Fiche de révision : Mise en œuvre des ERP

📋 Plan du Cours

1. Définition et portée des ERP
2. Caractéristiques fonctionnelles des ERP
3. Architecture et modes de déploiement
4. Processus et intégration organisationnelle
5. Workflow et gestion des tâches
6. Acteurs et responsabilités ERP
7. Retours d’expérience des projets ERP
8. Phases de gestion d’un projet ERP
9. Déploiement et conduite du changement
10. Choix et budgétisation d’un ERP

📖 1. Définition et portée des ERP

🔑 Notions clés & Définitions

• ERP : Logiciel qui gère l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant notamment les ressources humaines, la comptabilité, la finance, la vente, la distribution, l’approvisionnement et la production.
• ERP modulaire : Applications informatiques organisées en modules indépendants qui partagent une base de données commune afin de permettre la communication entre les applications.

★ À maîtriser

• Un ERP constitue un projet d’intégration totale d’un outil logiciel dans une organisation spécifique et entraîne des coûts importants d’ingénierie ainsi que des modifications des habitudes de travail.

Compléments

• Le coût de l’outil logiciel représente moins de 30% du coût total de mise en place d’un ERP.

💡 Astuce mémo

Un ERP relie toutes les fonctions de l’entreprise autour d’un même système.

📖 2. Caractéristiques fonctionnelles des ERP

🔑 Notions clés & Définitions

• Workflow ERP : Automatise les flux d’informations et séquence les tâches et les documents de l’entreprise, ce qui homogénéise les processus, améliore la réactivité et renforce la traçabilité des décisions.

★ À maîtriser

📌 Une modification effectuée dans un module ERP met à jour en temps réel les autres modules liés grâce au partage d’une base de données unique.

Compléments

• Un ERP facilite l’audit en permettant d’identifier les modules concernés et de retrouver l’origine de chaque information en cas de dysfonctionnement.

• Les ERP proposent des référentiels partagés, une saisie unique des données interdépendantes, des traitements cohérents, une standardisation des processus et des outils de reporting et d’analyse de Business Intelligence.

💡 Astuce mémo

Base unique → données cohérentes → décisions traçables.

📖 3. Architecture et modes de déploiement

🔑 Notions clés & Définitions

• SaaS : Met un logiciel à disposition des utilisateurs via Internet sans installation sur les serveurs de l’entreprise cliente, chaque utilisateur disposant d’un compte avec des droits variables.
• Cloud computing : Consiste à accéder à des données et à des services hébergés sur un serveur distant.

★ À maîtriser

• Un ERP présente une architecture client-serveur à trois niveaux : présentation, application et base de données.

Compléments

• Le niveau présentation gère l’interface utilisateur, le niveau application réalise les traitements et le niveau base de données conserve les volumes de données de l’entreprise.

💡 Astuce mémo

Présentation → application → base de données.

📖 4. Processus et intégration organisationnelle

🔑 Notions clés & Définitions

• Processus : Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui délivre un produit ou un service à un client interne ou externe en créant de la valeur ajoutée.

★ À maîtriser

• Un processus possède les éléments suivants:

  • des fournisseurs
  • des clients
  • un événement déclencheur
  • des ressources mobilisées
  • un temps de cycle

• Le processus « from order to cash » suit la commande client, son enregistrement dans l’ERP, la sortie et l’emballage des marchandises, leur expédition et leur facturation, puis le règlement et l’encaissement de la facture.

Compléments

• L’implantation d’un ERP conduit à revoir les processus de management, à appliquer éventuellement des Best Practices et à intégrer des ressources informationnelles cohérentes.

💡 Astuce mémo

Organisation en silos ≠ système d’information unifié.

📖 5. Workflow et gestion des tâches

🔑 Notions clés & Définitions

• Workflow : Ensemble de tâches exécutées en parallèle ou en série par au moins deux membres d’un groupe pour atteindre un but commun.

★ À maîtriser

• Les trois types de tâches sont:
  • les formulaires de données
  • les services du système d’information
  • le routage de documents bureautiques

Compléments

• Dans un système de workflow, l’utilisateur accède à l’information soit dans une file d’attente partagée, soit dans sa messagerie personnelle.

💡 Astuce mémo

Déclenchement → traitement → validation → archivage.

