Fiche de révision : Communication écrite professionnelle

📋 Plan du Cours

1. Fonctions et typologie des documents
2. Rédaction et position énonciative
3. Présentation et mise en page

📖 1. Fonctions et typologie des documents

🔑 Notions clés & Définitions

• Document professionnel : Document utilitaire et fonctionnel qui sert à informer, expliquer ou argumenter afin d’aider à la prise de décision.

★ À maîtriser

• La communication interne et externe comprennent notamment: des notes, des mails, des modes opératoires, des comptes rendus, des rapports, des lettres, des e-validations, des plaquettes, dépliants, brochures et catalogues

• Les quatre fonctions des documents professionnels sont:

  • informer
  • rendre compte
  • analyser ou aider à décider
  • attirer l’attention

Compléments

• Les comptes rendus rendent compte d’une réunion ou d’un rendez-vous client, tandis que les rapports peuvent proposer une synthèse, une analyse ou un bilan.

💡 Astuce mémo

Informer → rendre compte → analyser → attirer l’attention

📖 2. Rédaction et position énonciative

★ À maîtriser

📌 La position subjective du rédacteur, marquée par le je ou le nous, transmet son avis personnel, ses ressentis et ses émotions, tandis qu’une position objective transmet seulement l’information.

• Le style attendu repose sur:

  • un style neutre
  • un registre courant, technique et précis
  • des phrases courtes
  • une orthographe et une syntaxe vérifiées

• Avec la multiplication des écrans dans une société de sur-communication, l’écrit a pris une place économique.

Compléments

• Les erreurs écrites peuvent provoquer des problèmes quotidiens pour le salarié dans sa relation avec le client et freiner sa carrière.

• Les erreurs écrites peuvent nuire à l’image de l’entreprise, entraîner des recrutements internes et conduire à la mise en place de formations.

💡 Astuce mémo

Je/nous = avis personnel ; transmission seule = information objective

📖 3. Présentation et mise en page

★ À maîtriser

📌 La présentation formelle d’un document professionnel doit assurer une lecture rapide et facile.

• La page de garde précise: qui rédige le document, quel est son objet, quand il est produit, à qui il est destiné

📌 La structure apparente repose sur un titre précis et informatif ainsi que sur une mise en valeur visuelle.

📌 Les documents visuels, iconographiques ou constitués de données chiffrées, doivent être titrés et associés à une source précise afin d’illustrer ou de prouver.

Compléments

📌 La mise en page doit aérer le document grâce à des paragraphes homogènes afin de faciliter la lecture.

💡 Astuce mémo

Présentation aérée → lecture rapide et facile

📊 Tableaux de synthèse

Communication interne et externe