Fiche de révision : Gestion des flux et stocks en magasin

📋 Plan du Cours

1. Flux marchands et circuit administratif
2. Réception, tri et préparation
3. Stock, rayon et vente
4. Démarque et pertes de stock
5. Inventaires et fiabilité
6. Manutention, sécurité et cas pratiques

📖 1. Flux marchands et circuit administratif

🔑 Notions clés & Définitions

• Flux marchand : Enchaînement des étapes qu’un produit traverse du fournisseur jusqu’au client final, incluant aussi de la valeur, de l’information, des documents et du paiement.
• Flux physique : Partie du flux marchand qui correspond au déplacement matériel des marchandises.
• Flux administratif : Volet du flux marchand composé des documents légaux liés aux opérations (ex. factures, bons de livraison).
• Flux financier : Volet du flux marchand correspondant aux paiements entre le client et le fournisseur.

📝 Points essentiels

• Un flux marchand englobe à la fois des éléments matériels, de l’information, des documents et de l’argent liés au produit.
• Le flux d’information regroupe les commandes, le suivi et la gestion du stock.
• Dans un exemple e-commerce, la préparation du colis relève du flux physique, tandis que l’achat déclenche un flux d’information et le paiement un flux financier.
• Les documents administratifs servent de preuves et structurent le passage de la commande à la livraison.

📖 2. Réception, tri et préparation

🔑 Notions clés & Définitions

• Bon de Commande : Document émis par l’acheteur qui engage l’achat en fixant notamment les quantités, les prix et les conditions.
• Bon de Livraison : Document remis par le transporteur qui accompagne la marchandise et sert de preuve de livraison.
• Réception : Étape de contrôle lors de l’arrivée des marchandises, avec une vérification quantitative et qualitative avant validation.
• Back-Office : Périmètre d’activités en magasin où l’on prépare la marchandise avant la mise en rayon, notamment par tri, étiquetage et antivol.

📝 Points essentiels

• Lors de la réception, le contrôle quantitatif consiste à vérifier que les quantités livrées correspondent à celles annoncées.
• Le contrôle qualitatif vérifie l’état des produits, notamment la casse, la DLC et la conformité.
• Avant signature, les réserves doivent être inscrites sur le BL pour tracer les anomalies repérées.
• Le tri peut se faire par rayon, par priorité ou par fragilité pour organiser la préparation.
• L’étiquetage inclut prix, code-barres et informations de promotion, car sans étiquette la vente devient impossible.

📖 3. Stock, rayon et vente

🔑 Notions clés & Définitions

• Stockage : Phase de conservation des produits en attente d’écoulement, qui impose un ordre de sortie pour limiter les pertes et incohérences.
• FIFO : Règle d’écoulement où le premier entré sort en premier, afin de respecter l’ordre de réception dans le stock.
• Stock théorique : Quantité fournie par le système informatique en temps réel, utilisée pour comparer avec le stock physique.
• Stock réel : Quantité réellement présente lors d’un comptage physique en rayon et/ou en réserve.

📝 Points essentiels

• La règle FIFO impose que le premier entré soit le premier sorti lors du stockage.
• La mise en rayon vise des produits visibles, propres et correctement étiquetés.
• Le passage en caisse déclenche une sortie physique des produits et une sortie informatique correspondante.
• Le stock théorique correspond à la donnée informatique, tandis que le stock réel correspond au comptage physique.
• La comparaison stock théorique vs stock réel sert de base à la fiabilité et aux écarts.

📖 4. Démarque et pertes de stock

🔑 Notions clés & Définitions

• Démarque connue : Perte de stock identifiée et justifiée, liée par exemple à la casse ou à des produits périmés.
• Démarque inconnue : Perte de stock non expliquée, correspondant à des manques non rattachés à une cause documentée.
• Casse connue : Événements de casse déjà identifiés et notés (ex. via un cahier), même si la validation informatique n’est pas encore faite.

📝 Points essentiels

• La démarque connue correspond à des pertes identifiées comme la casse ou des produits périmés.
• La démarque inconnue correspond à une perte non expliquée, par exemple vol, erreur de caisse ou erreur de réception.
• Dans l’inventaire flash de l’exemple, 45 attendus (stock théorique) et 41 comptés (stock réel) permettent d’identifier des manques.
• Si 2 unités cassées sont déduites, la différence restante permet d’estimer la démarque inconnue.
• La démarque reflète un écart entre la réalité et ce que le système devrait indiquer.

