Fiche de révision : Conception et pilotage événementiel

📋 Plan du Cours

1. Fondements et objectifs événementiels
2. Publics et finalités de communication
3. Formats d’événements
4. Lieux et expérience événementielle
5. Métiers et compétences événementiels
6. Cadrage du projet événementiel
7. Cahier des charges et organisation

📖 1. Fondements et objectifs événementiels

🔑 Notions clés & Définitions

• Événement : Une « pub en live » destinée à un public à un instant donné.

★ À maîtriser

• Les six raisons de créer un événement sont:

  • présenter
  • célébrer
  • remercier
  • fédérer
  • promouvoir
  • informer

• Une expérience événementielle réussie repose sur une histoire liée aux valeurs du client, un concept créatif adapté à cette histoire ou au produit, et un effet « wahou » spectaculaire qui ravit le client et les invités.

Compléments

📌 La préparation d’un événement doit être anticipée afin de maîtriser son organisation et ses contraintes.

💡 Astuce mémo

Présenter, Célébrer, Remercier, Fédérer, Promouvoir, Informer : PCRFPI

📖 2. Publics et finalités de communication

🔑 Notions clés & Définitions

• B2C : Ou Business to Consumer, désigne une communication de l’entreprise dirigée vers ses consommateurs finaux.

★ À maîtriser

📌 L’événementiel externe vise à faire connaître l’entreprise, développer son portefeuille de clients, créer un réseau, échanger avec les partenaires et véhiculer une bonne image, tandis que l’événementiel interne vise à créer du lien, renforcer l’esprit d’équipe, former les salariés, développer leur appartenance et les remercier pour leur implication.

Compléments

• La communication interne s’adresse aux salariés et collaborateurs de l’entreprise.

💡 Astuce mémo

Externe = faire connaître et développer ; interne = fédérer et renforcer

📖 3. Formats d’événements

🔑 Notions clés & Définitions

• Convention : La convention est un événement interne pouvant réunir plusieurs objectifs et comprenant une plénière, qui constitue le moment où l’entreprise délivre ses annonces importantes aux employés et collaborateurs.

★ À maîtriser

• Les principaux formats étudiés sont:

  • les conventions
  • les événements grand public
  • les présentations de produit
  • les soirées
  • les événements sportifs

• Un événement grand public peut être:

  • un spectacle
  • un défilé
  • une commémoration
  • un pop-up store
  • un salon
  • une foire
  • une opération de street marketing

• 🔄 Une présentation de produit peut enchaîner:

  1. l’arrivée des journalistes
  2. une mini-plénière
  3. la prise de parole des représentants
  4. des vidéos
  5. un cocktail
  6. des ateliers de test des produits

📌 Une soirée est un moment festif et convivial sans plénière ni ateliers de travail, où le style, la couleur, le parfum et l’imagination doivent rester cohérents avec l’image de marque et les objectifs.

Compléments

• Une convention peut être complétée par:

  • des ateliers de travail
  • une animation de groupe de type team building
  • une exposition conçue pour l’occasion
  • des ateliers interactifs animés

• Les autres formats internes comprennent:

  • l’assemblée générale
  • le colloque
  • le congrès
  • le kick off

• Le photocall est l’un des éléments structurels d’une soirée événementielle.

📖 4. Lieux et expérience événementielle

★ À maîtriser

📌 Le choix d’un emplacement inadapté diminue la qualité du contenu de l’événement.

• Les lieux possibles comprennent:
  • les palais des congrès
  • les musées
  • les théâtres
  • les hôtels
  • les bateaux
  • les lieux atypiques

Compléments

📌 Les palais des congrès sont fonctionnels pour les conventions, conférences et séminaires mais ne sont pas toujours actualisés, tandis que les lieux atypiques assurent un effet « wahou » mais sont souvent plus coûteux.

💡 Astuce mémo

Lieu inadapté → contenu et qualité diminués

📖 5. Métiers et compétences événementiels

📝 Points essentiels

📌 Le chargé de communication événementielle travaille au sein de l’entreprise, tandis que le chef de projet événementiel gère les événements au sein d’une agence événementielle.

• 🔄 Le chargé de communication: définit le projet selon les attentes de la direction, présente le projet, gère le projet sur le terrain après validation

• Les qualités requises comprennent:

  • l’organisation
  • l’observation
  • le relationnel
  • la réactivité
  • la disponibilité
  • les capacités rédactionnelles
  • les compétences techniques

💡 Astuce mémo

Entreprise : chargé de communication ; agence : chef de projet

📖 6. Cadrage du projet événementiel

🔑 Notions clés & Définitions

• Cahier des charges : Une description détaillée de l’événement prévu, servant de base et de carte à l’équipe événementielle, au coordinateur ou à l’agence.

📝 Points essentiels

• La méthode QQOQCCP permet de cadrer un concept d’événement en précisant qui, quoi, où, quand, comment, combien et pourquoi.

💡 Astuce mémo

QQOQCCP : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi

📖 7. Cahier des charges et organisation

🔑 Notions clés & Définitions

• Méthode RACI : La méthode RACI est un outil de management sous forme de tableau qui répartit les fonctions et responsabilités entre les acteurs d’un projet.

★ À maîtriser

• Le cahier des charges contient:

  • les informations de référence
  • la nature du projet
  • les données quantitatives et temporelles
  • les données budgétaires

• Le rétroplanning Gantt situe les étapes de réalisation, leurs dates et les personnes responsables afin que toute l’équipe soit synchronisée, et l’organisation doit commencer plusieurs mois avant l’événement.

• Le scénario principal décrit le déroulement complet de l’événement, du montage au démontage, tandis que le scénario en cas d’imprévus, ou plan B, anticipe les mauvaises surprises.

• Le budget prévisionnel doit être préparé dès le début afin de prévoir l’argent qui entrera et celui qui sera dépensé pour réaliser l’événement.

Compléments

• Dans la méthode RACI:
  • R signifie Responsible
  • A signifie Accountable
  • C signifie Consulted
  • I signifie Informed

💡 Astuce mémo

Références → projet → données temporelles → budget

📊 Tableaux de synthèse

Événementiel interne et externe