Selon un modèle alphanumérique
Explication
Dans ces deux présentations, la date du jour suit un modèle alphanumérique. Le modèle entièrement numérique ne correspond pas à la règle indiquée pour ces formes de présentation.
Parce qu’elle peut produire des effets juridiques et faciliter le classement ou la réponse
Explication
La date peut avoir une portée juridique, permettre le classement chronologique et aider le correspondant à rédiger sa réponse. Elle ne remplit pas les fonctions typographiques ou épistolaires attribuées aux autres éléments.
De trois à sept lignes, alignées verticalement et séparées par un interligne simple
Explication
L’adresse attendue comprend de trois à sept lignes, alignées sur une même verticale avec un interligne simple. Une disposition centrée, libre ou trop longue ne respecte pas cette règle de présentation.
Arial, Courier et Times
Explication
Arial, Courier et Times font partie des caractères courants admis pour l’adresse. L’italique, le script, l’écriture gothique et les polices fantaisie sont déconseillés, tandis que le gras et le soulignement sont également exclus par les règles de présentation.
Prénom avec majuscule initiale, nom en majuscules et « Rue » avec majuscule
Explication
Le prénom prend une majuscule initiale, le nom s’écrit en majuscules et les termes comme « rue » commencent par une majuscule. Les autres graphies inversent ou suppriment ces conventions.
Le numéro suit immédiatement la rue, et le code postal ainsi que la localité sont en majuscules
Explication
Le numéro vient immédiatement après le nom de la rue, tandis que le code postal et la localité sont dactylographiés en majuscules. Les autres dispositions modifient l’ordre ou la casse prescrite.
Au récepteur de la lettre
Explication
La vedette est une appellation ou une formule de salutation adressée au récepteur. Elle ne sert pas à identifier l’expéditeur, fonction associée à la souscription.
« Monsieur »
Explication
Pour ces professions, l’appellation « Monsieur » est à proscrire selon la règle donnée. Les autres formules peuvent être utilisées dans des contextes correspondant au titre ou au genre de la personne.
La vedette est contre la marge gauche et est reprise à l’identique dans la formule de politesse
Explication
La vedette se place contre la marge gauche et doit être reproduite à l’identique dans la formule de politesse. Les autres propositions déplacent la vedette ou rompent la correspondance exigée entre les deux formules.
Introduction du sujet, développement des faits, communication réelle, conclusion, puis salutation
Explication
Le corps suit généralement l’introduction du sujet, le développement des faits, la déduction contenant la communication réelle, la conclusion et enfin la formule de salutation. Les autres séquences bouleversent cet ordre logique.
Le prénom et le nom de l’expéditeur
Explication
La souscription identifie l’expéditeur au moyen de son prénom et de son nom, auxquels d’autres coordonnées peuvent être ajoutées. Elle ne doit pas être confondue avec la suscription, qui désigne l’adresse du destinataire.
La responsabilité de l’exactitude de l’écrit
Explication
La souscription affirme que l’écrit est exact et en fait porter la responsabilité à son auteur. La distribution, la réception et le classement relèvent d’autres fonctions du courrier.
À identifier la lettre et à faciliter son classement
Explication
Les références constituent le signe d’identité de la lettre et facilitent sa distribution interne ainsi que son archivage. Le motif de l’envoi est indiqué par l’objet, et non par les références.
Les initiales du rédacteur et du dactylographe, avec parfois un classement
Explication
Les références regroupent les initiales du rédacteur, celles de la personne qui dactylographie le courrier et, parfois, un numéro de classement. Elles ne résument donc pas le motif de l’envoi, qui correspond à l’objet.
Indiquer brièvement le motif précis de l’envoi
Explication
L’objet est une mention courte, explicite et précise qui indique pourquoi la lettre est envoyée. Les références identifient le courrier et ses intervenants, tandis que la copie concerne l’information d’une tierce personne.
Il est mis en évidence et ne se termine pas par un point
Explication
L’objet doit être mis en évidence, peut être introduit par « Objet : » ou « Concerne : », et ne se termine pas par un point. Les références et le corps de la lettre obéissent à des fonctions et à des emplacements différents.
Une copie est envoyée à une tierce personne pour information
Explication
La mention « copie à M. … » indique qu’une copie de la lettre est transmise à une tierce personne afin de l’informer. L’original reste adressé au destinataire principal.
Identifier l’auteur et lui faire assumer le contenu
Explication
La signature identifie l’auteur de la lettre et lui permet d’en assumer le contenu. Elle se distingue de la mention de copie, qui sert à informer une autre personne sans remplir cette fonction d’engagement.
Elle est annoncée par deux-points et commence par une minuscule
Explication
Une énumération est une série de mentions ou de propositions annoncée par deux-points et commençant par une minuscule. Une phrase qui ne présente pas une série annoncée ne constitue pas une énumération selon cette règle.
Lorsque l’ordre des parties compte ou qu’un élément est repris ailleurs
Explication
Les chiffres ou les lettres sont requis lorsque l’ordre des parties a une importance ou lorsqu’un élément est cité ailleurs dans le texte. La longueur des mentions et leur ponctuation finale relèvent d’autres règles de présentation.
Comme une énumération longue
Explication
Une énumération longue comprend au moins une mention qui nécessite un retour à la ligne. Le nombre de mentions ne suffit pas à définir une énumération longue si toutes peuvent rester sur la même ligne.
Chaque mention commence par une minuscule et se termine par une virgule, sauf la dernière
Explication
Dans une énumération courte, les mentions commencent par une minuscule et se terminent par des virgules, tandis que la dernière se termine par un point. La majuscule et le point-virgule correspondent aux règles de l’énumération longue, pas à celles de la forme courte.
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Comment s'inscrit la date du jour dans les présentations en bloc à la marge et à la date ?
Selon le modèle alphanumérique.
Pourquoi la date est-elle indispensable dans une lettre ?
Parce qu'elle permet des effets juridiques, un classement chronologique et une référence pour la réponse.
Combien de lignes doit comporter l’adresse du destinataire ?
De 3 à 7 lignes.
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