Fiche de révision : Les formalités administratives en entreprise

📋 Plan du Cours

1. Formalités d’embauche et organismes obligatoires
2. Adhésion à la retraite complémentaire Agirc-Arrco
3. Prévoyance décès et garanties complémentaires
4. Complémentaire santé et opérateurs de compétences
5. Affichages obligatoires et informations aux salariés
6. Registres obligatoires et convention collective
7. Déclaration préalable à l’embauche et visites
8. Contrat de travail et informations essentielles
9. Formalités selon la situation du salarié

📖 1. Formalités d’embauche et organismes obligatoires

🔑 Notions clés & Définitions

• DPAE : La DPAE est la déclaration préalable à l’embauche qui permet à l’employeur d’être identifié par l’URSSAF dès la première embauche.
• DSN mensuelle : La DSN mensuelle est la déclaration transmise chaque mois qui sert à envoyer les cotisations et informations de paie aux organismes concernés.
• URSSAF : L’URSSAF est l’organisme qui enregistre l’employeur et reçoit les cotisations sociales via la DSN.
• CARSAT : La CARSAT est l’organisme qui reçoit les informations nécessaires à la tarification des accidents du travail pour calculer la cotisation AT.
• FRANCE TRAVAIL assurance chômage : FRANCE TRAVAIL (ex-Pôle emploi) gère l’assurance chômage à laquelle l’employeur doit adhérer pour couvrir les salariés contre certains risques.

📝 Points essentiels

• Au premier salarié, l’employeur doit accomplir les formalités administratives d’embauche prévues et se mettre en conformité avec les obligations liées au recrutement.
• L’URSSAF identifie l’employeur lors de la première DPAE et lui attribue une immatriculation d’employeur.
• Les cotisations dues sont ensuite adressées chaque mois à l’URSSAF via la DSN.
• La CARSAT est informée et attribue les données de tarification accident du travail servant au calcul de la cotisation AT.
• L’assurance chômage est obligatoire pour tout employeur de droit privé établi en France (métropole et outre-mer) et implique l’adhésion au régime d’assurance chômage.
• AGIRC-ARRCO : l’employeur est connu de la caisse lors de la première DSN mensuelle, sans adhésion préalable à demander, mais la caisse doit être paramétrée dans le logiciel de paie avant l’envoi de cette DSN.

💡 Astuce mémo

DPAE = URSSAF (immatriculation) ; DSN = flux mensuel vers URSSAF/AGIRC-ARRCO ; CARSAT = tarification AT ; FRANCE TRAVAIL = assurance chômage obligatoire.

📖 2. Adhésion à la retraite complémentaire Agirc-Arrco

🔑 Notions clés & Définitions

• DSN mensuelle : Déclaration sociale nominative envoyée chaque mois par l’employeur pour déclarer les données sociales des salariés.
• Caisse de retraite complémentaire : Organisme chargé de gérer les droits de retraite complémentaire des salariés selon les règles de compétence Agirc-Arrco.
• Domaine interprofessionnel : Catégorie de compétence Agirc-Arrco où l’IDCC de la convention collective nationale ne figure pas dans le répertoire professionnel.
• Domaine professionnel : Catégorie de compétence Agirc-Arrco où l’IDCC de la convention collective nationale figure dans le répertoire professionnel.
• Service Connaître ma caisse de retraite : Service en ligne Agirc-Arrco permettant de retrouver facilement la caisse de retraite complémentaire compétente.

📝 Points essentiels

• Le rattachement à une caisse de retraite complémentaire se fait selon les règles de compétence fixées par l’Agirc-Arrco.
• L’employeur doit connaître la caisse à laquelle il adhère avant l’envoi de sa première DSN mensuelle.
• Le service « Connaître ma caisse de retraite » sur le site Agirc-Arrco permet d’identifier rapidement la caisse compétente.
• La compétence dépend de la distinction interprofessionnel/professionnel liée à la présence ou non de l’IDCC dans le répertoire professionnel Agirc-Arrco.
• En domaine interprofessionnel, le code IDCC de la convention collective nationale ne figure pas dans le répertoire professionnel Agirc-Arrco.
• En domaine professionnel, le code IDCC de la convention collective nationale figure dans le répertoire professionnel Agirc-Arrco.

