Fiche de révision : GED et conformité réglementaire

📋 Plan du Cours

1. Création et structuration des dossiers
2. Recherche et indexation documentaire
3. Traçabilité et versionnement
4. Alertes et suivi des échéances
5. Champs et nomenclatures métier
6. Contrôles et validation des données
7. Workflows de validation automatisés
8. Pilotage des workflows
9. Obligations légales des dossiers RH
10. Interopérabilité des systèmes RH

📖 1. Création et structuration des dossiers

★ À maîtriser

• La création d’un dossier salarié comprend la saisie de l’identité, de la date de naissance et du numéro de sécurité sociale, l’attribution automatique d’un numéro unique, puis l’initialisation des rubriques obligatoires.

• Les rubriques obligatoires d’un dossier personnel comprennent l’état civil, les coordonnées, la situation familiale et les données bancaires nécessaires au versement du salaire.

Compléments

• Un dossier personnel s’enrichit notamment du contrat de travail, des avenants, des certificats de formation, des comptes-rendus d’entretiens annuels et des attestations diverses.

• Lors d’un changement de situation, la GED permet d’actualiser des données telles que l’adresse, le taux de prélèvement à la source ou le RIB du salarié.

📖 2. Recherche et indexation documentaire

★ À maîtriser

• L’indexation classe les documents dans des catégories telles que « Contrats », « Formation », « Évaluations » et « Administratif », puis leur associe des métadonnées comme la date, l’émetteur et la période concernée.

• Le moteur de recherche full-text scanne le contenu des documents PDF ou Word et peut être combiné avec des filtres de métadonnées.

Compléments

• Une recherche multicritères peut retrouver tous les CDD du service commercial dont le contrat se termine dans les trois prochains mois en combinant le service, le type de contrat et l’échéance.

• Les recherches sauvegardées permettent de réutiliser des requêtes fréquentes et les tableaux de bord affichent notamment les périodes d’essai en cours, les contrats à échéance et les entretiens professionnels à planifier.

📖 3. Traçabilité et versionnement

🔑 Notions clés & Définitions

• Journal d’audit : Enregistre automatiquement l’identité de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de chaque consultation, modification ou suppression effectuée sur un dossier.
• Versionnement : Conserve les versions antérieures d’un document afin de comparer son évolution, de prouver son contenu antérieur et de revenir à une version précédente en cas d’erreur.

📝 Points essentiels

• La traçabilité exhaustive permet de reconstituer l’évolution d’un dossier lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou d’un litige prud’homal et répond aux exigences de conformité RGPD.

📖 4. Alertes et suivi des échéances

★ À maîtriser

• La GED peut envoyer une notification quinze jours avant la fin d’une période d’essai afin de laisser le temps d’organiser l’entretien de fin de période.

• Les événements suivis par alertes comprennent les renouvellements de contrats temporaires, les entretiens professionnels obligatoires tous les deux ans et les visites médicales de reprise après un arrêt longue maladie.

Compléments

• Les alertes et relances automatiques préviennent les oublis et contribuent au respect des délais légaux imposés par le Code du travail.

📖 5. Champs et nomenclatures métier

★ À maîtriser

• Les champs personnalisés peuvent suivre des informations propres à l’entreprise, comme les certifications IT obtenues, le niveau d’habilitation sécurité et les projets clients assignés.

• Les listes de valeurs prédéfinies couvrent notamment les types de contrat CDI, CDD, alternance et stage, ainsi que les catégories cadre, agent de maîtrise et employé.

Compléments

• La nomenclature « Niveau d’expertise technique » de TechServices contient cinq valeurs:
  • Junior
  • Confirmé
  • Senior
  • Expert
  • Architecte

📖 6. Contrôles et validation des données

★ À maîtriser

• Le numéro de sécurité sociale, la date de naissance et le RIB peuvent être configurés comme champs obligatoires lors de la création d’un dossier salarié.

• Les contrôles de cohérence peuvent détecter une date de naissance postérieure à la date d’embauche, une clé de sécurité sociale invalide ou un IBAN mal formaté, puis bloquer la validation jusqu’à correction.

Compléments

• Les nomenclatures centralisent les codifications nécessaires à la paie et à la DSN et peuvent être mises à jour lorsque les besoins ou les règles évoluent.

📖 7. Workflows de validation automatisés

🔑 Notions clés & Définitions

• Workflow : Un processus automatisé qui dirige une demande vers les valideurs appropriés selon des règles métier prédéfinies.

★ À maîtriser

• Une augmentation salariale inférieure à 5 % nécessite l’accord du manager et du responsable RH, tandis qu’une augmentation supérieure à 5 % remonte jusqu’au directeur général.

• Lorsqu’un contrat est validé, la GED peut générer le document prérempli, mettre à jour le statut du contrat, notifier le manager et le collaborateur et déclencher la création du compte utilisateur dans le SIRH.

Compléments

• En cas d’absence d’un valideur, le workflow peut appliquer une délégation et transférer automatiquement la demande vers un suppléant désigné.

📖 8. Pilotage des workflows

★ À maîtriser

📌 Un workflow peut relancer automatiquement une tâche après un délai défini et escalader la demande vers un responsable lorsque l’absence de réponse persiste.

• Les tableaux de bord de workflow suivent le nombre de dossiers par étape, les délais moyens, les taux de rejet et les goulots d’étranglement.

Compléments

• Pour une demande de congés, un délai maximal de 48 heures peut être suivi d’une première relance, puis d’une seconde relance 24 heures plus tard avec copie au responsable RH.

• L’analyse des indicateurs permet de réduire certaines étapes, de reformuler les champs obligatoires ou de réattribuer les valideurs surchargés afin de fluidifier les processus.

📖 9. Obligations légales des dossiers RH

★ À maîtriser

• Le registre unique du personnel recense notamment l’identité, la nationalité, la date d’embauche, le type de contrat et la qualification de chaque salarié.

• Les registres obligatoires comprennent le registre unique du personnel, le registre des délégués du personnel et le document unique d’évaluation des risques professionnels.

📌 La DPAE doit être transmise à l’URSSAF au plus tard le jour de l’embauche effective et avant que le salarié commence à travailler.

• Les modèles de documents doivent intégrer les mentions légales applicables, notamment la convention collective, la clause de mobilité si elle existe, la période d’essai et les modalités de préavis.

Compléments

• La GED trace les formalités d’embauche par des preuves horodatées telles que la date d’envoi de la DPAE, l’accusé de réception de l’URSSAF, la date de visite médicale et l’émargement du salarié.

📖 10. Interopérabilité des systèmes RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Interopérabilité : La capacité de systèmes RH à échanger automatiquement des données afin d’éviter les doubles saisies et de maintenir leur cohérence.

★ À maîtriser

• Les données du dossier personnel peuvent alimenter automatiquement le SIRH et le logiciel de paie, tandis qu’une modification de ces systèmes peut également remonter vers la GED dans une synchronisation bidirectionnelle.

• La DSN mensuelle agrège notamment les rémunérations, les heures travaillées, les absences et les cotisations sociales de tous les collaborateurs.

• Les audits inter-systèmes comparent régulièrement l’effectif total, la masse salariale, les statuts contractuels et les dates d’entrée et de sortie afin de détecter les divergences.

Compléments

• La GED peut extraire les données sociales dans les formats exigés par l’URSSAF, les caisses de retraite et France Travail, effectuer des contrôles de cohérence, puis transmettre le fichier réglementaire.

📊 Tableaux de synthèse

Fonctionnalités clés de la GED