Fiche de révision : Gestion complète de projets et indicateurs

📋 Plan du Cours

1. Créer un projet
2. Paramètres et zones de couverture
3. Composantes et activités du projet
4. Cadre logique GAR
5. PTAB, budget et décaissements
6. Indicateurs et graphiques
7. Tableaux de bord
8. Conventions et cellules
9. Bénéficiaires et groupes
10. Parties prenantes
11. Accès et permissions

📖 1. Créer un projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Assistant de création : Un parcours en trois étapes qui collecte Type, Échéancier puis valide la Revue pour créer le projet.
• Type MOD : Un type de projet qui génère automatiquement une arborescence de composantes dès la création.
• Type Classique : Un type de projet qui démarre vide et nécessite la création des composantes ensuite via la structure.
• Permission Créer un projet : Une autorisation nécessaire pour afficher le bouton Créer un projet dans le portefeuille et lancer l’assistant.

📝 Points essentiels

• La création se fait via l’assistant en 3 étapes : Type, Échéancier puis Revue, et la validation ouvre la vue d’aperçu du nouveau projet.
• La permission PROJECTS_CREATE (Crée un projet) est requise ; sans elle, le bouton Créer un projet n’apparaît pas dans le portefeuille.
• À l’étape Échéancier, les dates de début et de fin prévues sont obligatoires, tandis que les dates effectives sont facultatives et repliées par défaut.
• Le code du projet est pré-rempli avec le préfixe PRJ et peut être ajusté pendant la création.
• Si vous activez Budget global à l’étape Échéancier, vous renseignez un montant, une devise, un seuil d’alerte et sélectionnez les domaines de compétence concernés.

💡 Astuce mémo

MOD = composantes auto dès la création ; Classique = projet vide, composantes à créer après.

📖 2. Paramètres et zones de couverture

🔑 Notions clés & Définitions

• Paramètres d’un projet : Ensemble des configurations d’un projet réparties en six onglets : Informations, Cadre GAR, Domaines de compétence, Sources de financement, Budget et Zone de couverture.
• Projet gelé : État d’un projet sans zone de couverture, qui empêche la configuration des éléments dépendant du périmètre via des onglets inactifs.
• Zone de couverture : Périmètre géographique à ajouter sur une carte qui débloque les réglages liés au contexte spatial du projet.
• Onglets verrouillés : Onglets rendus grisés tant qu’une zone de couverture n’existe pas, avec un motif affiché au survol.

📝 Points essentiels

• Sans zone de couverture, le projet est considéré comme gelé et les onglets Cadre GAR, Domaines de compétence, Sources de financement et Budget restent grisés.
• Dès qu’au moins une zone est ajoutée dans Zone de couverture, le projet n’est plus gelé et les quatre onglets verrouillés se déverrouillent.
• Zone de couverture et Informations restent accessibles en permanence pour corriger l’identité ou ajouter la première zone.
• Dans l’onglet Informations, la description reste modifiable tandis que le nom et le visuel se verrouillent quand le projet est verrouillé.
• Les modifications de l’identité sont enregistrées champ par champ, sans enregistrer l’ensemble du projet.

💡 Astuce mémo

Zone de couverture = clé : sans elle, Cadre GAR/Budget/Sources/Domaines restent fermés.

📖 3. Composantes et activités du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Arborescence de composantes : Une structure hiérarchique qui organise un projet en composantes et sous-composantes, servant de support aux activités, aux résultats et au budget.
• Composante racine : Une composante sans parent qui sert de point de départ de l’arborescence, puis reçoit des sous-composantes et des éléments rattachés.
• Activité : Une tâche opérationnelle de la GAR rattachée à une composante, où l’on planifie et suit le travail réel (et parfois un résultat).
• Mode d’avancement : Un paramètre de progression d’une composante ou d’une activité qui pilote comment l’avancement est calculé et remonté, automatiquement ou manuellement.