💡 Astuce mémo

IDCC = repère : Interpro = IDCC absent du répertoire ; Pro = IDCC présent.

📖 3. Prévoyance décès et garanties complémentaires

🔑 Notions clés & Définitions

• Prévoyance décès : Garantie de prévoyance versant des prestations en cas de décès du salarié, afin de protéger financièrement ses proches.
• Garanties complémentaires : Ensemble de couvertures supplémentaires proposées par l’employeur pour améliorer la protection du salarié au-delà des garanties de base.
• Régimes supplémentaires employeur : Dispositifs choisis par l’employeur pour renforcer la couverture retraite, prévoyance ou maladie des salariés.
• Médecine du travail : Organisation de la surveillance médicale des salariés, encadrée par des obligations et des documents d’information en entreprise.

📝 Points essentiels

• L’employeur peut choisir des régimes supplémentaires pour améliorer la couverture retraite, prévoyance ou maladie du salarié.
• Les employeurs peuvent aussi opter pour des dispositifs de couverture additionnels en complément des garanties existantes.
• Les obligations d’information affichée en entreprise concernent notamment l’ensemble du personnel, avec des documents distincts selon la situation.
• Le tableau d’affichage recense des documents liés à des thèmes comme le détachement et la durée du travail, sans couvrir les informations réservées à une partie du personnel.
• Le contenu affiché ne comprend pas les informations communiquées via les panneaux d’affichage mis à disposition par l’employeur pour les représentants du personnel et syndicats.

💡 Astuce mémo

Décès = prévoyance; plus = complémentaires; l’employeur renforce via régimes supplémentaires (retraite/prévoyance/maladie).

📖 4. Complémentaire santé et opérateurs de compétences

🔑 Notions clés & Définitions

• Complémentaire santé : Couverture santé complémentaire venant s’ajouter à l’assurance maladie de base pour financer des dépenses non prises en charge intégralement.
• Opérateurs de compétences : Organismes chargés de financer et d’organiser la formation professionnelle des entreprises selon les règles applicables à leur périmètre.
• Dreets : Autorité administrative compétente pour contrôler et valider certains documents liés aux procédures collectives de licenciement et à leurs accords.
• CSE : Comité social et économique, instance représentative du personnel, dont certaines informations doivent être communiquées en cas de recours à une entreprise extérieure.

📝 Points essentiels

• La section mentionne des éléments de santé et sécurité à afficher/communiquer, dont les consignes de premiers soins après accident électrique et l’interdiction de fumer et de vapoter.
• Pour les entreprises de 50 salariés et plus, des consignes de sécurité incendie doivent être prévues.
• L’employeur doit donner un avis sur les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques et sur sa conservation.
• En cas de travaux par une entreprise extérieure, des informations précises doivent être indiquées : noms et lieux de travail des membres des CSE concernés, nom du médecin du travail de l’entreprise utilisatrice et lieu d
• memoryHook

📖 5. Affichages obligatoires et informations aux salariés

🔑 Notions clés & Définitions

• Décision Dreets : Décision administrative du Dreets qui valide un accord collectif ou homologue un document unilatéral de l’employeur, avec des effets sur l’affichage.
• Lutte contre le travail illégal : Ensemble d’obligations d’information et d’affichage visant à identifier l’entreprise et à prévenir l’activité illégale.
• CSE : Institution représentative du personnel dont la composition doit être portée à la connaissance des salariés via une liste nominative.
• Travail à domicile : Organisation du travail exécuté à domicile qui impose des modalités d’exécution à communiquer aux salariés.

