Documentación organizacional: Conjunto de documentos, registros y archivos generados y utilizados por una organización para cumplir con sus funciones, mantener su historia y proyectar su imagen (según guía ICONTEC GTC 185).
Protocolos organizacionales: Conjunto de reglas y procedimientos establecidos para la elaboración, presentación y manejo de los documentos internos y externos, garantizando coherencia y formalidad en la comunicación (según la misma guía).
Manual de procedimientos: Documento que describe paso a paso las actividades y responsabilidades para la gestión documental y la producción de documentos en la organización, asegurando uniformidad y eficiencia (de acuerdo con ICONTEC).
Gestión documental: Conjunto de acciones y procesos para la creación, organización, conservación, uso y disposición de los documentos, con el fin de facilitar su acceso y asegurar su valor probatorio (según la guía ICONTEC).
Imagen corporativa: Conjunto de elementos visuales y de comunicación que representan la identidad y valores de la organización, proyectando una percepción coherente y profesional en sus documentos y comunicaciones (según la guía ICONTEC).
Normas ICONTEC: Conjunto de reglas y estándares técnicos establecidos por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, que regulan la presentación, estructura y gestión de la documentación organizacional (de acuerdo con la fuente).
La documentación organizacional, regulada por las normas ICONTEC, es fundamental para mantener la coherencia, eficiencia y buena imagen de la organización, mediante protocolos y manuales que aseguren la calidad y uniformidad en todos los documentos internos y externos.
Estilos de carta: Formatos específicos que determinan la estructura y presentación de las cartas, como el estilo bloque y semibloque, para garantizar uniformidad y profesionalismo en la comunicación escrita (ver sección 4.3).
Estilo de presentación: Conjunto de reglas y características que definen la forma en que se exhiben los documentos, incluyendo márgenes, fuentes y distribución de elementos, con el fin de facilitar la lectura y proyectar una imagen adecuada (ver sección 4.4).
Estilo de redacción: Conjunto de normas y características que orientan la forma de expresar ideas en los documentos, promoviendo claridad, formalidad y coherencia, según el tipo de comunicación y destinatario (ver sección 4.3).
Estilo de memorando: Forma específica de estructurar y presentar los memorandos, que son comunicaciones internas en las organizaciones, siguiendo pautas de claridad, concisión y formalidad, con un esquema definido de partes (ver sección 6.3).
Estilo de circular: Normas y características que rigen la redacción y presentación de las circulares, comunicaciones de interés general dirigidas a grupos específicos, con un formato uniforme que facilite su lectura y comprensión (ver sección 7.3).
Los estilos de correspondencia, presentación, redacción y formatos específicos como carta, memorando y circular, son fundamentales para garantizar comunicaciones claras, profesionales y coherentes en las organizaciones, proyectando una imagen institucional sólida y eficiente.
Partes de la carta: Son los componentes estructurales que conforman este tipo de comunicación, incluyendo el encabezado, el saludo, el cuerpo, la despedida y la firma, que garantizan claridad y formalidad en la interacción (según la guía ICONTEC GTC 185).
Partes del memorando: Son los elementos que estructuran este documento interno, típicamente incluyen el encabezamiento, el cuerpo, la firma y, en algunos casos, el pie de página, facilitando la comunicación interna eficiente (según la misma fuente).
Partes de la circular: Incluyen el encabezado, el contenido principal, las zonas de firma y, en ocasiones, anexos. Estas partes aseguran uniformidad y comprensión en la comunicación de interés general o específico (ICONTEC GTC 185).
Partes del acta: Son los componentes que registran lo ocurrido en una reunión o evento, incluyendo la introducción, el desarrollo, las conclusiones y las firmas de los asistentes, permitiendo un registro oficial y válido (ICONTEC GTC 185).
Partes del informe: Comprenden la portada, el resumen ejecutivo, la introducción, el desarrollo, las conclusiones, las recomendaciones y las anexos, estructurando la información para facilitar su comprensión y análisis (ICONTEC GTC 185).
Partes del certificado y constancia: Son los elementos que conforman estos documentos probatorios, generalmente incluyen encabezado, cuerpo, firma y sello, garantizando su validez y autenticidad (ICONTEC GTC 185).
Las partes de los documentos son componentes esenciales que aseguran la coherencia, formalidad y validez de las comunicaciones organizacionales, permitiendo una gestión documental eficiente y profesional.
Márgenes (ver fuente): Son las distancias en blanco que quedan en los cuatro lados de una página impresa, y que permiten una adecuada presentación y legibilidad del documento, además de facilitar su encuadernación y manejo.
Zonas de documentos (ver fuente): Son las áreas específicas dentro de la estructura del documento donde se ubican diferentes elementos, como encabezados, pies de página, cuerpo del texto, notas, entre otros, permitiendo una organización visual clara y coherente.
Fuentes tipográficas (ver fuente): Son los estilos y tamaños de letras utilizados en la edición de un documento, que deben elegirse de acuerdo con la formalidad, legibilidad y estética, siguiendo las recomendaciones de las normas de presentación para garantizar uniformidad y profesionalismo.
