Fiche de révision : Achats humanitaires

📋 Plan du Cours

1. Chaîne d’approvisionnement et fonction achat
2. Acteurs et responsabilités des achats
3. Traçabilité documentaire et archivage
4. Procédures et étapes d’achat
5. Engagements et contrats d’achat
6. Performance et prévention de la corruption
7. Achats et environnement

📖 1. Chaîne d’approvisionnement et fonction achat

🔑 Notions clés & Définitions

• Chaîne d’approvisionnement : Ensemble des étapes, acteurs, processus, interactions et documents nécessaires pour mettre un besoin à la disposition de sa demandeuse.
• Fonction achat : Organisation de consultations concurrentielles selon des procédures préétablies et interaction avec les fournisseurs ou prestataires pour obtenir les articles et services voulus au meilleur rapport qualité-prix.

★ À maîtriser

📌 La fonction achat doit pouvoir démontrer à tout moment une utilisation optimale des fonds afin de rendre compte aux bailleurs, notamment en prévision d’audits futurs.

Compléments

• 🔄 Le besoin suit les étapes suivantes jusqu’à sa satisfaction :

  1. le besoin
  2. les achats
  3. le transport
  4. le stockage
  5. la distribution
  6. la satisfaction du besoin

• Dans les zones d’intervention humanitaire, les marchés peuvent être volatils et ne pas proposer les produits souhaités ou initialement prévus.

💡 Astuce mémo

Besoin → achats → transport → stockage → distribution → besoin satisfait

📖 2. Acteurs et responsabilités des achats

🔑 Notions clés & Définitions

• Demandeuse : Personne qui exprime les besoins en moyens nécessaires aux objectifs de son projet ou de son service et répond de leur adéquation avec les objectifs et le budget du projet.

★ À maîtriser

• 🔄 Tout achat suit trois étapes :

  1. formulation d’une demande
  2. validation de la pertinence et du financement
  3. acte d’achat

• La receveuse prend réception des articles commandés au nom de la demandeuse, vérifie la concordance de la livraison avec la commande ainsi que les quantités et la qualité, puis signe les documents de traçabilité ou y indique les anomalies.

Compléments

• La responsable budget est formée et habilitée à engager les dépenses du projet, à vérifier la cohérence des articles demandés et l’existence des lignes budgétaires, et à repérer des alternatives lorsque des lignes sont consommées.

• L’acheteuse et le département logistique ont une responsabilité transversale : ils échangent avec les acteurs internes et externes et mettent en œuvre les procédures garantissant les six bons et la redevabilité.

📖 3. Traçabilité documentaire et archivage

★ À maîtriser

📌 La mise en œuvre des procédures d’achat doit laisser une trace documentaire des différentes étapes, sous forme physique, numérique ou les deux.

• Les étapes et documents associés sont :

  • expression du besoin : demande d’achat et spécifications techniques
  • consultation du marché : dossier d’appel d’offres, demandes de cotations et documents commerciaux
  • sélection : tableau comparatif des offres et liste de fournisseurs
  • achat ou passation de marché : bon de commande et contrat
  • livraison ou réception : bon de livraison ou de réception, fiche de contrôle qualité et documents douaniers

• Les archives d’achat doivent être conservées entre 7 et 15 ans selon les pays et les règles des bailleurs, qui peuvent exiger des audits plusieurs années après l’achat.

Compléments

📌 Les documents sont conservés dans un dossier d’achat, idéalement dans l’ordre chronologique, auquel peuvent s’ajouter des notes explicatives et des communications utiles à la compréhension de l’achat.

💡 Astuce mémo

Besoin → marché → sélection → achat → réception

📖 4. Procédures et étapes d’achat

★ À maîtriser

• Pour déterminer la procédure d’achat, il faut identifier le marché concerné, estimer sa valeur, puis appliquer la procédure correspondante.

• 🔄 Le cycle d’achat comprend six étapes :

  1. expression du besoin
  2. consultation du marché
  3. sélection
  4. achat ou passation de marché
  5. livraison ou réception
  6. paiement

📌 La procédure détermine les documents à fournir ainsi que les validations et contrôles nécessaires ; plus la valeur estimée est élevée, plus la procédure est lourde et chronophage.

Compléments

📌 En cas de doute sur la valeur estimée d’un marché, il est recommandé d’appliquer la procédure la plus restrictive.

• Selon le marché et sa valeur estimée, les procédures applicables peuvent être directes, simples, négociées ou prendre la forme d’un appel d’offres.

• La durée d’une procédure d’achat peut aller d’un jour à six mois, ce qui rend nécessaire une bonne planification.

💡 Astuce mémo

Besoin → consultation → sélection → engagement → réception → paiement

📖 5. Engagements et contrats d’achat

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrat-cadre : Contrat qui garantit les termes d’achat pendant une période donnée sans exiger de procéder immédiatement à l’achat et permet une flexibilité des quantités ou du nombre de services dans le temps.

★ À maîtriser

📌 Le bon de commande et le contrat engagent juridiquement la dépense auprès du fournisseur ; le choix entre eux dépend du degré de complexité et des conditions de l’achat.

Compléments

📌 Le contrat-cadre convient aux marchés de gros volumes, aux articles standards et récurrents dont les besoins sont peu prévisibles, ou à la préparation d’une réponse aux urgences ; il ne convient pas aux marchés instables ou aux prix très variables et nécessite souvent des procédures restrictives, comme les appels d’offres.

• Des achats adaptés au contrat-cadre comprennent :

  • le carburant
  • l’hébergement
  • la papeterie

• Un bon de commande ou un contrat précise : l’objet de l’échange, les deux parties impliquées, le descriptif des articles ou services, les conditions et lieux de livraison et de paiement, l’emballage, les montants concernés, les pénalités en cas de retard

💡 Astuce mémo

Le contrat classique engage l’achat ; le contrat-cadre fixe des conditions pour des achats ultérieurs

📖 6. Performance et prévention de la corruption

📝 Points essentiels

• La prévention et la lutte contre la corruption reposent notamment sur la séparation des tâches, des procédures et des contrôles ou vérifications systématiques, afin de protéger les équipes impliquées contre les risques auxquels elles sont exposées.

• La performance de la fonction achat peut être suivie par :

  • la satisfaction des demandeurs
  • les délais de livraison
  • le nombre d’accords-cadres en place

💡 Astuce mémo

Séparation des tâches et contrôles → réduction des risques de corruption

📖 7. Achats et environnement

📝 Points essentiels

• La fonction achat peut réduire l’empreinte environnementale par : la définition des besoins et des solutions les moins polluantes avec les demandeurs, la veille sur les solutions plus propres disponibles sur le marché, l’intégration de critères de sélection environnementaux et durables, la mutualisation des achats