Fiche de révision : Processus Source to Pay avec SAP

📋 Plan du Cours

1. Processus E2E et solutions SAP
2. Étapes du processus d’approvisionnement
3. Données de base produit et fournisseur
4. Demandes d’achat et sourcing
5. Contrats et commandes d’achat
6. Gestion des stocks et mouvements
7. Gestion d’entrepôt avec EWM
8. Réception et vérification des factures
9. Paiements et intégration financière

📖 1. Processus E2E et solutions SAP

★ À maîtriser

• Les cinq processus end-to-end sont:
  • Lead to Cash
  • Source to Pay
  • Design to Operate
  • Recruit to Retire
  • Record to Report

📌 SAP S/4HANA Cloud constitue le cœur du système ERP tandis que SAP BTP fournit la plateforme technologique d’intégration et d’extension.

Compléments

• SAP SuccessFactors est le cœur du processus Recruit to Retire.

💡 Astuce mémo

Lead to Cash → Source to Pay → Design to Operate → Recruit to Retire → Record to Report

📖 2. Étapes du processus d’approvisionnement

★ À maîtriser

• 🔄 Le processus Source to Pay suit les étapes suivantes:
  1. Gestion des données de base
  2. Expression du besoin
  3. Sourcing
  4. Gestion des contrats
  5. Achats opérationnels
  6. Réception
  7. Gestion des factures
  8. Reporting

📌 Le processus d’approvisionnement peut être réalisé dans le module Materials Management de SAP S/4HANA ou dans la solution SAP Ariba Procurement.

Compléments

• Les domaines principaux de SAP Ariba sont:
  • Procurement
  • Supply Chain
  • Sourcing stratégique
  • Gestion des fournisseurs

💡 Astuce mémo

Données → Besoin → Sourcing → Contrat → Commande → Réception → Facture → Reporting

📖 3. Données de base produit et fournisseur

🔑 Notions clés & Définitions

• Fiche fournisseur : Extension du Business Partner nécessaire pour utiliser le fournisseur dans le processus Source to Pay.
• Fiche article : Objet central de l’environnement ERP qui contient des données utilisées par les différents départements.

★ À maîtriser

• La création de la fiche article suit les vues de données de base, d’achat, de stockage et de comptabilité.

Compléments

• Les types d’article comprennent:

  • FERT pour un produit fini
  • RAW pour une matière première
  • SEMI pour un produit semi-fini

• La valorisation d’un article peut utiliser un prix standard ou un prix moyen mobile.

📖 4. Demandes d’achat et sourcing

🔑 Notions clés & Définitions

• Demande d’achat : Document interne qui demande au service achats de commencer un processus d’approvisionnement.

★ À maîtriser

📌 Pour un article stocké, aucune catégorie d’imputation ni imputation manuelle n’est nécessaire, tandis qu’une consommation directe exige une catégorie d’imputation et des données d’imputation.

• Une demande d’achat peut être convertie en commande, utilisée pour demander plusieurs offres, transformée après comparaison en fiche info ou contrat, ou transférée vers SAP Ariba pour traiter une demande de devis.

Compléments

• Les catégories d’imputation peuvent concerner un centre de coûts, une immobilisation, un élément WBS ou un ordre.

💡 Astuce mémo

Stock = sans imputation manuelle ; consommation directe = imputation obligatoire

📖 5. Contrats et commandes d’achat

🔑 Notions clés & Définitions

• Accord-cadre : Accord à long terme avec un fournisseur concernant la fourniture de matériaux ou de services selon des conditions prédéfinies.
• Commande d’achat : Demande formelle adressée à un fournisseur pour fournir des biens ou services selon les conditions indiquées.

★ À maîtriser

📌 Un contrat transmet les besoins au fournisseur au moyen d’une commande d’achat, tandis qu’un accord de livraison planifiée ne nécessite pas de commande d’achat.

📌 La conversion automatique d’une demande d’achat en commande exige l’indicateur de commande automatique dans la fiche article et la fiche fournisseur ainsi qu’une source d’approvisionnement valide affectée au poste.

Compléments

• L’en-tête contient notamment:
  • Le fournisseur
  • L’organisation achats
  • Le groupe achats
  • Le code société
  • La devise
  • La date
  • Les conditions de paiement

💡 Astuce mémo

Contrat = conditions durables ; commande = demande formelle de livraison

📖 6. Gestion des stocks et mouvements

🔑 Notions clés & Définitions

• Gestion des stocks : Suivi en temps réel des stocks physiques par l’enregistrement des mouvements qui modifient les quantités et les valeurs.

★ À maîtriser

📌 Une entrée de marchandises augmente le stock, une sortie de marchandises le diminue, un transfert de stock déplace le matériau entre emplacements et une réaffectation modifie son identification ou sa qualification.

📐 Formule — Lors de l’entrée valorisée d’un article stocké, le système débite le compte de stock et crédite le compte GR/IR : $\text{Débit Stock} ; \text{Crédit GR/IR}$.

Compléments

• Les catégories de stock citées sont:
  • Stock à utilisation libre
  • Stock en contrôle qualité
  • Stock commandé mais non reçu
  • Stock réservé à la production ou à un client

💡 Astuce mémo

Entrée augmente le stock ; sortie le diminue ; transfert le déplace

📖 7. Gestion d’entrepôt avec EWM

🔑 Notions clés & Définitions

• Warehouse Management System : Système qui suit les quantités, les emplacements et les mouvements des marchandises dans l’entrepôt.

★ À maîtriser

• EWM détermine un emplacement-bin adapté pour ranger les marchandises reçues et un emplacement-bin contenant le stock à prélever pour préparer une sortie.

Compléments

• Les fonctionnalités complémentaires citées sont:

  • Numéro de série
  • Numéro de lot
  • Durée de conservation minimale
  • Stock géré par le fournisseur
  • Gestion des aires
  • Services à valeur ajoutée

• Dans SAP S/4HANA, un numéro de magasin est lié à la combinaison division-emplacement de stockage pour représenter l’entrepôt physique.

💡 Astuce mémo

EWM suit chaque article depuis la réception jusqu’à son emplacement de stockage

📖 8. Réception et vérification des factures

🔑 Notions clés & Définitions

• Vérification de facture : Contrôle du contenu, du prix et de l’imputation des factures fournisseurs à la fin de la chaîne achats-logistique.

★ À maîtriser

• Une facture peut être saisie avec référence à:

  • Une commande d’achat
  • Une réception de marchandises
  • Une entrée de service

• Chaque facture entrante crée un document de facture MM et un document comptable FI, met à jour l’historique de la commande et peut mettre à jour la fiche article.

Compléments

• Les factures peuvent être reçues manuellement, par des programmes comptables périodiques, par Ariba Network, par EDI au format IDoc ou par Internet au format XML.

💡 Astuce mémo

Commande → réception → facture → documents MM et FI

📖 9. Paiements et intégration financière

★ À maîtriser

• Le paiement des fournisseurs est géré par le département financier et ne fait pas partie du département Materials Management.

• La comptabilisation d’une facture fournisseur crée un poste ouvert pour le fournisseur et met à jour l’historique de la commande.

Compléments

• Les structures importantes pour les achats comprennent:
  • Groupe achats
  • Organisation achats
  • Division
  • Emplacement de stockage

💡 Astuce mémo

Facture validée → poste fournisseur ouvert → paiement géré par Finance

📊 Tableaux de synthèse

Stock ou consommation directe

Mouvements de marchandises