Fiche de révision : Système d’information et processus

📋 Plan du Cours

1. Donnée information et système d’information
2. Composantes du système d’information
3. Notion et types de processus
4. Qualité du système d’information
5. Évolution numérique du système d’information
6. Diagramme de flux
7. Schéma événement-résultat
8. Évolution du système par simulation

📖 1. Donnée information et système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Système d’information : Ensemble organisé des ressources humaines, matérielles, logicielles, des données et des procédures qui permettent de collecter, stocker, traiter et diffuser l’information dans une entreprise.

★ À maîtriser

📌 Une donnée est un fait brut, tandis qu’une information est une donnée mise en contexte et rendue compréhensible pour agir.

Compléments

• Une adresse telle que « 12 rue des Tilleuls » devient une information utile lorsqu’elle est associée au contexte « nouvelle adresse de livraison de Mme Ferrand ».

💡 Astuce mémo

Donnée brute ≠ information contextualisée

📖 2. Composantes du système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Composantes du système d’information : Les cinq composantes du système d’information sont les ressources humaines, les ressources matérielles, les ressources logicielles, les données et bases de données, ainsi que les procédures.

★ À maîtriser

📌 Un post-it, un classeur papier ou une procédure orale font partie du système d’information même sans support numérique.

Compléments

• Les ressources matérielles comprennent notamment :
  • les ordinateurs
  • les tablettes
  • les serveurs
  • les scanners

💡 Astuce mémo

HMDPB : humaines, matérielles, données, procédures, logiciels

📖 3. Notion et types de processus

🔑 Notions clés & Définitions

• Processus : Ensemble d’activités successives, coordonnées et organisées, qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie afin d’atteindre un résultat.

📝 Points essentiels

📌 Une organisation est généralement découpée en fonctions, tandis qu’un processus concerne plusieurs fonctions à la fois et est donc transversal.

• Les trois types de processus sont :
  • le processus métier, qui réalise directement le bien ou le service
  • le processus support, qui fournit les ressources et outils nécessaires
  • le processus de pilotage, qui assure la cohérence, le contrôle et le suivi

📌 La qualification d’un processus dépend de l’activité de l’organisation : le traitement des factures est un processus support dans une entreprise industrielle, mais un processus métier dans un cabinet d’expertise comptable.

💡 Astuce mémo

Fonction verticale ≠ processus transversal

📖 4. Qualité du système d’information

📝 Points essentiels

• La qualité du système d’information repose sur des pratiques quotidiennes de saisie rigoureuse, de vérification et de mise à jour, de respect des procédures, de signalement des anomalies et de respect de la sécurité et de la confidentialité.

💡 Astuce mémo

Saisir, vérifier, mettre à jour, signaler, sécuriser

📖 5. Évolution numérique du système d’information

🔑 Notions clés & Définitions

• Digitalisation : Passage d’une gestion papier et locale à une gestion numérique, partagée et accessible à distance.

★ À maîtriser

• Un PGI ou ERP est un logiciel unique qui relie les services de l’entreprise, notamment le commercial, la comptabilité et le stock.

📌 La digitalisation améliore la réactivité et le partage de l’information, mais elle impose de gérer la sécurité des données, la protection de la vie privée encadrée par le RGPD et la dépendance à une connexion internet.

Compléments

• Le cloud computing permet de stocker et de traiter les données à distance, tandis que la mobilité permet d’accéder au système d’information depuis un smartphone ou une tablette.

💡 Astuce mémo

Digitalisation → partage et réactivité, mais aussi sécurité et dépendance

📖 6. Diagramme de flux

🔑 Notions clés & Définitions

• Flux : Un flux est un transfert entre deux acteurs du système d’information, qui peut être physique, monétaire ou informationnel.
• Diagramme de flux : Représentation de l’ensemble des flux d’information entre les acteurs d’un processus, distinguant les acteurs internes des acteurs externes à l’entreprise.

★ À maîtriser

• 🔄 La construction d’un diagramme de flux suit quatre étapes :

  1. définir l’activité étudiée et ses limites
  2. lister les acteurs internes et externes
  3. repérer et classer les flux
  4. tracer le diagramme

• Un acteur recevant un nombre très important de flux peut être surchargé, un acteur central souvent absent peut bloquer le processus, et un document non transmis à un acteur qui en a besoin peut provoquer des erreurs de traitement.

Compléments

📌 Dans un diagramme de flux, les acteurs sont représentés par des cercles, les acteurs internes sont regroupés dans un cadre, les acteurs externes restent à l’extérieur et les flux sont représentés par des flèches numérotées.

📌 Un flux conditionnel, qui n’a lieu que si une condition est remplie, porte cette condition entre crochets.

💡 Astuce mémo

Définir, lister, repérer, tracer

📖 7. Schéma événement-résultat

🔑 Notions clés & Définitions

• Schéma événement-résultat : Représentation plus détaillée qu’un diagramme de flux, qui précise les tâches réalisées par chaque acteur et intègre des règles de synchronisation et d’émission.
• Règle de synchronisation : Condition logique ET ou OU qui détermine le démarrage d’une activité lorsque plusieurs événements y participent.
• Règle d’émission : Condition qui déclenche la production des résultats d’une activité, avec « TOUJOURS » comme règle appliquée par défaut.
• Activité : Suite d’actions élémentaires qui s’exécutent sans interruption.
• Résultat : Ce que produit une activité, sous la forme d’un objet concret ou, en gestion, d’un flux d’information.

📝 Points essentiels

📌 La règle ET exige que tous les événements listés se produisent, tandis que la règle OU permet à un seul événement de suffire pour déclencher l’activité.

💡 Astuce mémo

Flux = échanges ; E/R = tâches et règles

📖 8. Évolution du système par simulation

📝 Points essentiels

• Dans le processus de vente en ligne de Green’Move, le client est l’acteur externe et les acteurs internes sont les services commercial, stocks-logistique et comptable.

• La commande est enregistrée lorsque le règlement est validé ET que le panier est rempli, les produits disponibles sont préparés, les produits indisponibles sont mis en attente de réapprovisionnement, puis la commande et le bon de livraison sont envoyés au client.

• Le service stocks-logistique transmet systématiquement un double du bon de livraison au service comptable, dont la réception déclenche la facturation envoyée au client.

📌 Pour éviter les erreurs de facturation, le service comptable doit recevoir le bon de commande et le bon de livraison afin de vérifier la cohérence de la facturation avant de facturer.

💡 Astuce mémo

Corriger, intégrer, vérifier, repérer, mettre en place

📊 Tableaux de synthèse

Types de processus