Fiche de révision : Organisation et gestion des ressources humaines

📋 Plan du Cours

1. Typologies d’organisations du service RH
2. Champs d’intervention d’un service RH
3. Organisation RH selon la taille de l’entreprise
4. Étapes du processus de recrutement
5. Canaux de diffusion des offres d’emploi
6. Dossier du salarié : contenu et documents
7. Mise à jour et classement du dossier salarié
8. GPEC : objectifs et dimension RH
9. Fiche de poste : rédaction et évolution
10. Plan de développement des compétences
11. Représentants du personnel et rôle RH
12. Dialogue social : questions-réponses et réunions

📖 1. Typologies d’organisations du service RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Service RH à géométrie variable : Organisation RH qui s’adapte aux besoins de l’entreprise, sans modèle unique applicable à tous les contextes.
• Typologies RH par effectif : Classement des organisations RH selon la taille de l’entreprise et l’évolution de ses effectifs.
• Gestion administrative du personnel : Ensemble des activités RH centrées sur le suivi administratif des salariés et des documents liés à l’emploi.
• Dialogue social : Volet RH consacré aux relations avec les représentants du personnel et aux échanges encadrés au sein de l’entreprise.

📝 Points essentiels

• Il n’existe pas de modèle type unique de service RH, car l’organisation dépend notamment de l’effectif et de son évolution.
• Les typologies RH se construisent à partir de la taille de l’entreprise et de la dynamique de ses effectifs.
• Les missions RH couvrent notamment la gestion administrative, le recrutement, les contrats de travail, la formation et la gestion des compétences.
• Les champs RH incluent aussi la communication et le développement RH, ainsi que le dialogue social.
• L’organisation RH jusqu’à 50 salariés regroupe dirigeant ou responsable du personnel, paie-social, recrutement, gestion administrative, contrats de travail et dialogue social.
• L’organisation RH de 50 à 300 salariés ajoute à ces éléments la formation et le développement RH, avec un gestionnaire ou responsable RH et la paie-social et la gestion administrative intégrées au périmètre.

💡 Astuce mémo

Effectif → missions prioritaires : plus l’entreprise grossit, plus les sujets “développement/compétences” prennent de place.

📖 2. Champs d’intervention d’un service RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Organismes de formation : Organismes de formation : structures qui proposent des actions de formation pour les salariés, parfois avec des certifications ou diplômes.
• Prestataires externes de formation : Prestataires externes de formation : acteurs qui réalisent des formations inter-entreprises ou intra-entreprises pour répondre aux besoins RH.
• Formations obligatoires : Formations obligatoires : formations dont la réalisation est requise, ce qui impose une organisation et un suivi rigoureux.
• OPCO : OPCO : organisme financeur de la formation en entreprise, mobilisé pour soutenir le financement des actions de formation.
• Associations Transitions Pro : Associations « transitions pro » : structures participant au financement du CPF de transition pro.

📝 Points essentiels

• Les actions de formation peuvent être assurées par des organismes de formation ou par des prestataires externes inter-entreprises ou intra-entreprises.
• Certaines formations revêtent un caractère obligatoire, ce qui implique un suivi renforcé des obligations.
• Les formations peuvent déboucher sur des certifications, qualifications ou diplômes.
• L’OPCO finance la formation en entreprise.
• Les associations « transitions pro » financent le CPF de transition pro.
• La Caisse des Dépôts et Consignations peut ajouter des fonds au CPF via un abondement.

💡 Astuce mémo

Formation = acteurs (organismes/prestataires) + financeurs (OPCO/Transitions Pro/Caisse des Dépôts).

📖 3. Organisation RH selon la taille de l’entreprise

🔑 Notions clés & Définitions

• Objectif d’appel candidat : Notion de communication RH où le premier contact vise une information précise à obtenir.
• Ton positif et dynamique : Attitude attendue lors des échanges avec les candidats pour favoriser un climat favorable.
• Contact par e-mail : Modalité de communication RH utilisée quand la demande relève d’informations factuelles ou d’organisation.
• Tableau de suivi des recrutements : Outil RH qui centralise les informations du processus pour assurer traçabilité et égalité de traitement.
• Dossier du salarié : Ensemble structuré de documents administratifs retraçant les événements de la vie professionnelle du salarié.

