Fiche de révision : Fondamentaux du management de projet

📋 Plan du Cours

1. Définition et caractéristiques du projet
2. Périmètre et exigences du client
3. Contraintes et gouvernance du projet
4. Performance et équipe projet
5. Origine et fonctions du management
6. Organisations top down et bottom up
7. Acteurs et missions du projet
8. Responsabilités et matrice RACI
9. Rôle du chef de projet

📖 1. Définition et caractéristiques du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Projet : Réponse aux besoins d’un client par une solution innovante et unique.

★ À maîtriser

• Un projet implique notamment: la définition d’un périmètre, la réalisation d’un produit ou livrable conforme aux exigences, le respect de contraintes et d’un contrat, le pilotage de la performance, un environnement de gouvernance, le management d’une équipe multi-métier

📌 La production répétitive d’une chaîne de montage automobile n’est pas une organisation en mode projet, car elle repose sur des standards prédéfinis et vise l’optimisation des processus, la réduction des temps et l’amélioration de la productivité.

Compléments

• Chaque édition des Francofolies constitue un projet, car les artistes, les moyens, la communication, les compétences et l’organisation diffèrent d’une édition à l’autre.

💡 Astuce mémo

Projet unique et innovant, production répétitive et standardisée

📖 2. Périmètre et exigences du client

🔑 Notions clés & Définitions

• Périmètre du projet : Tout ce qui doit être réalisé dans le cadre du projet pour répondre au besoin du client, en distinguant ce qui est inclus de ce qui ne l’est pas.
• Zone grise : Zone d’incompréhension correspondant à ce qui n’a pas été exprimé, a été mal exprimé, n’a pas été compris ou est compris différemment par le client et l’équipe projet.

★ À maîtriser

• Le périmètre doit notamment tenir compte: des besoins du client, des exigences et spécifications, des normes, de l’environnement dans lequel le produit sera utilisé, des exigences de l’organisation qui réalise le projet

Compléments

• Un écart de périmètre entre le client et l’équipe projet peut provoquer des désaccords, des demandes supplémentaires, des retards, des coûts supplémentaires, des modifications du projet et une insatisfaction du client.

💡 Astuce mémo

Zone verte partagée, zone grise ambiguë, zone rouge exclue

📖 3. Contraintes et gouvernance du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrat : Le contrat avec le client définit notamment le périmètre, le budget, les dates de début et de fin, les engagements du projet et les exigences du client.

📝 Points essentiels

• Un projet est soumis à six contraintes:
  • le périmètre
  • le coût
  • le délai
  • la qualité
  • les ressources
  • les risques

📌 Les trois contraintes majeures du triangle du projet sont le périmètre, qui définit ce qui doit être réalisé, le coût, qui correspond au budget disponible, et le délai, qui fixe le début et la fin du projet.

💡 Astuce mémo

Triangle PCD : Périmètre, Coût, Délai

📖 4. Performance et équipe projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Indicateur : Élément de mesure permettant d’évaluer la réalisation du projet.

★ À maîtriser

• Les indicateurs permettent notamment de suivre:
  • les livrables
  • le planning
  • les dépenses

Compléments

• Une équipe projet peut réunir:
  • des experts techniques
  • des commerciaux
  • des financiers
  • des informaticiens
  • des juristes
  • des responsables qualité

💡 Astuce mémo

Indicateurs fiables → détection des dérives → décisions correctives

📖 5. Origine et fonctions du management

★ À maîtriser

📌 La direction de projet décide et organise, tandis que la gestion de projet fournit les informations nécessaires pour décider et piloter.

• 🔄 La gestion de projet comprend cinq activités principales:
  1. identifier les tâches
  2. planifier les tâches
  3. établir et suivre le budget
  4. réaliser des tableaux de bord et des indicateurs
  5. gérer les risques

Compléments

• Vers 1860, pendant la ruée vers l’or aux États-Unis, le projet de ligne de chemin de fer transcontinentale a créé un besoin de coordination des délais, du budget, des matières premières, de milliers de travailleurs et de l’organisation du travail.

💡 Astuce mémo

Direction de projet : décide et organise ; gestion de projet : mesure et alerte

📖 6. Organisations top down et bottom up

📝 Points essentiels

📌 Dans une organisation top down, le chef de projet définit et distribue les objectifs, dirige l’activité et contrôle les résultats, tandis que les contributeurs les exécutent.

📌 Dans une organisation bottom up, le chef de projet et les contributeurs définissent ensemble les objectifs, chacun est responsabilisé dans son environnement et le chef de projet coordonne l’ensemble.

💡 Astuce mémo

Top down : le chef décide ; bottom up : les objectifs sont définis ensemble

📖 7. Acteurs et missions du projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Sponsor : Représente la direction générale et garantit l’alignement du projet avec la stratégie de l’entreprise.
• Business Analyst : Le Business Analyst intervient principalement dans la compréhension du besoin client et du produit attendu, en travaillant avec le sponsor puis en vérifiant la conformité des livrables aux attentes et aux obligations contractuelles.

★ À maîtriser

• L’équipe projet comprend quatre missions principales:

  • le sponsor
  • le chef de projet
  • le responsable fonctionnel
  • le responsable de lot de travaux

• Le responsable de lot de travaux définit le périmètre, les livrables, les coûts, les risques, le planning, les activités, leur durée, leur séquençage et les ressources nécessaires de son lot.

Compléments

• Le responsable fonctionnel définit les lots de travaux de son métier, nomme les responsables de lots, s’engage sur leurs objectifs et affecte les ressources aux différents lots.

📖 8. Responsabilités et matrice RACI

🔑 Notions clés & Définitions

• Matrice RACI : Outil qui permet de savoir qui fait quoi dans le projet et de clarifier les responsabilités.

★ À maîtriser

📌 Dans RACI, A signifie Accountable ou approbateur, qui assume la responsabilité finale et doit être unique par activité, tandis que R signifie Responsible ou réalisateur, qui réalise concrètement l’activité et peut être plusieurs par activité.

Compléments

• Dans une matrice RACI, les lignes représentent les activités du lot de travaux, les colonnes représentent les contributeurs et chaque intersection indique le niveau de responsabilité.

• Dans RACI, C signifie Consulted ou consulté, c’est-à-dire la personne sollicitée pour obtenir les informations ou l’avis nécessaires, et I signifie Informed ou informé, c’est-à-dire la personne tenue informée de l’évolution de l’activité.

💡 Astuce mémo

RACI : Responsible, Accountable, Consulted, Informed

📖 9. Rôle du chef de projet

🔑 Notions clés & Définitions

• PFA : Révision des coûts prévisionnels en tenant compte des aléas survenus pendant le projet.

📝 Points essentiels

• Le chef de projet exerce trois missions principales:

  • comprendre et satisfaire le client
  • piloter le projet dans l’entreprise qui le réalise
  • coordonner les membres de l’équipe projet

• 🔄 Avant l’exécution, le chef de projet:

  1. réalise la charte projet
  2. anime le Kick-off Meeting
  3. participe à l’organigramme des tâches
  4. consolide le planning
  5. consolide les coûts
  6. consolide les risques

• Pendant l’exécution, le chef de projet garantit la qualité des processus et des livrables, suit la performance des lots sur le périmètre, le coût et le délai, et gère les parties prenantes ainsi que la communication avec elles.

💡 Astuce mémo

Charte → lancement → planification → consolidation → pilotage

📊 Tableaux de synthèse

Contraintes du projet

Rôles de la matrice RACI