Quelles composantes la chaîne d’approvisionnement regroupe-t-elle ?
Les étapes, acteurs, processus, interactions et documents nécessaires pour répondre à un besoin.
Comment la fonction achat obtient-elle les articles et services voulus ?
Par des consultations concurrentielles selon des procédures préétablies.
Quel objectif de rapport la fonction achat vise-t-elle auprès des fournisseurs ?
Le meilleur rapport qualité-prix.
Que doit pouvoir démontrer à tout moment la fonction achat concernant les fonds ?
Une utilisation optimale des fonds.
À qui la fonction achat doit-elle rendre compte de l’utilisation des fonds ?
Aux bailleurs.
En prévision de quoi la fonction achat doit-elle justifier l’utilisation des fonds ?
D’audits futurs.
Quelles étapes suit systématiquement tout achat, quelle que soit sa valeur ?
La formulation d’une demande, sa validation pour sa pertinence et son financement, puis l’acte d’achat.
Quel rôle la demandeuse joue-t-elle dans la définition des besoins du projet ou du service ?
Elle exprime les besoins en moyens nécessaires aux objectifs du projet ou du service.
De quoi la demandeuse répond-elle concernant les moyens demandés ?
De leur adéquation avec les objectifs et le budget du projet.
Que vérifie la receveuse à la réception des articles commandés ?
La concordance de la livraison avec la commande, ainsi que les quantités et la qualité.
Que consigne la receveuse sur les documents de traçabilité ?
Sa signature ou les anomalies constatées.
Quelle trace la mise en œuvre des procédures d’achat doit-elle laisser ?
Une trace documentaire des différentes étapes.
Quels documents consignent l’expression du besoin dans un achat ?
La demande d’achat et les spécifications techniques.
Quels documents consignent la consultation du marché lors d’un achat ?
Le dossier d’appel d’offres, les demandes de cotations et les documents commerciaux.
Quels documents consignent la sélection des offres et des fournisseurs ?
Le tableau comparatif des offres et la liste de fournisseurs.
Quels documents formalisent l’achat ?
Le bon de commande et le contrat.
Quels documents consignent la livraison ou la réception d’un achat ?
Les bons, la fiche de contrôle qualité et les documents douaniers.
Combien de temps les archives d’achat doivent-elles être conservées ?
Entre 7 et 15 ans selon les pays et les règles des bailleurs.
Quelles étapes permettent de déterminer la procédure d’achat ?
Identifier le marché, estimer sa valeur, puis appliquer la procédure correspondante.
Qu’est-ce que la procédure d’achat détermine ?
Les documents à fournir ainsi que les validations et contrôles nécessaires.
Comment la valeur estimée influence-t-elle la lourdeur et la durée de la procédure d’achat ?
Plus elle est élevée, plus la procédure est lourde et chronophage.
Quelles sont les étapes du cycle d’achat ?
Expression du besoin, consultation du marché, sélection, achat ou passation de marché, livraison ou réception, puis paiement.
Quand les validations et contrôles tiers interviennent-ils dans le cycle d’achat ?
À chaque étape.
Quel engagement juridique créent le bon de commande et le contrat auprès du fournisseur ?
Ils engagent juridiquement la dépense.
De quoi dépend le choix entre un bon de commande et un contrat ?
Du degré de complexité et des conditions de l’achat.
Qu’est-ce qu’un contrat-cadre ?
Un accord qui garantit les termes d’achat pendant une période donnée sans exiger un achat immédiat.
Quelle flexibilité le contrat-cadre offre-t-il dans le temps ?
Il permet de faire varier les quantités ou le nombre de services.
Quels indicateurs évaluent et pilotent la performance de la fonction achat ?
La satisfaction des demandeurs, les délais de livraison et le nombre d’accords-cadres.
Quelles mesures préviennent la corruption et protègent les équipes exposées ?
La séparation des tâches, des procédures et des contrôles systématiques.
Comment la fonction achat contribue-t-elle à réduire l’empreinte environnementale ?
Elle définit les besoins avec les demandeurs, surveille les solutions plus propres, intègre des critères environnementaux et durables, et mutualise les achats.
Quel parcours suit la chaîne d’approvisionnement jusqu’à la satisfaction du besoin ?
Le besoin, les achats, le transport, le stockage et la distribution.
Que peuvent présenter les marchés des zones d’intervention humanitaire ?
Ils peuvent être volatils et ne pas proposer les produits souhaités ou prévus.
Quelle habilitation la responsable budget détient-elle pour les dépenses du projet ?
Elle est habilitée à engager les dépenses du projet.
Que vérifie la responsable budget au sujet des articles demandés ?
La cohérence des articles demandés et l’existence des lignes budgétaires.
Quel rôle transversal jouent l’acheteuse et le département logistique dans les achats ?
Ils échangent avec les acteurs internes et externes et appliquent les procédures garantissant les six bons et la redevabilité.
Comment les documents d’achat sont-ils idéalement classés dans le dossier d’achat ?
Dans l’ordre chronologique.
Quelles formes les procédures d’achat peuvent-elles prendre selon le marché et sa valeur ?
Elles peuvent être directes, simples, négociées ou prendre la forme d’un appel d’offres.
De combien de temps peut durer une procédure d’achat ?
D’un jour à six mois.
Que recommande-t-on en cas de doute sur la valeur estimée d’un marché ?
Appliquer la procédure la plus restrictive.
Que précise un bon de commande ou un contrat sur l’échange ?
Son objet, les parties, les articles ou services, les conditions de livraison et de paiement, l’emballage, les montants et les pénalités de retard.
À quels marchés le contrat-cadre convient-il ?
Aux gros volumes, aux articles standards et récurrents aux besoins peu prévisibles, ou à la préparation d’une réponse aux urgences.
À quels marchés le contrat-cadre ne convient-il pas ?
Aux marchés instables ou aux prix très variables.
Quels achats peuvent être adaptés à un contrat-cadre ?
Le carburant, l’hébergement et la papeterie.
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1. Que désigne la chaîne d’approvisionnement dans une organisation ?
2. Une organisation veut comparer des fournisseurs pour acquérir des articles au meilleur rapport qualité-prix. Quel rôle remplit alors la fonction achat ?
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