Fiche de révision : Organisation et gestion du Gala Tech

📋 Plan du Cours

1. Contexte du Gala Tech
2. Lieu et capacités du domaine
3. Déroulé et contraintes d’accueil
4. Budget et financement
5. Prestataires techniques
6. Offre traiteur
7. Mobilier, transport et sécurité
8. Décoration, communication et billetterie
9. Équilibre financier et planning

📖 1. Contexte du Gala Tech

🔑 Notions clés & Définitions

• fet esabien : Société organisatrice de l’évènement sur laquelle vous avez remporté l’appel d’offre.
• Réseau TC de l’UPHF : Réseau mentionné comme cadre de communication du chargé de communication nommé dans l’étude de cas.
• Gala Tech : Évènement scolaire à organiser pour réunir étudiants, professeurs, professionnels, personnel IUT et direction UPHF.

📝 Points essentiels

• Le Gala Tech doit être organisé le jeudi 28 mai 2026 avec des invités venant de plusieurs catégories de personnes listées dans le cas.
• L’étude prévoit une arrivée des invités à partir de 18h30 et une ouverture des portes au plus tard à 19h.
• L’effectif annoncé est 500 élèves, 50 professeurs/professionnels, 30 personnels IUT et 30 direction UPHF, avec 1 accompagnant autorisé par personne.
• Le programme doit être festif et organisé professionnellement, avec fin au plus tard à 2h00 du matin et un ralentissement autour de 1h30.

📖 2. Lieu et capacités du domaine

🔑 Notions clés & Définitions

• Domaine de Séperdu : Domaine choisi pour accueillir l’évènement, avec salles, cuisines, extérieur et capacités d’hébergement indiquées.
• Salle principale : Grande salle pouvant accueillir jusqu’à 500 personnes max en repas assis ou debout.
• couchage du domaine : Ensemble des chambres doubles et gîtes proposés sur le lieu avec leurs tarifs par nuitée.
• tarifs de location : Barème de coûts pour louer les espaces du domaine, donnés en HT pour chaque zone.

📝 Points essentiels

• Le domaine se situe à environ 35 minutes de Valenciennes en voiture et 45 minutes en autocar.
• Le site propose une cour intérieure avec kioske et porche, ainsi que deux salles attenantes de 150 places assises (salle 1) et 100 places assises (salle 2).
• Chaque salle a ses propres sanitaires et l’entretien pendant l’évènement est inclus dans le prix de location.
• La location des salles est sèche : aucun mobilier, aucun équipement technique et aucun service de sécurité ne sont inclus.

📖 3. Déroulé et contraintes d’accueil

🔑 Notions clés & Définitions

• accueil 18h30 : Créneau de début d’accueil des invités fixé à 18h30 dans le déroulé imposé.
• ouverture des portes 19h maximum : Limite horaire donnée pour l’ouverture au public.
• limite de fermeture 2h00 : Heure maximale de fin de l’évènement fixée à 2h00 du matin, avec ralentissement vers 1h30.

📝 Points essentiels

• Le déroulé impose un apéritif et un repas à organiser, sous la forme à choisir dans le respect des contraintes d’horaire.
• Une réunion/gouter est demandée de 16h à 17h30 pour les 30 personnes du personnel de l’IUT invitées à l’évènement.
• L’organisation doit rester fluide, avec une programmation permettant d’enchaîner apéritif, repas et animations sans rupture logistique.
• Les ajustements techniques doivent être anticipés pour permettre une exploitation le jour J avec les équipes prévues.

📖 4. Budget et financement

🔑 Notions clés & Définitions

• budget global 36 000€ HT : Montant total annoncé pour la préparation du Gala Tech, servant de base aux arbitrages.
• Subventions diverses UPHF : Part du financement annoncée pour soutenir le budget global de l’évènement.
• Reliquat compte années précédentes : Montant de reste disponible issu des éditions précédentes intégré au budget.
• actions étudiantes et parrainage : Deux lignes de financement mentionnées pour couvrir des dépenses liées aux actions des étudiants et au parrainage de promotion.

📝 Points essentiels

• Le budget global annoncé est de 36 000,00€ HT réparti entre subventions UPHF, reliquat, sponsoring, actions étudiantes, parrainage et participation aux invitations.
• Les subventions diverses UPHF sont indiquées à 20 000,00€ TTC, le reliquat à 2 000,00€ TTC et le sponsoring/partenariats à 10 000,00€ TTC.
• Les actions diverses des étudiants sont chiffrées à 7 100,00€ TTC et le parrainage de la promotion à 3 200,00€ TTC.
• La participation aux frais d’invitations est annoncée à 900,00€ TTC pour compléter l’enveloppe de financement.

