QCM : Conduite de réunion (16 questions)

Questions et réponses du QCM

1. Concernant les conditions préalables à l’organisation d’une réunion :

Il faut privilégier une durée de deux heures pour traiter largement le sujet.
Il faut organiser la réunion dès qu’un sujet concerne plusieurs personnes.
Il faut vérifier que la réunion est indispensable avant de l’organiser.
Il faut reporter la définition de la durée jusqu’au début des échanges.
Il faut prévoir une durée flexible pouvant s’étendre selon les échanges.

Il faut vérifier que la réunion est indispensable avant de l’organiser.

Explication

Une réunion doit être vérifiée comme indispensable avant son organisation. Sa durée doit être définie strictement, et non laissée flexible ou reportée.

2. Parmi les caractéristiques suivantes d’une réunion efficace, la(les)quelle(s) est(sont) exacte(s) ?

Une réunion efficace est animée et utile.
Une réunion efficace est facultative et dépourvue de suites.
Une réunion efficace est respectée et bornée.
Une réunion efficace est improvisée et prolongée.
Une réunion efficace est préparée et concise.

Une réunion efficace est animée et utile. · Une réunion efficace est respectée et bornée. · Une réunion efficace est préparée et concise.

Explication

Une réunion efficace est notamment préparée, concise, animée, utile, respectée et bornée. Elle n’est pas improvisée, prolongée sans limite ou facultative.

3. Une réunion utile donne lieu à :

Un compte-rendu réservé à l’animateur après plusieurs jours.
Des échanges conclus sans transmission formalisée aux participants.
Des suites décidées avant la réunion, sans compte-rendu écrit.
Des suites et un compte-rendu diffusé dans les vingt-quatre heures.
Un compte-rendu diffusé avant la réunion et sans action ultérieure.

Des suites et un compte-rendu diffusé dans les vingt-quatre heures.

Explication

Une réunion utile doit produire des suites et un compte-rendu diffusé dans les vingt-quatre heures. Les autres formulations modifient le moment, les destinataires ou l’existence du suivi.

4. Concernant les fondements de l’écoute active, cochez la (les) proposition(s) exacte(s) :

La reformulation appartient à la communication écrite plutôt qu’à l’écoute active.
La reformulation fait partie des fondements de l’écoute active.
L’écoute active repose principalement sur la prise de notes détaillée.
L’écoute active privilégie l’argumentation de l’interlocuteur écouté.
L’écoute active repose sur la posture et le non-verbal.

La reformulation fait partie des fondements de l’écoute active. · L’écoute active repose sur la posture et le non-verbal.

Explication

L’écoute active repose sur la posture, le non-verbal et la reformulation. La prise de notes, l’argumentation ou la communication écrite ne constituent pas les éléments indiqués.

5. Les étapes de l’écoute active comprennent :

Laisser la personne s’exprimer et maintenir le contact visuel.
Interrompre régulièrement la personne pour orienter son discours.
Acquiescer afin de manifester une attention adaptée.
Questionner pour approfondir la compréhension du propos.
Reformuler pour vérifier la compréhension du message.

Laisser la personne s’exprimer et maintenir le contact visuel. · Acquiescer afin de manifester une attention adaptée. · Questionner pour approfondir la compréhension du propos. · Reformuler pour vérifier la compréhension du message.

Explication

Les cinq étapes comprennent l’expression libre, le contact visuel, l’acquiescement, le questionnement et la reformulation. Interrompre régulièrement remplace l’expression de la personne au lieu de la favoriser.

6. La conduite d’une réunion suit les étapes suivantes :

Avant la réunion correspond à la préparation.
Après la réunion correspond à l’assurance du suivi.
Avant la réunion correspond principalement au compte-rendu.
Après la réunion correspond à la préparation de l’ordre du jour.
Pendant la réunion correspond à l’animation.

Avant la réunion correspond à la préparation. · Après la réunion correspond à l’assurance du suivi. · Pendant la réunion correspond à l’animation.

