Fiche de révision : Organisation d’un concours de CSO

📋 Plan du Cours

1. Cadre fédéral et divisions
2. Préparation technique du concours
3. Installation et déroulement
4. Suivi après le concours
5. Budget et financement
6. Communication et attractivité
7. Sponsoring et partenariats
8. Règles financières FFE

📖 1. Cadre fédéral et divisions

📝 Points essentiels

📌 Toute personne, société ou association qui organise un concours doit être affiliée à la FFE et à jour de cotisation.

📌 Chaque type de concours possède un règlement propre, qui varie selon la discipline, et les installations doivent correspondre aux besoins de cette discipline.

• Les divisions mentionnées sont:
  • Club
  • Circuit des as
  • Amateur
  • Jeunes chevaux (SHF)
  • Pro
  • International (FEI)

📖 2. Préparation technique du concours

★ À maîtriser

• La préparation technique commence par le choix d’une date au CRE, puis par l’évaluation des besoins, l’élaboration du programme FFE, la confirmation des officiels et l’obtention des autorisations nécessaires.

📌 Le programme du concours doit être élaboré sur le site de la FFE au minimum un mois avant l’événement.

📌 Une autorisation de buvette doit être demandée à la mairie quinze jours avant l’événement.

• Les besoins à prévoir concernent le matériel spécifique, le matériel de base, les bénévoles et les finances.

• Le programme indique notamment:

  • L’adresse précise
  • Le type d’épreuve
  • Le nombre maximal d’engagés
  • La dotation
  • Le nom du président
  • Le nom du chef de piste

• Une buvette temporaire avec alcool est autorisée cinq fois par an, tandis qu’une buvette sportive concerne un club agréé Jeunesse et Sport et peut fonctionner dix fois par an pendant au plus 48 heures.

Compléments

📌 Une autorisation SACEM doit être demandée et une cotisation forfaitaire de 52 € doit être versée, dans le cadre du protocole d’accord signé entre la FFE et la SACEM.

• Pour les concours internationaux, la réunion de choix des dates a lieu à Paris et est gérée par la FEI.

💡 Astuce mémo

Date → besoins → programme → officiels → autorisations

📖 3. Installation et déroulement

★ À maîtriser

• Avant le jour du concours, l’organisateur aménage les carrières et la piste, pose les banderoles, installe la tribune du jury et la sono, flèche les accès, installe la buvette et les boxes, puis achète les produits nécessaires.

📌 Le jour du concours, la buvette et le parking doivent fonctionner au minimum une heure avant le début du concours.

Compléments

📌 Le planning des bénévoles clarifie leur répartition, et le rangement ainsi que le nettoyage doivent être réalisés pendant qu’ils sont encore présents.

💡 Astuce mémo

J-2/J-1 → Jour J → rangement

📖 4. Suivi après le concours

📝 Points essentiels

📌 Les résultats du concours doivent être transmis sur le site de la FFE dans les sept jours suivant le concours.

• La réunion examine:
  • Le résultat financier
  • L’organisation
  • Les points à améliorer

💡 Astuce mémo

Résultats transmis en retard → pénalités

📖 5. Budget et financement

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget prévisionnel : Permet d’évaluer les besoins, de connaître le seuil de rentabilité et de déterminer si le projet est réalisable.

📝 Points essentiels

📌 Les sponsors peuvent financer une partie des charges fixes, prêter du matériel ou fournir des lots en échange de contreparties publicitaires.

• Les principales recettes comprennent:

  • Les subventions publiques
  • Les sponsors
  • Les engagements
  • Les boxes
  • Les entrées du public
  • Les programmes et la boutique
  • La buvette et le restaurant

• Les principaux postes de dépenses sont:

  • Droits réglementaires
  • Prix
  • Officiels et pistes
  • Promotion
  • Logistique
  • Imprévus

💡 Astuce mémo

Recettes du concours versus dépenses du concours

📖 6. Communication et attractivité

★ À maîtriser

• Pour attirer le public, l’organisateur peut utiliser une affiche, des panneaux publicitaires et des animations, puis fidéliser les cavaliers grâce à un programme et des invitations.

• Les deux premières sources de rentrée d’argent d’un concours sont les engagements des concurrents et la consommation à la buvette.

• Une affiche doit répondre à: Quoi : le type d’événement, Qui : l’organisateur, Quand : la date, Comment : l’organisation, l’accès, le public et le prix

Compléments

📌 Une affiche efficace doit présenter les bonnes informations au bon endroit, respecter la règle des tiers et suivre le sens de lecture.

📖 7. Sponsoring et partenariats

🔑 Notions clés & Définitions

• Sponsoring : Consiste à apporter une aide financière à une entreprise en échange d’espaces publicitaires lors d’un événement, afin d’accroître les recettes du concours et la notoriété du sponsor.

★ À maîtriser

• 🔄 La démarche de sponsoring consiste à:

  1. Commencer plusieurs mois avant le concours
  2. Se renseigner sur les entreprises ciblées
  3. Préparer un dossier sponsor
  4. Présenter un argumentaire
  5. Proposer des contreparties adaptées

• Le dossier sponsor présente notamment:

  • L’entreprise demandeuse
  • Le projet
  • Le lieu et la date
  • Le logo
  • La nature de l’événement
  • Les participants et les spectateurs
  • Les médias
  • Les retombées des manifestations précédentes

📌 Le co-parrainage associe plusieurs entreprises à une même épreuve, tandis que les emplacements publicitaires vendent des espaces de formats et de lieux différents dans le programme, sur le site ou dans le manège.

Compléments

• Les contreparties peuvent être:
  • Le nom d’une épreuve
  • Des panneaux ou calicots
  • Une publicité dans le programme
  • Un obstacle personnalisé
  • Une publicité au micro
  • Des invitations
  • Des plaques personnalisées
  • Un logo sur l’affiche

💡 Astuce mémo

Cibler → argumenter → proposer → contractualiser

📖 8. Règles financières FFE

★ À maîtriser

📌 Pour un engagement sur le terrain après la clôture du concours, la part fixe FFE est triplée et prélevée lors de la saisie des résultats.

📌 Les résultats saisis avec retard entraînent une pénalité de 10 % de la part organisateur par semaine de retard, et un retard supérieur à 12 semaines peut entraîner une interdiction de concours pour l’année en cours et l’année suivante.

• Avant un concours, l’organisateur doit être adhérent à la FFE par une cotisation ORAF ou ORAG de 175 €, ou par une cotisation CLAF ou CLAG de 785 €, références comprises.

• La part fixe FFE par engagement est de 3,05 € pour les concours Club ou Ponam et de 4,65 € pour les concours Amateur ou Pro.

Compléments

📌 En cas d’annulation ou de décalage d’épreuve, les engageurs sont intégralement remboursés et les frais de gestion restent à la charge de l’organisateur, sauf force majeure comme une inondation ou des intempéries.

• Pour les concours Amateur et Pro, FFEcompet met le concours en paiement lorsque le montant des engagements permet de financer les gains, sinon l’organisateur doit verser la somme nécessaire au paiement des gains.

💡 Astuce mémo

Engagement Club/Ponam : 3,05 € ; Amateur/Pro : 4,65 €

📊 Tableaux de synthèse

Échéancier de l’organisation

Types de partenariats