Fiche de révision : Gestion de projets : méthodes et contrôle

📋 Plan du Cours

1. Projet, types et triangle d’or
2. Équipe projet et cahier des charges
3. Tâches, jalons et livrables
4. WBS et planning
5. Ordonnancement, Gantt et PERT
6. Budgétisation et estimation des coûts
7. Maîtrise des coûts et valeur acquise
8. Gestion des risques et qualité

📖 1. Projet, types et triangle d’or

🔑 Notions clés & Définitions

• Projet : Un projet est un ensemble d’actions visant à répondre à un besoin unique (produit ou savoir) défini par des contraintes.
• Caractéristiques d’un projet : Les caractéristiques d’un projet décrivent son caractère temporaire, son organisation par étapes jalonnées et la production de livrables.
• Types de projets : Les types de projets regroupent des projets selon leur finalité opérationnelle, comme ressources, eau potable, assainissement, agriculture ou formation/gestion.
• Triangle d’or du projet : Le triangle d’or relie les trois critères centraux d’un projet : qualité, coût et délai, qui se régulent entre eux.

📝 Points essentiels

• Un projet vise un besoin unique défini à la fois par le produit ou le savoir attendu et par des contraintes à respecter.
• Un projet est une phase temporaire avec un début et une fin définis.
• Un projet est réalisé par étapes structurées autour de jalons pour préparer et valider l’avancement.
• Les résultats d’un projet prennent la forme de livrables.
• Exemples de types cités : mise à disposition de ressources (puits, forages), eau potable (réseaux d’adduction), assainissement (réseaux d’égouts, station d’épuration).
• Le triangle Qualité–Coût–Délai sert de repère pour manager les arbitrages entre ces trois paramètres d’un projet.

💡 Astuce mémo

QCD = Qualité, Coût, Délai : quand on change l’un, au moins un autre s’ajuste.

📖 2. Équipe projet et cahier des charges

🔑 Notions clés & Définitions

• Maître d’ouvrage : Le maître d’ouvrage est l’entité pour le compte de laquelle le projet est réalisé et qui définit les objectifs puis décide d’investir.
• Maître d’œuvre : Le maître d’œuvre est le responsable de la réalisation chargé, via la compétence, de produire le projet au nom du maître d’ouvrage.
• Équipe projet : L’équipe projet regroupe les personnes participant activement à la réalisation, sous l’animation du chef de projet, pour produire les résultats attendus.
• Partenaires du projet : Les partenaires du projet sont des acteurs externes additionnels sollicités si nécessaire, comme fournisseurs, sous-traitants ou laboratoires.
• Cahier des charges : Le cahier des charges est le document contractuel élaboré par le maître d’ouvrage à partir des exigences liées au maître d’œuvre.

📝 Points essentiels

• Le chef de projet choisit et anime l’équipe projet, organise le travail et rend compte au maître d’ouvrage du résultat du projet.
• L’équipe projet doit rester de taille limitée, typiquement autour d’une dizaine de personnes, selon la répartition des rôles.
• Lorsque les membres sont mis à disposition pour la durée du projet, ils dépendent de leurs responsables hiérarchiques.
• Le comité de pilotage prend des décisions politiques majeures que le chef de projet ne peut pas décider seul, et il est choisi par le maître d’ouvrage.
• Un cahier des charges contient notamment le contexte et la définition du problème, les objectifs, le périmètre, la description fonctionnelle des besoins, l’enveloppe budgétaire et le délai.

💡 Astuce mémo

Maître d’ouvrage = Décide et Investit ; Maître d’œuvre = Réalise ; Chef de projet = Anime l’équipe ; Cahier des charges = Cadre contractuel + besoins + budget + délai.

📖 3. Tâches, jalons et livrables

🔑 Notions clés & Définitions

• Tâche de projet : Une tâche est une action planifiée pour produire un résultat dans le projet.
• Jalon de projet : Un jalon est un événement clé ou une date importante qui marque une progression et souvent une production concrète.
• Livrable de projet : Un livrable est un résultat, document ou élément vérifiable obtenu à la fin d’une partie du projet ou du projet entier.
• Journées-homme : Les journées-homme sont une unité de charge de travail utilisée pour quantifier l’effort nécessaire d’une tâche.