📝 Points essentiels

• L’affichage peut être remplacé par tout autre document permettant de conférer une date certaine lors de la validation ou de l’homologation par le Dreets.
• En cas de rupture conventionnelle collective, la décision du Dreets porte sur la validation de l’accord et ouvre des voies et délais de recours contre cette décision.
• Pour la lutte contre le travail illégal, l’affichage comporte notamment le permis de construire ainsi que le nom, la raison ou la dénomination sociale et l’adresse de l’entreprise.
• Pour la lutte contre le travail illégal, l’affichage indique aussi le nom et l’adresse du donneur d’ordre (C. trav. art. D 8232-1) et prévoit l’arrêt de l’activité sur décision préfectorale en cas de travail illégal (C.
• Pour les représentants du personnel, la liste nominative des membres du CSE précise leur lieu habituel de travail et, le cas échéant, leur participation à des commissions (C. trav. art. R 2314-22).
• En BTP, la liste des personnes participant au comité interentreprises de sécurité, de santé et des conditions de travail (CISSCT) doit être affichée ou portée à la connaissance des salariés.

💡 Astuce mémo

Dreets = Date certaine ; CSE = Commissions et Lieu ; Travail illégal = Donneur d’ordre + Préfet ; Domicile = Modalités.

📖 6. Registres obligatoires et convention collective

🔑 Notions clés & Définitions

• Accord de performance collective : Accord collectif encadrant l’organisation et l’aménagement du temps de travail dans l’entreprise.
• Égalité de rémunération femmes-hommes : Principe légal imposant l’absence de discrimination de rémunération entre les femmes et les hommes.
• Élections professionnelles : Procédure collective permettant de désigner les représentants du personnel selon des règles de calendrier et de vote.
• Épargne salariale : Dispositifs collectifs permettant aux salariés de bénéficier d’une participation, d’un intéressement et d’épargnes dédiées.
• Harcèlement sexuel et moral : Infractions pénales visant les comportements de harcèlement moral ou sexuel et ouvrant des actions civiles et pénales.

📝 Points essentiels

• Accord collectif : vérifier l’existence et la durée du travail, ainsi que les jours et heures de repos collectif prévus.
• Repos hebdomadaire : en cas de suspension du repos, transmettre une copie de l’information à l’inspecteur du travail.
• Égalité de rémunération : se référer aux articles L 3221-1 à L 3221-7 et aux articles R 3221-1 et R 3221-2 du Code du travail.
• Discriminations : se référer aux articles 225-1 à 225-4 du Code pénal pour les discriminations prohibées.
• Élections professionnelles : prévoir l’organisation, la date du premier tour, les listes électorales, et les dates/heures/lieux du scrutin.
• Élections professionnelles : conserver le procès-verbal des résultats et, si aucun candidat, le procès-verbal de carence.

💡 Astuce mémo

Repos→Inspecteur : suspension du repos hebdo = copie à l’inspecteur.

📖 7. Déclaration préalable à l’embauche et visites

🔑 Notions clés & Définitions

• Déclaration préalable à l’embauche : Obligation déclarative de l’employeur avant la prise de poste d’un salarié, permettant l’identification et le suivi de l’embauche.
• Visite médicale d’embauche : Examen médical réalisé avant ou au début de l’activité pour vérifier l’aptitude du salarié au poste et prévenir les risques.
• Registre unique du personnel : Registre obligatoire recensant les informations relatives aux salariés, tenu par l’employeur pour assurer la traçabilité des effectifs.
• Document unique d’évaluation des risques professionnels : Document obligatoire qui recense et évalue les risques liés aux activités de l’entreprise afin d’organiser la prévention.