📖 6. Acteurs et responsabilités ERP

🔑 Notions clés & Définitions

• Profil ERP : Définit les autorisations d’une personne pour consulter, créer, modifier ou supprimer des informations.

★ À maîtriser

📌 Chaque personne intervenant sur un ERP reçoit un identifiant et un mot de passe, et le système peut retracer ses actions.

📌 Dans un projet ERP, le comité de pilotage décide quoi faire, tandis que l’équipe projet, qui constitue la maîtrise d’œuvre, décide comment le faire.

Compléments

• L’intégrateur assure la mise en œuvre globale du projet ERP, définit son périmètre et ses objectifs, articule les sous-projets et propose les méthodes de déploiement.

📖 7. Retours d’expérience des projets ERP

📝 Points essentiels

• Le projet ERP de Nike, prévu sur 2 ans, a finalement abouti après près de 7 ans et a entraîné 100 millions USD de pertes immédiates ainsi qu’une baisse de 20% du cours de bourse.

• Le projet Hershey’s de 1999 a empêché la livraison d’environ US$ 100 millions de produits pendant la saison d’Halloween et a causé des pertes estimées à 150 millions USD sur un trimestre.

• Le projet ERP de Lidl, mené de 2011 à 2018, a été abandonné après 7 ans, entraînant 580 millions d’euros de pertes en raison d’une personnalisation excessive et d’une inadéquation avec les processus internes.

• La migration ERP de GIFI en juin 2023, réalisée sans tests suffisants ni accompagnement adapté, a provoqué des stocks immobilisés équivalant à treize mois de stocks et une baisse de 13 % du chiffre d’affaires 2023.

💡 Astuce mémo

Tests insuffisants et changement mal conduit → pertes et échecs ERP.

📖 8. Phases de gestion d’un projet ERP

★ À maîtriser

• Un projet d’implémentation ERP est un projet d’entreprise et non un simple projet informatique, et 62,5% des entreprises jugent leurs projets de renouvellement ou d’acquisition d’ERP plutôt insatisfaisants.

• 🔄 Les cinq phases d’un projet ERP sont:

  1. l’analyse stratégique
  2. l’organisation du projet
  3. le développement et les tests
  4. le déploiement de la solution
  5. la maintenance

Compléments

• L’analyse stratégique consiste à spécifier les besoins et les objectifs, analyser l’existant et définir les processus métiers cibles.

• La phase de développement consiste à implémenter les processus dans l’ERP, développer les extensions, valider la solution fonctionnellement et vérifier son intégration avec le reste du système d’information.

💡 Astuce mémo

Analyser → organiser → développer → déployer → maintenir.

📖 9. Déploiement et conduite du changement

★ À maîtriser

• L’intégration d’un ERP comprend la reprise des données, la création d’interfaces avec les autres applications et la modification éventuelle des applications existantes pour les rendre compatibles.

📌 La conduite du changement repose sur la communication, la formation et la motivation des utilisateurs, car la majorité des problèmes d’implémentation ERP sont organisationnels plutôt que techniques.

• La formation couvre:
  • le domaine technique
  • la formation métier
  • la connaissance et l’utilisation de l’ERP

Compléments

• Les utilisateurs clés servent de relais entre l’équipe projet et les utilisateurs finaux et constituent des supports après le démarrage de l’ERP en production.

💡 Astuce mémo

Formation et communication → appropriation → réussite du déploiement.

📖 10. Choix et budgétisation d’un ERP

★ À maîtriser

• La sélection d’un ERP suit onze étapes allant de la création de la vision de l’entreprise jusqu’à la négociation du contrat et à la planification de l’implantation.

• La définition du périmètre permet de construire l’équipe projet, cadrer les besoins, préciser le budget prévisionnel, choisir les fonctionnalités et servir de référence aux arbitrages du projet.

Compléments

• La majorité des projets d’implémentation d’un ERP durent entre 4 et 12 mois, tandis qu’un investissement préalable en conseil, formation et tests peut éviter une dépense curative 10 fois supérieure après la mise en route.

📌 La sélection d’une solution ERP est complexe car l’entreprise doit comparer l’adéquation des fonctionnalités, des performances, des services et des risques de plusieurs solutions sans qu’aucune ne soit nécessairement idéale.

💡 Astuce mémo

Vision → besoins → candidats → offre → sélection → contrat.