Fiche de révision : Fondements de la préservation numérique

📋 Plan du Cours

1. Pourquoi préserver le numérique
2. Périmètre des objets numériques
3. Cycle de vie et parties prenantes
4. Préserver les bits
5. Préserver sens et confiance
6. Contexte et temporalité des actions
7. Sélection et gouvernance organisationnelle
8. Accès, sécurité et droit
9. Budgets, compétences et infrastructures
10. Systèmes et moyens techniques
11. Défi de l’échelle

📖 1. Pourquoi préserver le numérique

🔑 Notions clés & Définitions

• Préservation numérique : Vise à maintenir dans le temps l’accès, l’utilisabilité et la valeur des ressources numériques.

★ À maîtriser

• La préservation numérique protège les investissements, capte le potentiel des ressources et transmet des possibilités aux générations futures et présentes.

📌 La préservation numérique est une responsabilité partagée entre organisations, créateurs, utilisateurs, infrastructures et prestataires, et non une tâche réservée aux archives, bibliothèques et musées.

Compléments

• Le UK Data Archive, fondé en 1967, constitue un exemple de dépôt conservant des ressources numériques depuis plusieurs décennies.

💡 Astuce mémo

Importance croissante des données → nécessité croissante de leur préservation

📖 2. Périmètre des objets numériques

🔑 Notions clés & Définitions

• Dépendance machine : Signifie que l’information numérique ne peut être consultée et que ses fonctions ne peuvent être exécutées qu’au moyen d’un ordinateur.

📝 Points essentiels

• Tout objet ou système numérique est provisoirement dans le périmètre de la préservation numérique, qu’il soit né numérique ou numérisé, institutionnel ou personnel, courant ou innovant.

• Les objets concernés comprennent notamment :

  • textes
  • images
  • bases de données
  • feuilles de calcul
  • programmes
  • courriels
  • réseaux sociaux
  • jeux, films, musiques et sons
  • domaines web
  • tweets

• La sélection, l’évaluation et l’élimination sont des composantes importantes de toute activité de gestion numérique, car tout ce qui peut être conservé ne doit pas nécessairement l’être.

💡 Astuce mémo

Un vaste réseau allant du tweet au système informatique d’entreprise

📖 3. Cycle de vie et parties prenantes

★ À maîtriser

• La gestion des ressources numériques doit intégrer la création, la gestion, l’archivage et l’accès au lieu de les traiter comme des étapes séparées.

• Les créateurs doivent notamment prendre en compte les formats et supports et fournir suffisamment d’informations contextuelles pour permettre la gestion ultérieure des ressources.

📌 L’externalisation peut réduire les coûts ou compléter les capacités internes, mais la responsabilité de l’organisation demeure même lorsqu’un tiers réalise les activités de préservation.

Compléments

• Les modèles coopératifs de préservation à long terme peuvent réunir plusieurs organisations, notamment des centres spécialisés par sujet ou par format.

💡 Astuce mémo

Créer → gérer → archiver → rendre accessible

📖 4. Préserver les bits

🔑 Notions clés & Définitions

• Somme de contrôle : Valeur recalculée fréquemment pour détecter une perte et vérifier automatiquement l’intégrité des bits.

★ À maîtriser

• Chaque fichier numérique est constitué d’une suite de zéros et de uns, ou bits, qui doivent être capturés et conservés sans perte ni dégradation.

• 🔄 La préservation des bits repose sur : la surveillance et le renouvellement des supports, la réplication ou la sauvegarde des fichiers, la diversification des technologies dépendantes, la vérification régulière de l’intégrité

Compléments

• Les supports peuvent se dégrader, devenir obsolètes, être oubliés, supprimés accidentellement ou détruits volontairement, et un fournisseur de stockage en nuage peut cesser son activité.

💡 Astuce mémo

Surveiller → répliquer → vérifier → documenter

📖 5. Préserver sens et confiance

★ À maîtriser

• 🔄 Les principales actions possibles sont :
  1. migrer les fichiers vers d’autres formats
  2. émuler des logiciels obsolètes
  3. utiliser des logiciels alternatifs

📌 L’authenticité concerne la confiance dans l’identité et l’histoire d’une ressource, tandis que l’intégrité concerne le fait qu’elle n’a pas été modifiée de manière non autorisée.

Compléments

• Les pistes d’audit et les techniques d’intégrité peuvent montrer qu’un objet numérique est resté inchangé, sauf lors d’actions de préservation nécessaires, depuis son dépôt dans une archive.

• La confiance de l’utilisateur dépend aussi de la fiabilité globale de l’organisation qui assure la préservation.

💡 Astuce mémo

Préserver les bits ne suffit pas : il faut aussi préserver le sens et la confiance

📖 6. Contexte et temporalité des actions

★ À maîtriser

• Le sens d’une ressource numérique peut dépendre d’informations contextuelles comme les unités de mesure d’un tableur, l’échelle d’une carte ou le point d’origine d’un dessin CAO.