📝 Points essentiels

• Un projet MOD crée automatiquement ses composantes obligatoires à la création, marquées Obligatoire et non supprimables.
• Un projet Classique démarre sans composantes : vous devez les créer ensuite depuis l’onglet Structure.
• Le mode d’avancement Automatique agrège l’avancement des enfants et des activités, tandis que le mode Manuel permet de saisir directement l’avancement de la composante.
• Une activité se gère au sein de l’onglet Activités de sa composante et chaque activité appartient à une composante.
• Lors de la création d’une activité, la composante est pré-sélectionnée et masquée dans le formulaire, vous ne la choisissez jamais manuellement.
• Une composante peut indiquer l’état de retard via un signal visuel, en cohérence avec ses activités et son calendrier.

💡 Astuce mémo

Composante = squelette, Activité = tâches : Automatique = agrège, Manuel = saisit.

📖 4. Cadre logique GAR

🔑 Notions clés & Définitions

• Cadre Logique GAR : Le Cadre Logique GAR est une matrice en lecture seule qui retrace la chaîne de résultats du projet avec ses indicateurs, sources de vérification et l’élément d’ancrage.
• Matrice GAR : La matrice GAR affiche la logique du projet sous forme d’arbre repliable reliant objectifs globaux, objectifs spécifiques, résultats et activités.
• Composante d’ancrage : La composante d’ancrage désigne l’élément structurel associé à chaque indicateur dans la matrice, pour savoir où il se rattache dans le projet.

📝 Points essentiels

• La page du Cadre Logique GAR est en lecture seule et ne se modifie pas directement, car les changements se font ailleurs dans l’interface d’édition.
• Les objectifs se mettent à jour dans Paramètres > Cadre GAR, et les résultats se gèrent dans Paramètres > Cadre GAR ou via l’onglet Résultats d’une composante.
• Dans la matrice, chaque objectif global contient des objectifs spécifiques, qui portent des résultats, eux-mêmes porteurs d’activités, sous forme d’arbre repliable.
• Les colonnes de la matrice affichent le niveau GAR, les indicateurs, la source de vérification et la composante associée à l’élément.
• La barre de contrôle permet de filtrer par Tous, Effets, Produits ou Activités, de masquer les lignes vides, et de tout déplier ou tout replier.
• Chaque indicateur apparaît sur une seule ligne, celle de l’élément auquel il est ancré (objectif, résultat ou activité).

📖 5. PTAB, budget et décaissements

🔑 Notions clés & Définitions

• PTAB Plan de travail annuel : Le PTAB est un récapitulatif annuel en lecture seule qui croise les montants prévus et décaissés, ventilés par composante et par trimestre.
• Budget en arborescence : Le budget d’un projet est organisé en enveloppes puis en lignes, avec une catégorie de dépense, des sources de financement et une répartition sur T1 à T4.
• Décaissements du projet : Les décaissements représentent l’exécuté du budget, chacun avec un montant, une source de financement et un statut qui peut évoluer.

📝 Points essentiels

• Le PTAB est calculé et n’est pas modifiable directement : pour modifier ce qu’il affiche, ajustez le budget prévu ou enregistrez des décaissements puis rouvrez la page.
• Le taux d’exécution affiché au PTAB est le décaissé ÷ le prévu pour l’année.
• Dans la vue Détail, un décaissement non rattaché à un trimestre apparaît sous « non rattachés » jusqu’au rattachement depuis le décaissement.
• Le rattachement d’un décaissement à un trimestre budgétaire permet de comparer le payé au prévu dans la bonne case composante × trimestre.
• Un décaissement peut passer de En attente à Payé en enregistrant une date de paiement, et de Payé à Annulé en demandant un motif.
• Les budgets portés par une composante, une activité ou une convention se gèrent sur leur onglet Budget dédié, tandis que Paramètres > Budget n’affiche que les enveloppes directes du projet.

💡 Astuce mémo

PTAB = Prévu vs Payé, sur l’année et par trimestre : si le décaissement n’est pas rattaché, il reste « hors case ».

📖 6. Indicateurs et graphiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Indicateur : Un indicateur est une mesure définie avec un niveau, une nature, une unité et une fréquence, destinée au suivi dans le projet.
• Ancrage GAR : L’ancrage GAR rattache un indicateur à un élément déjà existant de la chaîne de résultats, comme une composante, un objectif, un résultat ou une activité.
• Fiche indicateur : La fiche indicateur regroupe la documentation et les paramètres GAR nécessaires pour comprendre le sens, le calcul et l’utilisation de l’indicateur.
• Graphique d’indicateur : Le graphique d’indicateur transforme les valeurs saisies en visualisation temporelle pour lire l’évolution via différents modes d’affichage.
• Tableau de bord : Un tableau de bord est un espace de pilotage rattaché au projet qui affiche des données via widgets organisés sur une grille.