📝 Points essentiels

• Chaque tâche doit préciser un objectif précis et mesurable, des ressources humaines, matérielles et financières, une charge en journées-homme, ainsi que sa durée avec date de début et date de fin.
• Une tâche doit être suffisamment courte, avec une durée inférieure ou égale à 15 jours pour rester gérable dans le planning.
• Dans le planning, les tâches sont reliées par des relations de dépendance pour montrer l’ordre d’exécution.
• Les jalons correspondent à des événements clés, à des dates importantes et à des réalisations concrètes liées à la production de livrables.
• Un livrable est tout résultat tangible ou vérifiable issu de l’achèvement d’une partie du projet, par exemple un cahier des charges ou une étude de faisabilité.

💡 Astuce mémo

Tâche = Action chiffrée (objectif + ressources + jours-homme + dates), Jalon = Étape datée, Livrable = Preuve vérifiable.

📖 4. WBS et planning

🔑 Notions clés & Définitions

• WBS : La WBS est un découpage arborescent d’un projet en tâches, pour structurer ce qui doit être réalisé, avec qui, avec quels moyens, et pour quels délais et coûts.
• Lots de travaux : Les lots de travaux sont les plus petits éléments de la WBS, associés à des objectifs tangibles et vérifiables, une responsabilité et des livrables.
• Planning : Le planning liste les dates de début et de fin pour chaque tâche, en distinguant les dates au plus tôt et au plus tard, pour atteindre les objectifs du projet.
• Chemin critique : Le chemin critique est la chaîne continue de tâches qui détermine la durée totale du projet, car tout retard sur ces tâches repousse la fin du projet.
• Marge totale : La marge totale est l’écart entre le début au plus tard de la tâche suivante la plus contraignante et la fin au plus tôt de la tâche, ou entre dates au plus tard et au plus tôt.

📝 Points essentiels

• Une tâche du projet doit être assez courte, avec une durée ≤ 15 jours, et exprimée avec une charge en journées-homme ainsi que des dates de début et de fin.
• Dans le planning, les tâches sont reliées par des relations de dépendance afin de respecter l’ordre d’exécution.
• La durée d’une tâche correspond au temps ouvré entre son début et sa fin.
• Les tâches du chemin critique ont une marge nulle, ce qui rend toute modification de leur durée directement impactante pour la durée totale du projet.
• La marge libre (ML) se calcule comme la différence entre la date de début au plus tôt du successeur le plus précoce et la date de fin au plus tôt de la tâche elle-même.

💡 Astuce mémo

WBS = Arbre des livrables : du projet vers les lots de travaux, jusqu’aux résultats concrets.

📖 5. Ordonnancement, Gantt et PERT

🔑 Notions clés & Définitions

• Diagramme de Gantt : Un outil de pilotage qui représente l’avancement des tâches grâce à des barres dont la position et la longueur indiquent dates et durée.
• Méthode PERT : Une technique d’ordonnancement visant à trouver l’organisation des tâches pour terminer le projet à la date voulue.

📝 Points essentiels

• Le chemin critique est composé des tâches critiques, et tout retard sur une tâche du chemin critique décale intégralement la durée et donc la date de fin du projet.
• Les tâches sur le chemin critique ont une marge nulle, car toute variation de leur durée impacte directement la durée totale.
• La marge totale (MT) vaut la différence entre la date de début au plus tard de la tâche suivante la plus contraignante et la fin au plus tôt de la tâche, ou entre dates au plus tard et au plus tôt.
• Dans un diagramme de Gantt, la colonne de gauche liste les tâches et l’en-tête donne les unités de temps, chaque barre figurant date de début, durée et date de fin.
• Le réseau PERT se construit en listant les tâches, en attribuant des symboles, en fixant leurs durées, puis en reliant chaque tâche à ses antécédents immédiats.
• Dans PERT, les dates au plus tôt se calculent de gauche à droite (total le plus fort) et les dates au plus tard de droite à gauche (total le plus faible), ce qui permet d’identifier le chemin critique.

💡 Astuce mémo

Gauche tôt, droite tard : PERT calcule les plus tôt vers la droite et les plus tard vers la gauche.

📖 6. Budgétisation et estimation des coûts

🔑 Notions clés & Définitions

• Management des coûts : Le management des coûts regroupe des processus pour planifier les coûts, estimer, établir le budget et maîtriser les dépenses afin de finir le projet dans le budget approuvé.
• Coûts fixes : Les coûts fixes sont des coûts indépendants des quantités produites, liés à des facteurs fixes à court terme comme loyers, assurances et certains salaires.
• Coûts variables : Les coûts variables dépendent des quantités produites car ils correspondent à des facteurs de production dont les quantités varient avec la production.
• Estimation à trois points : L’estimation à trois points améliore une estimation unique en combinant un scénario optimiste, le scénario le plus probable et le scénario pessimiste pour produire un coût estimé.
• Management par la valeur acquise : Le management par la valeur acquise suit la performance grâce à des indicateurs budgétés et réels pour relier avancement, coûts et écarts de calendrier.