Presentación de sobres (ver fuente): Consiste en la distribución y diseño del contenido en un sobre, incluyendo zonas específicas para datos del destinatario, remitente, zonas de cierre y otros elementos, con el fin de facilitar la identificación y el envío correcto del documento.
Presentación de tarjetas protocolarias (ver fuente): Es la forma en que se diseñan y distribuyen las tarjetas que contienen datos formales, como invitaciones o felicitaciones, incluyendo aspectos como tamaño, distribución de zonas, uso de logos y elementos decorativos, para proyectar una imagen adecuada y respetuosa.
Normas de presentación de documentos (ver fuente): Son las reglas establecidas para la estructura, distribución, estilo, y elementos gráficos de los documentos, con el fin de garantizar uniformidad, claridad, formalidad y profesionalismo en la comunicación escrita organizacional.
Carta (ver sección 3.9): Comunicación escrita que se emplea en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, así como en las relaciones internas entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades también se denomina oficio.
Memorando (ver sección 3.46): Comunicación escrita que se utiliza en las organizaciones para tratar asuntos internos, generalmente dirigida a un grupo específico dentro de la misma entidad.
Circular (ver sección 3.11): Comunicación escrita de interés común, con contenido o texto uniforme, dirigida a un grupo específico de personas, tanto internas como externas, para difundir información o instrucciones.
Acta (ver sección 3.3): Documento escrito que registra lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica, sirviendo como constancia de los acuerdos y hechos.
Certificado (ver sección 3.10): Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, sirviendo como prueba oficial.
Constancia (ver sección 3.15): Documento de carácter probatorio que acredita la realización de un hecho o la existencia de una situación, sin requerir solemnidad formal.
Redacción de documentos: Proceso de crear textos escritos que cumplen con las normas de claridad, coherencia y formalidad, garantizando una comunicación efectiva y profesional en las organizaciones (ver sección 4.3).
Formato de documentos: Conjunto de reglas y estructuras que determinan la presentación visual y espacial del contenido escrito, incluyendo márgenes, fuentes, zonas y distribución de elementos, para facilitar la lectura y mantener la uniformidad (ver sección 4.2 y 4.4).
Características de redacción y presentación: Propiedades esenciales que deben tener los documentos, como precisión, formalidad, orden y estética, para proyectar una imagen corporativa adecuada y facilitar la comprensión del mensaje (ver sección 4.3).
Recomendaciones para mensajes electrónicos: Sugerencias para redactar correos y comunicaciones digitales con un lenguaje formal, claridad en el asunto, uso correcto de saludos y despedidas, y atención a la estructura del contenido, asegurando profesionalismo y efectividad (ver sección 13).
Estructura de documentos: Organización lógica y ordenada de las partes que componen un documento, como encabezado, cuerpo, cierre y firma, que varía según el tipo de comunicación y que garantiza coherencia y formalidad en la presentación (ver secciones 5 a 12).
La correcta redacción y el adecuado formato de los documentos son fundamentales para proyectar una imagen profesional y facilitar la comprensión del mensaje. La norma GTC 185 establece que los documentos deben seguir un esquema definido, con zonas específicas, márgenes adecuados, fuentes legibles y una estructura clara, que varía según el tipo de comunicación (cartas, memorandos, informes, etc.). La presentación visual, incluyendo el uso de estilos y elementos gráficos, contribuye a la organización del contenido y a la percepción de formalidad y seriedad.
Además, las recomendaciones para mensajes electrónicos resaltan la importancia de mantener un lenguaje formal, usar un asunto claro y conciso, y estructurar el contenido de manera ordenada, para garantizar la efectividad y el respeto en las comunicaciones digitales.
La redacción y el formato adecuados en los documentos organizacionales aseguran una comunicación clara, coherente y profesional, fortaleciendo la imagen institucional y facilitando la transmisión efectiva de la información.
Documentos internos: Son aquellos que se generan y utilizan dentro de una organización para la comunicación y gestión interna, facilitando la coordinación y el control de actividades (ver sección 4.5).
Documentos externos: Son aquellos que se dirigen hacia fuera de la organización, destinados a comunicar información, solicitudes o respuestas a entidades, clientes, proveedores u otras partes externas (ver sección 4.5).
Utilización de documentos según destinatario: Implica adaptar el tipo, estilo y contenido del documento en función de si el destinatario es interno o externo, garantizando claridad, formalidad y pertinencia en la comunicación (ver sección 4.4).
Diferenciación de comunicaciones internas y externas: Consiste en distinguir claramente las características, formatos y estilos de los documentos dirigidos a públicos internos (empleados, departamentos) y externos (clientes, proveedores, entidades públicas), para mantener la coherencia y la imagen institucional (ver sección 4.4).
La correcta clasificación y adaptación de los documentos internos y externos, en función del destinatario, es fundamental para una comunicación efectiva y para proyectar una imagen institucional coherente y profesional.
Normas de conservación documental (ver fuente): Conjunto de directrices y procedimientos establecidos para garantizar la protección, integridad y durabilidad de los documentos a lo largo del tiempo, mediante el uso adecuado de soportes, materiales y técnicas específicas.
