Fiche de révision : Dispositif des Personnes Qualifiées en PACA

📋 Plan du Cours

1. Contexte régional du dispositif
2. Cadre légal et désignation
3. Définition et conditions d’exercice
4. Cadre d’intervention et outils
5. Saisine et rapport de mission
6. Moyens et annexes pratiques

📖 1. Contexte régional du dispositif

🔑 Notions clés & Définitions

• Provence-Alpes-Côte d’Azur : Le contexte régional où le dispositif des personnes qualifiées a été identifié comme peu visible et peu lisible depuis sa mise en place.
• Enquête régionale 2015 : Une enquête menée en 2015 auprès des ESSMS du secteur personnes âgées a mesuré le faible recours et la faible connaissance du dispositif.
• Projet ARS PACA 2016 : Un projet lancé en 2016 par l’ARS PACA avec France Assos Santé PACA pour soutenir et harmoniser le dispositif régional des personnes qualifiées.

📝 Points essentiels

• En 2015, l’enquête régionale compte 436 ESSMS répondants avec un taux de retour de 53,9 % pour le secteur personnes âgées en PACA.
• Entre 2014 et 2015, seuls 3 personnes auraient eu recours à une personne qualifiée sur toute la région selon l’enquête 2015.
• En 2015, 262 ESSMS déclaraient connaître la liste des personnes qualifiées en PACA.
• En 2016, l’ARS PACA missionne France Assos Santé PACA pour un projet visant l’harmonisation du cadre d’intervention, l’amélioration des missions, et la visibilité via un réseau régional.

💡 Astuce mémo

Repère les “3 et 262” : 3 recours en 2 ans (2014-2015) et 262 ESSMS connaissaient la liste en 2015.

📖 2. Cadre légal et désignation

🔑 Notions clés & Définitions

• Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 : La loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 institue le dispositif des personnes qualifiées pour aider les usagers à faire valoir leurs droits.
• Article L 311-5 du CASF : L’article L 311-5 du Code de l’action sociale et des familles encadre le recours à une personne qualifiée et sa mission.
• Décret n° 2003-1094 du 14 novembre 2003 : Le décret n° 2003-1094 du 14 novembre 2003 précise les modalités relatives à la personne qualifiée prévues par le CASF.

📝 Points essentiels

• La personne qualifiée est choisie sur une liste établie conjointement par le représentant de l’État dans le département, le directeur général de l’ARS et le président du conseil départemental.
• Le mandat débute à la date de publication de l’arrêté au RAA et a une durée de 3 ans.
• Dans chaque département, l’ARS PACA, le président du conseil départemental et le préfet signent l’arrêté de désignation de la personne qualifiée.
• La personne qualifiée peut intervenir dans les secteurs handicap, enfance, personnes âgées et difficultés sociales ou spécifiques.

📖 3. Définition et conditions d’exercice

🔑 Notions clés & Définitions

• Personne Qualifiée : Personne Qualifiée : professionnel désigné pour accompagner un usager ou son représentant afin de soutenir l’expression des demandes et le respect des droits en cas de litige.
• Indépendance : Indépendance : la Personne Qualifiée mène sa mission sans dépendre de l’établissement, et reste seule responsable de ses constats et recommandations.
• Confidentialité : Confidentialité : la Personne Qualifiée s’engage à garder confidentielles les informations personnelles recueillies dans un cadre limité.

📝 Points essentiels

• La Personne Qualifiée ne peut pas s’autosaisir : la demande est initiée par l’usager ou son représentant légal.
• La mission de la Personne Qualifiée est exercée à titre bénévole, avec prise en charge des frais de déplacement sur justificatifs.
• En cas de conflit d’intérêt avec la structure, la Personne Qualifiée informe et oriente vers une autre Personne Qualifiée compétente.
• La Personne Qualifiée conduit sa mission en toute impartialité et transparence dans la situation traitée.

💡 Astuce mémo

Indépendance = constats et recommandations uniquement sous sa responsabilité, même si elle “rend compte”.