📝 Points essentiels

• Le premier contact avec un candidat doit être mené avec un objectif précis pour obtenir l’information attendue.
• Le discours doit être préparé au maximum afin de limiter les imprécisions et de cadrer l’échange.
• Les informations recueillies pendant l’entretien doivent être notées et versées au dossier du candidat.
• L’e-mail est adapté pour demander une information strictement factuelle, organiser des entretiens de groupe ou transmettre une réponse négative après tri des CV.
• Le tableau de suivi des recrutements sert à ne perdre aucune information, à garantir l’égalité de traitement et l’objectivité, et à assurer la traçabilité.
• Les informations à saisir couvrent le candidat, les étapes du recrutement, puis la décision et l’action menée ensuite pour garder une continuité du processus.

💡 Astuce mémo

Objectif → préparation → traçabilité : ce que vous cherchez, ce que vous dites, ce que vous enregistrez.

📖 4. Étapes du processus de recrutement

🔑 Notions clés & Définitions

• Service de santé au travail : Le Service de santé au travail organise et encadre les examens médicaux liés à l’embauche et au suivi des salariés.
• Attestation du médecin du travail : L’attestation est le document remis par le médecin du travail après l’examen médical, servant de preuve du résultat.
• Avis du médecin du travail : L’avis est la position du médecin du travail issue de l’examen médical, utilisée pour décider de la suite du parcours.
• Planning des visites périodiques : Le planning regroupe les dates et motifs des visites médicales à réaliser pour assurer le suivi dans le temps.
• Visite d’information et de prévention (VIP) : La VIP est une visite obligatoire liée à l’embauche, avec des règles de dispense selon les visites antérieures.

📝 Points essentiels

• La prise de rendez-vous se fait auprès du Service de santé au travail avant la réalisation des examens médicaux.
• L’assistant·e RH réceptionne ensuite l’attestation ou l’avis du médecin du travail.
• Le suivi du planning des visites périodiques permet d’anticiper les prochaines échéances.
• La VIP est obligatoire dans les trois mois suivant l’embauche, sauf si une VIP a déjà été passée dans les cinq ans précédents pour un poste identique.
• La VIP pour les intérimaires est réalisée par l’agence d’intérim.

💡 Astuce mémo

VIP = 3 mois après embauche (sauf VIP < 5 ans pour poste identique).

📖 5. Canaux de diffusion des offres d’emploi

🔑 Notions clés & Définitions

• Fiche de poste : La fiche de poste est une pratique RH utilisée en GPEC et en recrutement pour décrire missions et compétences attendues.
• GPEC : La GPEC s’appuie sur un référentiel de compétences et vise l’adéquation entre missions et aptitudes réelles du salarié.
• Recrutement : Le recrutement utilise une définition plus libre des compétences attendues afin de préciser les attentes et les conditions du poste.
• Base de données GPEC : La base de données GPEC centralise les informations issues des entretiens et sert de support au pilotage RH.

📝 Points essentiels

• La fiche de poste sert de support de référence pour la GPEC et pour l’identification des compétences du salarié.
• La fiche de poste décrit les missions du poste et les compétences attendues pour ce poste.
• En GPEC, les compétences sont rattachées à un référentiel et adaptées aux missions et aptitudes réelles du salarié.
• En recrutement, les compétences attendues sont définies de façon plus libre pour préciser les attentes ainsi que la rémunération, les avantages et les conditions de travail.
• La mise à jour des fiches de poste se fait au minimum une fois par an avec une harmonisation par le manager RH.
• Les mises à jour individuelles ponctuelles peuvent être liées à une promotion, une reconversion ou une évolution des compétences acquises.

💡 Astuce mémo

Fiche de poste = boussole GPEC (référentiel) et vitrine recrutement (attentes + conditions).

📖 6. Dossier du salarié : contenu et documents

🔑 Notions clés & Définitions

• Comptes-rendus d’EP : Les comptes-rendus d’entretiens professionnels sont des documents à saisir et conserver car ils servent de preuve des échanges et décisions liés à la formation.
• Saisie exacte des données : La saisie exacte des données consiste à enregistrer fidèlement les informations issues des entretiens pour éviter des erreurs de traçabilité et de conformité.
• Données personnelles : Les données personnelles regroupent les informations identifiantes et sensibles du salarié, dont la gestion comporte un risque en cas de mauvaise manipulation.
• Enjeu juridique : L’enjeu juridique désigne le risque contentieux lié à l’absence, l’inexactitude ou la non-conservation des documents obligatoires du dossier.