📌 Lorsque des fichiers, polices, données en ligne ou autres ressources sont interdépendants, leur contexte et leurs dépendances doivent être identifiés, capturés et documentés pour préserver le contenu intellectuel.

📌 Une intervention précoce, comme le choix d’un format, la capture d’une documentation critique ou la description des relations dans les métadonnées, peut réduire les coûts ultérieurs.

Compléments

📌 Une action précoce réduit le risque technologique mais peut mobiliser inutilement des ressources, tandis qu’une action juste à temps limite les interventions superflues mais peut accroître l’effort nécessaire.

💡 Astuce mémo

Intervention précoce → meilleure viabilité et coûts potentiellement réduits

📖 7. Sélection et gouvernance organisationnelle

★ À maîtriser

📌 La sélection des ressources doit déterminer ce qui possède une valeur durable, ce qui doit être conservé et ce qui peut être supprimé ou négligé sans intervention.

• Les organisations doivent définir clairement qui assume la responsabilité de la conservation et pendant combien de temps, même lorsque plusieurs copies sont réparties dans différents dépôts.

Compléments

• La sélection peut nécessiter de choisir la meilleure version parmi plusieurs ou d’échantillonner une ressource dynamique plutôt que d’enregistrer chaque changement.

• Les décisions d’acquisition et de préservation doivent être prises ensemble et mobiliser des compétences provenant de plusieurs parties de l’organisation.

💡 Astuce mémo

Tout peut être conservé, mais tout ne doit pas l’être

📖 8. Accès, sécurité et droit

★ À maîtriser

📌 La sécurité protège les ressources contre les accès non autorisés, tandis que l’accès permet leur utilisation par les utilisateurs légitimes.

• Les ressources numériques peuvent contenir des informations confidentielles ou sensibles dont l’accès est limité par des obligations légales ou réglementaires.

• Les principales questions juridiques concernent : les obligations imposées au dépôt, les droits de tiers, notamment le droit d’auteur et la protection des données, les contrats conclus avec les prestataires

Compléments

• L’accès par de vrais utilisateurs peut orienter la conception des dispositifs de préservation, éviter des actions inutiles et créer une boucle de retour.

💡 Astuce mémo

Sécuriser les données tout en permettant leur accès légitime

📖 9. Budgets, compétences et infrastructures

★ À maîtriser

• Le coût du travail humain est de loin le poste le plus important de la préservation numérique et inclut les experts ainsi que les contributions de l’administration, de la direction, du support informatique et des conseillers juridiques.

• Le calcul des coûts est complexe mais nécessaire pour établir des pratiques rentables et un modèle économique fiable.

• La préservation numérique mobilise des compétences multiples, si bien que les grandes organisations ont souvent besoin d’équipes pluridisciplinaires et les petites d’équipes distribuées ou de soutiens externes.

Compléments

• Les compétences du personnel doivent être régulièrement actualisées parce que les technologies et les besoins des utilisateurs évoluent dans le temps.

📖 10. Systèmes et moyens techniques

🔑 Notions clés & Définitions

• Système de dépôt numérique : Identifie chaque objet, gère son stockage, caractérise ses propriétés, aide à planifier sa préservation et facilite son accès.

★ À maîtriser

• Les systèmes de stockage d’entreprise ont généralement une durée de vie finie d’environ 4 à 8 ans et doivent être surveillés puis remplacés en fin de vie.

Compléments

• Le modèle OAIS fournit un modèle de haut niveau des fonctions nécessaires à un dépôt numérique.

• Les services en nuage peuvent fournir une réplication automatisée vers plusieurs emplacements, du stockage géré professionnellement et des contrôles d’intégrité.

• Les laboratoires de préservation peuvent utiliser des lecteurs spécialisés, des robots pour traiter des disques optiques et des bloqueurs d’écriture pour accéder aux disques durs sans modifier les bits.

💡 Astuce mémo

Stockage → dépôt numérique → calcul → laboratoire

📖 11. Défi de l’échelle

★ À maîtriser

• Selon David Rosenthal, le taux de création des données augmente d’environ 60 % par an, les capacités de stockage d’environ 25 % par an et les budgets des centres de données d’environ 2 % par an. - Talk "Costs: Why Do We Care?", 2014

• Des processus de préservation efficaces à petite échelle ne se transposent pas nécessairement facilement à de très grands volumes ou à de très gros fichiers.

Compléments

• Les grands volumes de données nécessitent davantage de stockage et de puissance de calcul pour caractériser, indexer, rechercher et vérifier l’intégrité des ressources.

• La croissance des données renforce l’importance des politiques de sélection, d’évaluation et d’élimination.

• Les technologies comme Apache Hadoop exécutées sur des grappes de matériel courant peuvent soutenir le traitement de grands volumes de données.

💡 Astuce mémo

Création des données plus rapide que stockage et budgets → pression sur la sélection et l’architecture

📊 Tableaux de synthèse

Préserver les dimensions d’une ressource

Organisation de la préservation