📌 Il n’existe pas de modèle type de service RH, car l’organisation dépend notamment de l’effectif de l’entreprise et de l’évolution de cet effectif.
📌 Jusqu’à 50 salariés, l’organisation RH peut être portée par le dirigeant ou le responsable du personnel, tandis qu’entre 50 et 300 salariés elle peut être portée par un gestionnaire ou responsable RH et qu’au-delà de 300 salariés elle peut être dirigée par un responsable ou directeur des ressources humaines.
📌 La stabilité des effectifs privilégie la gestion administrative, la formation, le dialogue social et le développement RH, tandis que le développement des effectifs privilégie le recrutement, le développement RH et la gestion des compétences, et qu’un turnover important privilégie le recrutement, les contrats de travail et le dialogue social.
Effectif et évolution des effectifs → missions et priorités RH
★ À maîtriser
📌 L’assistant RH peut être autonome dans l’organisation des tâches prescrites et force de proposition, mais son autonomie est limitée dans la mise en œuvre de nouvelles tâches et il n’a pas de responsabilité décisionnelle dans l’assistanat.
📌 La confidentialité constitue une obligation contractuelle indispensable de l’assistanat RH vis-à-vis des salariés, des managers et, dans une moindre mesure, des collaborateurs RH.
📌 Un manquement à la confidentialité, notamment par indiscrétion verbale, mauvais classement exposant des données ou contrôle insuffisant des courriels, peut être sanctionné jusqu’au licenciement selon son impact.
Compléments
Autonomie dans les tâches, responsabilité limitée
★ À maîtriser
📌 Le manager RH est le responsable hiérarchique qui donne les consignes, reçoit les comptes rendus et est le seul à pouvoir contrôler le travail et sanctionner les erreurs de l’assistant RH.
📌 Les managers d’équipe réceptionnent les informations transférées et remontent les informations du terrain, mais ils n’ont pas de pouvoir hiérarchique sur l’assistant RH.
Les interlocuteurs externes comprennent:
Les organismes sociaux concernés sont l’Urssaf pour les déclarations préalables à l’embauche, la CPAM pour les arrêts de travail, la Carsat en cas de départ à la retraite, ainsi que les organismes de mutuelle et de prévoyance.
Compléments
Les collaborateurs RH-paie comprennent notamment:
Les prestataires de recrutement pouvant transmettre ou présélectionner des CV sont:
🔄 La gestion de la médecine du travail comprend: la planification des visites médicales, la convocation des salariés, la réception des attestations de visite et des avis d’aptitude
Interne : coordination ; externe : transmission fiable et rigoureuse
★ À maîtriser
📌 La définition du profil de poste relève de la responsabilité du manager RH, tandis que l’assistanat RH assure principalement la mise en forme et la diffusion du profil.
📌 L’assistant RH assure la diffusion effective de l’offre d’emploi et doit contrôler sa bonne diffusion, tandis que le choix des canaux relève du management RH.
📌 L’assistant RH peut réaliser les pré-entretiens téléphoniques et préparer les entretiens physiques ou vidéo, mais la conduite de l’entretien relève du manager RH.
Compléments
📌 La présélection peut être assurée par un prestataire ou une agence d’intérim, par le manager RH ou, plus rarement, par l’assistant RH.
Profil → diffusion → présélection → entretien → embauche
★ À maîtriser
📌 Les grandes entreprises de plus de 250 salariés privilégient les canaux Internet et les cabinets extérieurs, les entreprises de 50 à 249 salariés recourent davantage à Pôle emploi et à l’Apec, et les entreprises de moins de 50 salariés utilisent aussi la presse et la cooptation.
📌 Le choix du canal de recrutement dépend de la taille de l’entreprise, de son secteur d’activité et du type de poste à pourvoir.
Compléments
Réceptionner → trier → contacter → tracer
🔄 La réception des CV consiste à:
Le tri des CV vise à identifier les profils correspondant au poste, limiter le nombre de CV étudiés par le management RH et offrir un choix suffisant et représentatif des candidatures.
📌 Les critères de tri doivent être définis par le manager RH et formalisés à partir de mots-clés, d’un diplôme ou d’une compétence exigée et des années d’expérience, avec une hiérarchisation possible.