📝 Points essentiels

• Tous les comptes-rendus d’EP doivent être saisis et conservés pour sécuriser l’employeur sur le plan juridique.
• Une saisie exacte des données des entretiens est nécessaire pour garantir une traçabilité fiable des informations.
• La gestion des données personnelles comporte un risque si les informations ne sont pas traitées correctement.
• Le dossier du salarié sert d’appui en cas de contestation, car l’absence de documents peut alimenter un contentieux.

💡 Astuce mémo

EP = Preuve : saisir + conserver (sinon contentieux).

📖 7. Mise à jour et classement du dossier salarié

🔑 Notions clés & Définitions

• Dossier de formation : Ensemble des documents qui prouvent le besoin, le financement, l’organisation et le suivi d’une formation pour un salarié.
• Pièces commerciales : Documents liés à l’offre de l’organisme de formation, comme les programmes et devis, qui ne doivent pas être conservés dans le dossier salarié.
• Pièces administratives avant formation : Documents à réunir avant le démarrage de la formation pour cadrer l’action, notamment la convention, la convocation et le programme.
• Pièces administratives après formation : Documents produits à la fin de la formation pour attester la présence et les résultats, comme la feuille d’émargement et l’attestation de fin.
• SIRH : Système d’information RH utilisé pour saisir et suivre les formations réalisées par les salariés.

📝 Points essentiels

• Le dossier doit être mis à jour à chaque étape pour conserver une trace complète du processus de formation.
• Les pièces commerciales (programmes proposés, devis et échanges sur le contenu/organisation) ne sont pas à conserver dans le dossier du salarié.
• Avant la formation, le dossier doit contenir la convention de formation, la convocation du salarié et le programme de la formation.
• Après la formation, le dossier doit contenir la feuille d’émargement, l’attestation de fin de formation et l’évaluation des acquis.
• Certaines pièces peuvent être réclamées par les organismes financeurs, d’où l’intérêt de conserver les documents attendus.
• L’assistant RH peut aussi saisir les formations suivies dans le SIRH et produire des analyses pour le service RH (suivi du PDC, statistiques).

💡 Astuce mémo

Avant = convention + convocation + programme ; Après = émargement + attestation + évaluation (AVANT/APRÈS = 3+3).

📖 8. GPEC : objectifs et dimension RH

🔑 Notions clés & Définitions

• GPEC : La GPEC est une démarche RH qui anticipe l’évolution des emplois et des compétences pour aligner les ressources humaines avec les besoins futurs de l’entreprise.
• Compétences clés : Les compétences clés sont les savoir-faire et savoir-être indispensables pour atteindre les objectifs de l’entreprise et assurer la performance des métiers.
• Dimension RH : La dimension RH regroupe les actions et processus RH mobilisés pour gérer les compétences, les effectifs et l’organisation du travail.
• Anticipation des besoins : L’anticipation des besoins consiste à prévoir les évolutions de l’activité afin d’adapter les compétences et les parcours professionnels.

📝 Points essentiels

• La GPEC vise à relier les besoins futurs de l’entreprise aux compétences disponibles et à celles à développer.
• La démarche s’appuie sur l’identification des compétences clés nécessaires aux métiers.
• La dimension RH implique de planifier des actions (formation, mobilité, recrutement) pour combler les écarts de compétences.
• La GPEC repose sur une logique d’anticipation plutôt que de réaction après les difficultés.
• La GPEC doit permettre d’aligner la gestion des ressources humaines avec la stratégie globale de l’entreprise.

💡 Astuce mémo

GPEC = Gérer l’avenir des emplois et des compétences (anticiper → ajuster).

