Fiche de révision : Gestion des achats

📋 Plan du Cours

1. Fonction achats et approvisionnements
2. Achats directs et indirects
3. Processus global des achats
4. Définition du besoin
5. Sourcing et appel d’offres
6. Analyse et sélection des offres
7. Négociation et contractualisation
8. Segmentation ABC des achats
9. Matrice stratégique de Kraljic
10. Risques liés aux achats
11. Prévention et gestion des risques
12. Marketing achats et analyse marché
13. Achats responsables et IA
14. Stratégies fournisseurs et SRM
15. Cycle de vie des marchés

📖 1. Fonction achats et approvisionnements

🔑 Notions clés & Définitions

• Fonction Achats : Responsable de l’acquisition des produits, biens et services nécessaires au fonctionnement d’une entité ou entrant dans les produits ou services qu’elle produit et vend.
• Fonction Approvisionnement : Assure l’exécution opérationnelle des achats et la planification ainsi que la gestion des flux physiques entre l’entreprise et ses fournisseurs.

📝 Points essentiels

• La fonction Achats doit concilier les objectifs de prix ou coûts, qualité, livraison, service et sécurité des actes d’achat et d’approvisionnement.

💡 Astuce mémo

Achats = choisir et négocier ; approvisionnements = exécuter et faire circuler

📖 2. Achats directs et indirects

★ À maîtriser

📌 Les achats directs comprennent les matières premières, composants et marchandises incorporés aux produits finis ou achetés pour être revendus directement, tandis que les achats indirects concernent les biens et services nécessaires au fonctionnement quotidien sans entrer dans la production.

Compléments

• Les achats indirects comprennent notamment:
  • les prestations de services
  • les prestations intellectuelles
  • les consommables
  • les investissements hors production

💡 Astuce mémo

Direct = dans le produit ; indirect = pour faire fonctionner l’organisation

📖 3. Processus global des achats

📝 Points essentiels

• 🔄 Le processus achats comporte six phases essentielles:
  1. la définition du besoin
  2. la recherche de fournisseurs
  3. le lancement d’un appel d’offres
  4. l’analyse des offres
  5. la négociation
  6. la contractualisation

💡 Astuce mémo

Besoin → fournisseurs → offres → analyse → négociation → contrat

📖 4. Définition du besoin

★ À maîtriser

📌 Un cahier des charges détaillé impose aux fournisseurs de répondre point par point, tandis qu’un cahier des charges fonctionnel leur laisse la possibilité de proposer des solutions.

Compléments

📌 L’acheteur doit rechercher le juste besoin avec le prescripteur interne afin d’éviter une sur-qualité génératrice de coûts élevés et inutiles.

💡 Astuce mémo

Cahier des charges détaillé = répondre point par point ; fonctionnel = proposer des solutions

📖 5. Sourcing et appel d’offres

★ À maîtriser

• 🔄 Le sourcing comprend: la recherche de données macroéconomiques, la collecte d’informations auprès des fournisseurs potentiels, la réalisation d’une cartographie des fournisseurs

Compléments

• Un dossier d’appel d’offres peut comprendre:
  • une lettre d’introduction
  • un accusé de réception
  • un guide de l’appel d’offres
  • un cahier des charges
  • les termes et conditions
  • un questionnaire fournisseur
  • un guide de réponses

💡 Astuce mémo

Explorer → informer → cartographier, puis consulter les fournisseurs

📖 6. Analyse et sélection des offres

📝 Points essentiels

• 🔄 L’analyse des offres comprend: une présélection sur critères éliminatoires, une analyse multicritères des offres restantes, le choix final

• Les principaux critères de sélection sont: la qualité, le coût global d’acquisition, le délai, la faculté d’adaptation, la sécurité financière, la pérennité de l’entreprise, l’innovation, la responsabilité environnementale et sociétale

💡 Astuce mémo

QCD : qualité, coût global, délai

📖 7. Négociation et contractualisation

📝 Points essentiels

• 🔄 La préparation d’une négociation comprend:

  1. la collecte d’informations sur le fournisseur
  2. la préparation technique du dossier
  3. l’élaboration d’une stratégie de négociation

• Le contrat d’achat doit notamment préciser:

  • les parties
  • l’objet
  • la qualité requise
  • le prix
  • la quantité
  • les dates de livraison
  • les pénalités de retard
  • les incoterms
  • la garantie
  • la juridiction compétente

💡 Astuce mémo

Informer → préparer → négocier → formaliser

📖 8. Segmentation ABC des achats

📝 Points essentiels

• Selon l’analyse ABC, les références de classe A représentent 20 % des références et 80 % du volume d’achats, les références de classe B représentent 30 % des références et 15 % du volume d’achats, tandis que les références de classe C représentent 50 % des références et 5 % du volume d’achats.