📝 Points essentiels

• La déclaration préalable à l’embauche doit être effectuée avant l’embauche, afin de sécuriser la prise de poste et la conformité administrative.
• La visite médicale d’embauche vise à vérifier l’aptitude du salarié au poste et à prévenir les risques professionnels dès le début de l’activité.
• Le registre unique du personnel est un registre obligatoire tenu par l’employeur pour tracer les informations relatives aux salariés.
• Le DUERP est un document obligatoire qui formalise l’évaluation des risques professionnels dans l’entreprise.
• La section mentionne aussi des registres obligatoires liés à la santé publique, à l’environnement, au CSE, aux dangers graves et imminents, ainsi qu’à la durée du travail et à la sécurité, en plus de registres de travail
• Les registres spécifiques à la durée du travail et les registres de sécurité complètent les obligations de traçabilité en matière de prévention et de conditions de travail.

💡 Astuce mémo

DPAE = Avant la prise de poste ; Visite = Aptitude au poste ; Registres = Traçabilité prévention (personnel + risques).

📖 8. Contrat de travail et informations essentielles

🔑 Notions clés & Définitions

• Convention collective applicable : La convention collective applicable fixe les règles spécifiques au secteur et doit être tenue à disposition des salariés dès l’embauche.
• DPAE déclaration préalable à l’embauche : La DPAE est la déclaration envoyée à l’URSSAF ou à la MSA avant l’embauche pour formaliser l’entrée du salarié.
• VIP visite de prévention et d’information : La VIP est une visite destinée à informer et prévenir le salarié nouvellement embauché sur les risques liés au poste.
• Registre unique du personnel : Le registre unique du personnel consigne les embauches et sert de trace administrative pour l’employeur.
• Abattement de DFS pour frais professionnels : L’abattement de DFS pour frais professionnels est un dispositif réservé à certains secteurs et nécessite un écrit du salarié sur le choix.

📝 Points essentiels

• La convention collective applicable doit être disponible pour les salariés à chaque embauche.
• La DPAE doit être transmise dans les 8 jours avant l’embauche, et une copie ou l’accusé de réception doit être remis au salarié.
• L’obligation de remise de la DPAE est dispensée si l’employeur remet au salarié son contrat écrit avec mention de l’URSSAF destinataire.
• La VIP concerne l’accueil du nouvel embauché et s’inscrit dans les actions d’information et de prévention.
• Le registre unique du personnel doit mentionner l’embauche de chaque salarié.
• L’employeur doit vérifier les priorités de réembauche avant de recruter.

💡 Astuce mémo

DPAE = 8 jours avant + preuve remise au salarié (sauf contrat écrit avec mention URSSAF).

📖 9. Formalités selon la situation du salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• Information sur les éléments essentiels : Information contractuelle : le salarié doit être informé des éléments essentiels qui structurent son contrat de travail.
• Convention collective applicable : Information collective : le salarié doit être informé de la convention collective qui s’applique à son emploi.
• Protection sociale complémentaire : Notice d’information : le salarié reçoit une notice sur la protection sociale complémentaire applicable dans l’entreprise.
• Livret d’épargne salariale : Document d’épargne : le salarié reçoit un livret présentant les dispositifs de participation, intéressement et/ou plan d’épargne salariale en place.
• Entretien professionnel : Droit périodique : le salarié a droit à un entretien professionnel tous les 2 ans.

📝 Points essentiels

• Information du salarié : il reçoit les informations sur les éléments essentiels de son contrat et sur la convention collective applicable.
• Protection sociale complémentaire : l’employeur remet une notice d’information au salarié.
• Épargne salariale : l’employeur remet un livret présentant participation, intéressement et/ou plan d’épargne salariale.
• Visite médicale d’information et de prévention : elle fait partie des formalités d’information.
• Entretien professionnel : le salarié bénéficie d’un entretien professionnel tous les 2 ans.
• Première embauche : en plus des formalités générales, l’employeur effectue une déclaration préalable à l’inspection du travail, s’affilie et adhère à une institution Agirc-Arrco.