La méthode de tri distingue les profils à refuser, les profils exploitables et les profils à exploiter, avec une réponse négative immédiate pour les premiers et une mise en attente pour les deux autres catégories.
🔄 Pour contacter un candidat, l’assistant RH:
Le tableau de suivi des recrutements sert à ne perdre aucune information, garantir l’égalité de traitement et l’objectivité des candidatures, et assurer la traçabilité des informations.
📌 Le tableau de suivi doit contenir les informations nécessaires concernant le candidat, les étapes du recrutement, la décision prise et l’action menée ensuite.
📌 Les commentaires libres discriminatoires, subjectifs ou contenant des informations personnelles doivent être proscrits, et les données personnelles inutiles doivent être éliminées à l’issue du recrutement.
📌 Chaque contrat et avenant doit être conservé en exemplaire original et signé par l’employeur et le salarié, tandis qu’un avenant modifie les éléments essentiels du contrat de travail.
📌 Aucun élément sur l’état de santé du salarié ne doit être consigné dans le dossier, qui peut seulement contenir les convocations, attestations de suivi et avis d’aptitude ou d’inaptitude.
📌 Les intérimaires ne sont pas salariés de l’entreprise utilisatrice ; leur dossier porte sur le suivi du contrat de prestation avec l’agence d’intérim et des dates de début et de fin de mission.
📌 En cas de maladie ou d’accident non professionnel, le salarié informe l’entreprise et transmet l’arrêt de travail au service RH sous 48 heures.
📌 En cas d’accident du travail, le salarié informe l’entreprise dans les 24 heures et le service RH effectue la déclaration d’accident du travail sous 48 heures, notamment pour permettre l’indemnisation du salarié.
Conserver → actualiser → communiquer → développer
★ À maîtriser
📌 L’employeur doit adapter les salariés à l’évolution de leurs emplois par l’analyse des compétences, la formation et la mobilité professionnelle.
Compléments
📌 Dans les entreprises de 300 salariés et plus, l’employeur doit négocier avec les représentants du personnel au sujet de la GPEC, tandis que les entreprises de moins de 300 salariés peuvent mettre en place un plan d’action facultatif.
Besoins de l’entreprise → compétences adaptées → évolution professionnelle
★ À maîtriser
📌 La fiche de poste utilisée en GPEC se rattache à un référentiel de compétences et s’adapte aux missions et aptitudes réelles du salarié, tandis que celle utilisée pour le recrutement définit librement les compétences attendues et précise les rémunérations, avantages et conditions de travail.
Compléments
📌 La fiche de poste est élaborée sous la responsabilité du manager RH, en lien avec les managers opérationnels, selon une trame interne, et chaque salarié doit en recevoir une.
GPEC : compétences réelles du salarié ; recrutement : compétences attendues
★ À maîtriser
📌 L’entretien annuel d’évaluation est une pratique RH sans exigence légale qui évalue la performance du salarié, tandis que l’entretien professionnel est une obligation légale organisée tous les deux ans et consacrée au parcours professionnel.
📌 L’entretien professionnel est une exigence légale depuis 2014, doit être réalisé tous les deux ans et doit être formalisé par écrit, avec un exemplaire remis au salarié.
Compléments
📌 Lors du bilan de l’entretien professionnel réalisé tous les six ans, l’employeur doit vérifier que le salarié a eu trois entretiens et suivi au moins une formation non obligatoire ; dans une entreprise d’au moins 50 salariés, le non-respect entraîne une sanction de 3 000 euros par salarié concerné.
EAE : performance sans obligation légale ; EP : parcours avec obligation légale
★ À maîtriser
📌 L’obligation de formation impose à l’entreprise d’adapter les compétences des salariés à l’évolution des métiers, et le salarié qui refuse une formation décidée par la direction est a priori fautif, sauf raisons objectives ou personnelles.
📌 Le plan de développement des compétences est décidé par la direction dans l’intérêt de l’activité et se déroule sur le temps de travail avec maintien de la rémunération, tandis que le CPF est à l’initiative du salarié et nécessite l’accord de la direction lorsqu’il est utilisé sur le temps de travail.
Compléments
La période Pro-A permet une promotion ou une reconversion pendant six à douze mois, avec 15 à 25 % du temps consacré à la formation et le reste à l’apprentissage dans l’entreprise.