📝 Points essentiels

• La budgétisation inclut la planification des coûts, leur estimation, l’établissement du budget et la maîtrise des coûts pour respecter le budget approuvé du projet.
• Les coûts fixes (CF) ne changent pas avec le volume produit, tandis que les coûts variables (CV) varient avec la quantité produite.
• Avec l’estimation à trois points, la distribution triangulaire donne $cE=(cO+cPP+cP)/3$ et la distribution bêta donne $cE=(cO+4cPP+cP)/6$.
• Déterminer le budget consiste à cumuler les coûts estimés de chaque activité ou lot de travail afin d’obtenir une référence de base de performance des coûts approuvée.
• Le coût total suit $CT=\sum p_i f_i$ où $p_i$ est le prix unitaire du facteur $i$ et $f_i$ sa quantité.
• En valeur acquise, l’écart de délais vaut $ED=VA-VP$ (ED>0 avance, ED<0 retard) et l’écart de coût vaut $EC=VA-CR$ (EC>0 économie, EC<0 dépassement).

💡 Astuce mémo

Bêta = la “balance” donne 4× au plus probable : $cE=(cO+4cPP+cP)/6$.

📖 7. Maîtrise des coûts et valeur acquise

🔑 Notions clés & Définitions

• Maîtrise des coûts : La maîtrise des coûts est le suivi du projet afin de mettre à jour les coûts, gérer les changements et comparer la consommation réelle aux fonds autorisés.
• Valeur planifiée : La valeur planifiée correspond au budget autorisé affecté au travail prévu et sert de référence pour le travail qui aurait dû être accompli.
• Valeur acquise : La valeur acquise mesure le travail réellement effectué, exprimé en budget autorisé pour ce travail, et ne doit pas dépasser le budget approuvé.
• Coût réel : Le coût réel est la somme des coûts effectivement engagés pour le travail exécuté sur une période donnée, correspondant aux coûts du travail mesuré par la valeur acquise.

📝 Points essentiels

• Le budget approuvé obtenu en cumulant les coûts estimés des activités et des lots sert de référence de base de la performance des coûts.
• La surveillance des coûts inclut le contrôle que les dépenses ne dépassent pas les fonds autorisés par période, composant de la SDP et activité, puis pour l’ensemble du projet.
• L’écart de délais se calcule par ED = VA − VP et ED > 0 signifie une avance sur le planning tandis que ED < 0 indique un retard.
• L’écart de coût se calcule par EC = VA − CR et EC > 0 correspond à un travail moins consommateur que prévu tandis que EC < 0 correspond à un dépassement budgétaire.
• L’indice de performance des délais se calcule par IPD = VA / VP et IPD < 1 indique une quantité de travail inférieure à la prévue tandis que IPD > 1 indique l’inverse.
• L’indice de performance des coûts se calcule par IPC = VA / CR et IPC < 1 indique un coût supérieur au rendement prévu tandis que IPC > 1 indique un coût inférieur au rendement prévu.

💡 Astuce mémo

VA compare au VP (ED) et au CR (EC) : si VA est plus grande tu es en avance/moins cher, si elle est plus petite tu es en retard/plus cher.

📖 8. Gestion des risques et qualité

🔑 Notions clés & Définitions

• Analyse des risques projet ARP : Démarche qui structure l’étude des risques d’un projet en étapes pour décider quoi surveiller, quoi traiter et comment agir.
• Criticité du risque : Mesure chiffrée de l’importance d’un risque obtenue en combinant sa probabilité d’occurrence et sa gravité.
• Grille de criticité : Matrice qui classe les risques selon leur probabilité et leur gravité pour déterminer s’ils sont à traiter, à surveiller ou acceptables.
• Risques scientifiques et techniques : Catégorie de risques liée aux choix et performances techniques du projet, pouvant impacter performance, délai ou coût.