💡 Astuce mémo

Contrat + collectif + protection + épargne + santé + entretien : pense « 6 piliers » avant même de parler de la première embauche.

📊 Tableaux de synthèse

Compétence Agirc-Arrco : interprofessionnel vs professionnel

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre DPAE (déclaration préalable à l’embauche) et DSN mensuelle : la DPAE sert à l’identification URSSAF avant l’embauche, la DSN envoie chaque mois les données/cotisations.
2. Croire qu’il faut demander une adhésion Agirc-Arrco : le cours indique qu’il n’y a plus d’adhésion préalable, mais que la caisse doit être paramétrée avant la 1re DSN.
3. Penser que l’affichage Dreets concerne uniquement les représentants du personnel : le cours précise que l’affichage vise l’ensemble du personnel et exclut les informations réservées à une partie du personnel ou portées à
4. Oublier la remise au salarié de la copie/accusé de réception de la DPAE : le cours prévoit cette remise, sauf si le contrat écrit mentionne l’URSSAF destinataire.
5. Mélanger “affichages obligatoires” et “informations à porter à la connaissance des salariés” : les tableaux du cours distinguent les objets et les documents concernés.
6. Confondre “domaine interprofessionnel” et “domaine professionnel” Agirc-Arrco : la différence tient à la présence/absence de l’IDCC dans le répertoire professionnel.
7. Croire que les régimes de prévoyance peuvent être “moins” que ce qui est prévu : le cours insiste sur la possibilité de faire mieux mais pas moins, en tenant compte de la CCN/accord/décision.

✅ Checklist Examen

1. Expliquer ce que la DPAE permet de faire dès la première embauche et quel organisme l’identifie (URSSAF).
2. Décrire le rôle de la DSN mensuelle dans l’envoi mensuel des cotisations et informations de paie aux organismes concernés.
3. Indiquer ce que la CARSAT reçoit et à quoi servent les données de tarification accident du travail pour la cotisation AT.
4. Justifier l’obligation d’adhésion à l’assurance chômage via FRANCE TRAVAIL pour les employeurs de droit privé établis en France (métropole et outre-mer).
5. Expliquer comment l’employeur est connu d’Agirc-Arrco lors de la première DSN mensuelle et ce qui reste à faire côté logiciel de paie.
6. Distinguer domaine interprofessionnel vs domaine professionnel Agirc-Arrco à partir de la présence/absence de l’IDCC dans le répertoire professionnel.
7. Citer les principes de prévoyance décès : ANI de 1947 (cadres) et logique “voir la CCN/accord/décision : pas moins, possibilité de mieux”.
8. Expliquer l’obligation d’adhérer à un organisme de complémentaire santé depuis 2016 et le fait que loi/CCN/accord/décision peuvent améliorer.
9. Définir les opérateurs de compétences (OPCO) et rappeler leurs missions (financement apprentissage, certifications, accompagnement PME).
10. Lister les éléments d’affichage obligatoires liés à la santé/sécurité (ex : premiers soins accident électrique, sécurité incendie dès 50 salariés, interdiction fumer/vapoter).
11. Décrire les informations à porter à la connaissance des salariés (ex : congés payés, conventions/accords collectifs, égalité rémunération, élections, épargne salariale, notice protection sociale).
12. Expliquer les formalités DPAE et VIP/visites : DPAE dans les 8 jours avant l’embauche avec preuve remise au salarié (sauf contrat écrit mentionnant l’URSSAF), et VIP comme visite d’information/prévention du nouvel embau
13. Décrire les registres obligatoires cités : registre unique du personnel, DUERP, registres santé publique/environnement, CSE, dangers graves et imminents, durée du travail, sécurité, travailleurs à domicile.
14. Rappeler les formalités spécifiques “première embauche” : déclaration préalable à l’inspection du travail, affiliation employeur, adhésion Agirc-Arrco.