Fiche de révision : Documents commerciaux et factures

📋 Plan du Cours

1. Recherche et sélection des fournisseurs
2. Processus de vente et documents
3. Devis, commande et livraison
4. Facture et facture d’avoir
5. Réductions et TVA
6. Calcul et contrôle des factures

📖 1. Recherche et sélection des fournisseurs

🔑 Notions clés & Définitions

• Appel d’offres : Procédure par laquelle une entreprise demande à différents fournisseurs potentiels de faire une proposition chiffrée en réponse à un cahier des charges.
• Cahier des charges : Formalise les besoins auxquels le fournisseur devra apporter une solution et décrit les caractéristiques du produit ainsi que les caractéristiques commerciales, notamment la quantité, le prix et les délais de livraison et de paiement.

📝 Points essentiels

• La fonction achats détermine les besoins de la structure, recherche et sélectionne les fournisseurs, puis négocie les conditions commerciales.

💡 Astuce mémo

Besoins → cahier des charges → fournisseurs → sélection → contrat

📖 2. Processus de vente et documents

📝 Points essentiels

• La chaîne documentaire de la vente associe l’expression du besoin du client au devis, la confirmation de la demande au bon de commande, la livraison au bon de livraison et le transfert réel de propriété à la facture.

💡 Astuce mémo

Devis → commande → livraison → facture

📖 3. Devis, commande et livraison

🔑 Notions clés & Définitions

• Devis : Document proposant un prix de vente que le vendeur s’engage à respecter et qui liste les prestations et biens demandés avec leurs évaluations monétaires.
• Bon de commande : Document élaboré par l’acheteur qui détaille les articles commandés et les informations nécessaires à la bonne exécution de la commande.
• Bon de livraison : Document légal attestant la livraison auprès du client et sa conformité par rapport à la commande.

📝 Points essentiels

📌 Le devis doit être établi en double exemplaire, devient un contrat lorsque le client l’a signé et accepté, peut comporter une date de fin de validité et ne s’enregistre pas en comptabilité.

• La conformité porte sur :
  • Les quantités commandées
  • Les caractéristiques techniques des produits livrés
  • Le bon état des produits livrés

💡 Astuce mémo

Devis et commande engagent les parties, mais devis, commande et BL ne s’enregistrent pas en comptabilité

📖 4. Facture et facture d’avoir

🔑 Notions clés & Définitions

• Facture : Document légal attestant la vente et réclamant le prix au client ; elle permet à l’acheteur de justifier son achat et aux entreprises de justifier la déductibilité fiscale et la TVA.

📝 Points essentiels

• La facture est établie par le fournisseur, atteste la créance du vendeur sur l’acheteur, possède une valeur comptable, juridique et fiscale, constitue une pièce justificative et doit être conservée pendant 10 ans.

• Une facture comporte notamment sa date et son numéro chronologique, les informations légales du vendeur, le numéro de TVA, les adresses de livraison et de facturation, la description des biens avec quantités et prix unitaires, les réductions, la TVA, les montants HT et TTC, l’échéance et les conditions d’escompte.

📌 La facture de doit correspond au montant payé par le client, tandis que la facture d’avoir correspond à une somme due au client par la société.

📌 Une facture émise ne peut pas être rectifiée en droit français ; toute régularisation d’une vente doit être effectuée par une facture d’avoir.

💡 Astuce mémo

Facture de doit : le client paie ; facture d’avoir : la société doit au client

📖 5. Réductions et TVA

🔑 Notions clés & Définitions

• Escompte de règlement : Réduction financière accordée par le fournisseur lorsque le client paie au comptant ou anticipe le règlement de la facture.
• TVA : Impôt indirect et général sur la consommation que les entreprises collectent auprès de leurs clients, reversent à l’État et dont elles déduisent la TVA payée à leurs fournisseurs.

📝 Points essentiels

📌 Le rabais est accordé pour un défaut de qualité, la remise dépend de la quantité achetée et la ristourne est une réduction périodique liée au chiffre d’affaires ou au volume des achats.

• Les taux de TVA sont :
  • Taux normal : 20 %
  • Taux intermédiaire : 10 %
  • Taux réduit : 5,5 %
  • Taux particulier : 2,1 %

💡 Astuce mémo

Réductions commerciales liées à la vente ; escompte lié au règlement

📖 6. Calcul et contrôle des factures

📝 Points essentiels

📐 Formule - Le montant brut se calcule ainsi : $\text{Montant brut} = \text{Quantité} \times \text{Prix unitaire}$.

• Le net commercial est égal au montant brut diminué des réductions commerciales, puis le net financier est égal au net commercial diminué de l’escompte.

📐 Formule - La TVA se calcule ainsi : \text{TVA} = \text{HT} \times \text{taux de TVA et le total TTC ainsi : $\text{TTC} = \text{HT} + \text{TVA}$.

• Avant le paiement et la comptabilisation, il faut rapprocher la facture du bon de livraison et du bon de commande, puis vérifier les délais et les informations de la facture ; la mention « bon à payer » peut ensuite autoriser l’enregistrement comptable et le règlement.

💡 Astuce mémo

Contrôler → rapprocher → valider → comptabiliser → régler

📊 Tableaux de synthèse

Chaîne documentaire de la vente