Soportes y medios de almacenamiento (ver fuente): Materiales físicos o digitales utilizados para guardar y preservar los documentos, tales como papel, discos, cintas, archivos digitales, entre otros, que aseguran su conservación y accesibilidad futura.
Tintas y materiales para conservación (ver fuente): Sustancias y componentes específicos, como tintas libres de ácidos y materiales de alta calidad, diseñados para evitar la degradación, corrosión o deterioro de los documentos durante su conservación y difusión.
Las normas de conservación documentan la importancia de seleccionar soportes y medios de almacenamiento adecuados, que sean resistentes a factores ambientales como humedad, luz y temperatura, para prolongar la vida útil de los documentos (ver fuente). Además, el uso de tintas y materiales para conservación debe cumplir con requisitos técnicos que prevengan la corrosión o alteración de los soportes, garantizando la integridad física y legibilidad de los documentos a largo plazo (ver fuente). La correcta difusión y conservación también implica aplicar estándares internacionales, regionales y nacionales, que aseguren la protección efectiva de los soportes y materiales utilizados en la preservación documental (ver fuente).
Las normas de conservación establecen los procedimientos y materiales necesarios para proteger los documentos, asegurando su durabilidad y accesibilidad futura mediante soportes adecuados y tintas especializadas, en línea con estándares internacionales y nacionales.
Medios de almacenamiento: Son los soportes físicos o digitales en los cuales se guarda la información, permitiendo su conservación y recuperación futura. Según ICONTEC (2009), estos medios deben garantizar la durabilidad y la integridad de los documentos.
Soportes físicos y digitales: Los soportes físicos son materiales tangibles como papel, cinta, discos, etc., utilizados para registrar información (ver anexo B, ICONTEC, 2009). Los soportes digitales son medios electrónicos, como archivos en discos duros, servidores o en la nube, que almacenan datos en formatos digitales.
Medios de difusión documental: Son los canales o mecanismos mediante los cuales se distribuyen los documentos y la información, ya sea en formato impreso o digital, para su acceso y consulta por parte de los usuarios. Incluyen, por ejemplo, correos electrónicos, plataformas en línea y publicaciones impresas.
Materiales para impresión y conservación: Incluyen papeles, tintas, y otros insumos utilizados en la producción y preservación de documentos impresos. La selección adecuada de estos materiales, como lo indica ICONTEC (2009), es fundamental para garantizar la durabilidad y la conservación de los documentos a largo plazo.
Documentos electrónicos: Son aquellos archivos digitales que contienen información organizada y que se generan, almacenan, transmiten y gestionan en formato digital, facilitando su acceso y manipulación mediante sistemas informáticos. La norma ICONTEC no especifica una definición particular, pero en el contexto de la gestión documental, estos documentos permiten la digitalización y circulación eficiente de la información (ver guía GTC 185).
Mensajes electrónicos: Comunicación escrita enviada a través de medios digitales, principalmente mediante plataformas de Internet, como el correo electrónico. Se caracterizan por su rapidez, accesibilidad y posibilidad de incluir adjuntos, y deben seguir recomendaciones de redacción y presentación para garantizar formalidad y claridad (ver guía GTC 185).
Características de redacción y presentación en documentos electrónicos: Incluyen aspectos como la claridad, coherencia, uso adecuado del lenguaje, estructura lógica, y el empleo de formatos compatibles y legibles. La presentación debe facilitar la lectura y comprensión, respetando márgenes, tipos de letra y estilos adecuados, además de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información (ver guía GTC 185).
Recomendaciones para correos electrónicos: Sugerencias para redactar mensajes electrónicos efectivos y formales, como usar un asunto claro, saludos apropiados, lenguaje formal, estructura ordenada, firma digital y atención a la ortografía. Es importante también cuidar la brevedad, la precisión y la cortesía en la comunicación digital (ver guía GTC 185).
Los documentos y mensajes electrónicos son herramientas fundamentales en la gestión moderna, y su correcta redacción, presentación y uso seguro garantizan una comunicación eficiente, formal y alineada con los protocolos organizacionales.
| Aspecto | Documentación Organizacional | Correspondencia y Estilos |
|---|---|---|
| Autor principal | ICONTEC GTC 185 | Normas internas y manuales de estilo |
| Objetivo | Mantener coherencia, eficiencia y proyección de imagen | Garantizar comunicaciones claras y profesionales |
| Elementos clave | Protocolos, manual de procedimientos, gestión documental | Formatos de cartas, memorandos, circulares |
| Normas relevantes | Normas ICONTEC (presentación, estructura, gestión) | Normas de estilo y presentación específicas |
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1. ¿En qué año fueron establecidas o publicadas las normas ICONTEC que regulan la presentación de documentos?
2. ¿En qué se diferencian principalmente un memorando y una carta dentro de los tipos de comunicaciones organizacionales?
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Documentación organizacional — definición?
Conjunto de documentos y registros de una organización.
Protocolos organizacionales — función?
Reglas y procedimientos para la gestión documental.
Partes de una carta — componentes?
Encabezado, saludo, cuerpo, despedida y firma.
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