📖 9. Fiche de poste : rédaction et évolution

🔑 Notions clés & Définitions

• Ordre du jour : L’ordre du jour est la liste des sujets traités pendant la réunion du CSE, qui doit être communiqué aux élus.
• Convocation : La convocation est le message qui invite les élus à une réunion, sans formalisme réglementé dans le contenu fourni.
• Procès-verbal de réunion : Le procès-verbal est le document écrit qui retrace les éléments essentiels d’une réunion du CSE, avec notamment les votes et résultats.
• Validation du procès-verbal : La validation du procès-verbal est l’étape qui consiste à approuver le PV lors de la réunion suivante avant sa diffusion.
• BDES : La BDES est la base de données économiques et sociales qui sert de support de transmission des informations récurrentes aux élus.

📝 Points essentiels

• La convocation n’est pas encadrée par une réglementation spécifique dans le contenu fourni.
• L’ordre du jour est obligatoire pour au moins 50 salariés.
• L’ordre du jour doit être signé et transmis au moins trois jours ouvrables avant la réunion.
• Les réunions peuvent se tenir en partie en visioconférence.
• En réunion, il faut convoquer et transmettre l’ordre du jour à tous les élus.
• Ne pas oublier les invités extérieurs pour les réunions sur la SSCT et vérifier la signature de l’ordre du jour pour limiter le risque d’entrave.

💡 Astuce mémo

ODJ signé = délai respecté : 3 jours ouvrables avant la réunion.

📖 10. Plan de développement des compétences

🔑 Notions clés & Définitions

• Plan de développement des compétences : Le plan de développement des compétences regroupe les actions de formation prévues pour développer les compétences des salariés sur une période donnée.
• Suivi du Plan de Développement des Compétences : Le suivi du plan consiste à vérifier les formations réalisées, contrôler les obligations associées et mettre à jour les informations dans les outils RH.
• Formation des salariés : La formation des salariés désigne l’ensemble des actions suivies par les collaborateurs, qui doivent être tracées pour le pilotage RH.
• Obligations légales de formation : Les obligations légales de formation sont les exigences réglementaires que l’employeur doit respecter et dont le contrôle fait partie du suivi RH.

📝 Points essentiels

• Le suivi du plan de développement des compétences s’appuie sur les formations réellement suivies par les salariés.
• Le contrôle des obligations légales fait partie du suivi des formations.
• Le suivi du plan implique de mettre à jour les données pour refléter la réalité des parcours de formation.
• Les informations de formation servent de base au pilotage RH et au respect des exigences associées au plan.

💡 Astuce mémo

Plan = Prévoir puis Suivre : Formations réalisées + Contrôle des obligations + Mise à jour des données.

📖 11. Représentants du personnel et rôle RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Outils de suivi RH : Outils RH servant au suivi interne du service RH et à la communication ciblée avec les interlocuteurs RH.
• SIRH : Système d’information RH orienté principalement vers la communication interne du service RH.
• Management opérationnel : Encadrement de proximité pouvant disposer de certains accès aux outils RH selon les droits attribués.
• Représentants du personnel : Interlocuteurs collectifs des salariés avec lesquels la communication RH doit être adaptée et encadrée.

📝 Points essentiels

• Les outils de suivi RH peuvent servir à communiquer avec les interlocuteurs RH, mais pas avec tous les publics.
• Le SIRH est surtout conçu pour la communication interne du service RH.
• Le management opérationnel peut avoir certains accès aux outils RH, sous réserve des droits.
• Les outils de suivi RH ne sont pas adaptés pour communiquer avec les représentants du personnel.
• La communication RH doit choisir le bon vecteur selon le destinataire et le niveau de confidentialité.

💡 Astuce mémo

SIRH = Service RH (interne) ; RP = autre canal (pas les outils de suivi).

📖 12. Dialogue social : questions-réponses et réunions

🔑 Notions clés & Définitions

• Dialogue social : Le dialogue social regroupe les échanges entre l’employeur et les représentants des salariés pour traiter des sujets liés au travail.
• Questions-réponses : Les questions-réponses sont une forme de diffusion d’information qui répond point par point aux interrogations fréquentes.
• Réunions : Les réunions sont des temps d’échange organisés pour informer, consulter ou décider avec les acteurs du dialogue social.
• CSE : Le CSE est l’instance représentative des salariés qui est informée et consultée sur des sujets prévus par le cadre applicable.