L’entretien annuel d’évaluation recueille les formations suivies et les souhaits de formation pour l’année à venir, tandis que l’entretien professionnel recueille les souhaits de formation futurs, les projets d’évolution ou de reconversion et les dispositifs de financement envisageables.
Besoin → dispositif → formation → financement
★ À maîtriser
📌 Pour affiner le besoin, il faut partir d’un besoin validé par le management et préciser si la formation est inter ou intra-entreprise, son thème et sa durée souhaitée.
📌 Le financement par un OPCO est possible jusqu’à 49 salariés, mais il n’est pas possible par l’OPCO dans les entreprises de 50 salariés et plus.
Compléments
📌 Lorsque la formation est financée par l’OPCO, l’organisme de formation doit être certifié Qualiopi ; à défaut de financement par l’OPCO, le choix de l’organisme est libre.
Affiner → rechercher → financer → convoquer → suivre
★ À maîtriser
📌 Les représentants du personnel comprennent les représentants élus par les salariés, notamment les délégués au CSE, et les représentants désignés par un syndicat, notamment les délégués syndicaux et les représentants de section syndicale.
📌 L’élection du CSE est obligatoire tous les quatre ans dans une entreprise comptant au moins 11 salariés en équivalent temps plein pendant 12 mois.
📌 Dans les entreprises de 11 à 49 salariés, l’employeur organise une réunion mensuelle du CSE, tandis qu’à partir de 50 salariés la réunion a lieu tous les deux mois jusqu’à moins de 300 salariés et chaque mois à partir de 300 salariés.
Compléments
Le délégué syndical négocie sur des thèmes obligatoires, en principe annuellement, tandis que le représentant de section syndicale communique aux salariés sur l’action du syndicat.
Pour suivre une réunion du CSE, l’assistanat RH envoie les convocations et l’ordre du jour aux élus titulaires et suppléants, puis diffuse le procès-verbal de la réunion.
CSE élu par les salariés ; représentants syndicaux désignés par un syndicat
★ À maîtriser
📌 Une réunion mensuelle sur les questions-réponses est convoquée par les élus, sans délai légal de convocation, et porte sur la défense et le respect des droits des salariés.
📌 Le non-respect des règles relatives aux questions et réponses du CSE peut entraîner une amende de 7 500 € pour entrave au fonctionnement du CSE.
Compléments
📌 Le registre du CSE est consultable par les salariés le premier jour par quinzaine, en dehors du temps de travail, et reste à la disposition permanente de l’inspection du travail.
Convocation → questions → registre → réponses
★ À maîtriser
📌 Une convention collective ou un accord d’entreprise peut prévoir davantage de réunions, mais toutes les réunions obligatoires doivent être organisées sous peine de délit d’entrave.
📌 L’ordre du jour doit être envoyé au moins trois jours ouvrables avant la réunion dans les entreprises d’au moins 50 salariés et en cas de consultation du CSE dans les entreprises de moins de 50 salariés, après signature de la direction et du secrétaire du CSE.
📌 Dans une entreprise de moins de 50 salariés, le procès-verbal n’est en principe pas obligatoire, sauf notamment en cas de consultation sur un sujet légal, tandis qu’à partir de 50 salariés le CSE dispose d’un secrétaire chargé de sa rédaction.
Compléments
📌 Les réunions du CSE se tiennent en principe dans les locaux de l’entreprise, tandis que la visioconférence est autorisée trois fois par an sauf accord avec le CSE permettant davantage de réunions à distance.
Moins de 50 salariés : PV exceptionnel ; 50 salariés et plus : secrétaire rédacteur
Les consultations annuelles portent sur:
Les thèmes légaux de la BDES comprennent:
La période couverte par les informations comprend:
L’assistanat RH prépare les informations, les insère dans la BDES, les met en forme notamment graphiquement et les transmet aux représentants du personnel.
BDES : Base de Données Économiques et Sociales
La diffusion par tout moyen peut utiliser:
Les informations à afficher comprennent notamment les coordonnées de secours, les consignes incendie pour les établissements de 50 personnes, les textes sur les discriminations et harcèlements, l’égalité professionnelle, l’accès au document unique et les horaires collectifs de travail.