📝 Points essentiels

• La création d’un indicateur se fait en 3 étapes : Définition, Ancrage, puis Référence et cibles, avec des champs facultatifs à compléter après création.
• Un indicateur doit être actif pour permettre la saisie de valeurs, car un indicateur en brouillon désactive le bouton « Saisir une valeur ».
• La granularité des périodes pour les valeurs suit la fréquence de collecte de l’indicateur : un indicateur trimestriel reçoit des valeurs trimestrielles et un indicateur annuel une valeur par an.
• Le graphique d’un indicateur peut s’afficher en courbe, barres, aire ou carte chiffre, alors qu’un tableau complet se lit dans l’onglet Valeurs et un camembert n’est pas proposé ici.
• Les couleurs liées aux seuils d’alerte se définissent sur la fiche de l’indicateur (onglet Définition) et pas sur le graphique.
• Un tableau de bord se construit en 2 temps : création (nom, description, visibilité) puis alimentation via widgets ajoutés depuis un constructeur en glisser-déposer sur une grille.

💡 Astuce mémo

Définition → Ancrage → Référence : le triptyque pour créer un indicateur, puis « Valeurs → Graphique » pour l’évolution.

📖 7. Tableaux de bord

🔑 Notions clés & Définitions

• Widget : Un widget est un composant visuel (carte chiffrée, graphique, tableau, liste…) qui affiche une donnée alimentée par une source du projet.
• Constructeur de tableau de bord : Le constructeur est l’interface d’édition qui permet d’ajouter des widgets depuis un catalogue et de configurer leur contenu.
• Grille de widgets : La grille de widgets est la zone de mise en page où l’on positionne et redimensionne les widgets par glisser-déposer.

📝 Points essentiels

• Un tableau de bord se construit en deux étapes : création (nom, description optionnelle, visibilité) puis alimentation via le constructeur avec des widgets.
• Les widgets se rangent sur une grille organisée librement par glisser-déposer et la disposition se conserve automatiquement.
• Les widgets de données dépendent de sources existantes du projet (indicateurs, budget, activités, décaissements) pour pouvoir s’alimenter.
• Lors de l’ajout d’un widget, la modale guide le choix de la source, du type de widget et de sa configuration avec onglets Données puis Affichage.
• Les widgets statiques Titre et Texte ne demandent ni source de données ni type de widget.
• Le bouton Aperçu affiche la vue en lecture seule telle qu’elle sera vue par les destinataires.

💡 Astuce mémo

Créer puis Construire : création (nom/visibilité) → constructeur (widgets sur la grille).

📖 8. Conventions et cellules

🔑 Notions clés & Définitions

• Convention MOD : Une convention MOD est le cadre contractuel qui organise une maîtrise d’ouvrage déléguée, avec des signataires et des éléments couverts par la convention.
• Catégorie MOD : Une catégorie MOD classe le type de convention et détermine automatiquement les signataires et les cellules/créations associées.
• Cellule : Une cellule est l’équipe opérationnelle d’une convention, composée de postes (exemples : coordinateur, responsable S&E, comptable) tenus par des membres.
• Cellule d’appui projet : Une cellule d’appui projet correspond au type de cellule créé pour certaines conventions MOD, utilisée pour l’animation opérationnelle liée au projet.
• Unité de mise en œuvre : Une unité de mise en œuvre est un type de cellule associé à une catégorie MOD, servant d’équipe opérationnelle pour exécuter la convention.

📝 Points essentiels

• La création d’une convention se fait via un assistant en 4 étapes : catégorie, informations, acteurs et composantes, puis documents.
• Une permission est nécessaire pour créer une convention, et une catégorie MOD peut auto-créer une cellule à la création.
• Pour une 2ème MOD, une convention parente 1ère MOD est requise et une unité de mise en œuvre est auto-créée.
• Les dates de signature et de début/fins déterminent le statut dès la création : signature atteint signé et début atteint actif.
• Une cellule ne peut être gérée que si la convention est signée ou active, et une convention MOD auto-crée souvent une cellule à étoffer.
• Dans l’organigramme, chaque poste peut être pourvu par un membre (organisation ou partie prenante de la convention) ou laissé vacant, et un poste vacant est signalé visuellement.