📝 Points essentiels

• Les supports en questions-réponses facilitent la compréhension de sujets administratifs en donnant des réponses structurées aux questions fréquentes.
• Le dialogue social s’appuie sur des échanges réguliers, notamment via des réunions, pour faire circuler l’information et traiter les sujets RH.
• Dans un contexte de crise sanitaire, le service RH prévoit une information du CSE et des salariés à des étapes dédiées du traitement du sujet.
• Les réunions et échanges servent à sécuriser la mise en œuvre des actions RH en s’assurant que les parties concernées sont informées au bon moment.
• La diffusion de l’information doit rester homogène au sein du service RH afin d’éviter des messages incohérents lors des échanges avec les représentants.

💡 Astuce mémo

Q→R : Questions fréquentes → Réponses structurées ; Réunions = moments d’échange avec les représentants.

📊 Tableaux de synthèse

Organisation RH selon l’effectif

VIP et visites de reprise (délais)

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre le tableau de suivi des recrutements (traçabilité/égalité) avec un dossier candidat : le tableau sert au processus, pas à conserver des pièces personnelles sans méthode.
2. Croire que l’e-mail est toujours adapté : il est surtout pertinent pour l’information factuelle, l’organisation d’entretiens de groupe ou une réponse négative après tri des CV.
3. Oublier la VIP : elle est obligatoire dans les trois mois suivant l’embauche, sauf VIP déjà passée dans les cinq ans pour un poste identique ; pour l’intérim, c’est l’agence.
4. Penser que les pièces commerciales de formation (programmes, devis, échanges) doivent être conservées dans le dossier salarié : elles ne doivent pas y figurer.
5. Saisir des informations de vie personnelle dans les comptes-rendus/entretiens GPEC : cela crée un risque de non-respect de la protection de la vie personnelle.
6. Confondre EAE et EP : l’EAE n’est pas une obligation légale, alors que l’EP est une obligation légale (et le “bilan” EP a une sanction).
7. Se tromper sur les règles CSE : l’ordre du jour est obligatoire pour au moins 50 salariés et doit être signé et transmis au moins trois jours ouvrables avant la réunion.

✅ Checklist Examen

1. Expliquer pourquoi il n’existe pas de modèle unique de service RH et citer les critères de typologie (effectif et évolution).
2. Lister les champs d’intervention RH (gestion administrative, recrutement, contrats, formation/compétences, communication/développement, dialogue social).
3. Donner les missions/acteurs attendus pour une organisation RH jusqu’à 50 salariés, puis de 50 à 300, puis au-delà de 300.
4. Décrire le rôle de l’assistanat RH : application des décisions du manager RH, tâches concrètes, prise de notes, hiérarchisation/chronologie et contrôle de qualité.
5. Identifier les interlocuteurs internes et leurs rôles (manager RH, collaborateurs RH-paie, managers d’équipe, représentants du personnel, salariés).
6. Identifier les interlocuteurs externes et leurs apports (prestataires recrutement, organismes sociaux, médecine du travail, organismes de formation, financeurs).
7. Reconstituer les étapes du recrutement dans l’ordre : définition/diffusion du profil, présélection, entretiens, proposition d’embauche, et préciser la logique d’assistanat (transmission/contrôle).
8. Expliquer comment contacter un candidat : objectifs précis, préparation du discours, ton positif, prise de note, et distinguer téléphone vs e-mail selon les cas.
9. Expliquer pourquoi et comment alimenter un tableau de suivi des recrutements : informations à saisir, traçabilité/égalité, et vigilance sur les commentaires libres et la conservation des données.
10. Maîtriser la VIP : délai (trois mois), dispense (VIP < 5 ans pour poste identique), et cas intérim ; puis la visite de reprise (huit jours) et ses conséquences en cas d’absence.
11. Décrire la fiche de poste : différence GPEC vs recrutement (référentiel vs définition plus libre), et règles de mise à jour (au moins annuel, harmonisation manager RH).
12. Décrire le dossier du salarié : catégories d’éléments, documents indispensables (embauche/contrat/suspension-santé/formation-GPEC) et exigences d’écrits originaux.
13. Expliquer la mise à jour et le classement du dossier : méthodologie (liste documents, mode de classement, validation), erreurs à éviter, et gestion spécifique intérimaires.
14. Décrire les documents de suspension du contrat : causes (congés, arrêts de travail, formation, absence non rémunérée) et délais d’information/ transmission pour les arrêts de travail (48h/24h selon cas).