Fiche de révision : Bases de données et archivage

📋 Plan du Cours

1. PGI et gestion des données
2. Structure relationnelle des bases
3. Requêtes et données personnelles
4. Documents, cycle et formats
5. Classement et métadonnées
6. GED et sécurité documentaire

📖 1. PGI et gestion des données

🔑 Notions clés & Définitions

• PGI : Logiciel qui gère les fonctions d’une PME à l’aide d’une base de données unique et de modules connectés.
• SGBDR : Logiciel qui stocke, organise et relie les données dans des tables relationnelles.

★ À maîtriser

• La base de données unique d’un PGI favorise la cohérence des informations, leur mise à jour en temps réel, l’automatisation, la gestion des droits d’accès, le gain de temps et la réduction des erreurs.

Compléments

• Les modules d’un PGI peuvent être consacrés aux fonctions :

  • commerciale
  • comptable
  • logistique
  • de production
  • de ressources humaines

• Des exemples de SGBDR sont :

  • MySQL
  • Oracle
  • SQL Server

📖 2. Structure relationnelle des bases

🔑 Notions clés & Définitions

• Base de données : Ensemble structuré d’informations organisées en tables.
• Enregistrement : Ligne d’une table représentant un élément complet, comme un client.
• Champ : Colonne d’une table.
• Clé primaire : Champ unique qui identifie sans ambiguïté un enregistrement, comme NumCli.
• Clé étrangère : Clé primaire d’une table mère insérée dans une table fille pour relier les deux tables.
• Valeur : Donnée située à l’intersection d’un champ et d’un enregistrement.
• Intégrité référentielle : Règle qui empêche l’enregistrement de données incohérentes, comme une commande liée à un produit inexistant.

📝 Points essentiels

📌 Dans une relation 1–n, une ligne de la table mère peut être liée à plusieurs lignes de la table fille, tandis qu’une relation n–n relie deux tables par une table intermédiaire.

📌 Le schéma relationnel représente graphiquement les tables, les clés et les relations, tandis que le modèle relationnel en donne la version écrite sous forme de tables, d’attributs et de clés.

💡 Astuce mémo

La clé primaire identifie dans sa table ; la clé étrangère relie une autre table.

📖 3. Requêtes et données personnelles

🔑 Notions clés & Définitions

• Requête : Instruction qui permet d’extraire ou de trier des données, notamment en filtrant, triant ou calculant des sous-totaux.
• RGPD : Règlement européen qui encadre la collecte et le traitement des données personnelles.
• CNIL : Autorité française qui protège les données personnelles.

★ À maîtriser

• Le traitement des données personnelles doit respecter :
  • la finalité
  • le consentement
  • la sécurisation
  • une durée limitée
  • le droit d’accès
  • le droit de rectification
  • le droit de suppression

Compléments

• Les requêtes étudiées permettent notamment de filtrer les ballotins, de trier les trois meilleures ventes, de calculer les quantités par type et de filtrer selon les enrobages lait et noir.

📌 Les données structurées sont organisées logiquement en tables et champs, tandis que les données non structurées comprennent notamment du texte libre, des notes ou des images.

📖 4. Documents, cycle et formats

🔑 Notions clés & Définitions

• Document : Support papier ou numérique qui transmet un message et contient des informations structurées.

★ À maîtriser

• Les documents peuvent être de type texte, image, son ou vidéo, et provenir de sources internes, externes, légales ou partenaires.

• 🔄 Le cycle de vie d’un document comprend :

  1. sa création
  2. sa gestion ou utilisation
  3. sa diffusion
  4. son archivage ou sa conservation

📌 Les formats ouverts cités sont .odt, .ods et .pdf, tandis que les formats propriétaires cités sont .docx, .xlsx et .pptx.

Compléments

• Le choix d’un format numérique dépend de la compatibilité, de la possibilité de modification et du poids du fichier.

💡 Astuce mémo

Un document passe de la création à la gestion, puis à la diffusion et à l’archivage.

📖 5. Classement et métadonnées

🔑 Notions clés & Définitions

• Plan de classement : Organisation des dossiers et sous-dossiers afin de retrouver rapidement les informations.
• Arborescence numérique : Structure des dossiers sur un serveur ou dans un cloud, qui doit être claire, logique, sécurisée et dépourvue de dossier « divers ».
• Métadonnées : Les métadonnées sont des informations sur un fichier, telles que son auteur, sa date, sa version, sa taille et ses droits d’accès, qui facilitent la recherche, le tri et la traçabilité.

★ À maîtriser

• Les documents peuvent être classés :
  • par ordre alphabétique
  • par thème
  • par numéro
  • par date

Compléments

📌 Les règles de nommage doivent être cohérentes, uniformes et explicites, comme dans FACT_2026_001 ou CONTRAT_CLIENT_DURAND.

• L’indexation ajoute des mots-clés ou des métadonnées afin de faciliter la recherche d’un document.

💡 Astuce mémo

Visualiser une arborescence de dossiers, enrichie de métadonnées qui facilitent la recherche.

📖 6. GED et sécurité documentaire

🔑 Notions clés & Définitions

• GED : Système qui permet de créer, stocker, gérer et diffuser des documents numériques.
• Cryptage : Technique qui rend un document illisible sans la clé de déchiffrement.
• Signature électronique : Procédé qui garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document.

★ À maîtriser

• 🔄 La gestion électronique des documents suit les étapes de :
  1. création ou numérisation
  2. stockage
  3. gestion par indexation et droits
  4. diffusion par partage ou moteur de recherche

Compléments

• Les intérêts d’une GED sont :

  • le gain de place
  • le gain de temps
  • la sécurité
  • la productivité
  • une circulation fluide des documents

• Pour Saveurs Chocolat, la GED prévoit une capacité de 5 à 10 To, un accès 24/24, une sauvegarde quotidienne, des transferts cryptés et des accès illimités.

• La facturation électronique est obligatoire et sa transmission est sécurisée et traçable.

📊 Tableaux de synthèse

Éléments de la base relationnelle