔑 Notions clés & Définitions

• Risques mineurs : Les risques mineurs sont des risques fréquents avec un faible coût financier pour l’entreprise.
• Risques modérés : Les risques modérés sont des risques fréquents dont le coût devient plus élevé pour l’entreprise.
• Risques majeurs : Les risques majeurs sont des risques rares pouvant provoquer un arrêt temporaire d’activité ou menacer la solidité financière.
• Risques critiques : Les risques critiques sont des risques soit fréquents soit très impactants, pouvant entraîner l’arrêt définitif d’activité.
• ISO 31000 : La norme ISO 31000 est un cadre international qui guide le management des risques avec des principes et des processus d’application stratégique et opérationnelle.

📝 Points essentiels

• La gestion des risques suit une logique d’identifier le risque, d’évaluer sa probabilité et ses conséquences, puis de décider quoi faire via accepter et contrôler, transférer, diminuer ou éliminer.
• Les coûts à estimer incluent les coûts financiers et juridiques, les coûts opérationnels et les coûts d’image selon qu’une action est menée ou non.
• Les facteurs internes qui aggravent les risques couvrent humains, produit et financier, tandis que les facteurs externes concernent aussi humains, produit et financier.
• Les actions préventives reposent sur des contrôles par processus (qualité, management, supply chain, clients), des normes (ISO/labels/audits), la sécurité des données, des assurances et des garanties liées à la production et à l’export.
• Les actions curatives et la gestion de crise s’appuient sur des protocoles et processus de décisions, des protocoles de compensation et la gestion des événements imprévus (EI).
• Les budgets prévisionnels peuvent intégrer une réserve d’environ 5% dédiée aux risques de trésorerie, l’impondérable étant traité en amont.

💡 Astuce mémo

Mineur → Modéré → Majeur → Critique : fréquence et impact montent, et le coût pour l’entreprise suit le même mouvement.

📖 8. Plan de communication projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Plan de communication projet : Le plan de communication projet décrit comment les informations clés circulent entre les parties prenantes pendant toute la durée du projet.
• Parties prenantes : Les parties prenantes sont les personnes ou organisations concernées par le projet, internes ou externes, avec des niveaux d’intérêt et d’influence différents.
• Objectif de communication : L’objectif de communication précise ce que la communication cherche à produire (tenir informé, convaincre, influencer ou fédérer) auprès de chaque cible.

📝 Points essentiels

• Un plan de communication précise les destinataires, le type d’information, le moment et la fréquence de réception pendant le projet.
• Les objectifs de communication peuvent couvrir informer, convaincre, influencer et fédérer selon la cible.
• La communication se construit à partir d’un tableau Pourquoi / Pour qui / Comment / Quand / Qui afin de structurer message, canal, période et responsable.
• Le plan se formalise par écrit, puis l’organisation choisit un format ou une plateforme pour stocker et partager facilement les retours et versions.
• La définition des parties prenantes passe par leur recensement et la liste de celles à contacter tout au long du projet.

💡 Astuce mémo

5W1H du com projet : Pourquoi, Qui, Quand, Comment, Pour qui (et le “qui fait quoi”).

📖 9. Normes de sécurité événementielle

🔑 Notions clés & Définitions

• Commissaire de sécurité : Le commissaire de sécurité vérifie que les installations d’un événement respectent les règles avant l’ouverture au public et peut exiger des ajustements ou refuser l’événement.
• SSIAP : Le SSIAP regroupe des agents spécialisés qui assurent la sécurité incendie et l’assistance aux personnes durant toute la durée de l’événement.
• Plan de sécurité : Le plan de sécurité décrit, sous forme de mesures opérationnelles, les risques à couvrir et les actions prévues en cas d’incident pendant l’événement.
• Registre de sécurité : Le registre de sécurité est un document obligatoire tenu à jour en continu et présenté lors des contrôles pour prouver le suivi des exigences.
• Dispositif prévisionnel de secours : Le DPS rassemble des moyens humains et matériels pour assurer les premiers soins en cas de besoin pendant l’événement.

📝 Points essentiels

• Le commissaire de sécurité contrôle la conformité des installations avant l’ouverture et peut imposer des modifications, voire interdire l’événement si des normes ne sont pas respectées.
• Le SSIAP est obligatoire dans certains types d’ERP et assure la sécurité des lieux pendant toute la durée de l’événement.
• Le plan de sécurité, particulièrement attendu pour les ERP, doit prévoir les réponses à des risques comme l’incendie, les mouvements de foule et les accidents.
• Le registre de sécurité est obligatoire, mis à jour en continu et doit être présenté lors des contrôles.
• Le DPS est mis en place pour les premiers soins, et peut être assuré par des organismes agréés comme la Croix-Rouge ou la Protection Civile.
• Les équipements de sécurité incluent extincteurs (répartis, adaptés aux risques et vérifiés), issues de secours balisées et accessibles, et éclairage de sécurité pour guider l’évacuation.

💡 Astuce mémo

Plan = GPS des risques, Registre = preuve à montrer lors des contrôles.