Explication

La conduite suit trois moments : préparer avant, animer pendant et assurer le suivi après. Le compte-rendu et l’ordre du jour ne sont donc pas attribués aux moments proposés dans les deux dernières formulations.

7. Parmi les causes fréquentes d’échec d’une réunion, la(les)quelle(s) est(sont) exacte(s) ?

L’absence de raison valable peut conduire à l’échec d’une réunion.
Une préparation complète favorise l’échec d’une réunion organisée.
Une logistique non anticipée peut compromettre la réunion.
Des objectifs communiqués à l’avance provoquent fréquemment l’échec.
Un désaccord non géré constitue une cause fréquente d’échec.

L’absence de raison valable peut conduire à l’échec d’une réunion. · Une logistique non anticipée peut compromettre la réunion. · Un désaccord non géré constitue une cause fréquente d’échec.

Explication

L’absence de raison valable, le désaccord non géré et la logistique non anticipée figurent parmi les causes d’échec. Des objectifs communiqués et une préparation complète contribuent au contraire à une réunion mieux organisée.

8. Concernant une préparation optimale de réunion, quelle(s) est(sont) la(les) proposition(s) exacte(s) ?

Les invitations doivent être claires et ciblées.
L’ordre du jour peut être diffusé après la réunion.
Les documents annexes doivent être transmis sans considération de nécessité.
Les objectifs doivent être communiqués aux participants.
Les résultats attendus sont définis sans moyens d’animation associés.

Les invitations doivent être claires et ciblées. · Les objectifs doivent être communiqués aux participants.

Explication

Une préparation optimale prévoit des invitations claires et ciblées ainsi que des objectifs communiqués. L’ordre du jour est diffusé à l’avance, les annexes le sont si nécessaire et les résultats attendus sont associés à des moyens d’animation.

9. La méthode S.M.A.R.T. formule un objectif :

Spécifique, Mesurable, Anticipé, Régulier et Technique.
Stratégique, Mesurable, Accessible, Réaliste et Transversal.
Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.
Simple, Mesurable, Adaptable, Réalisable et Théorique.
Spécifique, Modifiable, Atteignable, Raisonné et Temporel.

Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.

Explication

S.M.A.R.T. signifie Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel. Les autres propositions remplacent plusieurs composantes par des termes qui ne correspondent pas à cette méthode.

10. Concernant l’ouverture structurée par POMAR :

Elle présente ensuite l’objectif poursuivi par la réunion.
Elle commence par l’évaluation des résultats obtenus.
Elle précise pourquoi la réunion concerne les participants.
Elle détaille d’abord les actions intermédiaires à réaliser.
Elle expose enfin la règle de vie applicable au groupe.

Elle présente ensuite l’objectif poursuivi par la réunion. · Elle précise pourquoi la réunion concerne les participants. · Elle expose enfin la règle de vie applicable au groupe.

Explication

L’ouverture POMAR présente successivement la raison de la réunion, son objectif et sa règle de vie. L’évaluation des résultats et les actions intermédiaires ne constituent pas les étapes citées de cette ouverture.

11. Pendant une réunion efficace, quelles sont les propositions exactes ?

Le timing raisonnable dispense de rester concis et factuel.
L’ordre du jour peut rester vague pour favoriser la spontanéité.
L’animateur mobilise l’intelligence collective des participants.
L’animateur respecte un ordre du jour clair dans un timing raisonnable.
Les techniques retenues sont simples et adaptées à l’objectif.

L’animateur mobilise l’intelligence collective des participants. · L’animateur respecte un ordre du jour clair dans un timing raisonnable. · Les techniques retenues sont simples et adaptées à l’objectif.

Explication

La réunion doit mobiliser l’intelligence collective, utiliser des techniques simples et efficaces, puis respecter un ordre du jour clair dans un délai raisonnable. Un ordre du jour vague et l’abandon de la concision ou des faits ne correspondent pas à ces règles.

12. Les trois fonctions principales de l’animateur comprennent :

La production vise l’atteinte du résultat attendu.
La régulation aide à gérer les relations entre participants.
L’organisation structure la méthode de travail collective.
La facilitation contribue à organiser le déroulement méthodique.
La régulation prend en charge le climat relationnel.