📖 4. Cadre d’intervention et outils

🔑 Notions clés & Définitions

• Guide d'entretien : Outil de préparation des échanges qui rappelle les objectifs, les informations à recueillir et la façon de formaliser l’action de la Personne Qualifiée.
• Fiche d'entretien : Document de traçabilité qui collecte les éléments clés (cadre, identité, établissement, récit, droits, suites) pendant ou après l’échange avec l’usager.
• Grille d’entretien : Trame structurée proposée pour conduire l’entretien en orientant la collecte d’informations et la clarification des attentes de l’usager.

📝 Points essentiels

• La Personne Qualifiée conduit des entretiens par téléphone ou en présentiel, avec l’usager et/ou son représentant légal.
• La prospection associative est proscrite et l’accompagnement n’est pas conditionné à l’appartenance à une association ou à un collectif.
• L’entretien doit commencer par présenter la fonction et le rôle non partisan, puis respecter la confidentialité des données sauf mandat de l’usager.
• La Personne Qualifiée vérifie que l’usager valide sa compréhension du récit et vérifie son accord avant toute transmission d’informations.

💡 Astuce mémo

Prospection interdite = pas de “réseau” en toile de fond : seulement la mission et les droits de l’usager.

📖 5. Saisine et rapport de mission

🔑 Notions clés & Définitions

• Saisine de la personne qualifiée : La saisine est le fait pour un usager ou son représentant légal de demander l’intervention de la personne qualifiée après une situation insatisfaisante.
• Rapport de mission : Le rapport de mission est le document rédigé par la personne qualifiée à la fin de son intervention pour décrire la situation, les démarches et les suites proposées.
• Transmission par lettre recommandée : La transmission par lettre recommandée est le mode d’envoi du rapport à l’usager et/ou à son représentant légal avec accusé de réception.

📝 Points essentiels

• En temps utile et au plus tard dès la fin de l’intervention après la saisine, la personne qualifiée rédige un rapport de mission.
• Le rapport est communiqué à l’usager et/ou au représentant légal par lettre recommandée avec accusé de réception en précisant les suites, démarches et mesures éventuellement suggérées.
• Le rapport est aussi transmis à l’autorité chargée du contrôle de l’établissement ou du service, et à l’autorité judiciaire si nécessaire.
• La personne qualifiée peut tenir informé la personne ou l’organisme gestionnaire.

💡 Astuce mémo

Saisine → Rapport en fin d’intervention : AR usager + contrôle (et justice si besoin).

📖 6. Moyens et annexes pratiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Annexe 5 rapport de mission : C’est le modèle de document qui permet à la Personne Qualifiée de certifier sur l’honneur l’exécution de sa mission.
• Compétence unique et suites : C’est la distinction d’organisation où, selon le type de compétence de l’établissement ou service, les autorités décident seules ou conjointement des suites.
• Contacts utiles ARS PACA : Ce sont les références en région PACA qui permettent de retrouver la liste des personnes qualifiées et les modalités de transmission vers l’ARS.

📝 Points essentiels

• En compétence unique, chaque autorité décide des suites à donner au rapport de la Personne Qualifiée.
• En compétence conjointe, les remontées d’information passent par des secrétariats identifiés puis les autorités décident conjointement et informent la Personne Qualifiée.
• Pour l’envoi à l’usager et/ou à son représentant légal, le moyen de communication est apprécié avec lui, et pour l’ARS PACA la transmission se fait vers les contacts indiqués (Annexe 8).