📖 10. Marque, image et expérience client

🔑 Notions clés & Définitions

• Marque : La marque est la somme des croyances, idées et perceptions associées à une destination, un produit ou une entreprise.
• Image de marque : L’image de marque correspond à la représentation mentale (valeur émotionnelle) perçue par les clients, prestataires et employés.
• Image organique : L’image organique est l’accumulation de stimuli reçus, stockés en mémoire, avant toute influence directe de l’entreprise.
• Image induite : L’image induite est une image modifiée par les recherches personnelles et soutenue par la communication de l’entreprise.
• Image complexe : L’image complexe résulte de l’expérience vécue, modifie la perception (souvent positivement) et crée un souvenir partagé.

📝 Points essentiels

• La marque s’appuie sur des éléments de design comme le nom, les logos, les slogans, les objets physiques et des supports comme musique et images.
• L’image de marque peut être perçue comme négative, neutre ou positive selon l’ensemble des signaux reçus.
• L’image organique repose sur l’accumulation d’environ 500 stimuli par jour avant d’être stabilisée en mémoire.
• L’image induite change suite à des recherches personnelles où la communication de l’entreprise joue un rôle.
• L’image complexe apparaît après l’expérience et génère un souvenir qui favorise le partage.
• La marque, l’image et l’expérience agissent ensemble car la qualité perçue est à la fois anticipée, délivrée et mémorisée.

💡 Astuce mémo

Organique→Induite→Complexe = OIC : stimuli mémoire, puis recherche, puis expérience souvenir partagé.

📊 Tableaux de synthèse

Comparaison des méthodologies de pilotage

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre l’image de marque (représentation mentale) avec la marque elle-même (somme croyances/idées/perceptions).
2. Penser que Scrum supprime les dépendances : au contraire, le modèle met en avant l’absence de dépendance directe entre tâches individuelles et le rôle du Scrum Master.
3. Inverser le sens du rétroplanning : il part de la date de fin pour remonter, et non de la date de début.
4. Croire que le COPIL ne traite que la communication : il valide surtout des choix stratégiques (objectifs, périmètre, dates clés, allocation budgétaire, négociation contractuelle).
5. Mélanger plan de sécurité et registre de sécurité : le plan anticipe les risques et actions, le registre prouve le suivi (obligatoire et mis à jour en continu).
6. Réduire la gestion des risques à “prévoir et agir” : elle inclut aussi l’évaluation probabilité/conséquences, puis accepter/contrôler/transferer/diminuer/éliminer.
7. Confondre objectif de communication et “qui fait quoi” : l’objectif décrit ce que la com produit (informer/convaincre/influencer/fédérer), tandis que le “qui fait quoi” appartient au dispositif/plan.

✅ Checklist Examen

1. Lister les 5 leviers d’un événement outil stratégique (Image, Notoriété, Promotion commerciale, Cohésion managériale, RSE/Développement durable) et relier-les à l’objectif de développement (positionnement/offre/relations).
2. Savoir classer un événement selon typologie (Meetings, Incentive, Conférences/Conventions, Exhibitions/Events, Festivals/Grand public, M.I.C.E.), et selon segmentation format (Présentiel/Hybride/Digital).
3. Distinguer “one-shot” vs “reconconductible-duplicable” et expliciter le lien avec la logique de reproduction du format.
4. Recoder correctement Waterfall vs Agile vs Scrum vs PRINCE2 vs Chaîne critique : logique (séquentiel/itératif/sprints/7 étapes/détail), et rôle attendu (ex. Scrum Master).
5. Décrire le cadrage de projet : charte du projet (nom, objectifs, périmètre, parties prenantes, dates dont DLC, gouvernance) et registre des parties prenantes.
6. Expliquer le paramétrage : choix du chef, équipe interne/externe, modèle projet réutilisable, ressources humaines/financières nécessaires, et lien avec la gouvernance (règles du jeu).
7. Réaliser la chronologie des outils de contrôle : rétroplanning (F→remontée), Gantt (début/fin), PERT (dépendances/chemin critique), courbe en S (coûts/délais), et ERP/PGI (suivi quotidien).
8. Présenter la démarche de gestion des risques : identifier probabilité/conséquences, estimer coûts (financiers/juridiques, opérationnels, image), puis choisir une stratégie (accepter/contrôler/transferer/diminuer/éliminer).
9. Donner la distinction des niveaux de risques (mineurs/modérés/majeurs/critiques) et au moins un exemple typique associé à chaque niveau tel que décrit dans le cours.
10. Construire un plan de communication projet : Pourquoi/Pour qui/Comment/Quand/Qui (et la fréquence), et associer les objectifs (informer, convaincre, influencer, fédérer) aux cibles (BT B / BT C / salariés/actionnaires).
11. Connaître les normes de sécurité événementielle : rôle du commissaire de sécurité, SSIAP, plan de sécurité, registre de sécurité, DPS, et justification des équipements (extincteurs, issues, éclairage).
12. Citer les éléments attendus pour la qualité et l’expérience client : enjeux et 3 cibles (clients, environnement de la prestation, salariés), outils de démarche qualité (normes/labels, audits, enquêtes), et lien marque-image-expérience (organique→induite→complexe).