QCM : Archivage comptable et normes (8 questions)

Questions et réponses du QCM

1. Une entreprise classe et conserve ses documents pour pouvoir les retrouver facilement et satisfaire ses obligations légales. Quelle pratique met-elle en œuvre ?

L’élimination documentaire
L’archivage
La numérisation
Le stockage sans classement

L’archivage

Explication

L’archivage associe le classement et la conservation des documents afin de faciliter leur recherche et de respecter les obligations légales. La numérisation concerne leur conversion en format numérique, tandis que le stockage sans classement omet leur organisation.

2. Parmi les documents suivants, lequel fait partie des exemples de documents comptables à archiver ?

Un relevé bancaire
Un carnet de voyage
Une brochure publicitaire
Un catalogue de produits

Un relevé bancaire

Explication

Les relevés bancaires figurent parmi les exemples de documents comptables à archiver, avec les factures, les bulletins de paie et les documents fiscaux. Un catalogue, un carnet de voyage ou une brochure publicitaire ne correspond pas à ces exemples.

3. Une assistante comptable organise les archives d’une entreprise. Quelle démarche correspond à la mise en place de l’archivage comptable ?

Ranger les documents par ordre d’arrivée, sans distinguer les catégories ni les durées
Numériser les documents, supprimer les originaux et les conserver sans classement
Classer par fournisseur, puis conserver les documents dans un dossier non sécurisé
Trier par catégorie, classer, numériser si nécessaire, ranger en sécurité et respecter les durées légales

Trier par catégorie, classer, numériser si nécessaire, ranger en sécurité et respecter les durées légales

Explication

La mise en place de l’archivage combine le tri par catégorie, le classement par date, client ou fournisseur, la numérisation si nécessaire, un rangement sécurisé et le respect des durées légales. La suppression systématique des originaux, l’absence de tri ou le rangement non sécurisé écartent des étapes de cette démarche.

4. Une équipe comptable peine à retrouver ses dossiers et en perd certains. Quel résultat la mise en place d’un archivage vise-t-elle à obtenir ?

Numériser tous les documents sans les classer
Retrouver rapidement les documents et éviter leur perte
Réduire le nombre de documents à conserver
Diminuer les durées légales de conservation

Retrouver rapidement les documents et éviter leur perte

Explication

L’archivage vise à retrouver rapidement les documents et à éviter leur perte. Réduire le volume, numériser sans classement ou modifier les durées légales ne correspond pas à cet objectif.

5. Que désigne la durée légale de conservation d’un document comptable ?

La période pendant laquelle le document doit être accessible au public
Le temps prévu pour numériser le document après sa création
La période pendant laquelle la loi impose de garder le document
Le délai dont dispose l’entreprise pour transmettre le document à ses clients

La période pendant laquelle la loi impose de garder le document

Explication

Cette durée correspond à la période fixée par la loi durant laquelle un document doit être conservé, et elle varie selon son type. Le délai de transmission aux clients concerne la circulation du document, pas sa conservation légale.

6. Quelle norme ISO porte sur la gestion des documents d’activité et facilite leur organisation, leur conservation et leur recherche fiable et sécurisée ?

La norme ISO 15489
La norme ISO 9001
La norme ISO 27001
La norme ISO 14001

La norme ISO 15489

Explication

La norme ISO 15489 concerne la gestion des documents d’activité et vise notamment leur organisation, leur conservation et leur recherche fiable et sécurisée. La norme ISO 27001 porte sur la sécurité de l’information, et non spécifiquement sur la gestion des documents d’activité.

7. Quel est l’objectif principal de l’archivage des documents comptables ?

Éviter la numérisation et limiter les copies de documents
Faciliter leur consultation et répondre aux obligations légales
Remplacer les contrôles comptables par un classement interne
Accélérer leur création et réduire les échanges avec les clients

Faciliter leur consultation et répondre aux obligations légales

Explication

L’archivage vise à conserver les documents de façon à pouvoir les retrouver facilement et à respecter les obligations légales. La réduction des échanges avec les clients n’est pas l’objectif indiqué pour cette pratique.

8. Dans quel ordre les étapes de mise en place de l’archivage comptable doivent-elles être réalisées ?

Numériser les documents, les trier, les ranger dans des dossiers sécurisés, les classer, puis respecter les durées de conservation.
Trier les documents, les classer, les numériser si nécessaire, les ranger dans des dossiers sécurisés, puis respecter les durées de conservation.
Classer les documents, les ranger dans des dossiers sécurisés, les trier, respecter les durées de conservation, puis les numériser.
Trier les documents, les numériser, respecter les durées de conservation, les classer, puis les ranger dans des dossiers sécurisés.

Trier les documents, les classer, les numériser si nécessaire, les ranger dans des dossiers sécurisés, puis respecter les durées de conservation.

Explication

La démarche commence par le tri, se poursuit par le classement et la numérisation éventuelle, puis prévoit le rangement sécurisé et le respect des durées légales. La numérisation ne précède pas le tri dans l’ordre indiqué.

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En quoi consiste l’archivage ?

À classer et conserver des documents pour les retrouver facilement et respecter les obligations légales.

Quelles étapes composent la mise en place de l’archivage comptable ?

Trier les documents par catégorie, les classer, les numériser si nécessaire, les ranger de façon sécurisée et respecter les durées légales de conservation.

Quels documents comptables faut-il archiver ?

Les factures d’achat et de vente, les bulletins de paie, les relevés bancaires et les documents fiscaux.

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