La production vise l’atteinte du résultat attendu. · La régulation aide à gérer les relations entre participants. · L’organisation structure la méthode de travail collective. · La facilitation contribue à organiser le déroulement méthodique. · La régulation prend en charge le climat relationnel.

Explication

La production est orientée vers le résultat, tandis que l’organisation ou facilitation structure la méthode. La régulation concerne le relationnel et le climat du groupe, ce qui justifie les deux formulations correspondantes.

13. Concernant les compétences de l’animateur, cochez la (les) proposition(s) exacte(s) :

Le savoir-faire désigne les qualités de calme et de sourire.
Le savoir regroupe le cadrage et la gestion du temps.
Le savoir-faire correspond à la connaissance approfondie du contenu.
Le savoir-être comprend notamment le dynamisme et l’écoute active.
Le savoir-être repose principalement sur la maîtrise du sujet.

Le savoir-être comprend notamment le dynamisme et l’écoute active.

Explication

Le savoir-être comprend le dynamisme et l’écoute active. La maîtrise du sujet relève du savoir, tandis que le cadrage et la gestion du temps relèvent du savoir-faire ; le calme et le sourire sont des qualités requises, pas la définition du savoir-faire.

14. Concernant la clôture et le suivi d’une réunion :

La réunion peut être évaluée par l’animateur avant sa fin.
La prochaine date est fixée lors d’une réunion ultérieure.
Les actions intermédiaires sont réalisées au moment de la clôture.
L’animateur remercie les participants avant de terminer la réunion.
Le compte-rendu et ses modalités de diffusion sont précisés.

La réunion peut être évaluée par l’animateur avant sa fin. · L’animateur remercie les participants avant de terminer la réunion. · Le compte-rendu et ses modalités de diffusion sont précisés.

Explication

La clôture comprend les remerciements, la précision du compte-rendu et de sa diffusion, ainsi que l’évaluation de la réunion. La prochaine date est fixée à la clôture, tandis que les actions intermédiaires se réalisent entre deux réunions.

15. Parmi les éléments suivants, lesquels figurent dans le contenu d’un compte-rendu ?

Les personnes présentes, excusées et absentes sont distinguées.
L’objectif de la réunion est mentionné dans le compte-rendu.
La date de la réunion est conservée dans le document.
Les sujets abordés sont indiqués sans leur situation de départ.
Les seules personnes présentes sont identifiées dans le document.

Les personnes présentes, excusées et absentes sont distinguées. · L’objectif de la réunion est mentionné dans le compte-rendu. · La date de la réunion est conservée dans le document.

Explication

Le compte-rendu contient l’objectif, la date et les statuts distincts des personnes présentes, excusées ou absentes. Il mentionne également les sujets abordés avec leur situation de départ ; il ne se limite donc pas aux présents et ne supprime pas ce contexte initial.

16. Quelles sont les réponses exactes au sujet des informations complémentaires du compte-rendu ?

Les décisions prises y sont également consignées.
La prochaine réunion est indiquée sans date ni heure.
Les étapes à venir ne font pas partie du plan d’action.
Les actions précisent leurs délais et leurs acteurs.
Les réponses apportées sont conservées dans le compte-rendu.

Les décisions prises y sont également consignées. · Les actions précisent leurs délais et leurs acteurs. · Les réponses apportées sont conservées dans le compte-rendu.

Explication

Le compte-rendu conserve les réponses apportées, les décisions prises et le plan d’action avec les actions, leurs délais et leurs acteurs. Il doit aussi indiquer la date et l’heure de la prochaine réunion ; les étapes à venir font bien partie du plan d’action.

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Que faut-il vérifier avant d'organiser une réunion ?

Qu'elle est indispensable.

Quelle durée stricte doit-on définir pour une réunion ?

Une durée d'une heure plutôt que deux.

Quelles qualités caractérisent une réunion efficace ?

Elle est indispensable, préparée, exclusive, respectée, animée, concise, continue, bornée et utile.

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