📝 Points essentiels

• L’ARP est précédée du préalable de connaître besoins et objectifs avant d’identifier et classer les risques, puis d’évaluer et hiérarchiser, puis de gérer les risques.
• La méthode d’identification commence souvent par un brainstorming pour lister les risques à partir du contexte projet et des catégories définies.
• La criticité s’évalue par $C=P\times G$, ce qui sert ensuite à hiérarchiser les risques dans une grille de criticité.
• La gravité est prise comme $G=\max[(G(\text{coût});\,G(\text{délais});\,G(\text{qualité}))]$ pour retenir la pire conséquence entre ces dimensions.
• La hiérarchisation se lit sur la grille avec des niveaux de probabilité (1 à 3) et de gravité (1 à 3) menant à trois classes d’action: risques à traiter, à surveiller, ou acceptables.
• Le traitement des risques retenus s’appuie sur un plan d’actions, tandis que certains risques peuvent être acceptés après décision.

💡 Astuce mémo

Criticité = Probabilité × Gravité : $C=P\times G$ ; et $G$ prend le maximum entre coût, délai et qualité.

📊 Tableaux de synthèse

Coûts fixes vs coûts variables

Indicateurs de performance en valeur acquise

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre projet (phase temporaire avec début/fin) et activité continue : un projet a des jalons et des livrables de fin/parties.
2. Inverser les rôles : le maître d’ouvrage décide/ investit, le maître d’œuvre réalise, et le chef de projet anime l’équipe et rend compte.
3. Croire qu’un livrable est seulement un document : le cours inclut des résultats mesurables/tangibles/vérifiables (ex : étude de faisabilité).
4. Allonger arbitrairement une tâche : une tâche doit être suffisamment courte, avec une durée ≤ 15 jours.
5. Se tromper sur le chemin critique : on dit que toute tâche critique a une marge nulle, donc tout retard impacte la durée totale.
6. Mélanger VA, VP et CR : VA mesure le travail réellement effectué (exprimé via budget autorisé), VP est le travail prévu, CR est le coût réel.
7. Réduire la criticité aux seuls impacts “coût” : C = P×G avec G = MAX[(coût),(délais),(qualité)], donc on retient la pire conséquence entre dimensions.

✅ Checklist Examen

1. Définir un projet comme ensemble d’actions répondant à un besoin unique défini par des contraintes, et rappeler ses caractéristiques (temporaire, par étapes/jalons, résultats = livrables).
2. Citer les types de projets donnés (mise à disposition de ressources, eau potable, assainissement, agriculture, gestion/formation/sensibilisation) et utiliser le triangle d’or Qualité–Coût–Délai pour arbitrer.
3. Distinguer maître d’ouvrage, maître d’œuvre et équipe projet, et préciser le rôle du comité de pilotage dans les décisions politiques.
4. Énumérer les composantes d’un cahier des charges (contexte et définition du problème, objectifs, périmètre, description fonctionnelle des besoins, enveloppe budgétaire, délai).
5. Pour une tâche, rappeler ce qu’elle doit contenir : objectif précis et mesurable, ressources, charge en journées-homme, durée et dates de début/fin, et la contrainte de durée ≤ 15 jours.
6. Définir jalon et livrable, et expliquer le rôle des relations de dépendance dans le planning pour respecter l’ordre d’exécution.
7. Construire/présenter la WBS : organigramme arborescent du projet vers les livrables, et rappeler la définition des lots de travaux (objectifs, responsabilité, livrables).
8. Calculer/interpréter planning et marges : définir chemin critique (durée totale déterminée, marge nulle) et donner les définitions de marge totale (MT) et marge libre (ML).
9. Savoir lire un diagramme de Gantt (colonne tâches, en-tête unités de temps, barres = date de début/durée/date de fin) et rappeler le but du PERT (meilleure organisation pour terminer à la date voulue).
10. Construire un réseau PERT de façon procédurale (liste des tâches, symbole, durées, antécédents) et rappeler la règle de calcul des dates au plus tôt (gauche→droite) et au plus tard (droite→gauche) pour identifier le chemin critique.
11. Effectuer l’estimation à trois points avec les deux formules (triangulaire et bêta) et expliquer ensuite la détermination du budget par cumul des coûts estimés (référence de base de performance).
12. Maîtriser l’analyse “valeur acquise” : définir VP, VA, CR, puis calculer et interpréter ED, EC, IPD et IPC, et enfin décrire les étapes ARP (identifier/classer, évaluer/hiérarchiser, gérer) avec C=P×G et G=MAX[(coût),(délais),(qualité)].