Fiche de révision : Dossier professionnel secrétaire comptable

📋 Plan du Cours

1. Rôle et composition du dossier
2. Évaluation par le jury
3. Accueil et communication professionnelle
4. Classement et archivage documentaire
5. Gestion des courriers et e-mails
6. Opérations clients et fournisseurs
7. Organisation administrative et déplacements

📖 1. Rôle et composition du dossier

🔑 Notions clés & Définitions

• Dossier professionnel : Constitue un élément du système de validation du titre professionnel délivré par le Ministère chargé de l’emploi.

★ À maîtriser

📌 Le candidat conserve et actualise son dossier professionnel durant son parcours et le présente obligatoirement à chaque session d’examen.

• Le dossier professionnel comporte, pour chaque activité-type du titre visé, un à trois exemples de pratique professionnelle.

Compléments

• Le dossier peut comprendre: un tableau facultatif sur les titres, diplômes, certificats de qualification professionnelle ou attestations, une déclaration sur l’honneur, des documents illustrant la pratique professionnelle, des annexes si nécessaire

• Le candidat peut être aidé par un formateur ou un accompagnateur VAE pour rédiger son dossier professionnel.

💡 Astuce mémo

Rédiger, conserver, actualiser, présenter

📖 2. Évaluation par le jury

📝 Points essentiels

• Pour prendre sa décision, le jury dispose des résultats de la mise en situation professionnelle, éventuellement complétés par un questionnaire, un entretien ou un questionnement à partir de productions.

• Les autres éléments examinés par le jury sont (Ministère chargé de l’Emploi, 22 décembre 2015): le dossier professionnel, les résultats des évaluations passées en cours de formation, l’entretien final

📖 3. Accueil et communication professionnelle

★ À maîtriser

• 🔄 L’accueil téléphonique suit plusieurs étapes: se présenter, relever le nom de l’appelant, le motif, le numéro de rappel et le degré d’urgence, transmettre les informations

• 🔄 Le traitement des e-mails consiste à: trier les messages selon leur importance, répondre aux demandes simples, transférer les demandes plus complexes à la personne concernée

Compléments

• Les moyens utilisés sont:
  • un ordinateur avec Word et Excel
  • Outlook
  • Gmail
  • des vidéos
  • des Lives
  • des exercices proposés par STUDI

💡 Astuce mémo

Recevoir, identifier, transmettre

📖 4. Classement et archivage documentaire

★ À maîtriser

• Les documents papier peuvent être classés selon:
  • un ordre alphabétique
  • un ordre chronologique
  • un type de document

📌 L’archivage distingue les documents courants des archives et applique une durée de conservation pour éviter la perte d’informations.

Compléments

• Le classement numérique consiste à créer et organiser sur l’ordinateur des dossiers contenant notamment des factures scannées, des documents Word et des tableaux Excel.

💡 Astuce mémo

Papier ou numérique, le classement reste logique et traçable

📖 5. Gestion des courriers et e-mails

★ À maîtriser

• La présentation classique d’un courrier comprend:
  • l’en-tête
  • l’objet
  • la formule de politesse
  • la signature

📌 Un e-mail professionnel doit être clair et correct, avec une attention portée à l’orthographe, à la formulation et à la structure du message.

Compléments

• Les exemples de courriers professionnels comprennent:
  • les courriers de relance
  • les demandes d’information
  • les confirmations

📖 6. Opérations clients et fournisseurs

★ À maîtriser

• Le traitement d’une facture fournisseur consiste à vérifier le montant, les quantités, le numéro de facture et la conformité avec le bon de commande ou le bon de livraison, puis à l’enregistrer dans le journal des achats, préparer le paiement et la classer.

• 🔄 Le suivi d’un dossier administratif consiste à: organiser les pièces du dossier, vérifier la présence des documents nécessaires, mettre à jour l’état d’avancement dans Excel

Compléments

• Les outils utilisés pour le traitement des factures fournisseurs sont Excel pour les tableaux de suivi et le logiciel comptable SAGE pour les exercices en ligne.

💡 Astuce mémo

Vérifier, enregistrer, payer, classer

📖 7. Organisation administrative et déplacements

★ À maîtriser

• 🔄 La gestion de l’agenda suit ces étapes: prendre les rendez-vous, vérifier les disponibilités, inscrire les rendez-vous dans un agenda partagé

• La préparation d’une réunion consiste à rédiger et envoyer les invitations par e-mail, puis à préparer l’ordre du jour avec Word.

• 🔄 L’organisation d’un déplacement consiste à: rechercher les horaires de train, réserver un hôtel, préparer le planning avec les horaires, l’adresse de l’hôtel et les contacts utiles

Compléments

📌 L’organisation d’un déplacement professionnel doit respecter un budget et exige de la précision.

• La période d’exercice des exemples professionnels chez STUDI, au service secrétariat, va du 15/12/2025 au 15/06/2026.

• La déclaration sur l’honneur a été faite à MARIGNANE le 15/04/2026 par Imane OUALI, qui affirme que les renseignements fournis sont exacts et qu’elle est l’auteure des réalisations jointes.

💡 Astuce mémo

Planifier, inviter, réserver, informer

📊 Tableaux de synthèse

Activités professionnelles et exemples