QCM : Achats humanitaires (18 questions)

Questions et réponses du QCM

1. Que désigne la chaîne d’approvisionnement dans une organisation ?

L’ensemble des étapes, acteurs, processus, interactions et documents qui permettent de répondre à un besoin
Le stockage des produits jusqu’à leur distribution aux équipes de terrain
La succession des contrôles budgétaires réalisés après la réception des articles
La négociation des prix et des contrats entre une organisation et ses fournisseurs

L’ensemble des étapes, acteurs, processus, interactions et documents qui permettent de répondre à un besoin

Explication

La chaîne d’approvisionnement englobe les étapes et les acteurs, ainsi que les processus, interactions et documents mobilisés pour mettre un besoin à disposition de la demandeuse. La négociation avec les fournisseurs fait partie de la fonction achat, mais ne définit pas à elle seule toute la chaîne.

2. Une organisation veut comparer des fournisseurs pour acquérir des articles au meilleur rapport qualité-prix. Quel rôle remplit alors la fonction achat ?

Elle détermine les objectifs du projet et choisit les moyens nécessaires à leur réalisation
Elle vérifie la conformité des quantités livrées et consigne les défauts constatés à la réception
Elle assure le transport des produits et leur stockage avant leur distribution aux utilisatrices
Elle organise des consultations concurrentielles selon des procédures préétablies et échange avec les fournisseurs ou prestataires

Elle organise des consultations concurrentielles selon des procédures préétablies et échange avec les fournisseurs ou prestataires

Explication

La fonction achat organise des consultations concurrentielles selon des procédures établies et interagit avec les fournisseurs pour obtenir les articles ou services voulus au meilleur rapport qualité-prix. La vérification des quantités et des défauts relève de la réception des articles.

3. Pourquoi la fonction achat doit-elle pouvoir justifier l’utilisation des fonds à tout moment ?

Pour accélérer le transport des marchandises vers les zones d’intervention
Pour permettre aux équipes de modifier les objectifs du projet en cours d’exécution
Pour garantir que les fournisseurs livrent à chaque fois les mêmes articles
Pour rendre compte aux bailleurs et pouvoir répondre à des audits ultérieurs

Pour rendre compte aux bailleurs et pouvoir répondre à des audits ultérieurs

Explication

La fonction achat doit pouvoir démontrer que les fonds ont été utilisés de manière optimale, notamment pour rendre compte aux bailleurs et se préparer à d’éventuels audits. La constance des articles livrés ne constitue pas l’objectif de cette obligation de justification.

4. Quel enchaînement doit respecter tout achat, quelle que soit sa valeur ?

Valider le financement, commander les articles, puis formuler la demande correspondante
Réceptionner une demande, effectuer l’achat, puis vérifier si le besoin était pertinent
Formuler une demande, la faire valider pour sa pertinence et son financement, puis procéder à l’achat
Choisir un fournisseur, réceptionner les articles, puis demander la validation du budget

Formuler une demande, la faire valider pour sa pertinence et son financement, puis procéder à l’achat

Explication

Tout achat commence par la formulation d’une demande, suivie de sa validation concernant sa pertinence et son financement, avant l’acte d’achat. Valider le financement après avoir passé commande inverse l’ordre prévu.

5. De quoi la demandeuse est-elle responsable lorsqu’elle exprime un besoin ?

De confirmer que les fournisseurs retenus respectent les procédures de consultation
De vérifier les quantités et la qualité des articles au moment de leur réception
De vérifier que les moyens demandés correspondent aux objectifs et au budget de son projet
D’autoriser l’engagement des dépenses et de repérer les lignes budgétaires disponibles

De vérifier que les moyens demandés correspondent aux objectifs et au budget de son projet

Explication

La demandeuse exprime les besoins en moyens nécessaires à son projet ou service et répond de leur adéquation avec les objectifs et le budget du projet. La vérification des articles à la livraison relève de la receveuse.

6. À la livraison d’une commande, quelle tâche incombe à la receveuse ?

Comparer la livraison à la commande, contrôler les quantités et la qualité, puis signer les documents ou noter les anomalies
Confirmer que les articles demandés contribuent aux objectifs du projet et respectent son budget
Vérifier l’existence des lignes budgétaires et autoriser l’engagement des dépenses du projet
Organiser une consultation concurrentielle et retenir l’offre présentant le meilleur rapport qualité-prix

Comparer la livraison à la commande, contrôler les quantités et la qualité, puis signer les documents ou noter les anomalies

Explication

La receveuse prend réception au nom de la demandeuse, compare les articles livrés à la commande, en contrôle les quantités et la qualité, puis signe les documents de traçabilité ou y indique les anomalies. Vérifier les lignes budgétaires et autoriser une dépense relève de la responsabilité budgétaire.