📌 L’assistant RH doit vérifier l’exactitude des informations, les mettre à jour et contrôler l’effectivité de leur affichage ou de leur diffusion.
📌 Un défaut d’information concernant les représentants du personnel peut constituer un délit d’entrave et les sanctions concernent aussi bien l’information initiale que sa mise à jour.
Affichage dans les locaux, diffusion par tout moyen
★ À maîtriser
📌 Le SIRH permet de fiabiliser, partager et relier les informations RH, mais il ne peut pas inclure la BDES ni gérer seul la gestion juridique des contrats, le dialogue social et la dimension humaine.
Compléments
Données fiables → traitements RH fiables
📌 Les données personnelles doivent être collectées et traitées selon les principes de finalité, de pertinence et de proportionnalité.
Le registre des traitements est établi par activité, liste la nature des données collectées, décrit les traitements réalisés et précise leur durée de conservation.
Les droits à communiquer sont:
📌 L’obligation de discrétion interdit de divulguer des informations ou documents concernant l’entreprise ou obtenus dans le cadre des missions, tandis que l’obligation de confidentialité, plus forte, nécessite une clause contractuelle et interdit totalement leur diffusion à quiconque.
La mise à jour des compétences permet de faire évoluer les pratiques RH et d’améliorer l’efficacité des process RH.
Les compétences à mettre à jour comprennent:
La mise à jour des connaissances juridiques aide à respecter les évolutions fréquentes du droit du travail, à intégrer la jurisprudence de la Cour de cassation et à éviter les contentieux.
📌 Les ressources Internet comprennent des sites consacrés aux métiers RH et des sites d’information juridique, accessibles gratuitement ou sur abonnement.
📌 L’information doit être homogène au sein du service RH et peut être diffusée par courriel ou au moyen d’une newsletter interne.
La mise à jour des compétences RH doit permettre de justifier le retour sur investissement du service RH face à l’exigence croissante de rentabilité des directions.
Les obligations légales citées comprennent:
L’efficacité repose notamment sur: la maîtrise des nouvelles technologies comme le SIRH, la maîtrise des réseaux sociaux pour le recrutement, l’adaptation de la marque employeur
Les contentieux prud’homaux peuvent coûter au moins six mois de salaire brut pour les infractions les plus graves, auxquels peuvent s’ajouter des dommages et intérêts selon le préjudice subi et des frais de défense.
La mise à jour des compétences limite les risques contentieux, protège l’image de l’entreprise et garantit l’employabilité de l’assistant RH par l’évolution interne ou la mobilité professionnelle externe.
Discrétion générale, confidentialité contractuelle
| Effectif | Responsabilité RH | Thématiques citées |
|---|---|---|
| Jusqu’à 50 salariés | Dirigeant ou responsable du personnel | Paie-social, gestion administrative, recrutement, contrats, dialogue social |
| 50 à 300 salariés | Gestionnaire ou responsable RH | Paie-social, gestion administrative, recrutement, contrats, formation, développement RH, dialogue social |
| Au-delà de 300 salariés | Responsable ou directeur RH | Paie-social, gestion administrative, recrutement, contrats, formation, compétences, communication, développement RH,|||| |
| Au-delà de 300 salariés | Responsable ou directeur RH | Dialogue social |
| Dimension | EAE | Entretien professionnel |
|---|---|---|
| Nature | Pratique RH sans exigence légale | Obligation légale |
| Fréquence | Selon la pratique de l’entreprise | Tous les deux ans |
| Objet | Performance et objectifs | Parcours professionnel |
| Formalisation | Selon les règles applicables | Écrit, avec un exemplaire remis au salarié |
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1. Pourquoi l’organisation d’un service RH ne suit-elle pas un modèle identique dans toutes les entreprises ?
2. Quelle est la principale caractéristique de l'organisation des services RH dans une entreprise ?
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Pourquoi n'existe-t-il pas de modèle type de service RH ?
Parce que l'organisation dépend de l'effectif et de son évolution.
Organisation RH selon effectif
Dépend de la taille et de l’évolution de l'entreprise.
Quels sont les champs d'intervention d'un service RH ?
Ils comprennent la gestion administrative, le recrutement, la formation, la communication, le développement RH et le dialogue social.
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