📖 5. Prestataires techniques

🔑 Notions clés & Définitions

• devis techniques 1 à 3 : Trois propositions de prestataires techniques présentées avec des lignes matériel/humain et un total HT/TTC.
• J-1 et J+1 : Fenêtres imposées pour installer puis évacuer les installations techniques autour de l’évènement.
• régisseurs et techniciens : Équipes attendues le jour d’exploitation, dont régisseurs son/lumière/vidéo selon le devis choisi.
• devis à tiroir : Structure de devis où des options peuvent être validées pour faire varier le prix final.

📝 Points essentiels

• Les installations techniques doivent être réalisées à J-1 et évacuées à J+1 pour le déroulé global du site.
• Deux techniciens et le(s) régisseur(s) doivent être présents le jour d’exploitation.
• Un temps de préparation avant prestation est prévu pour réglages et balances artistiques.
• Les devis techniques sont à tiroir : un seul prestataire est sélectionné pour opérer sur l’ensemble de l’évènement.

📖 6. Offre traiteur

🔑 Notions clés & Définitions

• devis traiteur 1 : Proposition de repas traditionnel assis 4 plats avec fromages et desserts, plus options de services et compléments.
• devis traiteur 2 : Proposition de repas cocktail dinatoire au buffet avec 4 plats, fromages et desserts, plus options similaires.
• repas assis 4 plats : Formule de service indiquée dans le devis traiteur 1 avec quantités et structure de menus.
• cocktail dinatoire au buffet : Formule de service indiquée dans le devis traiteur 2 avec pièces chaudes/froides et organisation buffet.

📝 Points essentiels

• Les menus sont annoncés comme conformes aux exigences de tous les régimes alimentaires, à condition de sélectionner la formule la plus adaptée.
• Le devis traiteur 1 correspond à un repas traditionnel assis 4 plats pour 500 personnes, avec boissons non incluses.
• Le devis traiteur 2 correspond à un repas cocktail dinatoire au buffet 4 plats pour 500 personnes, avec boissons non incluses.
• Les totaux proposés sont 19 700,00€ HT TTC en 23 640,00€ pour le traiteur 1 et 14 600,00€ HT TTC en 17 520,00€ pour le traiteur 2.

📖 7. Mobilier, transport et sécurité

🔑 Notions clés & Définitions

• assises et tables : Catégories de matériel de location disponibles avec quantités et prix unitaires HT.
• transports navette et bus : Deux options de transport indiquées avec tarifs par jour, chauffeur inclus ou non.
• sécurité SIAP : Agent SIAP exigé en permanence à partir des règles de présence pour tranches de 100 personnes.
• maitre-chien : Spécialiste de sécurité exigé à partir de 20h jusqu’à fermeture et départ complet du public.

📝 Points essentiels

• Le domaine ne fournit aucun mobilier ni service de sécurité, donc les locations et équipes doivent être planifiées dans votre budget.
• Le contrat impose 1 agent SIAP en permanence, ainsi qu’un agent d’accueil et sécurité en permanence par tranche de 100 personnes.
• Le maître-chien est exigé à partir de 20h jusqu’à la fermeture et au départ complet du public.
• Les transports sont chiffrés à 180€ HT/jour pour une navette 10 places sans chauffeur et à 800€ HT/jour pour un bus 50 places avec chauffeur.

📖 8. Décoration, communication et billetterie

🔑 Notions clés & Définitions

• thème Bleu et Doré : Coloris imposés pour placer le thème de la soirée.
• décoration étudiant : Part du projet gérée par un groupe d’étudiants avec coût global actualisé.
• communication promotion : Actions déjà réalisées pour promouvoir l’évènement auprès des étudiants.
• billeterie : Part du système de vente/gestion de l’évènement indiquée comme déjà couverte par le travail préalable.

📝 Points essentiels

• Le thème de la soirée doit être placé sous les couleurs du Bleu et Doré.
• Le groupe d’étudiants a réalisé la décoration avec un coût global de 2 800,00€ TTC, supérieur à la provision de 2 500,00€ TTC.
• La communication promotion auprès des étudiants a déjà été faite et ne nécessite pas d’être intégrée au budget de cette étude de cas.
• Même si un coût de 500,00€ HT est mentionné pour la communication/billetterie, il est précisé qu’il ne faut pas l’inclure dans votre budget.