📖 5. Inventaires et fiabilité

🔑 Notions clés & Définitions

• Inventaire : Opération de comparaison entre le stock réel compté et le stock théorique figurant dans le système.
• Inventaire annuel : Inventaire réalisé une fois par an, présenté comme obligatoire dans le cours.
• Inventaire tournant : Inventaire réalisé de façon régulière, plus fréquent que l’inventaire annuel.
• Fiabilité des stocks : Indicateur chiffré qui mesure l’accord entre le stock réel et le stock théorique.

📝 Points essentiels

• Un inventaire compare le stock réel au stock théorique pour détecter des écarts.
• Le déroulé d’inventaire comprend une préparation (rangement), un comptage, une saisie, puis une analyse des écarts.
• La fiabilité se calcule avec le ratio stock réel sur stock théorique multiplié par 100.
• L’exemple de fiabilité donne 98/100 soit 98 % de fiabilité.
• Deux types d’inventaires sont cités : annuel (obligatoire) et tournant (régulier).

📖 6. Manutention, sécurité et cas pratiques

🔑 Notions clés & Définitions

• EPI : Équipements de protection individuelle portés pour limiter les risques liés à la manutention.
• Transpalette : Outil de manutention utilisé pour déplacer des charges, cité dans les outils du magasin.
• Diable : Outil de manutention cité pour transporter des charges au sein du point de vente.
• Cas pratique : Scénario appliqué qui oblige à enchaîner les étapes opérationnelles et à respecter les règles (réception, traçabilité, sécurité).

📝 Points essentiels

• Pour les bons gestes, le cours recommande de garder le dos droit, de plier les genoux et d’approcher la charge du corps.
• Les EPI cités sont chaussures de sécurité et gants.
• Dans le cas de réception d’enceintes, si le BL indique 50 mais que 49 sont comptées, des réserves doivent être notées sur le BL et l’entrée logiciel doit refléter les produits conformes.
• L’exercice “réception en urgence” impose l’enchaînement Réception → Tri → Étiquetage → Antivol → Mise en rayon.
• Dans l’exercice de rupture, le calcul consiste à partir du stock initial, ajouter les arrivages, retrancher les ventes et retirer les produits cassés pour obtenir le stock restant à la fin.

📊 Tableaux de synthèse

Les 4 types de flux

Stock théorique vs stock réel

⚠️ Pièges & confusions fréquents

1. Confondre le BL et le bon de commande : le BL accompagne la marchandise et sert de preuve de livraison, tandis que le bon de commande engage l’achat.
2. Oublier les réserves sur le BL avant signature : sans réserve, les anomalies de réception perdent une trace utile.
3. Traiter la démarque connue comme inconnue : la casse ou la DLC expliquées doivent être déduites pour isoler le manque restant.
4. Comparer “au hasard” sans inventaire : la fiabilité se base sur une comparaison structurée stock réel vs stock théorique.
5. Confondre FIFO avec “tout sortir pareil” : FIFO impose un ordre de sortie basé sur l’ordre d’entrée.
6. Croire que la vente n’impacte que le stock physique : le passage en caisse déclenche aussi la sortie informatique.
7. Penser qu’une étiquette manque sans conséquence : le cours indique que sans étiquette la vente n’est pas possible.

✅ Checklist Examen

1. Définir un flux marchand comme la chaîne allant du fournisseur au client final en incluant valeur, information, documents et paiement.
2. Identifier les 4 types de flux et associer à chacun leurs exemples (physique, information, administratif, financier).
3. Expliquer ce que fixe un bon de commande (quantités, prix, conditions) et ce qu’il engage contractuellement.
4. Décrire le rôle du bon de livraison et pourquoi il sert de preuve de livraison.
5. Citer les deux contrôles de la réception (quantitatif puis qualitatif) et donner au moins un exemple pour le contrôle qualitatif.
6. Savoir quelle action réaliser avant signature en cas d’anomalie lors de la réception (réserves sur le BL avec précision).
7. Décrire ce que fait le back-office : tri (par rayon/priorité/fragilité), étiquetage (prix, code-barres, promotions) et antivol.
8. Expliquer la règle FIFO et ce qu’elle impose sur l’ordre de sortie des produits en stock.
9. Relier le passage en caisse aux deux sorties attendues : sortie physique et sortie informatique.
10. Définir stock théorique et stock réel et savoir qu’ils sont comparés lors de l’inventaire.
11. Donner la classification démarque connue vs démarque inconnue et citer des exemples pour chacune.
12. Réaliser la logique de calcul de la fiabilité : (stock réel / stock théorique) × 100, et interpréter le pourcentage obtenu.
13. Décrire le déroulé d’un inventaire (préparation, comptage, saisie, analyse des écarts).
14. Appliquer les exigences de sécurité manutention : dos droit, genoux fléchis, charge proche du corps, et porter au moins les EPI cités (chaussures de sécurité, gants).