📅 Repères chronologiques

1. 2015Enquête régionale en Provence-Alpes-Côte d’Azur auprès des ESSMS personnes âgées (436 répondants ; 53,9 % de taux de retour ; 3 recours entre 2014-2015 ; 262 ESSMS connaissaient la liste).
2. 2016Mission de l’ARS PACA à France Assos Santé PACA pour soutenir et harmoniser le dispositif régional des personnes qualifiées (visibilité, missions, réseau).
3. 2 janvier 2002Loi n° 2002-2 : création du dispositif des personnes qualifiées pour faire valoir les droits des usagers.
4. 14 novembre 2003Décret n° 2003-1094 précisant les modalités relatives à la personne qualifiée (notamment frais de déplacement).
5. 24 mars 2004Circulaire DGAS/SD 5 n° 2004-138 relative au livret d’accueil (outil cité pour les personnes qualifiées).
6. 08/09/2003Arrêté du 08/09/2003 : charte des droits et libertés de la personne accueillie (outil cité).

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre l’indépendance avec une absence de “rendre compte” : la personne qualifiée rend compte mais reste seule responsable de ses constats et recommandations.
2. Croire que la personne qualifiée peut s’autosaisir : la saisine est initiée par l’usager ou son représentant légal (même si elle peut circuler via l’autorité).
3. Penser qu’elle évalue ou contrôle l’établissement : elle n’a pas de mission de contrôle ni de pouvoir d’injonction ; les autorités contrôlent, elle informe et soutient.
4. Oublier que la prospection associative est proscrite et que l’accompagnement n’est pas conditionné à l’appartenance à une association ou un collectif.
5. Confondre rapport de mission et saisine : le rapport intervient “dès la fin de l’intervention” après la saisine, et est transmis en LR/AR avec accusé de réception.
6. Se tromper sur les suites : elles dépendent de la compétence (unique vs conjointe) ; en compétence conjointe, les remontées passent par les secrétariats identifiés avant décision conjointe.
7. Relier à tort la transmission des informations à l’initiative de la personne qualifiée : elle vérifie l’accord de l’usager et/ou du représentant légal avant toute transmission hors mandat.

✅ Checklist Examen

1. Définir la “personne qualifiée” et rappeler ses garanties : indépendance, confidentialité, impartialité/transparence et prévention du conflit d’intérêt.
2. Citer au moins les références légales présentées : loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002, article L 311-5 du CASF, décret n° 2003-1094 du 14 novembre 2003.
3. Expliquer qui désigne la personne qualifiée dans chaque département et ce que contient l’arrêté (nom, coordonnées, durée ; proximité géographique recherchée avec accord de publication si médical-social).
4. Donner la durée du mandat et le point de départ : à la date de publication de l’arrêté au RAA, pour 3 ans.
5. Indiquer dans quels secteurs la personne qualifiée intervient (handicap, enfance, personnes âgées, difficultés sociales ou spécifiques).
6. Décrire ce que la personne qualifiée ne fait pas : pas d’autosaisine, pas de contrôle/évaluation, pas de pouvoirs d’injonction, pas de recommandations aux équipes, et obligation de discrétion/confidentialité.
7. Décrire la procédure de saisine : initiateur (usager ou représentant légal), possibilité de transmission via l’autorité, et le rôle de la personne qualifiée dans l’étude de la recevabilité.
8. Lister les outils cités pour l’intervention : livret d’accueil, charte des droits et libertés, contrat de séjour/document individuel, règlement de fonctionnement, conseil de vie sociale, projet d’établissement/service, guide d’entretien, formulaire(s) annexes.
9. Expliquer la conduite d’entretien : posture non partisane, présentation de la fonction, respect de la confidentialité, recueil de la parole, validation de l’interprétation et vérification de l’accord avant transmission ; prospection associative proscrite.
10. Expliquer le rapport de mission : quand il est rédigé, comment il est transmis (lettre recommandée avec AR) et à qui (usager/représentant légal ; autorité de contrôle ; autorité judiciaire si nécessaire ; possibilité d’informer l’organisme gestionnaire).
11. Savoir distinguer compétence unique vs compétence conjointe pour les suites du rapport : décisions selon l’autorité compétente, et remontées via secrétariats identifiés en compétence conjointe.
12. Indiquer les éléments de suivi/bilan : bilan annuel en janvier n+1 par les trois autorités pour évaluer le nombre de saisines, les conditions d’exercice et apporter des mesures correctives.