📌 La méthode ABC recommande de suivre étroitement et de négocier les références A, de rechercher des gains sur les références B et de réduire les frais administratifs liés aux références C.

💡 Astuce mémo

ABC : 80 %, 15 %, 5 % des achats

📖 9. Matrice stratégique de Kraljic

🔑 Notions clés & Définitions

• Matrice de Kraljic : Peter Kraljic, années 1980 — Méthode de classification du portefeuille d’achats selon l’importance stratégique de l’achat et la complexité du marché fournisseur.

★ À maîtriser

• Les quatre catégories sont:
  • les achats simples
  • les achats leviers
  • les achats critiques
  • les achats stratégiques

Compléments

📌 Les achats simples sont généralement traités par l’automatisation des processus et le contrôle des volumes, tandis que les achats leviers appellent la négociation, la mise en concurrence et la recherche de substitutions.

💡 Astuce mémo

Importance de l’achat × complexité du marché

📖 10. Risques liés aux achats

★ À maîtriser

• Les quatre grandes familles de risques sont:
  • les risques financiers
  • les risques contractuels
  • les risques opérationnels
  • les risques d’atteinte à l’image

Compléments

• Les risques financiers comprennent notamment:
  • la dépendance fournisseur
  • la baisse du résultat d’exploitation
  • les retards de paiement fournisseur

💡 Astuce mémo

F-C-O-I : financiers, contractuels, opérationnels, image

📖 11. Prévention et gestion des risques

📝 Points essentiels

• La réduction des risques repose notamment sur: l’analyse des dépenses, la transparence des informations, la consolidation maîtrisée du panel fournisseurs, l’amélioration des relations fournisseurs, le suivi du respect des contrats

💡 Astuce mémo

Analyser et sécuriser les achats → réduire les ruptures, doublons et pertes

📖 12. Marketing achats et analyse marché

🔑 Notions clés & Définitions

• Marketing achats : Consiste à analyser de façon anticipée un marché fournisseur afin de trouver le fournisseur adapté à un besoin précis et de générer des opportunités d’innovation.

📝 Points essentiels

• 🔄 Une démarche de marketing achats comprend:
  1. la segmentation du portefeuille
  2. l’analyse des besoins
  3. l’analyse des familles d’achats
  4. l’étude du marché fournisseur
  5. la définition d’une stratégie

💡 Astuce mémo

Segmenter → analyser le besoin → étudier le marché → choisir la stratégie

📖 13. Achats responsables et IA

★ À maîtriser

• Le cycle de vie comprend:
  • le développement
  • l’introduction
  • la croissance
  • la maturité
  • le déclin

Compléments

📌 Les marchés en introduction ou en croissance offrent généralement peu de fournisseurs, tandis que la maturité favorise davantage la mise en concurrence entre fournisseurs.

💡 Astuce mémo

Achats responsables = conformité et résilience ; IA = rapidité et analyse

📖 14. Stratégies fournisseurs et SRM

🔑 Notions clés & Définitions

• Achats responsables : Intègrent les exigences sociales, environnementales et éthiques dans les décisions d’achat afin de respecter les engagements de l’entreprise et de renforcer la résilience de la chaîne d’approvisionnement.

📝 Points essentiels

• L’intelligence artificielle peut réduire de 25 à 60 % la durée moyenne de traitement des processus achats et générer entre 5 % et 40 % d’économies supplémentaires grâce à l’analyse des dépenses et du panel fournisseurs.

💡 Astuce mémo

Pull = partenariat ; Push = concurrence

📖 15. Cycle de vie des marchés

★ À maîtriser

📌 La stratégie Pull vise à créer des partenariats pour améliorer la performance des fournisseurs, tandis que la stratégie Push repose sur la mise en concurrence et la négociation.

Compléments

• La matrice d’attractivité analyse l’intérêt que représente l’entreprise pour ses fournisseurs afin de sélectionner ceux pour lesquels elle constitue un client à potentiel ou un client clé.

💡 Astuce mémo

Développement → introduction → croissance → maturité → déclin

📊 Tableaux de synthèse

Achats directs et indirects

Catégories de Kraljic