7. Quelle exigence de traçabilité s’applique à la mise en œuvre des procédures d’achat ?

Les traces doivent porter principalement sur la sélection, tandis que les autres étapes peuvent rester orales
Les documents de chaque étape doivent être transmis aux fournisseurs avant le lancement de l’achat
Les différentes étapes doivent laisser des traces documentaires physiques, numériques ou combinant les deux formats
Chaque étape doit être consignée dans un registre papier distinct, conservé sur le lieu de l’achat

Les différentes étapes doivent laisser des traces documentaires physiques, numériques ou combinant les deux formats

Explication

Les procédures d’achat doivent laisser une trace documentaire de leurs différentes étapes, sous forme physique, numérique ou dans les deux formats. Limiter la traçabilité à la sélection ne couvre pas les autres étapes de l’achat.

8. Quels documents permettent notamment de retracer la phase de sélection d’un fournisseur ?

Des bons de livraison, une fiche de contrôle qualité et des documents douaniers
Une demande d’achat et des spécifications techniques
Un tableau comparatif des offres et une liste de fournisseurs
Un bon de commande et un contrat

Un tableau comparatif des offres et une liste de fournisseurs

Explication

La phase de sélection est notamment documentée par un tableau comparatif des offres et une liste de fournisseurs. La demande d’achat et les spécifications techniques documentent plutôt l’expression du besoin.

9. Combien de temps les archives d’achat doivent-elles être conservées, compte tenu des règles applicables et des audits possibles ?

Entre 16 et 20 ans, selon le nombre de fournisseurs consultés
Entre 1 et 3 ans, selon le montant et le type de commande
Entre 7 et 15 ans, selon les pays et les règles des bailleurs
Entre 4 et 6 ans, selon la durée du projet et le lieu de livraison

Entre 7 et 15 ans, selon les pays et les règles des bailleurs

Explication

Les archives d’achat doivent être conservées entre 7 et 15 ans, selon le pays et les règles des bailleurs, car des audits peuvent avoir lieu plusieurs années après l’achat. Une durée fondée sur le nombre de fournisseurs consultés ne correspond pas à la règle de conservation indiquée.

10. Une organisation doit lancer un achat, mais ne connaît pas encore la procédure applicable. Quelle démarche doit-elle suivre pour la déterminer ?

Choisir d’abord une procédure, puis définir le marché selon ses exigences
Consulter les fournisseurs, comparer leurs offres, puis estimer la valeur retenue
Identifier le marché, estimer sa valeur, puis appliquer la procédure correspondante
Établir le calendrier de livraison, puis sélectionner une procédure selon l’urgence

Identifier le marché, estimer sa valeur, puis appliquer la procédure correspondante

Explication

La procédure se détermine en identifiant le marché concerné et en estimant sa valeur avant d’appliquer la procédure correspondante. Commencer par choisir une procédure inverse cet ordre et ne tient pas compte de la valeur estimée.

11. Deux achats comparables ont des valeurs estimées différentes. Quel effet est attendu pour celui dont la valeur est la plus élevée ?

Une procédure identique, puisque les documents et contrôles ne dépendent pas de la valeur
Une procédure plus lourde et chronophage, avec les documents, validations et contrôles requis
Une procédure plus courte, avec moins de validations parce que la dépense est plus importante
Une procédure remplacée par une négociation directe, sans contrôles supplémentaires

Une procédure plus lourde et chronophage, avec les documents, validations et contrôles requis

Explication

La procédure détermine les documents à fournir ainsi que les validations et contrôles nécessaires, et elle devient généralement plus lourde lorsque la valeur estimée augmente. Une valeur supérieure ne réduit donc pas les validations comme le suggère une autre possibilité.

12. Après la sélection d’un fournisseur, quelle séquence décrit correctement la suite du cycle d’achat ?

Livraison ou réception, consultation du marché, puis paiement
Achat ou passation de marché, livraison ou réception, puis paiement
Paiement, livraison ou réception, puis achat ou passation de marché
Achat ou passation de marché, paiement, puis sélection du fournisseur

Achat ou passation de marché, livraison ou réception, puis paiement

Explication

Après la sélection viennent l’achat ou la passation de marché, la livraison ou réception, puis le paiement; des validations et contrôles tiers interviennent à chaque étape du cycle. Le paiement ne précède donc pas la livraison ou la réception.

13. Une dépense nécessite un engagement juridique auprès d’un fournisseur. De quoi dépend le choix entre un bon de commande et un contrat ?

Du degré de complexité et des conditions de l’achat
Du lieu de livraison et du nombre de fournisseurs consultés
Du montant des pénalités et du type d’emballage demandé
De la durée prévue pour le paiement et du nombre de factures

Du degré de complexité et des conditions de l’achat

Explication

Le bon de commande comme le contrat engage juridiquement la dépense, et le choix entre ces instruments dépend de la complexité et des conditions de l’achat. Le lieu de livraison ou l’emballage peuvent figurer dans les documents, mais ne constituent pas le critère distinctif indiqué.

14. Une organisation veut fixer des conditions d’achat pour une période tout en gardant la possibilité d’ajuster les quantités au fil du temps, sans acheter immédiatement. Quel instrument répond à ce besoin ?