💡 Astuce mémo

Catégorie MOD = cellules : 1ère MOD crée l’appui projet, 2ème MOD demande un parent 1ère MOD et crée l’unité de mise en œuvre.

📖 9. Bénéficiaires et groupes

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre des bénéficiaires : Le registre des bénéficiaires est la liste partagée unique qui contient toutes les personnes du système pour éviter de les ressaisir d’un projet à l’autre.
• Groupe de bénéficiaires : Un groupe de bénéficiaires est une structure collective qui rassemble des bénéficiaires d’un registre, comme coopérative ou GIE, pour travailler par unité.
• Représentant de groupe : Un représentant de groupe est un bénéficiaire promu au sein d’un groupe, distingué comme interlocuteur tout en restant membre du groupe.
• Participation à une activité : Une participation est le lien d’un bénéficiaire avec un projet, avec un statut de suivi depuis l’inscription jusqu’à un état terminal.

📝 Points essentiels

• Un bénéficiaire est enregistré une seule fois dans le registre partagé, puis réutilisé par inscription dans plusieurs projets plutôt que resaisi.
• Un groupe permet de travailler sur une liste de membres, et ses membres proviennent du registre avec, en option, des membres marqués comme représentants.
• Une participation peut être active jusqu’à un statut terminal, soit terminé soit abandon, avec une date de sortie une fois le bénéficiaire quitte le projet.
• Supprimer une inscription retire le lien de participation mais ne supprime jamais le bénéficiaire du registre, et supprime seulement son appartenance au groupe si c’est le cas.
• Un représentant reste dans la liste des membres et apparaît aussi dans l’onglet Représentants, après promotion explicite.

💡 Astuce mémo

Participation = Engagement : Inscrit → (Terminé ou Abandon) avec sortie datée ; Groupe = Unité : Membre + option Représentant.

📖 10. Parties prenantes

🔑 Notions clés & Définitions

• Partie prenante : Une entité externe avec laquelle l’organisation collabore, comme un bailleur, une collectivité ou une administration.
• Annuaire des parties prenantes : Un référentiel central qui stocke les parties prenantes une seule fois et sert de source aux conventions et aux cellules.
• Membre (accès IAM) : Une personne rattachée à l’organisation, dont la connexion à SERA dépend d’un accès IAM accordé séparément.
• Accès IAM : Un identifiant et un mot de passe qui permettent à un membre de se connecter à SERA après attribution.
• Rôle et groupe IAM : Des éléments d’autorisation qui regroupent des permissions et des portées pour attribuer l’accès à un membre ou à un ensemble de membres.

📝 Points essentiels

• Une partie prenante est saisie une seule fois dans l’annuaire, puis réutilisée par les conventions et cellules au lieu d’être ressaisie.
• Une partie prenante ne peut pas être supprimée si elle a encore des membres ou des conventions rattachés, il faut d’abord retirer ces liens.
• Le statut signataire et l’accès IAM sont indépendants : être signataire ne garantit pas la capacité à se connecter, et inversement.
• L’octroi d’accès IAM nécessite un email : un membre sans email ne peut pas recevoir d’identifiant tant qu’il n’en a pas renseigné un.
• Les rôles système intégrés (ex. administrateur) sont gérés par SERA en lecture seule et n’apparaissent pas dans la liste des rôles personnalisés.

📖 11. Accès et permissions

🔑 Notions clés & Définitions

• Membre : Un membre est une personne rattachée à l’organisation, présente dans l’annuaire et distincte de ses droits de connexion.
• Rôle : Un rôle est un ensemble nommé de permissions qui sert à regrouper des autorisations pour des membres ou des groupes.
• Groupe : Un groupe regroupe des membres pour leur appliquer le même jeu de permissions et éventuellement une portée par projet.
• Catalogue des permissions : Le catalogue des permissions est le référentiel en lecture seule qui liste toutes les permissions protégeables au format ressource:action.

