Fiche de révision : Organisation d’un concours de CSO

📋 Plan du Cours

1. Cadre et divisions du concours
2. Planification et matériel nécessaire
3. Bénévoles et organisation financière
4. Préparatifs administratifs et officiels
5. Installation et déroulement pratique
6. Communication et fidélisation du public
7. Recettes, dépenses et bilan

📖 1. Cadre et divisions du concours

★ À maîtriser

📌 Toute personne, société ou association organisant un concours doit être affiliée à la FFC et à jour de cotisation.

📌 Chaque type de concours possède un règlement propre à la discipline, et les installations du site doivent répondre aux besoins de cette discipline.

• Les divisions de concours sont:
  • Club
  • Circuit des as
  • Amateur
  • Jeunes chevaux sous l’égide de la SHF
  • Pro
  • International sous l’égide de la FEI

Compléments

• Une réunion annuelle par discipline au CREC permet de choisir une date et de répartir les concours sur l’année, tandis que les concours internationaux sont programmés à Paris par la FEI.

📌 Une structure qui a obtenu une date peut la conserver l’année suivante si elle souhaite reconduire l’événement.

📖 2. Planification et matériel nécessaire

📝 Points essentiels

• Le matériel spécifique comprend:

  • le parc d’obstacles
  • la cabine de jury
  • les taquets de sécurité
  • les fanions et les numéros

• Le matériel de base comprend:

  • la sono
  • les boxes démontables
  • le matériel de buvette
  • la tente
  • les boissons
  • l’alimentation

📖 3. Bénévoles et organisation financière

★ À maîtriser

• Les postes bénévoles comprennent:

  • l’homme de piste
  • le secrétaire
  • le parking
  • la buvette
  • la remise des prix
  • l’entretien des carrières
  • l’entrée de piste

• Les besoins financiers comprennent:

  • la création d’un dossier sponsor
  • la communication
  • la recherche de sponsors
  • l’élaboration d’un budget prévisionnel

Compléments

📌 Un responsable peut être nommé pour les achats, la remise en état, la réservation du matériel et le démarchage des sponsors afin de mieux répartir les tâches.

📖 4. Préparatifs administratifs et officiels

📝 Points essentiels

• Au minimum un mois avant l’événement, l’organisateur élabore le programme du concours sur le site de la FFC avec le lieu, le type d’épreuve, le nombre maximal d’engagés, la dotation, le nom du président et celui du chef de piste.

📌 Une autorisation doit être demandée à la SACEM et une cotisation forfaitaire de 52 € doit être versée, dans le cadre du protocole d’accord signé entre la FFC et la SACEM.

📌 Quinze jours avant l’événement, une autorisation municipale de buvette doit être demandée pour une buvette temporaire avec alcool, limitée à cinq fois par an, ou pour une buvette sportive d’un club agréé, limitée à dix fois par an et à 48 heures maximum.

• Les membres officiels et intervenants à confirmer sont:
  • le président
  • le juge
  • le chef de piste
  • le chef de paddock
  • le chronométreur
  • le maréchal-ferrant
  • le vétérinaire
  • le médecin
  • les ambulances

💡 Astuce mémo

Programme, officiels, SACEM, mairie

📖 5. Installation et déroulement pratique

📝 Points essentiels

• 🔄 À J-2 et J-1, l’organisateur: installe les carrières et la piste, pose les banderoles des sponsors, installe la tribune du jury et la sono, flèche les accès et installe les panneaux d’information, installe la buvette et achète les produits, installe les boxes

📌 Le jour du concours, la buvette et le parking doivent fonctionner une heure avant le début, les bénévoles sont répartis selon un planning, puis le rangement et le nettoyage sont réalisés avant leur départ.

📌 Les résultats doivent être transmis sur le site de la FFC dans les sept jours suivant le concours, sous peine de pénalités pour l’organisateur.

💡 Astuce mémo

J-2, J-1, jour J, rangement

📖 6. Communication et fidélisation du public

★ À maîtriser

• Pour attirer le public, l’organisateur peut utiliser:

  • des affiches
  • des panneaux publicitaires
  • des animations

• Une affiche doit préciser:

  • le type de concours
  • l’organisateur
  • la date
  • le lieu
  • l’organisation, l’accès et le prix

Compléments

📌 Pour fidéliser les cavaliers, l’organisateur doit prévoir un programme permettant d’accueillir et de renseigner, ainsi qu’une invitation.

📖 7. Recettes, dépenses et bilan

★ À maîtriser

• Le budget prévisionnel sert à évaluer les besoins, à connaître le seuil de rentabilité en nombre minimal d’engagés et à déterminer si le projet est réalisable.

• Les sponsors peuvent:

  • financer une partie des charges fixes
  • prêter du matériel
  • fournir des lots

• Les deux premières sources d’argent sont les engagements des concurrents et la consommation de la buvette.

• Les recettes comprennent: les partenariats publics du Département et de la Région, les partenariats privés des sponsors et de la FFE, les recettes propres des engagements et des boxes

• Les dépenses concernent les droits réglementaires, les prix, les officiels et la piste, la promotion, ainsi que la logistique.

Compléments

• Après le concours, une réunion de compte rendu examine le résultat financier, l’organisation et les points à améliorer afin de préparer la manifestation suivante et de remercier les bénévoles.

💡 Astuce mémo

Recettes qui financent, dépenses qui coûtent

📊 Tableaux de synthèse

Principales recettes et dépenses