Fiche de révision : Présentation et rédaction du courrier

📋 Plan du Cours

1. Date et identification du courrier
2. Adresse du destinataire
3. Vedette et corps de lettre
4. Souscription et signature
5. Références, objet et annexes
6. Copies et mentions de réception
7. Règles des énumérations

📖 1. Date et identification du courrier

★ À maîtriser

📌 Dans les présentations en bloc à la marge et en bloc à la date, la date du jour s’inscrit selon le modèle alphanumérique.

• La date est indispensable pour trois raisons :
  • la lettre peut produire des effets juridiques
  • la lettre peut être classée chronologiquement dans un dossier
  • le correspondant peut rédiger une réponse en se référant à la date

Compléments

• Sans en-tête, la date s’écrit « Mons, le 24 décembre 2015 », tandis qu’avec un papier à en-tête elle s’écrit « Le 24 décembre 2015 ».

💡 Astuce mémo

Date précise → effets juridiques, classement et réponse facilitée

📖 2. Adresse du destinataire

★ À maîtriser

• L’adresse du destinataire doit comporter de 3 à 7 lignes, alignées sur une même verticale et séparées par un interligne simple.

• Dans l’adresse, le prénom commence par une majuscule, le nom s’écrit en majuscules, le nom de société peut comporter une initiale majuscule, et les termes « rue », « avenue » et « boulevard » commencent par une majuscule.

• Le numéro suit immédiatement le nom de la rue, et le code postal ainsi que la localité sont toujours dactylographiés en majuscules.

• Les caractères courants admis sont :

  • Arial
  • Courier
  • Times

Compléments

📌 Les termes d’adresse comme « monsieur » et « madame » doivent être écrits entièrement, sans abréviation ni interruption.

📌 Tous les éléments de l’adresse doivent utiliser le même type et la même grandeur de caractères, sans soulignement ni caractères gras.

💡 Astuce mémo

Nom de famille et ville en MAJUSCULES, prénom en initiale majuscule

📖 3. Vedette et corps de lettre

🔑 Notions clés & Définitions

• Vedette : Appellation ou formule de salutation destinée au récepteur.

★ À maîtriser

• 🔄 Le corps de la lettre suit généralement cinq étapes :

  1. introduction du sujet
  2. développement des faits
  3. déduction contenant la communication réelle
  4. conclusion
  5. formule de salutation

• Pour s’adresser à un professeur, un ingénieur, un médecin, un avocat ou un notaire, l’appellation « Monsieur » est à proscrire.

• La vedette se dactylographie contre la marge gauche et doit être reprise à l’identique dans la formule de politesse.

• Dans le style américain, chaque paragraphe commence contre la marge gauche, tandis que dans le style français la première ligne comporte un alinéa.

Compléments

• La vedette peut être une appellation simple comme « Madame » ou « Monsieur », ou une appellation avec un titre comme « Monsieur le Ministre » ou « Monsieur le Secrétaire général ».

• L’épithète « Cher » peut précéder « ami », « collègue », « confrère » ou « client », mais elle ne doit jamais être utilisée lorsqu’il faut exprimer du respect envers une personne.

• Chaque paragraphe développe une idée, les paragraphes sont séparés par un interligne blanc et le texte est de préférence justifié sur les deux marges.

💡 Astuce mémo

Introduction → développement → déduction → conclusion → salutation

📖 4. Souscription et signature

🔑 Notions clés & Définitions

• Souscription : Comprend au minimum le prénom et le nom de l’expéditeur, auxquels peuvent s’ajouter sa fonction, son numéro de téléphone ou son adresse électronique.

★ À maîtriser

📌 La souscription affirme l’exactitude de l’écrit et en fait assumer la responsabilité à son auteur.

Compléments

📌 Ne pas signer un document constitue une négligence pouvant entraîner des conséquences juridiques désastreuses.

📌 Une lettre ne peut contenir de fautes d’orthographe, car la qualité de l’écrit reflète le métier de son auteur.

💡 Astuce mémo

Signature → identification de l’auteur et responsabilité du contenu

📖 5. Références, objet et annexes

🔑 Notions clés & Définitions

• Références : Signe d’identité de la lettre servant à sa distribution interne et à son archivage.
• Objet : Mention courte, explicite et précise qui indique le motif de l’envoi de la lettre.

★ À maîtriser

📌 L’objet est mis en évidence, peut être précédé de « Objet : » ou « Concerne : », et ne se termine pas par un point.

📌 Lorsqu’un document est envoyé sous la même enveloppe que la lettre, la mention « pièce jointe » ou « annexe » doit figurer au bas de celle-ci.

• Les références sont constituées des initiales du rédacteur, des initiales de la personne qui dactylographie le courrier et parfois d’un numéro de classement.

Compléments

• Les références, notamment « N/réf. » et « V/réf. », ne sont pas suivies d’un point.

• Le nombre de documents joints est toujours indiqué en chiffres, mais des documents de natures différentes peuvent être désignés entièrement, comme « 1 offre, 1 prospectus ».

• La mention des pièces jointes se place contre la marge gauche, à deux ou trois interlignes de la souscription.

📖 6. Copies et mentions de réception

★ À maîtriser

📌 La mention « copie à M. … » indique qu’une copie de la lettre est envoyée pour information à une tierce personne.

📌 La signature permet d’assumer le contenu de la lettre et d’en identifier l’auteur.

Compléments

📌 La mention de copie se place à l’endroit de la rubrique « Annexe » si celle-ci est absente, ou sous cette rubrique avec un interligne si elle est présente.

📖 7. Règles des énumérations

🔑 Notions clés & Définitions

• Énumération : Série de mentions ou de propositions introduite par deux-points et commençant par une minuscule.

★ À maîtriser

• Les chiffres ou les lettres sont obligatoires lorsque l’ordre des parties compte ou lorsqu’un élément est cité ailleurs dans le texte.

• Dans une énumération courte, chaque mention commence par une minuscule après un tiret ou un symbole discret ; les mentions se terminent par des virgules, sauf la dernière qui se termine par un point.

• Dans une énumération longue, chaque mention forme un paragraphe introduit par un tiret ou un symbole discret ; elle peut commencer par une majuscule ou une minuscule et se termine par un point-virgule, sauf la dernière qui se termine par un point.

• Le nom de famille ou de société ainsi que le nom de ville s’écrivent toujours en majuscules.

• Une énumération courte ne nécessite aucun retour à la ligne, tandis qu’une énumération longue comporte au moins une mention nécessitant un retour à la ligne.

Compléments

• Une énumération peut être disposée, lorsque les propositions sont mises en évidence, ou non disposée, lorsqu’elle est intégrée au paragraphe.

• Pour déterminer les propositions d’une énumération, on utilise des chiffres, des lettres, des titres ou d’autres signes.

• L’espacement entre les éléments d’une énumération longue doit être plus important que celui d’une énumération courte, par exemple avec un interligne de 1,15.

💡 Astuce mémo

Énumération courte : virgules ; énumération longue : points-virgules

📊 Tableaux de synthèse

Énumérations courtes et longues