Fiche de révision : Premiers pas en préservation numérique

📋 Plan du Cours

1. Évaluer organisation et données
2. Créer un registre des actifs
3. Mesurer la maturité numérique
4. Sécuriser les fichiers reçus
5. Établir une liste vérifiable
6. Multiplier les copies
7. Contrôler la fixité
8. Documenter et développer la préservation
9. Ressources et études de cas

📖 1. Évaluer organisation et données

🔑 Notions clés & Définitions

• Préservation numérique : Regroupe les actions destinées à conserver durablement des matériaux numériques et à maintenir leur accessibilité.

★ À maîtriser

• 🔄 La première évaluation rapide porte sur :
  1. la capacité pratique de l’organisation
  2. ses objectifs et missions
  3. les matériaux numériques concernés

Compléments

• La démarche recommandée privilégie l’apprentissage par la pratique et suppose un niveau minimal de connaissances préalables.

💡 Astuce mémo

Organisation → mission → matériaux numériques

📖 2. Créer un registre des actifs

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre des actifs numériques : Décrit à un niveau général la nature et l’étendue des collections numériques afin d’en évaluer l’importance, de définir les priorités et de planifier les actions de préservation.

★ À maîtriser

• Pour établir un registre, il faut examiner : le sujet de la collection, sa provenance et sa fonction, son lieu de stockage et ses supports, sa raison de conservation, les responsables, utilisateurs et personnes concernées, ses modalités d’accès, son évolution probable à court terme

Compléments

📌 Au début d’une démarche de préservation, le registre des actifs doit rester simple, car une collecte complète et détaillée peut prendre beaucoup de temps.

📖 3. Mesurer la maturité numérique

★ À maîtriser

• Le modèle propose quatre niveaux progressifs (National Digital Stewardship Alliance, 2013) :

  • niveau 1 : protéger les données
  • niveau 2 : connaître les données
  • niveau 3 : surveiller les données
  • niveau 4 : réparer les données

• La maturité est mesurée sur cinq composants :

  • le stockage
  • la fixité des fichiers
  • la sécurité de l’information
  • les métadonnées
  • les formats de fichiers

Compléments

• Le Digital Preservation Capability Maturity Model propose une exploration plus complète de la maturité organisationnelle. - Dollar and Ashley, Assessing Digital Preservation Capability Using a Maturity Model Process Improvement Approach, 2014

💡 Astuce mémo

Protéger → connaître → surveiller → réparer

📖 4. Sécuriser les fichiers reçus

🔑 Notions clés & Définitions

• Préservation des bits : Consiste à conserver les flux de chiffres binaires qui composent les fichiers numériques, sans nécessairement préserver les moyens de décoder ces bits en informations compréhensibles.

★ À maîtriser

• 🔄 À la réception d’une collection, il faut : rechercher les virus et logiciels malveillants, vérifier les fichiers attendus avec le manifeste éventuel, ouvrir un échantillon aléatoire pour contrôler l’intégrité et la qualité, demander le remplacement des fichiers manquants ou endommagés

Compléments

📌 Une collection nouvellement reçue peut être maintenue en quarantaine jusqu’à la fin des contrôles de sécurité et d’intégrité.

💡 Astuce mémo

Scanner → vérifier → ouvrir → remplacer

📖 5. Établir une liste vérifiable

🔑 Notions clés & Définitions

• Checksum : Courte chaîne alphanumérique représentant le contenu d’un fichier et servant d’empreinte numérique pour le comparer dans le temps.
• Normalisation : Consiste à réduire la diversité des formats utilisés afin de limiter les doublons et d’éliminer les formats problématiques.

★ À maîtriser

• Une liste vérifiable doit recenser :
  • les noms des fichiers
  • les emplacements des fichiers
  • les tailles des fichiers
  • les formats des fichiers
  • les checksums

Compléments

• PRONOM est un registre des formats de fichiers et de leurs comportements, tandis que DROID utilise PRONOM pour analyser les fichiers d’un système.

💡 Astuce mémo

Un fichier porte son empreinte numérique comme une empreinte digitale

📖 6. Multiplier les copies

★ À maîtriser

• Il faut conserver : au moins une copie facilement accessible sur disque non amovible, une copie supplémentaire éventuellement sur un support moins accessible et moins coûteux comme une bande, une copie dans un autre emplacement géographique

Compléments

• La diversité des supports et des emplacements géographiques réduit plusieurs catégories de risques de préservation numérique.

📖 7. Contrôler la fixité

★ À maîtriser

• 🔄 Une vérification de fixité consiste à :
  1. revisiter régulièrement la collection
  2. recalculer les checksums
  3. identifier les fichiers endommagés

📌 Lorsque les nouveaux checksums ne correspondent pas aux checksums initiaux, une perte ou une détérioration des bits s’est produite.

Compléments

• 🔄 Après la détection d’un fichier endommagé, il faut : récupérer une copie antérieure, réparer le fichier si nécessaire, tester la récupération des données sauvegardées par des services tiers

• La collection doit être vérifiée à intervalles fréquents, par exemple tous les 6 mois.

💡 Astuce mémo

Checksum différent → perte ou endommagement des bits

📖 8. Documenter et développer la préservation

★ À maîtriser

• Les étapes de développement ultérieur comprennent : l’élaboration d’une stratégie et de politiques, la création d’un dépôt numérique, la mise en place du stockage et de la planification à long terme, l’extension des audits, la formation du personnel, la création d’un groupe de travail, le développement de réseaux professionnels

📌 Il faut documenter dès le début les actifs d’une collection, les outils utilisés et les flux de travail afin de préserver les connaissances nécessaires à sa longévité.

Compléments

• La documentation constitue une composante des métadonnées techniques et descriptives.

• La Digital Preservation Coalition organise des journées d’information consacrées à des sujets particuliers de préservation numérique et propose des ressources pour suivre les évolutions du domaine.

💡 Astuce mémo

Documenter → planifier → former → collaborer

📖 9. Ressources et études de cas

★ À maîtriser

• COPTR est un registre communautaire qui décrit des outils utiles à la préservation numérique à long terme et aide les praticiens à trouver et évaluer ces outils.

Compléments

• Les ateliers « Getting Started in Digital Preservation » de la Digital Preservation Coalition sensibilisent aux enjeux, présentent les risques pour les matériaux numériques et proposent des exercices pratiques sur la planification et les outils. - Getting Started in Digital Preservation Workshops

📊 Tableaux de synthèse

Niveaux de préservation NDSA