📝 Points essentiels

• Le statut Signataire et l’accès IAM sont indépendants, car être habilité à signer une convention ne donne pas automatiquement le droit de se connecter à SERA.
• L’octroi d’accès IAM demande un email : un membre sans email ne peut pas recevoir d’identifiant tant que l’adresse n’est pas renseignée.
• Les rôles système intégrés sont gérés par SERA, sont en lecture seule et n’apparaissent pas dans la liste des rôles personnalisés.
• Un groupe peut être limité par portée à certains projets, et les membres conservent leurs accès individuels si le groupe est retiré ou supprimé après retrait de ses membres.
• Le catalogue des permissions est en lecture seule : on ne crée pas de permissions dedans, on les assemble ensuite dans des rôles ou des groupes.

💡 Astuce mémo

IAM = Identifiant par Email; Rôle = Permissions nommées; Groupe = Membres + (Portée).

📊 Tableaux de synthèse

Type MOD vs Type Classique (projet)

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre la création d’un indicateur (Définition→Ancrage→Référence/cibles) avec la saisie des valeurs : les valeurs se font ensuite dans l’onglet Valeurs.
2. Croire qu’on peut modifier directement le Cadre Logique GAR : la matrice est en lecture seule, les changements se font ailleurs (Paramètres/Cadre GAR, onglet Résultats, etc.).
3. Penser qu’un projet peut configurer Cadre GAR/Budget/Sources/Domaines sans Zone de couverture : sans zone, il est gelé et ces onglets restent grisés.
4. Inverser les modes d’avancement : Automatique agrège l’avancement des enfants et activités, Manuel permet de saisir directement l’avancement de la composante.
5. Oublier la permission : sans PROJECTS_CREATE, le bouton “Créer un projet” n’apparaît pas dans le portefeuille.
6. Rattacher un décaissement “au mauvais endroit” : un décaissement non rattaché à un trimestre apparaît dans “décaissements non rattachés” au Détail du PTAB.
7. Mélanger Signataire et Accès IAM : être signataire ne garantit pas la capacité à se connecter, et inversement.

✅ Checklist Examen

1. Identifier la permission nécessaire et le chemin pour lancer l’assistant “Créer un projet” (PORTFOLIO/Créez un projet), puis citer les 3 étapes : Type, Échéancier, Revue.
2. Savoir ce qui est obligatoire à l’étape Échéancier (dates prévues début/fin) et ce qui est facultatif (dates effectives), ainsi que l’option Budget global et ses éléments.
3. Distinguer MOD et Classique : effet sur la création des composantes obligatoires et où créer les composantes pour un projet Classique.
4. Expliquer le gel : sans Zone de couverture, les onglets Cadre GAR, Domaines de compétence, Sources de financement et Budget restent grisés, puis décrire l’action pour les déverrouiller.
5. Pour une composante, relier Activité et Composante (activité appartient à une composante) et donner la différence de calcul entre avancement Automatique (agrège) et Manuel (saisie).
6. Décrire le Cadre Logique GAR : en lecture seule, structure objectifs globaux→objectifs spécifiques→résultats→activités, et rappeler où se modifient réellement objectifs et résultats.
7. Expliquer le PTAB : calculé (prévu vs décaissé), comment lire le taux d’exécution (décaissé ÷ prévu) et ce que signifie “non rattachés” au Détail.
8. Retrouver les étapes clés pour gérer les décaissements : statuts (en attente → payé, payé → annulé) et ce qui déclenche l’apparition dans les bonnes cases (rattachement à un trimestre).
9. Donner la procédure de création d’un indicateur (Définition→Ancrage→Référence/cibles) et rappeler qu’un indicateur doit être actif pour utiliser “Saisir une valeur”.
10. Citer les options de visualisation du graphique d’indicateur (courbe, barres/histogramme, aire, carte chiffre) et rappeler où se définissent les seuils d’alerte (fiche indicateur).
11. Décrire la création d’un tableau de bord en 2 temps (créer puis construire) et le rôle du constructeur + grille + widgets, y compris le fait que les widgets ont besoin de sources existantes.
12. Reconnaître la logique Conventions/Cellules et le registre Bénéficiaires/IAM : assistant de convention en 4 étapes + dates déterminent statut, cellule liée à une convention signée/active, registre partagé une seule fois, et séparation Signataire vs Accès IAM + rôles/groupes + catalogue .ressource:action.