Un achat exécuté immédiatement, avec une quantité et une livraison déterminées dès la commande
Un bon de commande ponctuel fixant une livraison unique et le paiement correspondant
Un contrat portant sur un volume fixe, sans possibilité d’adapter les services au cours de la période
Un contrat-cadre définissant les conditions et permettant de moduler les quantités dans le temps

Un contrat-cadre définissant les conditions et permettant de moduler les quantités dans le temps

Explication

Le contrat-cadre garantit des conditions d’achat pendant une période sans imposer un achat immédiat et permet une flexibilité des quantités ou du nombre de services. Un achat exécuté immédiatement ne fournit pas cette même souplesse dans le temps.

15. Une responsable souhaite suivre la performance de la fonction achat à l’aide d’indicateurs. Quel ensemble est pertinent pour évaluer et piloter cette performance ?

Le montant des pénalités, le nombre de lieux de livraison et le coût des emballages
Le nombre de fournisseurs sollicités, la valeur des stocks et le volume des factures reçues
La satisfaction des demandeurs, les délais de livraison et le nombre d’accords-cadres
La fréquence des réunions, la taille de l’équipe et le nombre de contrats archivés

La satisfaction des demandeurs, les délais de livraison et le nombre d’accords-cadres

Explication

La satisfaction des demandeurs, les délais de livraison et le nombre d’accords-cadres sont des indicateurs permettant d’évaluer et de piloter la performance achat. Le volume des factures ou des stocks peut renseigner sur d’autres aspects, mais ne correspond pas à l’ensemble d’indicateurs cité.

16. Dans une équipe d’achat exposée à des risques de corruption, quelle organisation contribue à prévenir ces risques et à protéger les personnes impliquées ?

Séparer les tâches et appliquer des procédures ainsi que des contrôles ou vérifications systématiques
Confier toutes les étapes à une même personne et vérifier les opérations après signalement
Remplacer les validations par des déclarations individuelles et examiner les dossiers au besoin
Limiter les contrôles aux achats importants et laisser les autres étapes à l’appréciation de l’équipe

Séparer les tâches et appliquer des procédures ainsi que des contrôles ou vérifications systématiques

Explication

La prévention et la lutte contre la corruption reposent notamment sur la séparation des tâches, des procédures et des contrôles ou vérifications systématiques, qui protègent aussi les équipes exposées. Une vérification déclenchée seulement après un signalement ne remplace pas ce dispositif régulier.

17. Lorsqu’une organisation veut réduire l’empreinte environnementale de ses achats, quelle démarche relève de la fonction achat ?

Définir avec les demandeurs les besoins et les solutions moins polluantes, suivre les offres plus propres du marché, intégrer des critères durables et mutualiser les achats.
Transférer aux demandeurs la responsabilité des choix, puis sélectionner les fournisseurs selon le prix et les délais de livraison.
Concentrer l’évaluation sur les émissions des fournisseurs et écarter les critères liés aux besoins ou à la mutualisation des achats.
Maintenir les spécifications existantes et privilégier les fournisseurs habituels, tout en compensant les impacts environnementaux après l’achat.

Définir avec les demandeurs les besoins et les solutions moins polluantes, suivre les offres plus propres du marché, intégrer des critères durables et mutualiser les achats.

Explication

La fonction achat peut agir à plusieurs étapes : préciser les besoins avec les demandeurs, repérer les solutions plus propres, appliquer des critères environnementaux et durables, et mutualiser les achats. Se limiter aux émissions des fournisseurs néglige notamment la définition des besoins et la mutualisation.

18. Une entreprise achète séparément plusieurs produits similaires et découvre que des solutions moins polluantes sont désormais disponibles. Quelle action correspond le mieux au rôle environnemental de la fonction achat ?

Demander aux fournisseurs habituels de réduire leurs émissions, sans réexaminer les besoins ni les solutions disponibles sur le marché.
Remplacer les produits par les solutions les plus récentes, sans associer les demandeurs ni formaliser de critères de sélection durables.
Regrouper les commandes, mais conserver les critères existants afin de comparer les offres selon le prix et la fiabilité.
Mutualiser les achats, réexaminer les besoins avec les demandeurs, surveiller les solutions plus propres et intégrer des critères environnementaux au choix.

Mutualiser les achats, réexaminer les besoins avec les demandeurs, surveiller les solutions plus propres et intégrer des critères environnementaux au choix.

Explication

Cette démarche combine la mutualisation, l’examen des besoins avec les demandeurs, la veille sur le marché et l’intégration de critères environnementaux et durables. Regrouper les commandes tout en conservant des critères inchangés ne permet pas de prendre en compte les solutions moins polluantes découvertes.

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Quelles composantes la chaîne d’approvisionnement regroupe-t-elle ?

Les étapes, acteurs, processus, interactions et documents nécessaires pour répondre à un besoin.

Comment la fonction achat obtient-elle les articles et services voulus ?

Par des consultations concurrentielles selon des procédures préétablies.

Quel objectif de rapport la fonction achat vise-t-elle auprès des fournisseurs ?

Le meilleur rapport qualité-prix.

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