📖 9. Équilibre financier et planning

🔑 Notions clés & Définitions

• point d’équilibre financier : Seuil d’entrées payantes à partir duquel l’évènement devient viable avant ajouts d’animations et d’artistes.
• taux de remplissage 100% : Hypothèse utilisée pour la projection : l’évènement ne perd aucun convive et atteindra sa capacité.
• budget animations HT : Enveloppe HT à déterminer pour programmer animations et artistes avant de les sélectionner.
• timer du jour J : Planification complète avec plages horaires pour toutes les tâches et étapes essentielles du déroulé.

📝 Points essentiels

• Le point d’équilibre doit être calculé avec un prix d’entrée de 30,00€ TTC par personne et une projection avec remplissage à 100%.
• Le bar est estimé à 6 000€ TTC de chiffre d’affaires en moyenne, pour 2 000€ HT de total achats en moyenne également.
• La tâche demande de déterminer le montant HT de l’enveloppe pour animations et artistes à intégrer avant de booker les prestations.
• Le planning doit couvrir le jour J et les étapes primordiales, en incluant des plages horaires pour l’animation/artistes même sans sélection finale.

📊 Tableaux de synthèse

Totaux devis technique

Totaux devis traiteur

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre la capacité du domaine en places (500 max salle principale) avec l’effectif invité, puis oublier que chaque personne peut venir avec 1 accompagnant.
2. Oublier les contraintes d’horaires d’accueil et de fin (ouverture à 19h maximum, fin à 2h00 avec ralentissement vers 1h30) lors de l’élaboration du planning.
3. Choisir un devis technique sans appliquer la contrainte J-1 installation et J+1 évacuation, ou sans intégrer la présence de 2 techniciens et des régisseurs le jour J.
4. Sous-estimer le coût sécurité en oubliant qu’il faut 1 agent SIAP en permanence et 1 agent d’accueil/sécurité par tranche de 100 personnes, plus maître-chien à partir de 20h.
5. Se tromper de logique budgétaire pour les calculs du point d’équilibre en mélangeant entrées à 30,00€ TTC avec les dépenses avant animations/artistes.
6. Intégrer dans le budget des lignes déjà annoncées comme non à inclure (communication/billetterie à 500,00€ HT), alors que le cas précise explicitement de ne pas l’ajouter.

✅ Checklist Examen

1. Reconstituer les effectifs annoncés et le mécanisme d’accompagnement (1 accompagnant autorisé) sans inventer de catégories.
2. Décrire les contraintes de timing : arrivée 18h30, portes au plus tard à 19h, fin au plus tard à 2h00 et ralentissement vers 1h30.
3. Donner les capacités clés du lieu : salle principale (jusqu’à 500), salle 1 (150), salle 2 (100), et les espaces extérieurs utilisables.
4. Lister les contraintes de sécurité imposées par le lieu : SIAP en permanence, accueil/sécurité par tranche de 100, et maître-chien à partir de 20h.
5. Calculer un budget prévisionnel en partant du budget global 36 000,00€ HT et en intégrant les postes réellement budgétés (technique, traiteur, mobilier/transport, sécurité, décoration).
6. Comparer et sélectionner un prestataire technique en vérifiant J-1/J+1, présence des équipes le jour d’exploitation et cohérence des totaux HT/TTC.
7. Comparer les devis traiteur en restant sur l’affectation du format (repas assis vs cocktail dinatoire) et en vérifiant les totaux HT/TTC fournis.
8. Intégrer le coût décoration en tenant compte du surcoût indiqué (2 800,00€ TTC au lieu de la provision 2 500,00€ TTC).
9. Déterminer le point d’équilibre financier à partir de combien d’entrées payantes l’évènement devient viable, avec entrée à 30,00€ TTC et remplissage à 100%.
10. Utiliser les hypothèses bar du cas pour la projection : 6 000€ TTC de chiffre d’affaires pour 2 000€ HT d’achats en moyenne.
11. Fixer l’enveloppe HT pour animations/artistes à allouer, sans attendre la sélection finale des artistes.
12. Construire un planning détaillé du jour J et des étapes primordiales, en incluant des plages horaires pour animations malgré l’absence de liste définitive.