Fiche de révision : Conduite de projet événementiel

📋 Plan du Cours

1. Rôle et finalités de l’événement
2. Publics et communication événementielle
3. Typologies d’événements
4. Choix du lieu événementiel
5. Métiers et pilotage événementiel
6. Cadrage par la méthode QQOQCCP
7. Cahier des charges et outils

📖 1. Rôle et finalités de l’événement

🔑 Notions clés & Définitions

• Événement : Une « pub en live » destinée à un public à un instant donné et doit marquer les esprits.

★ À maîtriser

• Les six raisons de créer un événement sont:
  • informer
  • présenter
  • célébrer
  • remercier
  • fédérer
  • promouvoir

📌 Une conception événementielle efficace combine l’alignement avec le client, une histoire ou un concept créatif, et un effet « Wahou » spectaculaire.

Compléments

• Dans l’exemple Badoit, la marque associe sa valeur prestige à Thierry Marx, raconte un repas gastronomique servi dans le RER et transforme un trajet ordinaire en expérience extraordinaire.

💡 Astuce mémo

IPCRFP : informer, présenter, célébrer, remercier, fédérer, promouvoir

📖 2. Publics et communication événementielle

★ À maîtriser

📌 La communication B2C s’adresse aux consommateurs finaux, tandis que la communication B2B s’adresse aux entreprises et aux professionnels.

• Les principaux publics événementiels sont:
  • les consommateurs
  • les salariés ou collaborateurs
  • les partenaires ou professionnels
  • les actionnaires

Compléments

• Un événement externe peut faire connaître l’entreprise, développer son portefeuille clients, créer un réseau, échanger avec ses partenaires et véhiculer une bonne image.

• Un événement interne peut créer du lien, renforcer l’esprit d’équipe, former les salariés, développer leur appartenance et les remercier pour leur implication.

💡 Astuce mémo

Interne = lien et appartenance ; externe = visibilité et développement commercial

📖 3. Typologies d’événements

🔑 Notions clés & Définitions

• Convention : Un événement interne dont le cœur est une plénière consacrée aux annonces importantes et au message de fond de l’entreprise.
• Événement grand public : S’adresse à chacun, doit être spectaculaire et attractif, se résumer en une image et continuer à vivre sur les réseaux sociaux.

★ À maîtriser

• Les quatre grandes familles d’événements sont:

  • les conventions
  • les événements grand public
  • les présentations de produit
  • les soirées

• 🔄 Une présentation de produit peut enchaîner:

  1. l’arrivée des journalistes
  2. une mini-plénière
  3. la prise de parole des représentants
  4. des vidéos
  5. un cocktail
  6. des ateliers de test du produit

Compléments

• Les formats associés à la convention sont:
  • l’assemblée générale
  • le colloque
  • le congrès
  • le séminaire
  • le kick-off

📌 La soirée est un moment festif et convivial sans plénière ni ateliers de travail, tandis que l’événement sportif reprend les exigences de logistique, d’organisation, de sécurité et de gestion du public du grand public.

📖 4. Choix du lieu événementiel

★ À maîtriser

• Les lieux possibles comprennent:
  • les palais des congrès
  • les bateaux-hôtels
  • les lieux atypiques
  • les musées
  • les théâtres

Compléments

📌 Les palais des congrès sont fonctionnels pour les conventions, conférences et séminaires, tandis que les bateaux-hôtels conviennent notamment aux séminaires ou assemblées générales avec hébergement sur place.

• Les musées permettent des vernissages, visites privées et projections privées, mais comportent beaucoup de restrictions.

• Les lieux atypiques apportent un esprit décalé et les théâtres garantissent un effet « Wahou », mais ces derniers sont souvent plus onéreux et contraints par leur programmation artistique.

💡 Astuce mémo

Une carte reliant chaque format à son lieu idéal : musée, théâtre, bateau ou palais des congrès

📖 5. Métiers et pilotage événementiel

📝 Points essentiels

📌 Dans une entreprise, le chargé de communication supervise le projet événementiel de A à Z, tandis qu’en agence le chef de projet événementiel gère les événements pour lesquels l’agence est sollicitée.

• 🔄 Le responsable événementiel:

  1. définit le projet
  2. le présente à sa hiérarchie ou à son client
  3. le gère sur le terrain après validation

• Les qualités requises sont:

  • l’organisation
  • l’observation
  • le relationnel
  • la réactivité
  • la disponibilité
  • les capacités rédactionnelles
  • les compétences techniques

💡 Astuce mémo

Organisation → observation → réactivité → maîtrise du projet

📖 6. Cadrage par la méthode QQOQCCP

★ À maîtriser

• 🔄 La méthode QQOQCCP cadre un projet en répondant successivement aux questions: quoi, qui, où, quand, comment, combien, pourquoi

Compléments

• Dans le projet « Le Sommet en Ville », Alpage propose une activation grand public d’une journée avec un mur d’escalade gonflable et un mini-bivouac immersif.

• Pour « Le Sommet en Ville », le public cible est constitué d’urbains de 25 à 40 ans curieux d’outdoor, avec un objectif de 800 à 1000 passages sur la journée.

• Pour « Le Sommet en Ville », l’événement est prévu un samedi de septembre de 10 h à 19 h sur une place centrale à forte fréquentation piétonne.

💡 Astuce mémo

QQOQCCP : quoi, qui, où, quand, comment, combien, pourquoi

📖 7. Cahier des charges et outils

🔑 Notions clés & Définitions

• Cahier des charges : Une description détaillée de l’événement prévu et sert de base et de carte pour l’équipe, le coordinateur ou l’agence.
• Méthode RACI : Répartit les fonctions et responsabilités d’un projet entre Responsible, Accountable, Consulted et Informed.

★ À maîtriser

• Le cahier des charges contient:

  • les informations de référence
  • la nature du projet
  • les données quantitatives et temporelles
  • les données budgétaires

• Le rétroplanning part de la date fixe de l’événement et remonte dans le temps pour définir les étapes, leurs dates et leurs responsables.

📐 Formule — Le budget prévisionnel doit idéalement équilibrer les recettes et les dépenses : $\text{recettes} = \text{dépenses}$.

Compléments

• Le scénario principal décrit le déroulement complet de l’événement, du montage au démontage, heure par heure avec les activités, les intervenants et les notes.

• Le scénario en cas d’imprévus, ou plan B, anticipe les mauvaises surprises et prévoit des actions correctives comme le report des vols en cas de mauvais temps ou le remplacement d’un bénévole absent.

• Dans le budget prévisionnel de la foire, le total des dépenses et le total des recettes sont chacun de 122000 € HT.

💡 Astuce mémo

Références → nature → planning et responsabilités → scénarios → budget

📊 Tableaux de synthèse

Comparaison des principaux formats